Czy obowiązek inwentaryzacji mienia w ewidencji pozabilansowej wynika z ustawy o rachunkowości, jeśli nie, to jakie przepisy to normują?
Nie ma obowiązku corocznej inwentaryzacji tzw. niskocennych środków trwałych. Jednak warto przeprowadzać inwentaryzację w celach kontrolnych. Moim zdaniem, ustawa o rachunkowości nie wskazuje w sposób bezpośredni, czy jest obowiązek objęcia spisem z natury tzw. niskocennych środków trwałych. Zasady rozliczania niskocennych składników majątkowych powinny być określone w dokumentacji zasad (polityce) rachunkowości i w instrukcji inwentaryzacyjnej. Jednostka sama decyduje, od jakiej wartości jednostkowej niskocenne składniki majątkowe będą traktowane jako środki trwałe. Za tego typu środki trwałe w praktyce uznawane są składniki o wartości początkowej niższej lub równej 3500 zł.
Nadrzędnym celem inwentaryzacji jest zweryfikowanie oraz ustalenie rzeczywistego stanu aktywów oraz pasywów. Należy jednak pamiętać, że niskocenne środki trwałe nie są wykazywane w aktywach bilansu, ponieważ bezpośrednio odnoszone są w koszty. Dlatego nie ma potrzeby przeprowadzania spisu z natury w tym zakresie. Jednak z punktu widzenia systemu kontroli wewnętrznej powinno się okresowo przeprowadzać taki spis z natury w celu zapewnienia prawidłowej ochrony składników majątkowych.
Można nie przeprowadzać inwentaryzacji niskocennych składników majątkowych w używaniu, ujętych w ewidencji pozabilansowej. Najwłaściwsze jest jednak, aby niskocenne składniki majątkowe podlegały spisom z natury, zgodnie z wewnętrzną instrukcją inwentaryzacyjną danej jednostki. Wtedy na mocy zarządzenia kierownika jednostki powoływane są komisje spisowe dla ustalenia na określony dzień stanu faktycznego i porównania spisów z natury ze stanem ewidencyjnym w księgowości. Z uwagi na dużą ich ilość i potrzebę kontroli ich stanu wskazane jest dokonywanie inwentaryzacji tych składników w okresach np. co 2-3 lub 4 lata.
Niezmiernie ważną sprawą dla jednostek posiadających niskocenne składniki majątkowe jest:
• prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej według miejsc, w których znajdują się niskocenne składniki majątkowe,
• opracowanie instrukcji kontroli wewnętrznej,
• okresowe uzgadnianie z ewidencją księgową stanu niskocennych składników majątkowych w używaniu i w magazynie,
• dokonywanie doraźnych kontroli stanu niskocennych składników majątkowych w używaniu i w magazynie.
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540)
