REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo rozliczyć delegacje służbowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Odbywając podróż służbową, podatnikowi przysługują diety. Tylko właściwe udokumentowanie wydatków na takie podróże pozwala zaliczyć je do kosztów.

 

Czy ważny jest dany kurs NBP

W związku z prowadzoną działalnością spółka ponosi koszty służbowych delegacji zagranicznych. Czy przy przeliczaniu wydatków na złote ważny jest kurs NBP?

Tak

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego z ostatniego dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie zaksięgowanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Rozliczenie kosztów podróży służbowych poza granicami kraju jest dokonywane w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

Dieta wyrażona w walucie obcej, jako koszt pracodawcy, przeliczana jest na złote według ogólnej reguły, tj. według kursu średniego z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.

Podstawa prawna

- Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy zaliczki na diety będą kosztem

Czy zaliczki na poczet diet i ryczałtów za noclegi kierowców będących pracownikami stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów?

Tak

Aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione następujące warunki: celem wydatku powinno być osiągnięcie przychodów lub jego zachowanie albo zabezpieczenie; wydatek nie znajduje się na liście zawartej w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, stanowiącej katalog wyłączeń, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Pojęcie podróży służbowej nie jest zdefiniowane w prawie podatkowym, definicji takiej nie zawiera również prawo pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeśli umowa o pracę nie przewiduje dodatkowych warunków, służbowy wyjazd kierowcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, będzie podróżą służbową. W odniesieniu do pracowników, żaden przepis nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety z tytułu podróży służbowych pracowników. Jedynymi wydatkami związanymi z podróżą służbową pracownika, których zaliczenie w ciężar kosztów firmy podatnika jest ograniczone, są wydatki dotyczące korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej.

Jeśli zatem mamy do czynienia z podróżą służbową pracownika-kierowcy, to diety i inne należności otrzymane za czas tej podróży, ustalone i przyznane, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także wydatki kierowców poniesione i prawidłowo udokumentowane związane z zakupem paliwa czy wydatkami na opłaty drogowe, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

- Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy dowodem będzie elektroniczna rezerwacja

Czy w przypadku elektronicznej rezerwacji hotelu i biletu na przelot tanimi liniami lotniczymi i zapłaty firmową kartą kredytową daje wystarczające potwierdzenie poniesienia przedmiotowych wydatków na rzecz pracownika i stanowi podstawę do zastosowania zwolnienia z PIT?

Tak

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika; podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

W konsekwencji, ustawodawca nie uzależnił zastosowania przedmiotowego zwolnienia od formy udokumentowania przez pracownika poniesionych wydatków. W przepisie tym powołano odrębne uregulowania prawa pracy dotyczące podróży służbowych poza granicami kraju. Stosowanie zwolnienia podatkowego uzależnione jest zatem od potwierdzenia poniesienia kosztów w formie przewidzianej w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowej. Rozporządzenie to powołuje się na: dokumenty (rachunki); bilety; rachunki hotelowe; oświadczenia pracownika składane w przypadku braku możliwości uzyskania potwierdzenia poniesienia wydatku w wymienionych formach.

Dokument będący wydrukiem internetowym oraz wydruk operacji bankową kartą kredytową, po uzupełnieniu o brakujące dane (m.in. opis całej transakcji) stanowić może podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do przychodów zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym. Wydatki przewyższające limity ustalone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Ponadto wydatki związane z podróżami służbowymi powinny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, np. dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem spółki.

Podstawa prawna

- Art. 12, art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy ulgowe przejazdy są wolne od PIT

Czy świadczenia z tytułu wykupu uprawnień do ulgowych przejazdów kolejowych, w celu odbywania podróży służbowych, dla pracowników są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Tak

Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Uprawnienia do ulgowych przejazdów pracownicy wykorzystują wyłącznie w celach służbowych. W związku z tym należności z tytułu tych uprawnień do wysokości określonej w przepisach korzystają ze zwolnienia od PIT.

Podstawa prawna

- Art. 12, art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy wartość wynajmu jest wolna od PIT

Czy kwota stanowiąca zwrot kosztów przeniesienia pracownika do pracy w innej miejscowości oraz kwota stanowiąca rekompensatę kosztów wynajmu lokalu mieszkalnego w związku z przeniesieniem do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienia, jest wolna od podatku?

Nie

Wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.

Pojęcia podróż służbowa i polecenie służbowe występują w kodeksie pracy, zaś przeniesienie służbowe nie. W związku z tym, gdyby wolą ustawodawcy było objęcie analogicznym zwolnieniem nie tylko przychodów ze stosunku służbowego, ale również przychodów ze stosunku pracy, to wskazałby, że dotyczy ono także kwot otrzymanych w związku ze zmianą miejsca pracy.

Reasumując, zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT nie obejmuje kwot wypłacanych przez spółkę swoim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, a więc na spółce ciążą obowiązki płatnika dla podmiotów wypłacających świadczenia ze stosunku pracy.

Podstawa prawna

- Art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Czy zagraniczne diety się uwzględnia

Czy w związku z realizacją usług na terenie Niemiec podatnik będzie miał możliwość zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet i noclegów?

Tak

Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w art. 23 ustawy o PIT, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, nie wyłączając tych, które związane są pośrednio z uzyskiwanymi przychodami, a mianowicie z funkcjonowaniem źródła przychodów.

Artykuł 23 ustawy o PIT nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Zawiera jedynie regulację, zgodnie z którą nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy i osób współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przepisami tymi są odpowiednio:

- dla podróży krajowych - rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990),

- dla podróży zagranicznych - rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991).

Natomiast koszty dotyczące wynajmu mieszkania powinny być udokumentowane stosowną umową lub rachunkiem przetłumaczonym na język polski.

Po spełnieniu wskazanych warunków podatnik ma prawo uwzględnienia w swoich rozliczeniach wydatków na podróż służbową do Niemiec.

Podstawa prawna

- Art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).


EWA MATYSZEWSKA

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA