Samodzielne prowadzenie księgowości: z czym to się wiąże?

Trzy sposoby na księgowość w firmie

Składając formularz CEIDG-1 służący założeniu firmy, przyszły przedsiębiorca musi określić kto zajmie się prowadzeniem jego rozliczeń.  Może zdecydować się na zatrudnienie księgowego, wynajęcie biura rachunkowego lub zadbanie o wszystko samodzielnie. Pierwsza opcja polecana jest zwykle większym firmom. Szczególnie jeśli przedsiębiorstwo prowadzi pełną księgowość i zatrudnia pracowników, co przekłada się na sporo dodatkowych obowiązków. Trzeba tu pamiętać o aspekcie finansowym, bo zatrudnienie księgowego, który codziennie będzie pojawiał się w firmie, wymaga środków na jego wynagrodzenie, a także wyposażenie stanowiska pracy.

Z usług biura rachunkowego najlepiej skorzystać, gdy rozliczenia są bardziej skomplikowane, ale nie na tyle, by angażować w to dedykowaną osobę. Ocena tego zależy od indywidualnego podejścia właściciela każdej firmy. Z pewnością warto się nad tym zastanowić, gdy on sam więcej czasu poświęca na kwestie księgowe niż na rozwój działalności. Dla kogo więc samodzielne prowadzenie księgowości? Przede wszystkim dla firmy rozliczającej się za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), którzy nie przeprowadzają co miesiąc dziesiątek różnorakich transakcji i nie zatrudniają pracowników.

Zmiany w ustawie o rachunkowości - ułatwienia dla małych firm

Żeby księgować się samemu nie trzeba żadnych certyfikatów czy specjalistycznych szkoleń. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zaoszczędzić dodatkowe pieniądze. W każdym momencie posiada się także pełną wiedzę o finansach swojej firmy. Przedsiębiorca musi się jednak liczyć z koniecznością poświęcenia temu zagadnieniu pewnej ilości czasu. Nie obejdzie się bez dobrej orientacji w obowiązujących przepisach. Podpowiadamy jak konkretnie wyglądają obowiązki związane z samodzielną księgowością i jak sobie z nimi radzić.

Najpierw CEIDG, później KPiR

Przed rozpoczęciem samodzielnego księgowania przedsiębiorca musi zadbać o wspomniane już formalności dotyczące CEIDG. I tak, osoba, która rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej składając formularz CEIDG-1, pozostawia puste pole przy danych podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia lub wpisuje w nim dane swojej firmy. Dla urzędników to znak, że decyduje się dopełniać zobowiązań osobiście. W przypadku zaś, gdy na samodzielną księgowość przechodzi osoba będąca już przedsiębiorcą, aktualizuje wpis do CEIDG najpóźniej do 7 dni od momentu zmiany sposobu prowadzenia rozliczeń.

Polecamy produkt: 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Później można bliżej zapoznać się z KPiR. To nieskomplikowana ewidencja, w której zapisywane są zdarzenia gospodarcze następujące w firmie – przychody i koszty. Księga stanowi podstawę do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy jeśli przedsiębiorca korzysta z zasad ogólnych lub podatku liniowego. Nie ma jednego określonego sposobu prowadzenia KPiR. Najlepiej po prostu, by było wygodnie, sprawnie i bez błędów. Takiego komfortu z pewnością nie da wykorzystanie do tego celu zwykłego zeszytu czy Excela.

Odpowiednia aplikacja pomoże w prowadzeniu księgowości

Z pomocą przedsiębiorcom przychodzą dedykowane oprogramowania przyśpieszające i automatyzujące cały proces. Ale dzieje się tak nie tylko w kontekście KPiR. Właściwa aplikacja przykładowo:

• wyliczy podatek dochodowy,

• wygeneruje KPiR na podstawie wprowadzonych danych,

• poda i rozliczy kwoty składek ZUS,

• obliczy VAT i wygeneruje deklaracje podatkowe oraz rejestry VAT,

• pomoże rozliczyć koszty uzyskania przychodów.

Nowy serwis: Biura rachunkowe

Często firmy produkujące takie oprogramowanie umożliwiają kontakt z zespołem specjalistów, którzy doradzą zarówno w przypadku pytań o aplikację, jak i obowiązujących regulacji. Programy zazwyczaj są również aktualizowane jeśli dochodzi do zmian w przepisach.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy samodzielnie prowadzącego księgowość?

Samodzielne prowadzenie księgowości w głównej mierze sprowadza się do wystawiania i gromadzenia faktur. Trzeba także prowadzić inne dokumenty, takie jak: rejestry VAT (jeśli jest się VAT-owcem), ewidencję wyposażenia, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli dokonuje się zakupów na kwoty przekraczające 3,5 tys. złotych), ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT oraz osobno podatku dochodowego (w obu przypadkach to konieczne jeśli samochód wykorzystuje się zarówno prywatnie, jak i w działalności gospodarczej).

Dodatkowo do comiesięcznych obowiązków przedsiębiorcy należy:

• dodanie wszystkich kosztów,

• odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (do 20. dnia miesiąca),

• odprowadzenie podatku VAT i złożenie deklaracji VAT (do 25. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie – miesiącu lub kwartale),

• opłacenie składek ZUS (w przypadku przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników jest to 10. dzień miesiąca), 

• wydrukowanie Księgi Przychodów i Rozchodów (do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni).

Trzeba także pamiętać o właściwym przechowywaniu dokumentów. Najlepiej zdecydować się na system chronologiczny zgodnie z numerami pod jakimi dokumenty figurują w KPiR. Dokumentacja powinna być przechowywana w bezpiecznym miejscu, gdzie nie jest narażona na zniszczenie. Dokumenty księgowe najczęściej trzeba przechowywać przez minimum 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku dochodowego, z którym są związane.

Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt

Podyskutuj o tym na naszym FORUM