Reprezentacja to nie koszt firmy

Obecnie w świetle gospodarki wolnorynkowej, zabiegi marketingowe odgrywają niezwykle ważną rolę w pozyskiwaniu nowych klientów, co w konsekwencji stanowi przełożenie na osiągane przychody. Niestety, wspomniane działania o charakterze marketingowym niejednokrotnie są relatywnie drogie.  Przedsiębiorcy powinni zatem  być świadomi, które wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Nie każdy wydatek to koszt uzyskania przychodu

Część kosztów ponoszonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zostać odliczona od uzyskanych przychodów, zmniejszając podstawę opodatkowania, a w konsekwencji także obciążenie z tytułu podatku dochodowego.

Warto zatem wiedzieć, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. W praktyce oznacza to, że tylko wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w celu zagwarantowania sobie przychodów w przyszłości mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych Należy jednak pamiętać o katalogu zawierającym listę wydatków, których niezależnie od celu poniesienia nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 updof). Znajdziemy w nim m.in. koszty reprezentacji.

Kosz ze słodyczami na święta to nie reklama

Rozważając możliwość zakwalifikowania do kosztów podatkowych wydatków o charakterze marketingowym, przedsiębiorca musi więc skupić się w pierwszej kolejności na określeniu ich charakteru. Polega to na rozgraniczeniu pojęć reprezentacji i reklamy.

Może to stanowić problem, ponieważ w przepisach prawa podatkowego brak jest jakiejkolwiek wzmianki definiującej te terminy. To przedsiębiorca musi poszukiwać znaczenia tych słów wspomagając się już istniejącą praktyką orzeczniczą i każdorazowo badać, czy jego działania, to reklama, czy reprezentacja. W praktyce mianem kosztów reklamy zwykło się określać działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania określonych usług. Ponadto warto pamiętać, że także wydatki przeznaczone na różnego rodzaju materiały takie jak plakaty, napisy, ogłoszenia, krótkie filmy służące temu celowi zawierają się w pojęciu reklamy. Można zatem stwierdzić, że generalnie celem reklamy jest nakłonienie potencjalnego klienta do zakupu reklamowanego towaru lub usługi.

Za reprezentację przyjmuje się natomiast okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną(Słownik języka polskiego). Oznacza to, że w przypadku reprezentacji, podatnik ponosi wydatki w celu stworzenia i utrwalenia pozytywnego wizerunku firmy, a także ułatwienia nawiązania kontaktów handlowych. Czynności podejmowane w ramach reprezentacji z reguły polegają na kształtowaniu w oczach kontrahentów renomy przedsiębiorcy, co w konsekwencji ma zrobić na nich jak najlepsze wrażenie Mogą tu się znaleźć kosz słodyczy przesyłany w związku ze świętami, czy butelka dobrego wina.

Reklama zwiększy Twój koszt

W świetle powyższego można zatem stwierdzić, że koszty poniesione na działania o charakterze reprezentacyjnym nie stanowią kosztów podatkowych, chociaż będą poniesione w celu utrzymania dobrego wizerunku firmy, kontaktów z kontrahentami, co w przyszłości może przełożyć się na uzyskanie przychodu. Decyduje o tym wspomniane wyłączenie, w myśl którego koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. W przeciwieństwie do kosztów reprezentacji, wydatki poniesione na ogólnie rozumianą reklamę, nie zostały wymienione pośród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że każdy wydatek na reklamę, przedsiębiorca może uznać za koszt podatkowy.

Należy jednak pamiętać, że podatnik może tego dokonać, tylko i wyłącznie pod warunkiem, że reklama ta jest z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz służy uzyskaniu przychodów. Wydatek taki musi być właściwie udokumentowany. Można to zrobić za pomocą faktury, rachunku lub innego dokumentu np. umowy. Tak udokumentowane koszty reklamy trudno jednak powiązać z konkretnym przychodem. Dlatego uznaje się je za koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami. Rozliczymy je w momencie poniesienia, tzn. w dniu zaksięgowania. Jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie możemy określić, jaka ich część jest związana z danym rokiem trzeba podzielić proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5a updof).

Elżbieta Węcławik, Dominik Mędrzycki