REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentowanie i ewidencjonowanie kosztów w pkpir

Marek Kutarba
W podatkowej księdze przychodów i rozchodów po stronie wydatków ewidencji podlegają tylko te wydatki, które stanowią koszt uzyskania przychodu. Ewidencja kosztów w pkpir odbywa się z zastosowaniem metody kasowej bądź memoriałowej. Wydatki będące kosztami muszą zostać odpowiednio zapisane w księdze. Służą do tego odpowiednie kolumny księgi. Muszą także być właściwie udokumentowane.

Dokumentowanie kosztów w księdze podatkowej


Podstawą zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest każdorazowo dokument potwierdzający fakt poniesienia wydatku.

Jak wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

Podstawą zapisów są też inne dowody. Z przepisów rozporządzenia wynika, że podstawą zapisów w księdze są inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,

Autopromocja

KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur

Kup książkę:

KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur + plakat KSeF. Krok po kroku

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy produkt: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2015 (książka + CD)

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody muszą być oznaczone numerem lub oznaczone w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Autopromocja

KSEF: wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Kto i kiedy musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Co należy mieć, aby móc wystawić fakturę ustrukturyzowaną? Kary za naruszenie obowiązków w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Te oraz inne zagadnienia poruszone zostaną podczas tego webinarium.

Webinarium: KSEF: wystawianie faktur ustrukturyzowanych + certyfikat gwarantowany

W niektórych przypadkach dokumenty te stanowią tylko podstawę do sporządzenia innych dokumentów, stanowiących podstawę zapisów w księdze, jakimi są dowody wewnętrzne.

Dokumentowanie kosztów działalności w mieszkaniu

Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu (lub domu) również ma obowiązek zgromadzenia potrzebnych dokumentów, które stanowią podstawę do zaliczenia w koszty poniesionych wydatków. Najczęściej takim dokumentem będzie faktura VAT lub dowód opłaty za poniesione wydatki.

Dopiero tak sporządzone dowody wewnętrzne są podstawą zapisów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” podatkowej księgi przychodów i rozchodów, o czym stanowią objaśnienia do księgi. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu w kosztach uzyskania przychodów znajdzie się tylko część wydatków poniesionych w związku z eksploatacją tego mieszkania, przypadająca na tę działalność. W tym celu należy sporządzić dowody wewnętrzne, które będą określały wydatki przypadające na działalność gospodarczą, i na ich podstawie dokonać zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Księgowanie kosztów w księdze podatkowej

Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Każda kolumna księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania określonych przychodów, wydatków czy innych zdarzeń gospodarczych lub uwag.

Część dotycząca kosztów zaczyna się już w kolumnie 6, w której należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za dany okres.

Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę kupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Kolejna kolumna - 11 - jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

W kolumnie 12 wpisuje się natomiast wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Wpisu dokonuje się:

- na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

- na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika, jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Kolumna 13 księgi podatkowej jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-13 lub 10-12 nowej księgi), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia.

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydat miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12-13.


Artykuł jest częścią e-Poradnika Koszty podatkowe w praktyce dostępnym w naszym SKLEPIE


 

 
Poznaj również nasze inne ebooki

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Darowizna w formie aktu notarialnego z zagranicy. Co jest istotne podatkowo?

    W dzisiejszych czasach, coraz częściej obywatele Polski otrzymują darowizny z zagranicy. Czy jednak taka darowizna podlega opodatkowaniu w Polsce? Jakie są obowiązki podatkowe osoby, która otrzymała taką darowiznę w formie aktu notarialnego?

    Odliczenie VAT od alkoholu dla kontrahenta. Inaczej traktowany poczęstunek a inaczej prezent

    Czy można odliczyć VAT od zakupu alkoholu dla kontrahenta? Czy ma znaczenie, że alkohol jest kupiony jako prezent, czy jako poczęstunek podczas spotkania biznesowego?

    Zatrudnienie i płace w sektorze przedsiębiorstw. Co pokazują dane GUS z sierpnia?

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i płacach w sektorze przedsiębiorstw w sierpniu 2023 roku. Jakie tendy pokazują najnowsze dane?

    Korekta zgłoszenia celnego wywozowego w przypadku obniżki/podwyżki cen towaru po wywozie towaru

    Korekta zgłoszenia wywozowego będzie miała wpływ na rozliczenie VATu w przedsiębiorstwie, więc warto dochować należytej staranności i mylić się jak najmniej. W przypadku pomyłki w trakcie wywozu może się tak zdarzyć, że towaru umieścimy za dużo, za mało lub w ogóle pomylimy towar i wyślemy nie to co było zamówione. Zdarza się również tak, że odprawimy towar zamówiony przez klienta, ale nie na tych dokumentach co powinniśmy. Ścieżki postępowania w takich sytuacjach są podobne i niestety długotrwałe.

    Fundacja rodzinna jako family office

    Od połowy maja 2023 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z rozwiązania, na które środowisko czekało ponad trzy dekady, czyli z fundacji rodzinnej na prawie polskim. Większość komentarzy dotyczy fundacji rodzinnej jako wehikułu sukcesyjnego. Jest to rzeczywiście najczęstszy powód, dla którego fundacje są powoływane, czyli budowanie biznesu na pokolenia. Tymczasem można spojrzeć na fundację w szerszej perspektywie. Jedną z nich jest wykorzystanie fundacji jako rozwiązania o charakterze family office.

    Faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem handlowym

    Faktura ustrukturyzowana nie nadaje się do roli dokumentu handlowego ze wszystkich możliwych powodów. Można usiłować nadać tej fakturze charakter dokumentu handlowego, ale wymaga to wielu dodatkowych działań prawnych – pisze profesor Witold Modzelewski.

    Kary za przestępstwa gospodarcze od 1 października. Nawet 25 lat za łapownictwo

    Kary za przestępstwa gospodarcze managerów w firmach, znane jako przestępstwa białych kołnierzyków (z ang. white collar crimes), od 1 października 2023 r. ulegną zaostrzeniu. Za przyjęcie korzyści majątkowej lub osobistej w związku z piastowaniem kierowniczego stanowiska grozić będzie nawet do 25 lat pozbawienia wolności. Dotychczas za taki czyn można było trafić do więzienia na 8 lat.

    Ulga mieszkaniowa w PIT 2023 – pieniądze ze sprzedaży mieszkania można wydać na spłatę udziału byłego małżonka w nieruchomości przyznanej w wyniku rozwodu

    18 września 2023 r. Szef KAS zmienił interpretację indywidualną wydaną we wrześniu 2022 r. przez Dyrektora KIS i uznał, że podatniczka,  która przeznaczyła środki uzyskane ze sprzedaży mieszkania należącego do jej majątku odrębnego na spłatę udziału byłego męża w nieruchomości przyznanej jej na podstawie ugody sądowej zawartej po rozwodzie ma prawo do skorzystania z ulgi mieszkaniowej, o której mowa w art. 21 ust.1 pkt 131 ustawy o PIT. Zmiana stanowiska oznacza, że podatnicy którzy znajdą się w analogicznej sytuacji nie powinni płacić PIT z tytułu dokonanej sprzedaży nieruchomości. 

    Jednolita rejestracja VAT w ramach pakietu ViDA. Przedsiębiorcy popierają to rozwiązanie

    Na ten rok zapowiadane jest uchwalenie ostatecznego kształtu pakietu VAT w epoce cyfrowej (VAT in Digital Age – ViDA), który zakłada dalsze usprawnienie unijnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT). Przyjęcie pakietu wiąże się ze znaczącymi zmianami w systemie rozliczenia VAT na terenie UE dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wewnątrzwspólnotową. Krajowa Izba Gospodarcza dostrzega potrzebę poprawy otoczenia prawnego na poziomie unijnym, popierając projekt rozwiązań modernizujących system VAT oraz promujących gospodarkę cyfrową, zaproponowanych w ramach pakietu ViDA.

    Mikrorachunek podatkowy. Co musisz wiedzieć jako podatnik?

    W świecie podatków i opłat, mikrorachunek podatkowy stał się ważnym narzędziem dla podatników w Polsce. Ale co to dokładnie jest i jak działa? Oto, co musisz wiedzieć o mikrorachunku podatkowym.

    REKLAMA