REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Krystyna Michaluk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Podstawową, najczęściej stosowaną i najbardziej wiarygodną metodą inwentaryzacji jest spis z natury. Należy nim objąć wszystkie aktywa mające postać materialną. Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.

Drogą potwierdzenia sald będą inwentaryzowane:

Autopromocja

•  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,

•  należności, w tym udzielone pożyczki,

•  powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Aktywa finansowe, które jednostka gromadzi na rachunkach bankowych, z oczywistych względów nie mogą być przeliczone. Podobnie powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Dlatego należy je w miarę możliwości zinwentaryzować metodą uzyskania potwierdzeń od jednostek, które je przechowują.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki także nie mają postaci rzeczowej, nie można ich przeliczyć lub zmierzyć w inny sposób. Aby potwierdzić bilansową wartość należności, do czego jednostki zobowiązuje uor, należy uzyskać potwierdzenie od kontrahenta (dłużnika), że saldo uznaje.

 

Czym jest, do czego służy i jak sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej>>

 

Należności są jednak niejednorodną kategorią bilansową. Niektóre z nich nie mogą być zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, ponieważ albo wierzyciele nie prowadzą ksiąg rachunkowych (np. pracownicy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się z fiskusem w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego), albo z góry wiadomo, że nie potwierdzą salda, ponieważ je kwestionują - dotyczy to należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych.

Ustawa o rachunkowości zaleca, aby należności, które nie mogą być zinwentaryzowane metodą potwierdzenia sald, zinwentaryzować metodą weryfikacji, tj. porównania danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi. Metoda weryfikacji będzie omówiona w następnej części opracowania.

Potwierdzenie sald spełnia różnorodne funkcje:

•  potwierdza realność rozrachunków występujących w księgach jednostki,

•  przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, pomaga więc w windykacji należności,

•  informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,

•  ujawnia należności wątpliwe i sporne,

•  pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej - kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe (prywatne) konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości, nieujmowanie wpłaconych przez dłużników kwot w raportach kasowych i przywłaszczanie ich przez kasjerów.

Zasadą jest, że z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek stanowią banki, które z reguły, bez wezwania właścicieli kont, przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty. Nie oznacza to jednak, że nie należy potwierdzać sald zobowiązań jednostki na żądanie kontrahenta.

 

Pierwsze spotkanie z biegłym rewidentem>>

 

Każdą inwentaryzację powinno poprzedzać uporządkowanie ewidencji danego zasobu. Podobnie rzecz się ma z potwierdzeniami sald. Przed wystąpieniem o potwierdzenie salda do kontrahenta należy uzgodnić ewidencję, wyksięgować salda groszowe, wynikające z zaokrągleń, wyksięgować należności przedawnione itp. Ponadto trzeba naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ jak podaje uor - należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

W praktyce inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda polega na tym, że wierzyciel wysyła do dłużnika druk potwierdzenia salda ze specyfikacją sum składających się na to saldo w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie (trzeci egzemplarz powinien być dołączony do dokumentacji inwentaryzacji). Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z jego wysokością, a jeżeli nie - powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli inicjator potwierdzenia salda akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Wierzyciel tak naprawdę nie ma narzędzi, które pozwoliłyby wymusić potwierdzenie salda przez dłużnika, a prawo bilansowe nakazuje zinwentaryzować wszystkie zasoby (salda). Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Każdy sposób potwierdzenia salda jest prawidłowy. Może to się odbyć drogą listową, faksową, elektroniczną, a nawet telefoniczną (chociaż ten rodzaj potwierdzenia jest najmniej wiarygodny), jednak najkorzystniejsze dla wierzyciela jest otrzymanie na piśmie potwierdzenia salda podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentacji dłużnika, ponieważ ten rodzaj potwierdzenia w myśl art. 123 k.c. jest uznaniem roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia.

Potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i pocztą też otrzymywane są odpowiedzi, co powoduje upływ czasu. Dlatego dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych, ponieważ podnosi to wiarygodność sprawozdania. Ustawa zezwala na rozpoczęcie inwentaryzacji w IV kwartale roku obrotowego, nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, i na zakończenie nie później niż 15 dnia roku następnego. Stąd wniosek, że można dokonać inwentaryzacji pod koniec roku według stanu na 31 października (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Inwentaryzację metodą potwierdzenia sald powinien dokumentować protokół z dokonanych czynności, sporządzony przez osoby przeprowadzające te czynności (w większości przypadków będą to pracownicy księgowości).

 

Czynniki powodujące różnice inwentaryzacyjne przy potwierdzeniu sald

Potwierdzenie sald jest specyficznym rodzajem inwentaryzacji, a przyczyny występowania różnic inwentaryzacyjnych mogą być następujące:

•  różny moment ujęcia dokumentów (faktury, zapłaty) w księgach obu stron transakcji, na przykład u dostawcy w październiku, a u odbiorcy w listopadzie, gdy potwierdzenia sald dokonuje się z datą na 31 października,

•  zgubienie dowodu na istnienie operacji u jednej ze stron transakcji,

•  odmienna kwalifikacja operacji, np. towary wydane z magazynu dostawcy zafakturowano, natomiast ani towar, ani faktura nie dotarły do odbiorcy,

•  różna wysokość należności u wierzyciela i zobowiązania u dłużnika, spowodowana naliczeniem przez jedną ze stron odsetek,

•  pomyłkowe księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego dokument dotyczy,

•  nieprawidłowości i nadużycia u jednej ze stron transakcji.

Niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, w każdym przypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, ponieważ stan aktywów i pasywów bilansu musi być wykazany w wysokości potwierdzonej inwentaryzacją. Sposoby rozliczenia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji zostaną omówione w następnej części opracowania.

UWAGA

Organy skarbowe nie potwierdzą należności podmiotów gospodarczych z tytułów publicznoprawnych, ponieważ podstawą powstania należności są deklaracje składane przez te podmioty i do czasu kontroli podatkowych organy nie mają możliwości weryfikacji tych kwot.

UWAGA

Nie ma przeciwwskazań, żeby potwierdzać salda zerowe, zwłaszcza gdy obroty z danym kontrahentem są znaczne.

•  art. 4 ust. 3 i 5, art. 21, 26 i 27, art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

Krystyna Michaluk

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Ulga na dziecko po rozwodzie - były mąż rozliczał ulgę według schematu 50/50%, z czym nie godziła się była małżonka

Po rozwodzie matka dzieci próbowała zawrzeć z byłym mężem porozumienie dotyczące ulgi na dzieci. Proponowała byłemu mężowi proporcjonalne korzystanie z ulgi według proporcji - 30% dla niego i 70% dla niej. Mąż jednak nie godził się na takie rozwiązanie. Co postanowił w tej sprawie organ skarbowy?

Podatek dla superbogaczy, by zwalczać uchylanie się od opodatkowania

Globalny podatek od superbogatych. Francuski minister finansów Bruno Le Maire poinformował, że wraz ze swoim brazylijskim odpowiednikiem Haddadem Fernando rozpoczyna wspólną inicjatywę, by na szczycie G20 w Waszyngtonie podjąć decyzję w sprawie minimalnego opodatkowania najbogatszych osób na świecie.

PFRON 2024. Zasady obliczania wpłat

Regulacje dotyczące dokonywania wpłat na PFRON zawarte są w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Warto też pamiętać, że ustawa ta była wielokrotnie nowelizowana, z dwoma poważnymi zmianami z 2016 i 2018 roku. Jakie zasady obliczania wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych obowiązują aktualnie w kwietniu 2024 roku?

Praca w Wielkiej Brytanii – czy i kiedy trzeba rozliczyć podatek w Polsce? Jak rozliczyć się z brytyjskim urzędem?

Mimo wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej nasi rodacy dalej wybierają ten kraj jako miejsce pracy. Destynacja ta jest wygodna pod wieloma względami. Jednym z nich jest łatwość dotarcia poprzez liczne połączenia samolotowe, dostępne prawie z każdego portu lotniczego w Polsce. Zebraliśmy garść informacji o rozliczeniu podatkowym w tym kraju. Warto je poznać zanim podejmiesz tam pracę.

REKLAMA