Jak rozliczać VAT z faktur za media prowadząc działalność w domu

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu jest dość powszechne. Prowadząc działalność, która nie wymaga np. przyjmowania klientów w siedzibie, czy prowadzenia salonu sprzedaży (np. sklep internetowy) podatnicy często decydują się na umiejscowienie siedziby firmy we własnym mieszkaniu lub domu. Sposób wydzielenia powierzchni na potrzeby działalności może być różny, może być to np. piętro w domu lub garaż, wyłączone z użytku prywatnego i wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności. Znacznie częściej jednak jest to część powierzchni mieszkania lub domu, którą czasem trudno wydzielić fizycznie, choćby ze względu na wielkość lokum czy układ pomieszczeń.

Wydatki na towary i usługi dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeśli towary te i usługi są wykorzystywane na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Z kolei podatkiem naliczonym jest m.in. suma kwot wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika. Przepisy określają szczegółowe zasady wystawiania faktur, w tym wystawianych podatnikowi. W celu skorzystania z odliczenia wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane oraz konieczne jest wykazanie ich związku z prowadzoną działalnością.

Większość osób, prowadząc działalność w mieszkaniu, nie zmienia podpisanych umów o dostawę wody, gazu, prądu, które zawarło jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności lub zostały zawarte przez oboje małżonków. W takim wypadku, aby odliczyć VAT, konieczna będzie zmiana tej umowy, tak aby faktury były wystawiane na podatnika (z podaniem nazwy, pod jaką jest prowadzona działalność, nr NIP itp. - zgodnie z danymi podanymi w zgłoszeniu VAT-R). Należy przy tym pamiętać, że niektóre przedsiębiorstwa posiadają różne ceny sprzedaży dla gospodarstw domowych i firm.

Jeśli wydatki zostały należycie udokumentowane, by móc korzystać z odliczenia VAT, podatnik musi udowodnić ich związek z prowadzoną działalnością. W komfortowej sytuacji są podatnicy, u których powierzchnia wykorzystywana do prowadzenia działalności jest wydzielona fizycznie. Mogą oni założyć dodatkowe liczniki i bez większych wątpliwości wykazać ten związek. W gorszej sytuacji są podatnicy, którzy nie mają takiej możliwości. Na potrzeby podatku dochodowego można obliczyć udział powierzchni wykorzystywanej na działalność w całej powierzchni i stosować proporcjonalne rozliczenie kosztów. Podobnie można określać część wydatków, od których będziemy odliczać VAT. Może być to jednak kwestionowane przez organy. Przepis wiążący odliczenie VAT z kosztami uzyskania przychodów WSA w Warszawie uznał za sprzeczny z przepisami wspólnotowymi. Zasada ta może się okazać niewystarczająca w przypadku, gdy sprzęt domowy (np. AGD) zużywa więcej energii elektrycznej niż sprzęt wykorzystywany na potrzeby działalności. Organ może pokusić się o porównanie wydatków na media przez rozpoczęciem działalności i po jej rozpoczęciu, a w konsekwencji kwestionować skuteczność proporcjonalnego określania części wydatków związanych z prowadzoną działalnością. W przypadku mediów, których wykorzystanie na potrzeby działalności można mierzyć, bezpieczniej oprzeć się na dokonywanych pomiarach. Aby je zakwestionować, organ musiałby przeprowadzić własne.

ANDRZEJ NIKOŃCZYK

doradca podatkowy, Kancelaria Podatkowa Ożóg i Wspólnicy