Jak ująć przeterminowane należności

Co najmniej raz w roku, czyli na dzień bilansowy, spółki powinny zweryfikować stan posiadanych należności. W określonych bowiem przypadkach występuje konieczność dokonywania odpisów aktualizacyjnych. Zgodnie z art. 35b ustawy o rachunkowości należy ich dokonać np. na należności dochodzone na drodze sądowej, przeterminowane, od dłużników nieposiadających majątku i postawionych w stan upadłości bądź likwidacji. W takiej sytuacji istnieje duże prawdopodobieństwo, że należności nie zostaną odzyskane, czyli nie spowodują w przyszłości wpływu korzyści ekonomicznych.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje jednak szczegółowo kwestii tworzenia odpisów aktualizacyjnych należności, dlatego też spółki w ramach polityki rachunkowości powinny same określać sposoby ich tworzenia.

Firmy mogą dokonywać odpisów indywidualnie dla poszczególnych należności lub kontrahentów. Odpis powinien być tworzony po przeprowadzeniu analizy sytuacji poszczególnych kontrahentów. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę przyczynę zwłoki, ewentualne problemy finansowe dłużnika, dotychczasową współpracę oraz posiadane zabezpieczenia. Metoda indywidualna jest najbardziej właściwa dla podmiotów, które mają np. stałą bazę klientów.

Odpisy mogą być tworzone również metodą statystyczną, np. na podstawie salda należności przeterminowanych. Jej stosowanie jest uzasadnione w przypadkach, gdy niemożliwa jest analiza poszczególnych przypadków. W takim przypadku, bazując na danych historycznych, statystycznie określa się wartość tworzonych odpisów. W tym zakresie spółka może ustalić, że np. w przypadku należności przeterminowanych od 90 do 180 dni będzie tworzyła odpis w wysokości 50 proc. salda takich należności. Natomiast jeżeli kontrahenci spóźniają się z zapłatą więcej niż 180 dni - odpis dokonywany jest w pełnej ich wysokości.

Odpisy aktualizujące w zależności od rodzaju należności obciążają pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. Jeżeli wystąpi zdarzenie, które było przyczyną utworzenia odpisu, należność trzeba spisać w ciężar wcześniej utworzonego odpisu. Natomiast jeżeli przyczyna ustanie, należy rozliczyć dokonany uprzednio odpis, zaliczając jego zmniejszenie odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub finansowych.

W ewidencji księgowej operacje związane z nieściągalnymi należnościami mogą przebiegać w następujący sposób:

1. Odpis aktualizujący obniżający wartość należności w ciężar kosztów operacyjnych: strona Wn konta 766 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 280 - Odpisy aktualizujące należności.

2. Spisanie należności przedawnionej, umorzonej, nieściągalnej objętej odpisem aktualizującym: strona Wn konta 280 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).