Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów w przypadku kilku rodzajów działalności

RADA

Nie. W opisanej sytuacji może Pan prowadzić jedną księgę dla wszystkich rodzajów działalności. Jeśli zdecydowałby się Pan na prowadzenie osobnych ksiąg dla każdego z rodzajów działalności, to jest to oczywiście możliwe. Warunkiem jest jednak prowadzenie tych ksiąg w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie dochodu z działalności gospodarczej.

UZASADNIENIE

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jeśli skorzystały z prawa wyboru opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego i na których nie ciąży obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, są zobowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zasady i sposób prowadzenia księgi określa rozporządzenie Ministra Finansów wydane w tej sprawie.

Księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi się znajdować na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu, wówczas księga wraz z dowodami powinna się znajdować w miejscu wskazanym przez podatnika (§ 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). W takim przypadku jest konieczne prowadzenie ewidencji sprzedaży w miejscu wykonywania działalności.

W rozporządzeniu zostały również przewidziane sytuacje, w których co do zasady istnieje obowiązek prowadzenia więcej niż jednej księgi. Taka konieczność zachodzi w razie prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego. Wówczas bowiem, zgodnie z § 9 ust. 3 rozporządzenia, księgi muszą się znajdować w każdym zakładzie. Jednak również wtedy dopuszczalne jest prowadzenie jednej księgi w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Zasadą jest prowadzenie odrębnych ksiąg dla każdego zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym. Jest jednak możliwe prowadzenie jednej księgi dla takiego przedsiębiorstwa, jeśli w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

Z pytania wynika, że planuje Pan rozszerzenie już prowadzonej działalności gospodarczej o dwa nowe jej rodzaje, które będą funkcjonować jako odrębne firmy. Wszystkie będą jednak prowadzone przez Pana jednoosobowo - pod tym samym numerem NIP, w tej samej siedzibie, chociaż każda z nich będzie miała odrębny numer REGON.

Mimo że przepisy rozporządzenia przewidują możliwość prowadzenia więcej niż jednej księgi podatkowej w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w kilku zakładach, to w opisanej sytuacji nie ma Pan obowiązku prowadzenia trzech odrębnych ksiąg przychodów i rozchodów - osobno dla każdej z firm. Może Pan zatem ujmować zbiorczo zapisy dotyczące przychodów i kosztów w jednej księdze przychodów i rozchodów. Jeśli jednak zdecydowałby się Pan na prowadzenie ksiąg oddzielnie dla każdej z firm, to jest to oczywiście możliwe. Musi Pan tylko pamiętać, że wówczas księgi te powinny być tak prowadzone, aby było możliwe ustalenie dochodu z działalności gospodarczej w prawidłowy sposób.

Prawidłowość takiego postępowania w analogicznym stanie faktycznym potwierdził Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie w piśmie z 13 kwietnia 2005 r. nr I US.I/415/4/05. Organ podatkowy podkreślił w nim, że:

§ 9 ust. 3 rozporządzenia mówi, iż w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, (...). A zatem ww. przepisy rozporządzenia dopuszczają możliwość prowadzenia kilku ksiąg podatkowych dla działalności gospodarczej prowadzonej w kilku zakładach. Jednakże należy stwierdzić, iż w stanie faktycznym przedstawionym przez pana Krzysztofa B. zgodnie z powołanymi przepisami nie jest konieczne prowadzenie trzech odrębnych ksiąg przychodów i rozchodów do każdej z trzech form pozarolniczej działalności gospodarczej. W związku z tym zapisy dotyczące przychodów i kosztów winny być ujmowane zbiorczo w jednej księdze przychodów i rozchodów. Niemniej jednak w świetle zapisu § 9 ust. 3 powołanego rozporządzenia, który dopuszcza możliwość prowadzenia kilku ksiąg, należy uznać przedstawiony przez podatnika sposób ujmowania przychodów i kosztów w trzech księgach za prawidłowy, pod warunkiem prowadzenia tych ksiąg w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie dochodu z działalności gospodarczej.

- § 8 ust. 1 pkt 1, § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475, ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229

Anna Welsyng

radca prawny, doradca podatkowy