REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną właściciela firmy?

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Polskie przepisy zezwalają przedsiębiorcom rozliczać koszty delegacji zagranicznych. W tym celu należy zastosować szereg zasad, których nie stosuje się wobec delegacji krajowych. Co warto wiedzieć o zaliczaniu zagranicznych podróży służbowych do kosztów firmowych?

 

REKLAMA

 

 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 


Wyjazdu turystycznego nie można zaliczyć do kosztów firmowych


Koszt uzyskania przychodu musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub uzyskania albo zachowania jego źródła, a wypoczynek przedsiębiorcy nie zalicza się do tej kategorii, dlatego wyjazdów turystycznych nie można włączyć do kosztów firmowych. Przedsiębiorca, który rozlicza wydatki związane z podróżą zagraniczną, musi być w stanie udowodnić, że wyjazd był powiązany z prowadzoną działalnością (np. miał na celu spotkanie z klientem) i nie miał charakteru regularnych wyjazdów, właściwych dla danej branży (np. transportowej).


Wyżywienie w kosztach firmy obrazują diety

REKLAMA


Przedsiębiorca wyjeżdżający w podróż zagraniczną nie może rozliczyć kosztów wyżywienia na podstawie faktur lub rachunków. W tym celu stosuje się mechanizm diet, który jest opisany w kodeksie pracy. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych kwotę diety, której wysokość zależy od kraju i długości trwania delegacji.  Wysokość diety ustalona jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom (...) z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Stawka diety uzależniona jest od kraju, w którym miała miejsce podróż zagraniczna. Przykładowo, dla Niemiec dieta wynosi 42 euro, dla Francji - 45 euro, dla Wlk. Brytanii - 32 funty, dla USA - 46 dolarów, zaś w przypadku podróży do Rosji - 50 dolarów. Rozliczanie diet zagranicznych wymaga przeliczenia walut - ta kwestia opisana jest poniżej.

Ponadto, kwotę diet zagranicznych ustala się biorąc pod uwagę długość trwania delegacji. Każda pełna doba pozwala rozliczyć całą stawkę diety, zaś w przypadku niepełnych dób, stosuje się następujące zasady:

- jeżeli podróż służbowa trwa powyżej 12 godzin, przysługuje dieta w pełnej wysokości,

- jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje połowa diety,

- jeżeli podróż służbowa trwa poniżej 8 godzin, przysługuje 1/3 diety.

W celu zaliczenia diet do kosztów, sporządzany jest tzw. dowód wewnętrzny, czyli dokument opisujący szczegóły poniesionego w ten sposób wydatku. Diety przedsiębiorcy związane z zagraniczną podróżą służbową należy ująć w kolumnie 13 KPiR.


Jak wyliczyć czas trwania delegacji zagranicznej?


Ramy czasowe określające długość pobytu przedsiębiorcy za granicą uzależnione są od wyboru środka transportu. W przypadku podróży lądowej, czas pobytu trwa od momentu przekroczenia granic Polski w podróży docelowej, do chwili przekroczenia granic Polski w podróży powrotnej. Jeśli przedsiębiorca podróżuje samolotem, długość trwania delegacji liczy się od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w kraju, do momentu lądowania na pierwszym krajowym lotnisku. Natomiast w przypadku podróży morskiej, delegacja trwa od chwili wyjścia promu z portu krajowego, do czasu wejścia statku do portu w drodze powrotnej.

 


Inne wydatki w zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

REKLAMA


Oprócz wyżywienia rozliczanego za pomocą diet, przedsiębiorca może do kosztów firmowych zaliczyć m.in. wydatki na transport i noclegi. Koszty związane z wyżywieniem rozliczane w postaci diet, to jedyne wydatki, które zalicza się do kosztów nie posiadając odpowiedniej dokumentacji. Każdy inny wydatek wymaga dokumentu potwierdzającego, że został poniesiony. O jakie dokumenty chodzi?

Aby rozliczyć koszt paliwa, wystarczy przedstawić paragon na jego zakup, wystawiony w kraju, w którym odbywała się podróż służbowa (właściciel firmy na odwrocie tego dokumentu powinien dopisać niezbędne dane przedsiębiorstwa i pojazdu). Podobnie jest w przypadku kosztu przejazdu autostradą. Oczywiście, rozliczanie kosztów paliwa i autostrad podlega tym samym zasadom, co w trakcie podróży krajowych. A zatem samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych pozwala na rozliczenie kosztów paliwa nieprzekraczających kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Ten limit nie obowiązuje natomiast samochodów wpisanych do ewidencji środków trwałych firmy.

Aby móc rozliczyć koszty związane z zakupem biletów, zarówno na środki komunikacji międzynarodowej, jak i transport publiczny (miejski) oraz taksówkę, trzeba zadbać o to, aby uzyskać fakturę lub rachunek od przewoźnika. Posiadanie imiennego biletu na przejazd nie wystarczy. Również w przypadku rozliczania kosztów noclegów, przedsiębiorca musi pamiętać, aby uzyskać rachunek lub fakturę od firmy wynajmującej miejsce noclegowe.


Przeliczanie wydatków i diet z waluty obcej na walutę krajową


W celu ujęcia w KPiR dokumentów związanych z delegacją zagraniczną, należy je wcześniej przeliczyć z waluty obcej na walutę krajową, według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt poniesiono. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek. Analogicznie należy postępować podczas przeliczania diet, przy czym wówczas datą poniesienia kosztu (według której ustala się kurs) jest data powrotu z delegacji.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA