REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Molik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Rozliczenie podatku kończy się w momencie przedawniania się zobowiązania podatkowego. Do tego czasu należy przechowywać dokumenty podatkowe związane z daną deklaracją.

 

Podatnicy zobowiązani są do przechowywania dokumentów podatkowych, bowiem w każdej chwili organ podatkowy może skontrolować, czy rozliczenie zostało wypełnione prawidłowo. Dokumenty rejestrujące różne zdarzenia gospodarcze objęte są jednak nieco innym okresem przechowywania.

Co do zasady pięć lat

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Według definicji przyjętej w ustawie Ordynacja podatkowa, księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry.

Taki sam okres przechowywania dokumentów dotyczy podatników VAT. Zobowiązani są oni przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podobnie, jeśli chodzi osoby fizyczne rozliczające podatek dochodowy PIT. W praktyce na podatnikach spoczywa obowiązek gromadzenia kserokopii nie tylko zeznań rocznych, ale również dokumentów potwierdzających wydatki odliczone w ramach ulg podatkowych, wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodu - a nie uwzględnione w drukach PIT przesyłanych przez płatników, a także inne dokumenty uzyskane od organów związane z procedurą podatkową.

Szczególne obowiązki w tym zakresie ustawa nakłada na płatników oraz inkasentów. W myśl przepisów powinni oni przechowywać wszystkie dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia swoich zobowiązań. Po tym okresie płatnicy oraz inkasenci zobowiązani są przekazać wszystkie dokumenty podatnikom. Jeśli jest to niemożliwe, dokumenty powinny zostać przez nich zniszczone.

WAŻNA LICZBA

2013 rok - do końca tego roku należy przechowywać dokumenty związane z zobowiązaniem podatkowym za 2007 rok

Warto zaznaczyć, że w przypadku likwidacji osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej należy zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych, najpóźniej ostatniego dnia działania tych podmiotów.

Dokumentacja rachunkowa

Szczególne terminy przechowywania dokumentów nakładają na podatników przepisy ustawy o rachunkowości. Ogólnie przyjętą zasadą jest, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, a księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez co najmniej pięć lat. Również dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości należy pozostawić do potencjalnej dyspozycji właściwych organów przez okres nie krótszy niż pięć lat od upływu jej ważności.

Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy pozostawić przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, ale nie krócej niż pięć lat.

W przypadku prowadzenia sprzedaży detalicznej dowody księgowe dotyczące wpływów z tego tytułu przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Dowody księgowe związane z rozpoczętymi wieloletnimi inwestycjami, zaciągniętymi pożyczkami i kredytami oraz zawartymi umowami handlowymi, a także roszczeniami dochodzonymi w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez pięć lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje zostały ostatecznie spłacone lub rozliczone, a w przypadku postępowań zakończone lub przedawnione.

Najkrócej, bo tylko 12 miesięcy, należy przechowywać dokumenty rękojmi lub reklamacji. Termin ten liczyć należy jednak dopiero po wygaśnięciu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Trzeba zaznaczyć, że wszystkie okresy przechowywania przewidziane dla rachunkowości oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Szczególne terminy przedawnienia

W praktyce część dokumentów, szczególnie rachunki czy faktury zakupu, które co do zasady powinny być przechowywane pięć lat, często należy trzymać o wiele dłużej. Związane jest to przede wszystkim z odpisami amortyzacyjnymi. W takim przypadku termin przechowywania liczy się od końca roku, w którym po raz ostatni odpisy amortyzacyjne od środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych zaliczone zostały w koszty uzyskania przychodów. I tak na przykład okres amortyzacji metodą liniową telefonów komórkowych czy kas fiskalnych przy stawce 20 proc. wynosi pięć lat. W praktyce powoduje to, że po zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów ostatniego odpisu należy łącznie przechowywać dokumenty związane z tymi środkami trwałymi przez blisko 11 lat.

SANKCJE ZA NIEPRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW PODATKOWYCH

- Kara grzywny do 240 stawek dziennych za nieprzechowywanie:

- księgi rachunkowej;

- podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

- ewidencji oraz rejestru;

- czy zapisu kasy rejestrującej.

W miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki.

- Kara grzywny do 180 stawek dziennych za nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów.

- Kara grzywny za wykroczenie skarbowe w przypadkach nadużyć prawa mniejszej wagi za nieprzechowywanie faktur i rachunków.


PRZEMYSŁAW MOLIK

przemyslaw.molik@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

Art. 32, art. 86 oraz art. 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 112, art. 116 ust. 10 oraz art. 134 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Art. 62 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).

Art. 73 oraz 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA