REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald

Krystyna Michaluk
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Na dzień bilansowy wszystkie aktywa i pasywa powinny być zinwentaryzowane. Podstawową, najczęściej stosowaną i najbardziej wiarygodną metodą inwentaryzacji jest spis z natury. Należy nim objąć wszystkie aktywa mające postać materialną. Aktywa niemające postaci materialnej lub powierzone innym jednostkom należy zinwentaryzować drogą potwierdzenia sald.

Drogą potwierdzenia sald będą inwentaryzowane:

REKLAMA

Autopromocja

•  aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,

•  należności, w tym udzielone pożyczki,

•  powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Aktywa finansowe, które jednostka gromadzi na rachunkach bankowych, z oczywistych względów nie mogą być przeliczone. Podobnie powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Dlatego należy je w miarę możliwości zinwentaryzować metodą uzyskania potwierdzeń od jednostek, które je przechowują.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozrachunki także nie mają postaci rzeczowej, nie można ich przeliczyć lub zmierzyć w inny sposób. Aby potwierdzić bilansową wartość należności, do czego jednostki zobowiązuje uor, należy uzyskać potwierdzenie od kontrahenta (dłużnika), że saldo uznaje.

 

Czym jest, do czego służy i jak sporządzić zestawienie obrotów i sald księgi głównej>>

 

Należności są jednak niejednorodną kategorią bilansową. Niektóre z nich nie mogą być zinwentaryzowane drogą potwierdzenia sald, ponieważ albo wierzyciele nie prowadzą ksiąg rachunkowych (np. pracownicy lub osoby prowadzące działalność gospodarczą i rozliczające się z fiskusem w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego), albo z góry wiadomo, że nie potwierdzą salda, ponieważ je kwestionują - dotyczy to należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych.

Ustawa o rachunkowości zaleca, aby należności, które nie mogą być zinwentaryzowane metodą potwierdzenia sald, zinwentaryzować metodą weryfikacji, tj. porównania danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi. Metoda weryfikacji będzie omówiona w następnej części opracowania.

Potwierdzenie sald spełnia różnorodne funkcje:

•  potwierdza realność rozrachunków występujących w księgach jednostki,

•  przypomina dłużnikom o występujących saldach i konieczności ich zapłaty, pomaga więc w windykacji należności,

•  informuje o stanie prawnym kontrahentów, ujawnia dłużników w stanie likwidacji działalności, dłużników, którzy zawiesili działalność bądź zaniechali jej prowadzenia,

•  ujawnia należności wątpliwe i sporne,

REKLAMA

•  pozwala wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej - kwoty wyprowadzone z przedsiębiorstw przez nieuczciwych pracowników, zapłaty kwot za faktury na niewłaściwe (prywatne) konta, zapłaty w zawyżonej lub zaniżonej wysokości, nieujmowanie wpłaconych przez dłużników kwot w raportach kasowych i przywłaszczanie ich przez kasjerów.

Zasadą jest, że z inicjatywą potwierdzenia salda występuje wierzyciel. Wyjątek stanowią banki, które z reguły, bez wezwania właścicieli kont, przysyłają pismo z informacją o wysokości środków na rachunkach bankowych i o wysokości kredytów do spłaty. Nie oznacza to jednak, że nie należy potwierdzać sald zobowiązań jednostki na żądanie kontrahenta.

 

Pierwsze spotkanie z biegłym rewidentem>>

 

Każdą inwentaryzację powinno poprzedzać uporządkowanie ewidencji danego zasobu. Podobnie rzecz się ma z potwierdzeniami sald. Przed wystąpieniem o potwierdzenie salda do kontrahenta należy uzgodnić ewidencję, wyksięgować salda groszowe, wynikające z zaokrągleń, wyksięgować należności przedawnione itp. Ponadto trzeba naliczyć należne odsetki od przeterminowanych należności (jeżeli jednostka zamierza ich dochodzić), ponieważ jak podaje uor - należności wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

