Jak refakturować usługi gastronomiczne

Przepisy ustawy o VAT nie definiują pojęcia „refakturowanie usług” jako świadczenia usług ani nie regulują zasad rozliczania VAT od tej czynności. Jedyną regulacją, która się do niej odnosi, jest art. 30 ust. 3 ustawy, który określa zasady ustalania podstawy opodatkowania:

Autopromocja

W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

Zatem przy refakturowaniu usług należy posiłkować się zasadą określoną przepisem art. 28 dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która stanowi, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, lecz na rachunek osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, uznaje się, że podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że refakturowanie usług gastronomicznych firma powinna traktować tak, jakby to ona sama wyświadczyła te usługę. W praktyce refakturowanie usługi uznawane jest przez organy podatkowe, w sytuacjach gdy faktycznie korzysta z niej podmiot (jest ostatecznym konsumentem usługi), na którego wystawiana jest refaktura, a ponadto umowa łącząca strony przewiduje taki sposób wzajemnych rozliczeń. Nie jest właściwą formą refakturowanie poszczególnych kosztów świadczenia głównego. W takim przypadku dodatkowe koszty świadczenia głównego powinny być opodatkowane według zasad przewidzianych dla tego świadczenia. Zakładamy, że taka sytuacja nie ma miejsca w Państwa przypadku.

Czynność refakturowania rozumiana jest zasadniczo jako ponowienie czynności fakturowania, czyli ponowienie czynności dokumentowania sprzedaży. Podmiot, który dokonuje refakturowania, jest uznawany za podmiot, który sam świadczy usługę. Jak natomiast wynika z art. 30 ust. 3 ustawy, który określa zasady ustalania podstawy opodatkowania, kwota otrzymana od podmiotu, na rzecz którego usługa jest refakturowana, jest kwotą brutto. Nie trzeba jej powiększać o VAT. Należny VAT powinien być obliczony metodą „w stu”.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Wystawiona przez firmę refaktura powinna być zasadniczo odzwierciedleniem faktury pierwotnej, z uwzględnieniem kwot i stawki VAT, jaka wynikała z wystawionej przez usługodawcę faktury pierwotnej.

PRZYKŁAD

Firma refakturuje koszty usługi gastronomicznej, kawy i herbaty. Od podmiotu, na rzecz którego refakturowała koszty, otrzymała kwoty 4815 zł (usługa gastronomiczna) i 54,90 zł - koszty kawy i herbaty. Rozliczenie będzie wyglądać w następujący sposób:

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

•usługa gastronomiczna (dania) netto - 4500 zł, VAT 7% - 315 zł (4815 x 7/107),

•kawy i herbaty netto - 45 zł, VAT 22% - 9,90 zł (54,90 x 22/122).

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Istotnie, firmie nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT od nabycia usługi gastronomicznej. Co do zasady podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Od tej reguły istnieją jednak liczne wyjątki, zarówno ograniczające, jak i rozszerzające prawo do tego odliczenia VAT. Jednym z nich jest zakup usług gastronomicznych. Ograniczenie odliczenia VAT dotyczy zakupu usług gastronomicznych sklasyfikowanych pod symbolem PKWiU 55.30. Natomiast nabycie usług podawania napojów oraz działalności stołówek i dostarczania posiłków na zewnątrz (tzw. usług cateringowych), oznaczonych odpowiednio symbolami PKWiU 55.4 oraz 55.5, uprawnia do tego odliczenia, jeśli występuje związek dokonanego zakupu z działalnością opodatkowaną.

Firma powinna zatem naliczony VAT z faktury pierwotnej zaliczyć do kosztów.

•art. 30 ust. 3, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 75, poz. 473

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT

Więcej na ten temat w Biuletynie VAT