Jak rozliczać VAT od mediów

Określenie „media” ma charakter potoczny, a w konsekwencji może być różnie rozumiane. Na użytek niniejszego artykułu przez media należy rozumieć dostarczane na podstawie stałych umów: energię cieplną potrzebną do ogrzania budynków i lokali, energię cieplną do podgrzania wody, energię elektryczną, gaz, wodę, a także kanalizację, wywóz nieczystości płynnych (szambo), wywóz śmieci oraz usługi telekomunikacyjne świadczone w budynkach i lokalach.

Zauważyć należy, że według ustawy o VAT wszelkie postacie energii uważa się za towary (art. 2 pkt 6 ustawy o VAT). W konsekwencji sprzedaż energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu przewodowego stanowi dostawę towarów. W pozostałym zakresie w związku ze sprzedażą mediów dochodzi do świadczenia usług. W dalszej części przez pojęcie sprzedaży należy rozumieć zarówno sprzedaż energii stanowiącą dostawę towarów, jak i sprzedaż pozostałych mediów stanowiącą świadczenie usług.

1. Obowiązek podatkowy

VAT jest podatkiem rozliczanym za miesięczne lub kwartalne okresy rozliczeniowe. O przyporządkowaniu każdej czynności podlegającej opodatkowaniu do danego okresu rozliczeniowego decyduje moment powstania obowiązku podatkowego - czynności te są rozliczane w tych okresach rozliczeniowych, w których obowiązek ten powstanie.

W przypadku sprzedaży mediów obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny, tj. z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu sprzedaży mediów danego rodzaju (art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT). Przyjmuje się przy tym, że termin płatności został określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu sprzedaży mediów danego rodzaju również w przypadkach, gdy umowa ta wskazuje sposób ustalania tego terminu płatności lub przewiduje, że termin płatności określany jest każdorazowo na wystawianej fakturze. Powoduje to, że w zasadzie w każdym przypadku sprzedaży mediów na podstawie stałych umów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności.

Brzmienie art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT powoduje, że na moment powstania obowiązku podatkowego przy sprzedaży mediów na podstawie umów o stałą ich sprzedaż nie ma wpływu ani wystawienie faktury, ani otrzymanie należności, ani zakończenie okresu rozliczeniowego. Dla momentu powstania obowiązku podatkowego przy takiej sprzedaży znaczenie ma wyłącznie upływ terminu płatności.

PRZYKŁAD

Firma X świadczy usługi dostępu do Internetu. Umowa zawarta z jednym z klientów przewiduje, że termin płatności za usługę dostępu do Internetu świadczoną w danym miesiącu upływa 10 dnia danego miesiąca. A zatem obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi dostępu do Internetu np. w październiku powstanie 10 października. Będzie tak również wówczas, gdy firma X wystawi fakturę dokumentującą tę usługę jeszcze we wrześniu, czy też jeszcze we wrześniu firma X otrzyma zapłatę za usługę dostępu do Internetu świadczoną w październiku.

2. Rozliczanie nadpłat oraz niedopłat

Bardzo często przy sprzedaży mediów nabywcy są wstępnie obciążani kosztami mediów na podstawie prognoz zużycia. W takich przypadkach po upływie określonego w umowie okresu rozliczeniowego (np. miesiąca, kwartału czy roku) sprzedawcy sprawdzają rzeczywiste zużycie, czego konsekwencją jest ustalenie nabywcom niedopłat lub nadpłat.

Skutkiem ustalenia nabywcom niedopłat jest obowiązek ich uregulowania w określonym umową terminie, względnie w terminie ustalonym w sposób określony w umowie albo wynikającym z wystawionej faktury (jeżeli umowa przewiduje, że terminy płatności określane są każdorazowo na fakturach). Skutkiem tego jest powstanie - w dacie upływu terminu płatności - obowiązku podatkowego z tytułu sprzedaży mediów (na podstawie art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy o VAT).

Natomiast ustalenie nabywcom nadpłat rodzi konieczność zwrotu części dokonanych wpłat, a w konsekwencji zmniejszenia podstawy opodatkowania VAT (art. 29 ust. 4 ustawy o VAT). Takie rozliczenia uwzględnia się do celów VAT na bieżąco, tj. w okresie rozliczeniowym wystawienia faktury korygującej (w przypadku sprzedaży „fakturowej” do faktur korygujących dotyczących sprzedaży mediów nie stosuje się przepisów wymagających posiadania potwierdzeń odbioru - zob. art. 29 ust. 4b pkt 3 ustawy o VAT).

Wiecej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Problemy z rozliczeniem VAT od mediów

• art. 2 pkt 6, art. 19 ust. 13 pkt 1, art. 29 ust. 1, art. 29 ust. 4, art. 29 ust. 4b pkt 3, art. 41 ust. 1, art. 41 ust. 2 w zw. z poz. 140 i 142-144, art. 41 ust. 14a-14d, art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 8 pkt 1, art. 86 ust. 10 pkt 1 i 3, art. 86 ust. 12a pkt 1, art. 106 ust. 4 oraz art. 146a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054

• § 7 ust. 1, § 7 ust. 2 pkt 3 oraz § 11 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 68, poz. 360

Tomasz Krywan

doradca podatkowy