Jak długo przechowywać dokumenty rachunkowe

Przechowywanie dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej może być bardzo uciążliwe. Jednak robiąc porządki, należy pamiętać o ustawowych terminach ich przechowywania.

- Z których lat dokumenty można zniszczyć, a jakie zostawić w archiwum - pyta nasza czytelniczka.

Jak wyjaśnia Małgorzata Mikołajczak, konsultant w dziale audytu TPA Horwath Horodko Audit, obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów określone są między innymi przez przepisy ustawy o rachunkowości czy też ustawy podatkowe oraz przepisy wykonawcze.

Ekspert wyjaśnia, że ustawa o rachunkowości określa, że zbiory, m.in. księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, przechowuje się przez minimum pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Zakładając, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym jednostki, w archiwum w 2008 roku powinny znajdować się dokumenty dotyczące okresu od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2007 r. Ponadto przepis ustawy o rachunkowości zastrzega, że zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu trwałemu.

Z kolei przepisy podatkowe stanowią, że podmioty gospodarcze zobowiązane są do przechowywania dokumentów do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jest to pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

- Zgodnie z powyższym, do końca roku 2008 podatnik jest zobowiązany do przechowywania wszystkich dowodów księgowych będących podstawą do sporządzenia deklaracji rocznej podatku dochodowego od osób prawnych za rok 2002 oraz deklaracji podatku od towarów i usług za grudzień 2002 oraz dokumenty późniejsze - wyjaśnia nasza rozmówczyni.

Według Małgorzaty Mikołajczak należy tu jednak zwrócić szczególną uwagę na dowody nabycia składników majątku przedsiębiorstwa. Zaleca się wówczas ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych roku, w którym po raz ostatni naliczono odpis amortyzacyjny od danego składnika majątku.

Z kolei Aneta Parafiniuk, menedżer w dziale audytu i doradztwa finansowego TPA Horwath Horodko Audit, dodaje, że w sytuacji, gdy spółka zamierza w przyszłości przejść na Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej, księgi rachunkowe warto przechowywać powyżej ustawowego okresu. Zapisy księgowe mogą wówczas okazać się pomocne w zakresie przygotowania korekt związanych z przejściem.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl