Strona główna » Księgowość » Raport dnia » Jak rozliczyć w kosztach spotkanie wigilijne

Jak rozliczyć w kosztach spotkanie wigilijne

07 grudnia 2013, 08:00

Katarzyna Rola-Stężycka

Organizację spotkania wigilijnego dla pracowników pracodawca może rozliczyć w kosztach firmy. W przypadku natomiast rozliczania w kosztach spotkania wigilijnego organizowanego dla kontrahentów należy się zastanowić nad pojęciem reprezentacji.

Wigilia dla kontrahentów w kosztach

Rozpatrując, czy dany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zawsze trzeba najpierw ustalić, czy ma on związek z uzyskiwanymi przychodami. Jeżeli ten test wypadnie pozytywnie, pozostaje jeszcze sprawdzenie, czy dany rodzaj wydatków nie został wymieniony w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). Znajduje się tam lista wydatków, które nawet jeżeli mają bezpośredni wpływ na uzyskiwany przychód, nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Jednym z nich są wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Premie i prezenty świąteczne - jak opodatkować?

W związku z brakiem ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” w ostatnich latach fiskus ustawicznie kwestionował możliwość rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków na zakup usług gastronomicznych. Sądy administracyjne wydawały natomiast odmienne wyroki, raz uznając, że przez „reprezentację” należy rozumieć sytuacje związane z reprezentowaniem firmy na zewnątrz, innym razem, że aby móc mówić o „reprezentacji” wyłączającej możliwość rozliczenia w kosztach, musi wystąpić element okazałości.

Sytuację podatników znacznie poprawia wydana przez Ministra Finansów interpretacja ogólna z 25 listopada br., sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, która uwzględniając korzystny dla przedsiębiorców wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 wydany w składzie 7 sędziów, wskazuje kiedy można bezpiecznie rozliczyć zakup usług gastronomicznych na spotkanie z kontrahentami.

Wydatki towarzyszące nauce w kosztach

Motywacja i integracja jest potrzebna

W przypadku organizacji wigilii tylko dla pracowników nie trzeba się zastanawiać nad pojęciem reprezentacji. Przedsiębiorcy organizując takie spotkanie mają możliwość zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli zamierzonym celem pracodawcy była integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji do wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli natomiast celu takiego nie było, samo spotkanie polegające na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Takie stanowisko potwierdził także Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z 15 marca 2013 r., sygn. IPTPB3/423-418/12-6/GG. Wynika z tego, że spotkania wigilijne powinny służyć budowaniu motywacji do pracy i w ten sposób wpływać na efektywność pracowników, co uzasadnia zaliczenie przeznaczanych na taki cel środków do kosztów uzyskania przychodów. Dobrze jest, gdy spotkanie jest połączone z omówieniem wyników firmy lub planami na przyszły rok. Warto też sporządzić dokumentację przebiegu spotkania (np. agenda, wykorzystywane materiały do prezentacji).

Należy także pamiętać o właściwym udokumentowaniu wydatków poniesionych na organizację firmowej wigilii. Jeżeli tylko część poniesionych wydatków stanowić będzie koszt podatkowy, należy wyodrębnić ich wartość z całości środków poprzez określenie kwoty przypadającej na pracowników i osoby spoza firmy (jeżeli nie ma podstaw do ich rozliczenia w kosztach). Uchroni to przedsiębiorcę przed zakwestionowaniem przez organ podatkowy zaliczenia całości wydatków poniesionych na organizację imprezy do kosztów uzyskania przychodów, co zostało zaznaczone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPB3/423-119/07-2/MC: „Należy jednak zaznaczyć, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych przeznaczonych tylko dla pracowników. Zatem wydatki na zorganizowanie spotkań Wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia.”

Jeżeli w spotkaniu uczestniczą także osoby spoza firmy, np. osoby towarzyszące, to w tej części wydatki nie powinny być uwzględnione kosztach podatkowych. W takim przypadku trudno racjonalnie uzasadnić związek takiego wydatku z uzyskiwanymi przychodami, co już na tym etapie dyskwalifikuje możliwość ich rozliczenia w kosztach.

Dokumentowanie i ewidencjonowanie kosztów w pkpir

Ile zarabiają mikołaje?

Wigilia dla kontrahentów nie zawsze musi stanowić reprezentację

Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku, gdy w firmowej wigilii uczestniczą kontrahenci lub spotkanie jest zorganizowane właśnie dla nich. W tym przypadku charakter takiego spotkania raczej będzie wskazywał na zaliczenie wydatków do reprezentacji, a tym samym brak możliwości rozliczenia w kosztach. Co prawda w ostatnim czasie Minister Finansów wydał korzystną dla podatników interpretację ogólną, która w znaczącym stopniu przyczyni się do zakończenia ustawicznych sporów z fiskusem co do możliwości rozliczenia w kosztach podatkowych firmy wydatków np. na obiad czy kolację z kontrahentem, jednak odnosząc ją do organizacji wigilii trzeba wykazać znaczną ostrożność (ww. interpretacja ogólna). Minister Finansów wskazał, że „nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.” Aby więc rozliczyć taki poczęstunek w kosztach, musi być spełniony zarówno warunek dotyczący braku okazałości, jak też celu takiego spotkania. Gdy wigilia firmowa jest zorganizowana jedynie po to, by budować pozytywny wizerunek firmy czy nawet utrwalać dobre relacje biznesowe, może to być niewystarczające, by bezpiecznie rozliczyć poniesione na nią wydatki w kosztach. Inaczej sytuacja będzie wyglądała, gdy spotkanie będzie miało na celu np. przedstawienie możliwych zasad współpracy w zbliżającym się roku czy wprowadzanych nowych produktów/usług, a przy okazji zostaną złożone życzenia świąteczne.

„(...)

Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków.
Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych etc, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności w jakich doszło do poniesienia omawianych wydatków. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów art. 15 ust. 1 updop lub art. 22 ust. 1 updof, czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”. Tego rodzaju, przykładowo podane wydatki, nie mieszczące się w kategorii kosztów uzyskania przychodów, nie mogą być w ogóle rozważane w kontekście wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof. (...)” - ww. interpretacja ogólna z 25.11.2013 r.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

VAT 2014 - jak przygotować firmę do zmian?

Zobacz także dział serwisu VAT 2014

Katarzyna Rola-Stężycka