W praktyce inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda polega na tym, że wierzyciel wysyła do dłużnika druk potwierdzenia salda ze specyfikacją sum składających się na to saldo w dwóch egzemplarzach z prośbą o jego potwierdzenie (trzeci egzemplarz powinien być dołączony do dokumentacji inwentaryzacji). Kontrahent powinien potwierdzić saldo, jeżeli zgadza się z jego wysokością, a jeżeli nie - powinien podać kwotę niezgodności oraz saldo figurujące w jego księgach i w miarę możliwości wyjaśnić przyczynę. Jeżeli inicjator potwierdzenia salda akceptuje wyjaśnienia kontrahenta, to powinien skorygować własne księgi, a jeżeli nie, to powinien dalej dążyć to uznania wysokości swojego salda przez kontrahenta, przedkładając w załączeniu dokumenty, z których wynika to saldo. Wierzyciel tak naprawdę nie ma narzędzi, które pozwoliłyby wymusić potwierdzenie salda przez dłużnika, a prawo bilansowe nakazuje zinwentaryzować wszystkie zasoby (salda). Jeżeli nie można uzyskać potwierdzenia, dane saldo należy zinwentaryzować drogą weryfikacji.

Każdy sposób potwierdzenia salda jest prawidłowy. Może to się odbyć drogą listową, faksową, elektroniczną, a nawet telefoniczną (chociaż ten rodzaj potwierdzenia jest najmniej wiarygodny), jednak najkorzystniejsze dla wierzyciela jest otrzymanie na piśmie potwierdzenia salda podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentacji dłużnika, ponieważ ten rodzaj potwierdzenia w myśl art. 123 k.c. jest uznaniem roszczenia, które przerywa bieg przedawnienia.

Potwierdzenia sald najczęściej są wysyłane do kontrahentów pocztą i pocztą też otrzymywane są odpowiedzi, co powoduje upływ czasu. Dlatego dobrze jest rozpocząć procedurę potwierdzania sald jak najwcześniej, aby do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego jak najwięcej sald było potwierdzonych, ponieważ podnosi to wiarygodność sprawozdania. Ustawa zezwala na rozpoczęcie inwentaryzacji w IV kwartale roku obrotowego, nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, i na zakończenie nie później niż 15 dnia roku następnego. Stąd wniosek, że można dokonać inwentaryzacji pod koniec roku według stanu na 31 października (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Inwentaryzację metodą potwierdzenia sald powinien dokumentować protokół z dokonanych czynności, sporządzony przez osoby przeprowadzające te czynności (w większości przypadków będą to pracownicy księgowości).

 

Czynniki powodujące różnice inwentaryzacyjne przy potwierdzeniu sald

Potwierdzenie sald jest specyficznym rodzajem inwentaryzacji, a przyczyny występowania różnic inwentaryzacyjnych mogą być następujące:

•  różny moment ujęcia dokumentów (faktury, zapłaty) w księgach obu stron transakcji, na przykład u dostawcy w październiku, a u odbiorcy w listopadzie, gdy potwierdzenia sald dokonuje się z datą na 31 października,

•  zgubienie dowodu na istnienie operacji u jednej ze stron transakcji,

•  odmienna kwalifikacja operacji, np. towary wydane z magazynu dostawcy zafakturowano, natomiast ani towar, ani faktura nie dotarły do odbiorcy,

•  różna wysokość należności u wierzyciela i zobowiązania u dłużnika, spowodowana naliczeniem przez jedną ze stron odsetek,

•  pomyłkowe księgowanie dowodów na koncie innego kontrahenta niż ten, którego dokument dotyczy,

•  nieprawidłowości i nadużycia u jednej ze stron transakcji.

Niezależnie od przyczyn i sposobu ustalenia różnic, w każdym przypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, ponieważ stan aktywów i pasywów bilansu musi być wykazany w wysokości potwierdzonej inwentaryzacją. Sposoby rozliczenia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji zostaną omówione w następnej części opracowania.

UWAGA

Organy skarbowe nie potwierdzą należności podmiotów gospodarczych z tytułów publicznoprawnych, ponieważ podstawą powstania należności są deklaracje składane przez te podmioty i do czasu kontroli podatkowych organy nie mają możliwości weryfikacji tych kwot.

UWAGA

Nie ma przeciwwskazań, żeby potwierdzać salda zerowe, zwłaszcza gdy obroty z danym kontrahentem są znaczne.

•  art. 4 ust. 3 i 5, art. 21, 26 i 27, art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 91, poz. 742

Krystyna Michaluk

główna księgowa, finalistka konkursu Księgowy Roku 2006

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Wyślesz pismo do urzędu i sądu ostatniego dnia terminu nie tylko Pocztą Polską. Nowelizacja ordynacji podatkowej, kpa i kpc już w Sejmie

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla mają inne definicje, przesunięcie terminu złożenia deklaracji DN-1, inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA