REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Krystyna Michaluk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Podstawową, najczęściej stosowaną i najbardziej wiarygodną metodą inwentaryzacji jest spis z natury. Należy nim objąć wszystkie aktywa mające postać materialną. Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.

Drogą potwierdzenia sald będą inwentaryzowane:

REKLAMA

REKLAMA

•  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,

•  należności, w tym udzielone pożyczki,

•  powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

REKLAMA

Aktywa finansowe, które jednostka gromadzi na rachunkach bankowych, z oczywistych względów nie mogą być przeliczone. Podobnie powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Dlatego należy je w miarę możliwości zinwentaryzować metodą uzyskania potwierdzeń od jednostek, które je przechowują.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki także nie mają postaci rzeczowej, nie można ich przeliczyć lub zmierzyć w inny sposób. Aby potwierdzić bilansową wartość należności, do czego jednostki zobowiązuje uor, należy uzyskać potwierdzenie od kontrahenta (dłużnika), że saldo uznaje.

 

Czym jest, do czego służy i jak sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej>>

 

Należności są jednak niejednorodną kategorią bilansową. Niektóre z nich nie mogą być zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, ponieważ albo wierzyciele nie prowadzą ksiąg rachunkowych (np. pracownicy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się z fiskusem w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego), albo z góry wiadomo, że nie potwierdzą salda, ponieważ je kwestionują - dotyczy to należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych.

Ustawa o rachunkowości zaleca, aby należności, które nie mogą być zinwentaryzowane metodą potwierdzenia sald, zinwentaryzować metodą weryfikacji, tj. porównania danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi. Metoda weryfikacji będzie omówiona w następnej części opracowania.

Potwierdzenie sald spełnia różnorodne funkcje:

•  potwierdza realność rozrachunków występujących w księgach jednostki,

•  przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, pomaga więc w windykacji należności,

•  informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,

•  ujawnia należności wątpliwe i sporne,

•  pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej - kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe (prywatne) konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości, nieujmowanie wpłaconych przez dłużników kwot w raportach kasowych i przywłaszczanie ich przez kasjerów.

Zasadą jest, że z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek stanowią banki, które z reguły, bez wezwania właścicieli kont, przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty. Nie oznacza to jednak, że nie należy potwierdzać sald zobowiązań jednostki na żądanie kontrahenta.

 

Pierwsze spotkanie z biegłym rewidentem>>

 

Każdą inwentaryzację powinno poprzedzać uporządkowanie ewidencji danego zasobu. Podobnie rzecz się ma z potwierdzeniami sald. Przed wystąpieniem o potwierdzenie salda do kontrahenta należy uzgodnić ewidencję, wyksięgować salda groszowe, wynikające z zaokrągleń, wyksięgować należności przedawnione itp. Ponadto trzeba naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ jak podaje uor - należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

W praktyce inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda polega na tym, że wierzyciel wysyła do dłużnika druk potwierdzenia salda ze specyfikacją sum składających się na to saldo w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie (trzeci egzemplarz powinien być dołączony do dokumentacji inwentaryzacji). Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z jego wysokością, a jeżeli nie - powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli inicjator potwierdzenia salda akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Wierzyciel tak naprawdę nie ma narzędzi, które pozwoliłyby wymusić potwierdzenie salda przez dłużnika, a prawo bilansowe nakazuje zinwentaryzować wszystkie zasoby (salda). Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Każdy sposób potwierdzenia salda jest prawidłowy. Może to się odbyć drogą listową, faksową, elektroniczną, a nawet telefoniczną (chociaż ten rodzaj potwierdzenia jest najmniej wiarygodny), jednak najkorzystniejsze dla wierzyciela jest otrzymanie na piśmie potwierdzenia salda podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentacji dłużnika, ponieważ ten rodzaj potwierdzenia w myśl art. 123 k.c. jest uznaniem roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia.

Potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i pocztą też otrzymywane są odpowiedzi, co powoduje upływ czasu. Dlatego dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych, ponieważ podnosi to wiarygodność sprawozdania. Ustawa zezwala na rozpoczęcie inwentaryzacji w IV kwartale roku obrotowego, nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, i na zakończenie nie później niż 15 dnia roku następnego. Stąd wniosek, że można dokonać inwentaryzacji pod koniec roku według stanu na 31 października (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Inwentaryzację metodą potwierdzenia sald powinien dokumentować protokół z dokonanych czynności, sporządzony przez osoby przeprowadzające te czynności (w większości przypadków będą to pracownicy księgowości).

 

Czynniki powodujące różnice inwentaryzacyjne przy potwierdzeniu sald

Potwierdzenie sald jest specyficznym rodzajem inwentaryzacji, a przyczyny występowania różnic inwentaryzacyjnych mogą być następujące:

•  różny moment ujęcia dokumentów (faktury, zapłaty) w księgach obu stron transakcji, na przykład u dostawcy w październiku, a u odbiorcy w listopadzie, gdy potwierdzenia sald dokonuje się z datą na 31 października,

•  zgubienie dowodu na istnienie operacji u jednej ze stron transakcji,

•  odmienna kwalifikacja operacji, np. towary wydane z magazynu dostawcy zafakturowano, natomiast ani towar, ani faktura nie dotarły do odbiorcy,

•  różna wysokość należności u wierzyciela i zobowiązania u dłużnika, spowodowana naliczeniem przez jedną ze stron odsetek,

•  pomyłkowe księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego dokument dotyczy,

•  nieprawidłowości i nadużycia u jednej ze stron transakcji.

Niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, w każdym przypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, ponieważ stan aktywów i pasywów bilansu musi być wykazany w wysokości potwierdzonej inwentaryzacją. Sposoby rozliczenia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji zostaną omówione w następnej części opracowania.

UWAGA

Organy skarbowe nie potwierdzą należności podmiotów gospodarczych z tytułów publicznoprawnych, ponieważ podstawą powstania należności są deklaracje składane przez te podmioty i do czasu kontroli podatkowych organy nie mają możliwości weryfikacji tych kwot.

UWAGA

Nie ma przeciwwskazań, żeby potwierdzać salda zerowe, zwłaszcza gdy obroty z danym kontrahentem są znaczne.

•  art. 4 ust. 3 i 5, art. 21, 26 i 27, art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

Krystyna Michaluk

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA