Obowiązki księgowego i jego odpowiedzialność

Obowiązki księgowego

Do podstawowych obowiązków każdego księgowego zalicza się prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, w sposób zgodny z ustawą. Określa ona, że księgi muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe stanowią podstawę sporządzania sprawozdań finansowych i innych raportów, takich jak deklaracje i zeznania podatkowe, deklaracje ubezpieczeniowe pracowników oraz sprawozdania statystyczne.

W zależności od stanowiska, rodzaju branży, wielkości jednostki, struktury organizacyjnej i przyjętych w jednostce procedur zmienia się zakres obowiązków księgowego, a przy rozpatrywaniu jego odpowiedzialności należy wziąć pod uwagę odpowiednie przepisy prawa.

Należy przy tym pamiętać, że to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za rachunkowość jednostki, a nie osoba prowadząca księgi rachunkowe. Odpowiedzialność związana z zawodem księgowego została uregulowana w następujących przepisach:

1) ustawa o rachunkowości (u.o.r.) – stanowiąca podstawę prawa bilansowego,

Ustawa o rachunkowości – nowelizacja w 2014 r. i jej skutki

2) Ordynacja podatkowa (O.p.) – stanowiąca podstawę materialnego i procesowego prawa podatkowego,

3) Kodeks karny skarbowy (k.k.s.),

4) ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa regulująca powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

5) Kodeks pracy (k.p.),

6) Kodeks karny (k.k.).

Odpowiedzialność wynikająca z przepisów prawa bilansowego

Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów

Odpowiedzialność prawna polega na poniesieniu odpowiedzialności za zachowania sprzeczne z przepisami prawa. Do najważniejszych rodzajów odpowiedzialności prawnej zaliczamy odpowiedzialność karną, w której odpowiada się tylko za własne czyny, oraz odpowiedzialność cywilna, gdy odpowiadać można zarówno za własne, jak i za cudze zachowania.

Ustawa o rachunkowości odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości powierza szeroko rozumianemu kierownictwu jednostki. Dlatego też to na kierowniku jednostki spoczywa odpowiedzialność karna, nawet jeżeli  prowadzenie rachunkowości zostanie powierzone innej osobie. Również księgowy niezasiadający w organie kierowniczym jednostki poniesie odpowiedzialność karną, jeżeli dopuści się przestępstw bądź wykroczeń wymienionych w przepisach art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości. Art. 77 wymienia następujące przestępstwa:

1) nieprowadzenie ksiąg rachunkowych,

2) prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy,

3) podawanie w księgach nierzetelnych danych,

4) niesporządzenie sprawozdania finansowego,

5) sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami ustawy,

6) zawarcie w sprawozdaniu nierzetelnych danych.

Wymienione przestępstwa podlegają karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

W art. 79 ustawy o rachunkowości wymieniono inne wykroczenia:

1) niepoddawanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

2) nieudzielanie lub udzielania niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczania go do pełnienia obowiązków,

3) niezłożenie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

4) nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

5) nieudostępnianie sprawozdania finansowego i innych dokumentów, o których mowa w art. 68, prowadzenia działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,

6) prowadzenie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wykonywania czynności doradztwa podatkowego – bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC.

Powyższe działania podlegają grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Kary zawarte w Kodeksie karnym

Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy w rozliczeniach

Kodeks karny zawiera szczegółowy zapis dotyczący wymiaru kary. Art. 33 zawiera ustalenia odnośnie wysokości wymierzanej grzywny. Przepis ten stanowi, że grzywnę wymierza się w stawkach dziennych, określając liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki dziennej. Liczba stawek wynosi od 10 do 540, natomiast wysokość stawki dziennej ustala sąd na podstawie dochodów sprawcy, przy czym wartość stawki dziennej nie może być niższa niż 10 zł ani wyższa niż 2000zł. W związku z tym minimalna kwota grzywny wynosi 100zł.

Przepisy podatkowe

Przepisy ordynacji podatkowej mówią, że osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące płatnikami lub inkasentami, są obowiązane wyznaczyć osoby, do których obowiązków należy obliczanie i pobieranie podatków oraz terminowe wpłacanie organowi podatkowemu pobranych kwot. Jednostki mają także obowiązek podać właściwemu organowi podatkowemu imiona, nazwiska i adresy tych osób. Wyznaczona osoba wykonuje powierzonej jej czynności osobiście lub zlecając ich wykonanie innym osobom (wówczas kontrolując jedynie realizację zadań). Nie odpowiada ona jednak za zobowiązania podatkowe podmiotu, którego sprawami się zajmuje, jednak w razie niewypełnienia przyjętych obowiązków musi się liczyć z odpowiedzialnością na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Za przestępstwa skarbowe odpowiada zarówno sprawca, jak i osoba, która na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi. W przypadku, gdy formalnie nie wyznaczono osoby do dokonywania konkretnych czynności, to odpowiedzialność karnoskarbową ponosić będą osoby zasiadające we władzach zarządczych jednostki.

Za przestępstwa skarbowe również grozi kara grzywny, a w szczególnych przypadkach nawet kara pozbawienia wolności. Podobnie jak w przypadku kodeksu karnego to sąd określa ilość stawek i wysokość jednej stawki dziennej. Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego skarbowego stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia, ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Odpowiedzialność prawna na podstawie przepisów ubezpieczeniowych

Zgodnie z przepisami ustaw dotyczących ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego niedopełnienie obowiązków płatnika składek podlega karze grzywny. Art. 98 ustawy o ubezpieczeniu społecznym wymienia wykroczenia, jakich popełnienie podlega karze grzywny do 5000 zł. Grzywna grozi osobie, która:

1) nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie,

2) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,

3) udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli,

4) nie dopełnia obowiązku wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zasiłków finansowanych z budżetu państwa albo wypłaca je nienależnie,

5) nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz z wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych,

6) nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie,

7) nie stwierdza nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym w terminie do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego,

8) nie dopełnia obowiązku przekazywania dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym w formie określonej w przepisach,

Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Księgowi pracujący w ramach umowy o pracę odpowiadają przed pracodawcą, zgodnie z art. 114 kodeksu pracy, w przypadku gdy w wyniku ich zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych pracodawca poniesie szkodę. Pracownik ponosi wówczas odpowiedzialność materialną w granicach poniesionej straty. Gdyby do szkody doszło w wyniku działania nieumyślnego, odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do wysokości trzykrotnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika z dnia wyrządzenia szkody. Z zapisów art. 117 kodeksu pracy wynika także, że osoba zajmująca się sprawami księgowo-podatkowymi, która pracuje pod nadzorem osoby uprawnionej, to osoba uprawniona ponosi odpowiedzialność w razie niedostatecznego nadzoru lub jego braku.

Odpowiedzialność karna za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przekroczenie planu wydatków w ewidencji księgowej

Główny księgowy, któremu kierownik jednostki powierzył na piśmie obowiązki z zakresu gospodarki finansowej jednostki, odpowiada za sytuację powstałą w jednostce, w tym za prowadzenie rachunkowości oraz dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym. W związku z tym główny księgowy powinien:

 1) kontrolować wszystkie dokumenty źródłowe, będące podstawą wypłat ze środków publicznych przed zleceniem ich realizacji pod kątem ich zgodności z planem finansowym,

2) w przypadku dokumentów budzących wątpliwości zażądać złożenia wyjaśnień od pracowników merytorycznych,

3) odmówić podpisania dokumentów, których realizacja spowodowałaby przekroczenie planu finansowego, zawiadamiając o tym fakcie na piśmie dyrektora,

4) wnioskować do dyrektora o określenie trybu, w jakim mają być sprawdzane dowody księgowe pod względem merytorycznym i w jakim fakt dokonania tej kontroli ma być dokumentowany – jeśli odpowiednich postanowień nie zawierają przepisy wewnętrzne jednostki.

Za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w myśl art. 18b ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych uznaje się niedokonanie lub nienależyte dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących takiej operacji. Jest to istotne, gdy miało wpływ na dokonanie wydatku powodującego przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych lub zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podstawa prawna

Przepisy ustawy o rachunkowości,  Ordynacji podatkowej, Kodeksu karnego skarbowego, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawy regulującej powszechne ubezpieczenie zdrowotne, Kodeksu pracy, Kodeksu karnego.

Autor: Marta Przyborowska