REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Krystyna Michaluk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Podstawową, najczęściej stosowaną i najbardziej wiarygodną metodą inwentaryzacji jest spis z natury. Należy nim objąć wszystkie aktywa mające postać materialną. Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.

Drogą potwierdzenia sald będą inwentaryzowane:

REKLAMA

Autopromocja

•  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,

•  należności, w tym udzielone pożyczki,

•  powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Aktywa finansowe, które jednostka gromadzi na rachunkach bankowych, z oczywistych względów nie mogą być przeliczone. Podobnie powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Dlatego należy je w miarę możliwości zinwentaryzować metodą uzyskania potwierdzeń od jednostek, które je przechowują.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki także nie mają postaci rzeczowej, nie można ich przeliczyć lub zmierzyć w inny sposób. Aby potwierdzić bilansową wartość należności, do czego jednostki zobowiązuje uor, należy uzyskać potwierdzenie od kontrahenta (dłużnika), że saldo uznaje.

 

Czym jest, do czego służy i jak sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej>>

 

Należności są jednak niejednorodną kategorią bilansową. Niektóre z nich nie mogą być zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, ponieważ albo wierzyciele nie prowadzą ksiąg rachunkowych (np. pracownicy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się z fiskusem w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego), albo z góry wiadomo, że nie potwierdzą salda, ponieważ je kwestionują - dotyczy to należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych.

Ustawa o rachunkowości zaleca, aby należności, które nie mogą być zinwentaryzowane metodą potwierdzenia sald, zinwentaryzować metodą weryfikacji, tj. porównania danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi. Metoda weryfikacji będzie omówiona w następnej części opracowania.

Potwierdzenie sald spełnia różnorodne funkcje:

•  potwierdza realność rozrachunków występujących w księgach jednostki,

•  przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, pomaga więc w windykacji należności,

•  informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,

•  ujawnia należności wątpliwe i sporne,

REKLAMA

•  pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej - kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe (prywatne) konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości, nieujmowanie wpłaconych przez dłużników kwot w raportach kasowych i przywłaszczanie ich przez kasjerów.

Zasadą jest, że z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek stanowią banki, które z reguły, bez wezwania właścicieli kont, przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty. Nie oznacza to jednak, że nie należy potwierdzać sald zobowiązań jednostki na żądanie kontrahenta.

 

Pierwsze spotkanie z biegłym rewidentem>>

 

Każdą inwentaryzację powinno poprzedzać uporządkowanie ewidencji danego zasobu. Podobnie rzecz się ma z potwierdzeniami sald. Przed wystąpieniem o potwierdzenie salda do kontrahenta należy uzgodnić ewidencję, wyksięgować salda groszowe, wynikające z zaokrągleń, wyksięgować należności przedawnione itp. Ponadto trzeba naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ jak podaje uor - należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

W praktyce inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda polega na tym, że wierzyciel wysyła do dłużnika druk potwierdzenia salda ze specyfikacją sum składających się na to saldo w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie (trzeci egzemplarz powinien być dołączony do dokumentacji inwentaryzacji). Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z jego wysokością, a jeżeli nie - powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli inicjator potwierdzenia salda akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Wierzyciel tak naprawdę nie ma narzędzi, które pozwoliłyby wymusić potwierdzenie salda przez dłużnika, a prawo bilansowe nakazuje zinwentaryzować wszystkie zasoby (salda). Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Każdy sposób potwierdzenia salda jest prawidłowy. Może to się odbyć drogą listową, faksową, elektroniczną, a nawet telefoniczną (chociaż ten rodzaj potwierdzenia jest najmniej wiarygodny), jednak najkorzystniejsze dla wierzyciela jest otrzymanie na piśmie potwierdzenia salda podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentacji dłużnika, ponieważ ten rodzaj potwierdzenia w myśl art. 123 k.c. jest uznaniem roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia.

Potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i pocztą też otrzymywane są odpowiedzi, co powoduje upływ czasu. Dlatego dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych, ponieważ podnosi to wiarygodność sprawozdania. Ustawa zezwala na rozpoczęcie inwentaryzacji w IV kwartale roku obrotowego, nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, i na zakończenie nie później niż 15 dnia roku następnego. Stąd wniosek, że można dokonać inwentaryzacji pod koniec roku według stanu na 31 października (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Inwentaryzację metodą potwierdzenia sald powinien dokumentować protokół z dokonanych czynności, sporządzony przez osoby przeprowadzające te czynności (w większości przypadków będą to pracownicy księgowości).

 

Czynniki powodujące różnice inwentaryzacyjne przy potwierdzeniu sald

Potwierdzenie sald jest specyficznym rodzajem inwentaryzacji, a przyczyny występowania różnic inwentaryzacyjnych mogą być następujące:

•  różny moment ujęcia dokumentów (faktury, zapłaty) w księgach obu stron transakcji, na przykład u dostawcy w październiku, a u odbiorcy w listopadzie, gdy potwierdzenia sald dokonuje się z datą na 31 października,

•  zgubienie dowodu na istnienie operacji u jednej ze stron transakcji,

•  odmienna kwalifikacja operacji, np. towary wydane z magazynu dostawcy zafakturowano, natomiast ani towar, ani faktura nie dotarły do odbiorcy,

•  różna wysokość należności u wierzyciela i zobowiązania u dłużnika, spowodowana naliczeniem przez jedną ze stron odsetek,

•  pomyłkowe księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego dokument dotyczy,

•  nieprawidłowości i nadużycia u jednej ze stron transakcji.

Niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, w każdym przypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, ponieważ stan aktywów i pasywów bilansu musi być wykazany w wysokości potwierdzonej inwentaryzacją. Sposoby rozliczenia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji zostaną omówione w następnej części opracowania.

UWAGA

Organy skarbowe nie potwierdzą należności podmiotów gospodarczych z tytułów publicznoprawnych, ponieważ podstawą powstania należności są deklaracje składane przez te podmioty i do czasu kontroli podatkowych organy nie mają możliwości weryfikacji tych kwot.

UWAGA

Nie ma przeciwwskazań, żeby potwierdzać salda zerowe, zwłaszcza gdy obroty z danym kontrahentem są znaczne.

•  art. 4 ust. 3 i 5, art. 21, 26 i 27, art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

Krystyna Michaluk

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF od 2026 r. Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów przez KSeF. Ministerstwo Finansów pokazało projekt ustawy

Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów poprzez Krajowy System e-Faktur – wynika z projektu ustawy, który 5 listopada 2024 r. został opublikowany na stronach RCL. Firmy dostaną także dodatkowe okresy przejściowe na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Sprawdzamy stawki ryczałtu: Jaki podatek zapłaci manager na kontrakcie B2B?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dla wielu przedsiębiorców korzystną formą rozliczeń, zwłaszcza przy niskich kosztach działalności. Stawki tego podatku wahają się od 2 proc. do 17 proc., co może znacząco wpływać na wysokość należności wobec fiskusa. Jaką stawkę ryczałtu powinien wybrać manager zatrudniony na kontrakcie B2B w firmie technologicznej?

Przelewy bankowe 11 listopada. Kiedy dojdzie przelew wysłany w piątek po 16:00?

Przed nami kolejny dzień wolny od pracy. Święto 11 listopada przypada w tym roku w poniedziałek. Co z przelewami bankowymi wysłanymi tego dnia? Kiedy najlepiej wysłać przelew, aby dotarł na czas? Czy będą działać płatności natychmiastowe? Warto terminowe płatności zaplanować z wyprzedzeniem. 

Wyższa akcyza na alkohol w 2025 r. Spadnie spożycie alkoholu, czy wzrośnie szara strefa?

W 2025 r. wzrośnie stawka akcyzy na wysokoprocentowy alkohol. Oczywiste jest, że spowoduje to wzrost cen alkoholu w sklepach. Fakt wysokiej stawki na alkohol w Polsce może oznaczać dwa scenariusze: spadek spożycia alkoholu lub ożywienie szarej strefy. Spadek spożycia będzie aspektem pozytywnym, natomiast wzrost szarej strefy już nie.

