REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki na wynajęte auto są kosztem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wypożyczając auto w delegacji, można poniesione nakłady uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów. Takie wydatki będą kosztem w granicach limitu przy prowadzeniu odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu.

Wydatki na samochód w podróży służbowej muszą być udokumentowane i związane z przychodami prowadzonej firmy

REKLAMA

RAPORT

Zagraniczne podróże służbowe to często jeden z najważniejszych elementów rozwoju firm. Delegacje służbowe można uwzględniać w rozliczeniach podatkowych przedsiębiorstw, a dokładnie w kosztach uzyskania przychodów. Wspólnie z ekspertami PricewaterhouseCoopers wyjaśnimy, jak do kosztów zaliczać wydatki na wynajem samochodu osobowego, będąc w podróży służbowej, jaką ewidencję prowadzić i na co uważać.

Auto na jeden dzień

REKLAMA

Nasze rozważania zacznijmy od omówienia sytuacji, gdy jedziemy w delegację i wypożyczamy samochód za granicą na jeden lub kilka dni z wypożyczalni. Marcin Jaworski, ekspert podatkowy Pricewaterhouse- Coopers wyjaśnił, że zgodnie z ustaloną praktyką, kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, które dotyczą całokształtu działalności podatnika i są związane z funkcjonowaniem przedsię-biorstwa.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Niemniej, podatnik powinien wykazać, że takie koszty zostały poniesione w sposób racjonalny w celu uzyskania przychodów (a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów) po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - radził Marcin Jaworski.

REKLAMA

Jednocześnie dodał, że wypożyczanie samochodów przez pracowników podczas wyjazdów zagranicznych wykonywanych na zlecenie pracodawcy ma na celu ograniczenie czasu potrzebnego do efektywnego przemieszczania się oraz optymalizacji przejazdów w miejscu docelowym podróży. W kontekście tego - jeżeli podróż służbowa odbywana przez pracownika ma związek z prowadzoną działalnością - nie ma przeszkód, aby poniesione w ramach tej podróży wydatki próbować zaliczyć w koszt uzyskania przychodu.

- Jednak art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT wyłącza z kosztów część wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Do kosztów podatkowych nie można zaliczać tej części kosztów, która przekracza kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Dodatkowo, podatnik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT - tłumaczył Marcin Jaworski.

Potrzebna ewidencja

Przedsiębiorca, który wypożycza auto w zagranicznej delegacji i chce poniesione wydatki uwzględnić w kosztach swojej firmy, będzie musiał postarać się o odpowiednią dokumentację.

Na ten aspekt zwrócił uwagę Mikołaj Woźniak, doradca podatkowy Pricewaterhouse- Coopers. Jak podkreślił, zgodnie z ustawą o CIT kosztem podatkowym są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła z pewnymi wyjątkami. W szczególności, nie stanowią kosztu wydatki związane z użytkowaniem w ramach działalności podatnika samochodów osobowych niestanowiących majątku podatnika w części przekraczającej tzw. kilometrówkę.

- W przypadku najmu samochodu osobowego nawet na jeden dzień, podatnik wykorzystuje w swojej działalności samochód niebędący jego własnością, a co za tym idzie, powinien prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu. Jest to warunek potraktowania kosztów najmu jako kosztu podatkowego. Odliczalność podatkowa przysługuje wyłącznie do limitu wynikającego z kilometrówki - argumentował Mikołaj Woźniak.

Wiemy już, jak rozliczać wydatki na wynajem samochodu w podatku dochodowym. A jak będzie w przypadku VAT od wynajmu samochodu w Polsce? Mikołaj Woźniak wyjaśnił, że w zakresie VAT kluczowy jest art. 86 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), który stanowi, że w przypadku użytkowania samochodu osobowego na podstawie umowy najmu można odliczyć 60 proc. kwoty na danej fakturze, ale maksymalnie 6 tys. zł w stosunku do jednego samochodu.

