Jak udokumentować nieściągalność wierzytelności

W przypadku, w którym firma decyduje się na nieściąganie wierzytelności ze względu na jej niską wartość, należy udokumentować to odpowiednim protokołem.

Do kosztów nie zalicza się wierzytelności odpisanych jako nieściągalne (art. 16 ust. 1 pkt 25 updop i art. 23 ust. 1 pkt 20 updof). Wyjątkiem są wierzytelności, które wcześniej zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w odpowiedni sposób. I tak, nieściągalne są takie wierzytelności, których nieściągalność została udowodniona m.in.: protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

WAŻNE!

Jeżeli koszty postępowania sądowe- go i egzekucyjnego będą równe lub wyższe od dochodzonej kwoty, to wierzytelność może zostać na podstawie protokołu uznana za nieściągalną i zaliczona do kosztów podatkowych.

Możliwość udokumentowania nieściągalności wierzytelności protokołem pojawia się w przypadku, w którym kwota wierzytelności jest niska. Koszty dochodzenia niewielkiej kwoty od dłużnika będą wyższe od samej wierzytelności. Protokół stanowi podstawę do uznania danej wierzytelności za nieściągalną i zaliczenia jej bezpośrednio w koszty podatkowe.

Elementami takiego protokołu powinno być:

- określenie kwoty dochodzonej wierzytelności,

- szczegółowe wyliczenie spodziewanych kosztów postępowania,

- oświadczenie, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od egzekwowanej kwoty wierzytelności, co uzasadnia zaliczenie wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.

Warto podkreślić, że skutkiem niewłaściwego udokumentowania nieściągalności wierzytelności (braku protokołu) będzie brak możliwości bezpośredniego zakwalifikowania jej do kosztów uzyskania przychodu. Stanowisko takie znajduje swe potwierdzenie także w interpretacjach podatkowych. Stwierdza tak m.in. pismo Dyrektora Izby Skarbowej we Wrocławiu z 8 listopada 2006 r., sygn. PD/423-1/06.

Przedstawiamy wzór protokołu z przykładowym wyliczeniem kosztów procesowych.

Założenia

Spółka Alfa świadczy usługi dostępu do Internetu. W lutym 2006 r. podpisała umowę z salonem odnowy biologicznej „Malwina” na zainstalowanie łącza internetowego. Jednak sp. z o.o. Odnowa zarządzająca tym salonem nie uiściła opłaty za marzec i styczeń. Pomimo przesyłanych upomnień spółka Odnowa nie zapłaciła swych zobowiązań. W tej sytuacji po upływie blisko roku zadecydowano o zaliczeniu tej wierzytelności jako nieściągalnej w koszty. Decyzja została udokumentowana protokołem.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

- art. 16 ust. 1 pkt 25 i art. 16 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

- art. 23 ust. 1 pkt 20 i art. 23 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

Sławomir Biliński

konsultant podatkowy