Jak prawidłowo kontrolować płatności z konta bankowego

Dr Weronika Gackowska

W praktyce wygląda to bardzo różnie. Nic więc dziwnego, że mogła mieć miejsce sytuacja, w której „oszust wysyłał wiadomości mailowe do firm, podszywając się pod ich właścicieli, i polecał w nich księgowym wykonać przelew około kilku tysięcy złotych - na swoje konta w różnych bankach” (www.Money.pl z 10 lipca 2007 r.). „E-maile były na tyle wiarygodne, że księgowi rzeczywiście przelewali pieniądze”.

Można postawić pytanie: na ile mogą być wiarygodne polecenia, jeżeli w jednostce prawidłowo prowadzone są księgi rachunkowe, a wykonujący przelew - dysponent środków z rachunku bankowego - sprawdzi zasadność płatności? Nie znajduję uzasadnienia dla takiego postępowania.

Żadne polecenia ustne, drogą e-mailową lub inne niepotwierdzone dowodem źródłowym nie są podstawą do realizowania płatności. Nas, czyli księgowych, nie bronią polecenia przełożonych, w tym e-maile, choćby najbardziej wiarygodne. To my odpowiadamy często m.in. za kontrolę zasadności wypływu środków z rachunku bankowego.

Do wyłudzenia środków może dojść wówczas, gdy w jednostce nie są zachowane zasady wynikające z ustawy o rachunkowości w zakresie dotyczącym: po pierwsze - sprawowania kontroli, a po drugie - posiadania i przestrzegania sprecyzowanych procedur w zasadach (polityce) rachunkowości. Te dwa zagadnienia postrzegam łącznie.

Po pierwsze kontrola

Dokonując płatności z jakiegokolwiek tytułu, musimy sprawdzić:

• czy istnieje i jaki dokument stanowi o zobowiązaniu (umowa, porozumienie, faktura, rachunek, deklaracja, ostatecznie pisemne, ale nie elektroniczne, polecenie kierownika jednostki),

• czy wymagana kwota dotyczy naszej jednostki,

• czy strona żądająca dokonania płatności jest naszym kontrahentem,

• czy płatność jest wymagana (transakcja może być przedawniona, reklamowana itp.),

• czy zobowiązanie nie zostało już uregulowane w sposób gotówkowy lub bezgotówkowy,

• czy kwota żądania przelewu jest zgodna z dokumentem pierwotnym (fakturą, rachunkiem, umową, deklaracją itp.) oraz korespondencją towarzyszącą, jeżeli taka występuje,

• czy numer rachunku bankowego z dowodu pierwotnego jest taki sam jak w e-mailu, wezwaniu do zapłaty, decyzji o zajęciu kont itp.

Po drugie procedury

Procedury powinny być zapisane w zasadach (polityce) rachunkowości. Dokonując przelewu środków pieniężnych, musimy dostosować się do obowiązujących jednostkę określonych zasad. Oczywiście należyta uwaga, kojarzenie zapisów na kontach oraz rozsądek zawsze są niezbędne.

Dodatkowo, dokonując przelewu środków z rachunku bankowego, można zastanowić się nad zapisami księgowymi. To może trochę „sprowadzić” nas do rzeczywistości oraz wymusi zastanowienie się: płacić czy nie?

Sprawdzając, czy zobowiązanie nie zostało już uregulowane, posłużymy się zapisami w odpowiednich urządzeniach księgowych: kontach analitycznych, raportach kasowych oraz wyciągach bankowych.

Wyciąg bankowy

Najbardziej wiarygodnym dokumentem tworzonym ex post, potwierdzającym przekazanie (otrzymanie) aktywów pieniężnych, jest wyciąg bankowy sporządzany przez niezależny podmiot zewnętrzny, jakim jest bank. Sam wyciąg bankowy może być sporządzany na potwierdzenie zmian w zasobach finansowych za poszczególne dni lub nawet za cały miesiąc.

Uwaga!

Sporządzanie wyciągów bankowych za okres dłuższy niż miesiąc nie znajduje uzasadnienia z powodu obowiązku:

• prowadzenia ksiąg rachunkowych bieżąco (art. 24 ust. 1 uor), a więc i ich zamykania za poszczególne okresy sprawozdawcze; najkrótszym, co do zasady, okresem sprawozdawczym jest miesiąc (art. 3 ust. 1 pkt 8 uor),

• chronologicznego ujęcia zdarzeń gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym (art. 14 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 uor),

• sprawowania kontroli, weryfikacji zapisów księgowych oraz wiarygodnego prezentowania danych w księgach rachunkowych.

Jak widać, ustawodawca, nakładając na jednostki prowadzące księgi rachunkowe pewne obowiązki, umożliwia, a raczej wymusza jednocześnie określone postępowanie. Postępowanie, które zabezpiecza nas również przed dwukrotnym płaceniem z tego samego tytułu.

Oczywiście nie zawsze możemy mieć wpływ na płatności, ale zawsze mamy informację, że wypływ środków miał miejsce.

Uwaga!

Weryfikacja zapisów dotyczących zapłaty oraz wcześniej ujętego w księgach rachunkowych zobowiązania należy do obowiązków księgowego.

Informacja o nieprawidłowych, nieuzasadnionych płatnościach jest sygnałem do podjęcia określonych działań.

Dyspozycje o płatnościach

Jeżeli dyspozycje przekazania środków podejmuje tylko kierownik jednostki - sam podpisuje przelewy lub ma dostęp do bankowego konta internetowego - możemy wyłącznie poinformować go o nieprawidłowościach. Samo przekazanie środków mogło być wynikiem błędnego wprowadzenia numeru rachunku bankowego. A może miały miejsce inne przyczyny, które wymagają wyjaśnienia?

Zdecydowanie gorsza jest sytuacja, gdy jako księgowi mamy w banku złożony wzór podpisu (mamy dostęp do konta internetowego) i wykonamy „taki” przelew. W tym przypadku działanie to może być postrzegane jako celowe.

Reasumując:

Przelewu środków pieniężnych z konta bankowego dokonujemy po sprawdzeniu wszystkich dostępnych informacji związanych z odbiorcą środków oraz płaconą kwotą.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540