 

- Ze względu na wskazane ograniczenie kwotowe, warto zadbać, aby na fakturze dokumentującej usługę najmu znajdowały się dane wynajętego samochodu. Dzięki temu możemy uniknąć ewentualnych wątpliwości, czy w przypadku parokrotnego wynajmu nie użytkowaliśmy tego samego samochodu, a co za tym idzie, czy możliwe było przekroczenie wspomnianego limitu kwotowego - ostrzegał Mikołaj Woźniak.

Dodatkowa dokumentacja

Do prawidłowego rozliczenia wydatków na wynajem auta za granicą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie wystarczy prowadzenie tylko ewidencji przebiegu takiego samochodu. Rafał Taborski, ekspert podatkowy Pricewaterhouse-Coopers stwierdził, że o możliwości zaliczenia do kosztów wydatków związanych z wynajęciem samochodu osobowego decyduje to, czy wydatki te zostały w odpowiedni sposób udokumentowane oraz czy mieszczą się w określonych granicach kwotowych.

- W tym celu konieczne będzie gromadzenie przez pracownika dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku, takich jak faktura, rachunek itp. Dodatkowo, dokumentacja taka powinna potwierdzać spełnienie podstawowego warunku zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, tj. potwierdzać związek wydatku z przychodem podatnika (pracodawcy) - uważa Rafał Taborski.

Wskazuje jednocześnie, że dodatkowo przy takich rozliczeniach trzeba będzie prowadzić ewidencję dotyczącą tzw. kilometrówki.

- Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Przepisy nakładają również obowiązek potwierdzania tzw. kilometrówki na koniec każdego miesiąca. Wymagane jest również, aby ewidencja przebiegu zawierała co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (początek i koniec trasy), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Niespełnienie choćby jednego ze wskazanych warunków skutkuje brakiem możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów - podsumował Rafał Taborski.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z jakimi wydatkami wiąże się podróż służbowa

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl

OPINIE EKSPERTÓW PRICEWATERHOUSECOOPERS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Marcin Jaworski, ekspert podatkowy

MARCIN JAWORSKI

ekspert podatkowy

Wydatki na wynajęcie samochodu osobowego, zakup paliwa oraz eksploatację, poniesione w trakcie odbywania przez pracownika zagranicznej podróży służbowej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jednak pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i w granicach powyżej określonego prawem limitu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Mikołaj Woźniak, doradca podatkowy

MIKOŁAJ WOŹNIAK

doradca podatkowy

Podatnik powinien zgromadzić dowody potwierdzające, że koszt wynajęcia danego samochodu był związany z osiągnięciem przychodu lub zabezpieczeniem, zachowaniem jego źródła (np. opis wyjazdu i w jaki sposób jest on związany z działalnością podatnika, polecenie wyjazdu służbowego itp.). Takie stanowisko przyjmowały także władze skarbowe (np. postanowienie I Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 25 czerwca 2007 r.; nr ZD/4061-63/07).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Rafał Taborski, ekspert podatkowy

RAFAŁ TABORSKI

ekspert podatkowy

Pracowników wynajmujących samochody osobowe w trakcie podróży służbowych należy uczulić po pierwsze, aby wydatki przez nich poniesione w tym zakresie miały swoje odzwierciedlenie w zgromadzonej dokumentacji oraz po drugie, aby ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona była w poprawny sposób.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF obowiązkowy: terminarz 2025/2026 [tabela]. Kto przekroczył 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. musi wystawiać faktury w KSeF wcześniej

Od kiedy trzeba fakturować obowiązkowo za pośrednictwem KSeF – od 1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.? Okazuje się, że kluczowa w wyznaczeniu tego terminu jest wartość sprzedaży brutto osiągnięta w 2024 r., a nie, jak wcześniej zakładano, w 2025 r. To oznacza, że podatnicy już teraz mogą ustalić, od kiedy będą musieli stosować nowy obowiązek fakturowania. Próg graniczny to 200 mln zł obrotów brutto – kto go przekroczy, wdroży KSeF wcześniej. Dodatkowy czas (do końca 2026 r.) na przygotowanie przewidziano m.in. dla wystawiających faktury z kas rejestrujących i podmiotów o niewielkiej skali sprzedaży.

Badania techniczne od 19 września. Nowe stawki dla kierowców!

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA