Jak prawidłowo wypełnić deklaracje PIT-4R i PIT-8AR

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2007 r. znacznie uproszczono obowiązki sprawozdawczo-informacyjne płatników w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Od tej daty płatnicy (m.in. pracodawcy, zleceniodawcy, zamawiający dzieło) nie mają już obowiązku składania comiesięcznych deklaracji na zaliczki na podatek ani comiesięcznych deklaracji dotyczących podatku pobieranego na tzw. zasadach zryczałtowanych. W zamian należy natomiast przesłać do urzędu skarbowego deklaracje roczne PIT-4R i PIT-8AR. Warto w tym miejscu powołać się wyrok NSA z 15 stycznia 2003 r.

Z orzecznictwa

Podkreśla się, że ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) zawiera normy bezwzględnie obowiązujące

płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych i nie przewiduje żadnej możliwości odstąpienia przez płatnika od obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia kwoty podatku.

Wyrok NSA z 15 stycznia 2003 r., sygn. akt SA/Bd 46/03

Gdzie znaleźć wzory formularzy

Wzory deklaracji rocznych PIT-4R i PIT-8AR są określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 15 grudnia 2006 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Formularze tych deklaracji możemy także ściągnąć ze strony internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Jak wypełnić PIT-4R

Ze względu na ograniczoną ilość miejsca nie możemy opublikować wypełnionego formularza PIT-4R, natomiast objaśnimy na przykładzie krok po kroku, jak to zrobić.

Dla uproszczenia schemat wypełniania PIT-4R przedstawiamy na przykładzie jednego pracownika, który przez cały 2007 r. otrzymywał pensję w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, a w listopadzie otrzymał dodatkowo bon towarowy sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) o wartości 500 zł. Zakład pracy był uprawniony do pomniejszania zaliczki na podatek na podstawie oświadczenia pracownika PIT-2 (zakładamy, że przychody pracownika mieściły się w I przedziale skali podatkowej, obowiązującej w 2007 r.).

Kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2007 r. wynosiła brutto 936 zł. Pracownik otrzymał zatem w 2007 r. wynagrodzenia w następującej wysokości:

Od 1 stycznia do 30 czerwca 2007 r.

Przez okres tych sześciu miesięcy pracownik otrzymywał „na rękę” (po odjęciu kosztów uzyskania, kwoty wolnej, odprowadzeniu zaliczki na podatek dochodowy i oskładkowaniu) kwotę 675,40 zł.

Od 1 stycznia do 30 czerwca 2007 r. stopa procentowa składki na ubezpieczenie rentowe wynosiła 13% podstawy wymiaru, przy czym składkę w wysokości 6,5% podstawy wymiaru finansowali z własnych środków ubezpieczeni, a składkę w wysokości 6,5% podstawy wymiaru finansowali z własnych środków płatnicy.

1. Należne składki na ubezpieczenia społeczne za jeden miesiąc tego okresu:

• 9,76% ubezpieczenie emerytalne (936 zł × 9,76% = 91,35 zł),

• 6,50% ubezpieczenie rentowe (936 zł × 6,50% = 60,84 zł),

• 2,45% ubezpieczenie chorobowe (936 zł × 2,45% = 22,93 zł).

Razem składki wynosiły: (91,35 zł + 60,84 zł + 22,93 zł) = 175,12 zł.

936 zł - 175,12 zł = 760,88 zł.

2. Koszty uzyskania przychodów i podstawa opodatkowania za jeden miesiąc tego okresu (zakładamy, że pracownik otrzymywał przychody z tytułu jednego zatrudnienia i przysługiwały mu miesięczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów w wysokości 108,50 zł):

760,88 zł - 108,50 zł = 652,38 zł, tj. 652 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych.

3. Ustalamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne za jeden miesiąc tego okresu.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne przekazywana do ZUS (9% podstawy):

(936 zł - 175,12 zł) × 9% = 760,88 zł × 9% = = 68,48 zł.

4. Obliczona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych za jeden miesiąc tego okresu (po odjęciu kwoty wolnej od podatku w wysokości 47,71 zł):

652 zł × 19% = 123,88 zł,

123,88 zł - 47,71 zł = 76,17 zł.

Z czego część składki na ubezpieczenie zdrowotne (7,75%) potrącana z zaliczki na podatek dochodowy wynosiła:

760,88 zł × 7,75% = 58,97 zł.

A zatem miesięczna zaliczka na podatek dochodowy odprowadzana do urzędu skarbowego w tym okresie wynosiła:

76,17 zł - 58,97 zł = 17,20 zł, tj. 17 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych.

5. Pracownik otrzymywał netto miesięcznie:

936 zł - 175,12 zł - 17 zł - 68,48 zł = 675,40 zł.

Od 1 lipca do 31 grudnia 2007 r.

Przez okres pięciu miesięcy pracownik otrzymywał „na rękę” (po odjęciu kosztów uzyskania, kwoty wolnej, odprowadzeniu zaliczki na podatek dochodowy i oskładkowaniu) kwotę 675,40 zł. W listopadzie pracownikowi wypłacono kwotę 1102,95 zł z uwagi na otrzymanie bonu sfinansowanego ze środków ZFŚS o wartości 500 zł.

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Od 1 lipca do 31 grudnia 2007 r. stopa procentowa składki na ubezpieczenie rentowe wynosiła 10% podstawy wymiaru, przy czym składkę w wysokości 3,5% podstawy wymiaru finansowali z własnych środków ubezpieczeni, a składkę w wysokości 6,5% podstawy wymiaru finansowali z własnych środków płatnicy.

1. Należne składki na ubezpieczenia społeczne za lipiec, sierpień, wrzesień, październik i grudzień:

• 9,76% ubezpieczenie emerytalne (936 zł × 9,76% = 91,35 zł),

• 6,50% ubezpieczenie rentowe (936 zł × 3,50% = 32,76 zł),

• 2,45% ubezpieczenie chorobowe (936 zł × 2,45% = 22,93 zł).

Razem składki wynosiły: (91,35 zł + 32,76 zł + 22,93 zł) = 147,04 zł.

936 zł - 147,04 zł = 788,96 zł.

2. Koszty uzyskania przychodów i podstawa opodatkowania za jeden miesiąc tego okresu (zakładamy, że pracownik otrzymywał przychody z tytułu jednego zatrudnienia i przysługiwały mu miesięczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów w wysokości 108,50 zł):

788,96 zł - 108,50 zł = 680,46 zł, tj. 680 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych.

3. Ustalamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne za jeden miesiąc tego okresu.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne przekazywana do ZUS (9% podstawy):

(936 zł - 147,04 zł) × 9% = 788,96 zł × 9% = 71,01 zł.

4. Obliczona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych za jeden miesiąc tego okresu (po odjęciu kwoty wolnej od podatku w wysokości 47,71 zł):

680 zł × 19% = 129,20 zł,

129,20 zł - 47,71 zł = 81,49 zł.

Z czego część składki na ubezpieczenie zdrowotne (7,75%) potrącana z zaliczki na podatek dochodowy wynosiła: 788,96 zł × 7,75% = 61,14 zł.

A zatem miesięczna zaliczka na podatek dochodowy odprowadzana do urzędu skarbowego w tym okresie wynosiła:

81,49 zł - 61,14 zł = 20,35 zł, tj. 20 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych.

5. Pracownik otrzymywał netto miesięcznie:

936 zł - 147,04 zł - 20 zł - 71,01 zł = 697,95 zł.

Obliczenie wynagrodzenia pracownika za listopad 2007 r.

Wartość bonu (500 zł) należało doliczyć do płacy zasadniczej pracownika pomniejszonej o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne:

936 zł - 147,04 zł = 788,96 zł + 500 zł = 1288,96 zł.

Od tej kwoty należało odjąć zryczałtowane miesięczne pracownicze koszty uzyskania przychodów:

1288,96 zł - 108,50 zł = 1180,46 zł, tj. 1180 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych.

Zaliczka na podatek wyniosła: 1180 zł × 19% = 224,20 zł - 47,71 zł (kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek) = 176,49 zł - 61,14 zł (część składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczana od podatku 7,75%) = 115,35 zł, tj. 115 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych.

Wynagrodzenie pracownika netto (do wypłaty) za listopad 2007 r. wynosiło:

936 zł + 500 zł (wartość bonu) = 1436 zł - 147,04 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) = 1288,96 zł - - 115 zł (zaliczka na podatek) = 1173,96 zł - 71,01 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9%) = 1102,95 zł.

Wypełniając deklarację PIT-4R, należy podać NIP płatnika (poz. 1 deklaracji), a także rok, za który jest składana (poz. 4).

W części A należy określić miejsce i cel składania deklaracji, zaś w części B płatnik podaje swoje dane.

Część C deklaracji składa się z 13 wierszy i stanowi wykaz należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego.

I tak, płatnik z naszego przykładu wypełnia wiersz 1 części C deklaracji (dotyczy m.in. zakładów pracy). Ten wiersz jest podzielony tabelarycznie na 12 miesięcy (I-XII), należy podać liczbę podatników i należne zaliczki za poszczególne miesiące.

W naszym przykładzie w wierszu 1:

• w poz. 19-36 należy wpisać 1 (liczba pracowników, których obejmuje deklaracja),

• w poz. 25-30 należy wpisać 17 zł (kwota zaliczki na podatek za te miesiące),

• w poz. 37-40 i poz. 42 należy wpisać 20 zł (kwota zaliczki na podatek za te miesiące),

• w poz. 41 należy wpisać 115 zł.

W wierszu 3 należy wpisać sumę należnych zaliczek za poszczególne miesiące roku podatkowego, wykazanych w wierszu 1 (należy zatem podsumować zaliczki od wszystkich pracowników w poszczególnych miesiącach).

Wiersz 4 służy do wyszczególnienia zaliczek, których pobór został ograniczony na wniosek podatnika na podstawie art. 32 ust. 2 updof. Chodzi o świadczenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, gdy doliczenie całej wartości w momencie uzyskania tych świadczeń spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w danym miesiącu w stosunku do wypłaty. W takim przypadku pozostała część zaliczki jest pobierana w następnych miesiącach roku podatkowego (nie dotyczy to naszego przykładu).

W wierszu 5 należy wpisać te zaliczki, które przypadały do pobrania w związku z ograniczeniem poboru w poprzednich miesiącach.

Wiersz 6 dotyczy dodatkowo pobranego podatku wynikającego z rozliczenia za rok ubiegły (od stycznia do kwietnia 2007 r. - art. 37 ust. 4 updof).

Wiersz 7 służy do rozliczania nadpłaty wynikającej z rozliczenia za rok ubiegły (tj. tutaj za 2006 r.) oraz zwrotów nadpłat w gotówce, zaliczonych na poczet należnej zaliczki (art. 37 ust. 4 updof).

W wierszu 8 należy wpisać kwoty pobranego podatku, przekazanego na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych.

W wierszu 10 uwzględniamy zaliczki na podatek pobrane w trakcie roku od świadczeń z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 updof (dotyczy m.in. umów zlecenia i umów o dzieło).

W wierszu 11 należy dokonać podsumowania kwoty pobranych zaliczek i podatku za poszczególne miesiące 2007 r. (od sumy kwot za poszczególne miesiące z wiersza 3, 5, 6, 9 i 10 należy odpowiednio odjąć sumę kwot z wierszy 4, 7 i 8; jeżeli różnica w danym miesiącu jest liczbą ujemną, wpisuje się zero).

W wierszu 12 należy określić wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego za poszczególne miesiące, zaokrąglając je do pełnych złotych (art. 28 w zw. z art. 63 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa). Z tytułu terminowego wpłacania podatków płatnikom przysługuje wynagrodzenie wynoszące 0,3% kwoty podatków pobranych (§ 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa). Kwoty wynagrodzenia należy odjąć od kwot za poszczególne miesiące z wiersza 11, pozostałość wpisać w wierszu 13 (kwoty do wypłaty). Jeżeli różnica w danym miesiącu jest liczbą ujemną, wpisuje się zero.

Płatnik ma obowiązek wyjaśnić ewentualną różnicę, występującą między kwotą pobranego podatku a kwotą podatku wpłaconego (art. 38 ust. 1 updof). Wyjaśnienie dotyczące wpłaty należy zamieścić w części D deklaracji (poz. 177).

W części E deklaracji (oświadczenie płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczania i pobrania podatku) musi się znaleźć imię, nazwisko, podpis oraz pieczątka osoby odpowiedzialnej za obliczanie i pobranie podatku.

Zapamiętaj!

Przed złożeniem deklaracji PIT-4R warto sprawdzić, czy nie zawiera ona błędów rachunkowych. Chodzi przede wszystkim o prawidłowo wypełnioną część C deklaracji (wykaz należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego).

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673)

• Ustawa z 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 202, poz. 1956; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 263, poz. 2619)

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1671)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 15 grudnia 2006 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz.U. Nr 243, poz. 1760; zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 73, poz. 486)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2434)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. Nr 240, poz. 2065)