REKLAMA

Sprzedaż internetowa: kiedy opłata za przesyłkę jest przychodem sprzedawcy? Kiedy warto uniknąć ujęcia kosztu dostawy jako przychodu sprzedającego oraz podstawy opodatkowania VAT?

Sprzedaż internetowa pociąga za sobą najczęściej wysyłkę towaru za pośrednictwem podmiotu trzeciego świadczącego usługi kurierskie. Jeśli nabywca korzysta z opcji darmowej dostawy, to wówczas sprzedający nie otrzymuje od niego dodatkowych środków tytułem kosztów wysyłki i nie powstaje zagadnienie odpowiedniego zaliczenia podatkowego takiej kwoty. Gdy jednak dostawa jest dodatkowo płatna dla kupującego, sprzedawca staje przed pytaniem, czy po jego stronie powstanie dodatkowy przychód w związku z powiększeniem należności kupującego o koszt przesyłki, a także, czy kwota ta stanowi podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Składka zdrowotna - zmiany muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm. Co najmniej ¾ wysokości zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne powinno podlegać możliwości odliczenia od należnego podatku

Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, złożyła na ręce Premiera Donalda Tuska uwagi dotyczące składek zdrowotnych w nowym projekcie ustawy. Proponuje ustalenie ryczałtowej składki zdrowotnej i możliwość jej częściowego odliczenia od podatku. Majewska podkreśla, że nowe przepisy muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm, które są fundamentem gospodarki.

Czy fundacja rodzinna zapłaci CIT od udziałów w spółkach luksemburskich? Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, inwestowanie jest więc ryzykowne

Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy dochód fundacji rodzinnej z transparentnej spółki luksemburskiej podlega podatkowi CIT. Problem wynika z faktu, że takie spółki, zgodnie z luksemburskim prawem, nie są podatnikami. Polskie organy uznają, że fundacje rodzinne, inwestując w te spółki, mogą nie korzystać ze zwolnienia z CIT, jednak niektóre sądy stoją po stronie podatników, uznając, że brak wyraźnych przepisów nie pozwala wykluczyć zwolnienia.

Wiza Vander Elst: Pozwala polskim firmom delegować do Niemiec pracowników spoza UE

Wiza Vander Elst to specjalne rozwiązanie umożliwiające polskim firmom delegowanie pracowników z Ukrainy i innych państw spoza Unii Europejskiej, zatrudnionych legalnie w Polsce, do pracy w Niemczech. Dzięki tej wizie możliwe jest wykonywanie pracy w Niemczech bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Aby jednak uzyskać wizę, polska firma musi przedstawić dowody na legalność zatrudnienia pracownika w Polsce oraz posiadanie przez niego ważnego zezwolenia na pracę. Wiza Vander Elst obowiązuje tylko przez czas trwania konkretnego kontraktu, jednak nie dłużej niż przez 90 dni w roku kalendarzowym.

REKLAMA

Zakład podatkowy w Niemczech dla podatku dochodowego od pracowników. Kiedy powstaje i jak uniknąć tego podatku?

Od dłuższego czasu niemieckie urzędy skarbowe wzywają polskie firmy, które wykonują prace w Niemczech, do odprowadzania podatku dochodowego od pracowników, nawet jeśli przebywają oni w Niemczech krócej niż 183 dni w danym 12-miesięcznym okresie. Dotyczy to sytuacji, gdy firma prowadzi w jednym miejscu prace budowlane powyżej 6 miesięcy, nie posiada biura ani zatrudnionego w Niemczech przedstawiciela handlowego (tzw. zakład podatkowy dla celów podatku dochodowego od przedsiębiorstwa, Einkommensteuerliche Betriebsstätte).

Zwolnienie ze składek ZUS na 1 miesiąc. Wniosek w listopadzie - ulga w grudniu. Jak i gdzie złożyć wniosek?

W 2024 roku z tzw. wakacji składkowych można skorzystać jedynie w grudniu. Ale aby uzyskać zwolnienie ze składek ZUS za grudzień, wniosek trzeba złożyć w listopadzie. Jeśli przedsiębiorca spóźni się i wniosek złoży w grudniu, zwolnienie dotyczyć będzie stycznia 2025 r.

REKLAMA