REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Przemysław Molik
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Rozliczenie podatku kończy się w momencie przedawniania się zobowiązania podatkowego. Do tego czasu należy przechowywać dokumenty podatkowe związane z daną deklaracją.

 

Podatnicy zobowiązani są do przechowywania dokumentów podatkowych, bowiem w każdej chwili organ podatkowy może skontrolować, czy rozliczenie zostało wypełnione prawidłowo. Dokumenty rejestrujące różne zdarzenia gospodarcze objęte są jednak nieco innym okresem przechowywania.

Co do zasady pięć lat

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Według definicji przyjętej w ustawie Ordynacja podatkowa, księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry.

Taki sam okres przechowywania dokumentów dotyczy podatników VAT. Zobowiązani są oni przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podobnie, jeśli chodzi osoby fizyczne rozliczające podatek dochodowy PIT. W praktyce na podatnikach spoczywa obowiązek gromadzenia kserokopii nie tylko zeznań rocznych, ale również dokumentów potwierdzających wydatki odliczone w ramach ulg podatkowych, wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodu - a nie uwzględnione w drukach PIT przesyłanych przez płatników, a także inne dokumenty uzyskane od organów związane z procedurą podatkową.

Szczególne obowiązki w tym zakresie ustawa nakłada na płatników oraz inkasentów. W myśl przepisów powinni oni przechowywać wszystkie dokumenty do czasu upływu terminu przedawnienia swoich zobowiązań. Po tym okresie płatnicy oraz inkasenci zobowiązani są przekazać wszystkie dokumenty podatnikom. Jeśli jest to niemożliwe, dokumenty powinny zostać przez nich zniszczone.

WAŻNA LICZBA

2013 rok - do końca tego roku należy przechowywać dokumenty związane z zobowiązaniem podatkowym za 2007 rok

Warto zaznaczyć, że w przypadku likwidacji osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej należy zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych, najpóźniej ostatniego dnia działania tych podmiotów.

Dokumentacja rachunkowa

Szczególne terminy przechowywania dokumentów nakładają na podatników przepisy ustawy o rachunkowości. Ogólnie przyjętą zasadą jest, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, a księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przechowuje się przez co najmniej pięć lat. Również dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości należy pozostawić do potencjalnej dyspozycji właściwych organów przez okres nie krótszy niż pięć lat od upływu jej ważności.

Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należy pozostawić przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, ale nie krócej niż pięć lat.

W przypadku prowadzenia sprzedaży detalicznej dowody księgowe dotyczące wpływów z tego tytułu przechowuje się do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

Dowody księgowe związane z rozpoczętymi wieloletnimi inwestycjami, zaciągniętymi pożyczkami i kredytami oraz zawartymi umowami handlowymi, a także roszczeniami dochodzonymi w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przechowuje się przez pięć lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje zostały ostatecznie spłacone lub rozliczone, a w przypadku postępowań zakończone lub przedawnione.

Najkrócej, bo tylko 12 miesięcy, należy przechowywać dokumenty rękojmi lub reklamacji. Termin ten liczyć należy jednak dopiero po wygaśnięciu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Trzeba zaznaczyć, że wszystkie okresy przechowywania przewidziane dla rachunkowości oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Szczególne terminy przedawnienia

W praktyce część dokumentów, szczególnie rachunki czy faktury zakupu, które co do zasady powinny być przechowywane pięć lat, często należy trzymać o wiele dłużej. Związane jest to przede wszystkim z odpisami amortyzacyjnymi. W takim przypadku termin przechowywania liczy się od końca roku, w którym po raz ostatni odpisy amortyzacyjne od środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych zaliczone zostały w koszty uzyskania przychodów. I tak na przykład okres amortyzacji metodą liniową telefonów komórkowych czy kas fiskalnych przy stawce 20 proc. wynosi pięć lat. W praktyce powoduje to, że po zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów ostatniego odpisu należy łącznie przechowywać dokumenty związane z tymi środkami trwałymi przez blisko 11 lat.

SANKCJE ZA NIEPRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW PODATKOWYCH

- Kara grzywny do 240 stawek dziennych za nieprzechowywanie:

- księgi rachunkowej;

- podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

- ewidencji oraz rejestru;

- czy zapisu kasy rejestrującej.

W miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki.

- Kara grzywny do 180 stawek dziennych za nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów.

- Kara grzywny za wykroczenie skarbowe w przypadkach nadużyć prawa mniejszej wagi za nieprzechowywanie faktur i rachunków.


PRZEMYSŁAW MOLIK

przemyslaw.molik@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

Art. 32, art. 86 oraz art. 88 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 112, art. 116 ust. 10 oraz art. 134 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Art. 62 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).

Art. 73 oraz 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

REKLAMA

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

REKLAMA

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

REKLAMA