REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo kontrolować płatności z konta bankowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Weronika Gackowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Sposób dokumentowania przekazania oraz otrzymania aktywów pieniężnych z rachunku bankowego nie został w przepisach prawa konkretnie określony. Postępowanie w tym zakresie powinno wynikać z zasad (polityki) rachunkowości. Jak wygląda to w praktyce?

Dr Weronika Gackowska

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

W praktyce wygląda to bardzo różnie. Nic więc dziwnego, że mogła mieć miejsce sytuacja, w której „oszust wysyłał wiadomości mailowe do firm, podszywając się pod ich właścicieli, i polecał w nich księgowym wykonać przelew około kilku tysięcy złotych - na swoje konta w różnych bankach” (www.Money.pl z 10 lipca 2007 r.). „E-maile były na tyle wiarygodne, że księgowi rzeczywiście przelewali pieniądze”.

Można postawić pytanie: na ile mogą być wiarygodne polecenia, jeżeli w jednostce prawidłowo prowadzone są księgi rachunkowe, a wykonujący przelew - dysponent środków z rachunku bankowego - sprawdzi zasadność płatności? Nie znajduję uzasadnienia dla takiego postępowania.

Żadne polecenia ustne, drogą e-mailową lub inne niepotwierdzone dowodem źródłowym nie są podstawą do realizowania płatności. Nas, czyli księgowych, nie bronią polecenia przełożonych, w tym e-maile, choćby najbardziej wiarygodne. To my odpowiadamy często m.in. za kontrolę zasadności wypływu środków z rachunku bankowego.

Do wyłudzenia środków może dojść wówczas, gdy w jednostce nie są zachowane zasady wynikające z ustawy o rachunkowości w zakresie dotyczącym: po pierwsze - sprawowania kontroli, a po drugie - posiadania i przestrzegania sprecyzowanych procedur w zasadach (polityce) rachunkowości. Te dwa zagadnienia postrzegam łącznie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Po pierwsze kontrola

Dokonując płatności z jakiegokolwiek tytułu, musimy sprawdzić:

• czy istnieje i jaki dokument stanowi o zobowiązaniu (umowa, porozumienie, faktura, rachunek, deklaracja, ostatecznie pisemne, ale nie elektroniczne, polecenie kierownika jednostki),

• czy wymagana kwota dotyczy naszej jednostki,

• czy strona żądająca dokonania płatności jest naszym kontrahentem,

• czy płatność jest wymagana (transakcja może być przedawniona, reklamowana itp.),

• czy zobowiązanie nie zostało już uregulowane w sposób gotówkowy lub bezgotówkowy,

• czy kwota żądania przelewu jest zgodna z dokumentem pierwotnym (fakturą, rachunkiem, umową, deklaracją itp.) oraz korespondencją towarzyszącą, jeżeli taka występuje,

• czy numer rachunku bankowego z dowodu pierwotnego jest taki sam jak w e-mailu, wezwaniu do zapłaty, decyzji o zajęciu kont itp.

Po drugie procedury

REKLAMA

Procedury powinny być zapisane w zasadach (polityce) rachunkowości. Dokonując przelewu środków pieniężnych, musimy dostosować się do obowiązujących jednostkę określonych zasad. Oczywiście należyta uwaga, kojarzenie zapisów na kontach oraz rozsądek zawsze są niezbędne.

Dodatkowo, dokonując przelewu środków z rachunku bankowego, można zastanowić się nad zapisami księgowymi. To może trochę „sprowadzić” nas do rzeczywistości oraz wymusi zastanowienie się: płacić czy nie?

Sprawdzając, czy zobowiązanie nie zostało już uregulowane, posłużymy się zapisami w odpowiednich urządzeniach księgowych: kontach analitycznych, raportach kasowych oraz wyciągach bankowych.

Wyciąg bankowy

Najbardziej wiarygodnym dokumentem tworzonym ex post, potwierdzającym przekazanie (otrzymanie) aktywów pieniężnych, jest wyciąg bankowy sporządzany przez niezależny podmiot zewnętrzny, jakim jest bank. Sam wyciąg bankowy może być sporządzany na potwierdzenie zmian w zasobach finansowych za poszczególne dni lub nawet za cały miesiąc.

Uwaga!

Sporządzanie wyciągów bankowych za okres dłuższy niż miesiąc nie znajduje uzasadnienia z powodu obowiązku:

• prowadzenia ksiąg rachunkowych bieżąco (art. 24 ust. 1 uor), a więc i ich zamykania za poszczególne okresy sprawozdawcze; najkrótszym, co do zasady, okresem sprawozdawczym jest miesiąc (art. 3 ust. 1 pkt 8 uor),

• chronologicznego ujęcia zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym (art. 14 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 uor),

• sprawowania kontroli, weryfikacji zapisów księgowych oraz wiarygodnego prezentowania danych w księgach rachunkowych.

Jak widać, ustawodawca, nakładając na jednostki prowadzące księgi rachunkowe pewne obowiązki, umożliwia, a raczej wymusza jednocześnie określone postępowanie. Postępowanie, które zabezpiecza nas również przed dwukrotnym płaceniem z tego samego tytułu.

Oczywiście nie zawsze możemy mieć wpływ na płatności, ale zawsze mamy informację, że wypływ środków miał miejsce.

Uwaga!

Weryfikacja zapisów dotyczących zapłaty oraz wcześniej ujętego w księgach rachunkowych zobowiązania należy do obowiązków księgowego.

Informacja o nieprawidłowych, nieuzasadnionych płatnościach jest sygnałem do podjęcia określonych działań.

Dyspozycje o płatnościach

Jeżeli dyspozycje przekazania środków podejmuje tylko kierownik jednostki - sam podpisuje przelewy lub ma dostęp do bankowego konta internetowego - możemy wyłącznie poinformować go o nieprawidłowościach. Samo przekazanie środków mogło być wynikiem błędnego wprowadzenia numeru rachunku bankowego. A może miały miejsce inne przyczyny, które wymagają wyjaśnienia?

Zdecydowanie gorsza jest sytuacja, gdy jako księgowi mamy w banku złożony wzór podpisu (mamy dostęp do konta internetowego) i wykonamy „taki” przelew. W tym przypadku działanie to może być postrzegane jako celowe.

Reasumując:

Przelewu środków pieniężnych z konta bankowego dokonujemy po sprawdzeniu wszystkich dostępnych informacji związanych z odbiorcą środków oraz płaconą kwotą.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA