Promocja i marketing a koszty reprezentacji

Pojęcia zawarte w tytule niniejszego opracowania nie zostały zdefiniowane ani w ustawach podatkowych, ani też w aktach z innych gałęzi prawa. Dla podatników oznacza to przede wszystkim niepewność co do skutków podatkowych podjętych działań promocyjno-marketingowych. Organom skarbowym daje zaś zbyt dużą dowolność w zakresie ustalania, które z kosztów mają charakter reprezentacyjny. Stan taki, mimo krytyki, trwa od początku 2007 r.

Nowelizacja obydwu ustaw o podatkach dochodowych, która weszła w życie właśnie w tym czasie, bardzo skomplikowała sytuację podatników prowadzących działalność gospodarczą.

Obecnie art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. stanowią, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Podatnicy utracili zatem „wentyl bezpieczeństwa”, w postaci możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych tej części wydatków na reprezentację, która swą wysokością nie przekraczała 0,25 proc. przychodów.

W poszukiwaniu definicji

Organy aparatu skarbowego i sądy administracyjne od dawna próbowały wyjaśnić podatnikom, czym jest reprezentacja i jak ją odróżnić od reklamy oraz innych działań marketingowych. Efekty tych wysiłków były mierne, bo jak się wydaje, definiujący nie mają dostatecznego rozeznania w definiowanej materii.

Do dziś w licznych interpretacjach znaleźć można echo opinii Ministerstwa Finansów, wyrażonej w piśmie z 17 lipca 1995 r. (nr PO 4/AK-722-702/95). Resort stwierdził w nim, że wobec braku definicji legalnej pojęcia reprezentacja należy przyjąć jego wykładnię językową, zgodnie z którą oznacza ono okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną.

Powszechnie powielane jest też zdanie, że reprezentację od marketingu (przede wszystkim w formie reklamy) odróżnia przedmiot, na który podejmowane czynności są ukierunkowane. W tym pierwszym przypadku chodzi o promowanie działalności danego przedsiębiorcy i kształtowanie jego pozytywnego wizerunku, natomiast w drugim o podanie odbiorcy dodatkowych informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwości nabycia (por. wyrok NSA z 26 września 2000 r., sygn. akt III SA 1994/99).

Drobny poczęstunek - standard czy okazałość

Praktyczne wykorzystanie przedstawionych powyżej definicji jest jednak niezwykle trudne, o czym może przekonać się każdy, kto zechce podjąć potencjalnych klientów lub kontrahentów drobnym poczęstunkiem. Pytanie o to, jak, pod względem podatkowym, potraktować związane z tym wydatki, towarzyszy podatnikom od lat.

Początkowo wątpliwości koncentrowały się wokół kwestii: czy kawa, herbata lub ciastka to przejaw wystawności, czy też zachowanie typowe, zwyczajowo przyjęte w naszej kulturze.

Opinie prezentowane przez organy skarbowe w tej sprawie były różnorodne, choć z czasem zaczął przeważać pogląd o standardowym charakterze poczęstunku. Takie podejście umożliwiało podatnikom rozliczanie wydatków na katering lub zakup artykułów żywnościowych w kosztach bieżącej działalności firmy, bez sugerowania się ustawowym limitem.

Po nowelizacji przepisów powstał zaś problem: czy każdy wydatek poniesiony na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów należy traktować jako mieszczący się w pojęciu reprezentacji, czy tylko taki, który wiąże się z okazałością.

Organy podatkowe skłaniają się najczęściej ku tej pierwszej możliwości. I tak np. Urząd Skarbowy w Zgierzu uznał, że „odnośnie do zakupu kawy, herbaty i ciastek w celu zorganizowania poczęstunku w trakcie spotkań (...) tut. organ jest zdania, że obecnie z przepisów podatkowych jednoznacznie wynika, że w ramach kosztów reprezentacji wydatków na artykuły spożywcze i napoje nie zalicza się do kosztów podatkowych” (postanowienie z 25 września 2007 r., nr I-1/415/53/07).

Odmiennego zdania jest z kolei Izba Skarbowa w Poznaniu „wydatki na zakup usług kateringowych, artykułów spożywczych, stanowiących zwyczajowy poczęstunek kontrahentów i należących do powszechnie obowiązujących kanonów kultury, oraz koszt występów artystycznych podczas imprezy o charakterze reklamowym, promocyjnym czy targów, wystaw, sympozjów oraz pokazów mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, pod warunkiem że przedmiotowe wydatki nie będą miały charakteru wytworności lub okazałości oraz będą gospodarczo i racjonalnie uzasadnione” (interpretacja z 13 lutego 2008 r., nr ILPB3/423-235/07-2/MC).

Stanowisko to wydaje się prawidłowe, ponieważ gdyby zamiarem ustawodawcy miało być całkowite wyeliminowanie omawianych wydatków spośród kosztów uzyskania przychodów, nastąpiłoby to wprost, bez odniesienia do kosztów reprezentacji.

Z przepisów art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. wynika zatem, że wydatki poniesione na zakup usług gastronomicznych, żywności i napojów (w tym także alkoholu) mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym.

Dla porządku należy dodać, że w zakresie oceny skutków podatkowych poczęstunku oferowanego klientom organy wypracowały także trzecią, pośrednią linię interpretacyjną. Jej wyrazicielem jest m.in. Podlaski Urząd Skarbowy. W postanowieniu z 21 maja 2007 r. (nr PO-II/423/15/AN/07) urząd ten stwierdził, że „wydatki w postaci wynajmu powierzchni wystawienniczej, (...) zakupu innych towarów, takich jak kwiaty, słodycze, napoje i inne artykuły spożywcze (niemające charakteru wytworności lub okazałości), ogólnie dostępne dla uczestników targów, koszty transportu ww. eksponatów na miejsce organizowania targów oraz obsługi stosika przez hostessy stanowią jej (spółki - przypis autora) koszty uzyskania przychodów, jako wydatki związane z reklamą. Natomiast koszty poniesione w związku z zakupem usług gastronomicznych, alkoholu lub innych kosztownych prezentów, nieopatrzonych w logo firmy, z przeznaczeniem dla potencjalnych klientów biorących udział w targach, należy zakwalifikować do kosztów reprezentacji, niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodów”.

Zaprezentowana opinia wydaje się zupełnie nieuzasadniona. Częstowanie klientów zakupionymi słodyczami czy napojami służy oczywiście promocji, ale z pewnością nie jest reklamą, nawet jeśli samo spotkanie odbywa się w celach reklamowych. Z kolei zakup usług gastronomicznych (czy nawet alkoholu) samo przez się nie musi jeszcze oznaczać wystawności, wiele bowiem zależy od okoliczności, w jakich odbywa się dana akcja promocyjna.

W tej sytuacji poczęstunek mieszczący się w ramach uprzejmości i dobrych obyczajów należy zaliczyć do kosztów bieżącej działalności.

Duży może więcej

I choć wykładnia powołanym powyżej przepisów przypomina błądzenie we mgle, to daje się zauważyć pewną prawidłowość: organy podatkowe łaskawszym okiem patrzą na wydatki czynione przez duże firmy. Drobny przedsiębiorca może napotkać trudności przy podatkowym rozliczeniu herbaty i wody mineralnej podawanych kontrahentowi podczas negocjacji handlowych, podczas gdy spółka działająca w większej skali nie będzie miała kłopotu z rozpoznaniem jako kosztu wydatku znacznie bardziej ekstrawaganckiego.

I tak np. urząd skarbowy w Nowym Targu zaakceptował niebanalny sposób promocji z wykorzystaniem paralotni: „przedsiębiorcy samodzielnie podejmują decyzje w zakresie ponoszonych wydatków na rzecz prowadzonych firm, jak również decydują, jaki środek trwały zakupiony do ich przedsiębiorstwa będzie przyczyniał się i w jakim stopniu do zwiększania osiąganych przychodów. Wnioskodawcy uznali, iż na potrzeby reklamowania ich placówek handlowych wskazany będzie zakup paralotni z odpowiednimi napisami reklamowymi, co wskazuje, iż decyzja o poniesieniu takiego wydatku podjęta została z myślą o oryginalnej metodzie zachęcenia potencjalnych klientów do nabywania towarów w ich sklepach, a więc zakup będzie miał związek z osiąganym przychodem” (postanowienie z 21 kwietnia 2005 r., nr PDP-415/5/Int-28/05).

Z kolei Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie nie ma nic przeciwko ujęciu w kosztach podatkowych pewnego wydawnictwa ogółu wydatków poniesionych na zorganizowanie gali, bo zdaniem organu impreza taka „jest uwieńczeniem organizowanych przez spółkę konkursów i plebiscytów, poniesione na działania związane z organizowaniem takich imprez, spełniają opisane wyżej znamiona reklamy. Działania te mają na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zawarcia umowy, a dotychczasowi klienci zachęcani są do zacieśniania kontaktów z wydawnictwem” (postanowienie z 10 września 2007 r., nr 1472/ROP1/423-284/07/MF).

Podróż w interesach i przyjmowanie gości

Skuteczna promocja zarówno firmy, jak i jej produktów wymaga często wyjazdów poza miejsce prowadzenia działalności. Typowym celem takich wojaży po kraju i za granicę są: targi, pokazy, konferencje, seminaria itp. Imprezy te charakteryzują się brakiem bezpośredniego wpływu na przychody uczestnika, są raczej polem wymiany informacji, doświadczeń i miejscem, w którym firma zaznacza swoją obecność na rynku.

Czy zatem wydatki związane z podróżą pracownika, przedsiębiorcy lub innej osoby, która występuje na takiej imprezie w imieniu firmy, są kosztami reprezentacji, czy też kosztami podatkowymi?

Wydaje się, że opłacone lub zwrócone przez firmę koszty wyżywienia (diety), noclegu, przejazdu i inne tym podobne powinny zostać rozpoznane jako koszt uzyskania przychodu.

Należy przy tym zaznaczyć, iż udział w targach raczej nie budzi wątpliwości organów skarbowych, uważają one bowiem, że „targi są miejscem bezpośredniej komunikacji przedsiębiorcy z potencjalnym klientem, gdzie informuje się o zaletach produkowanych wyrobów w celu doprowadzenia do zawarcia umowy kupna-sprzedaży. To miejsce promowania produktów firmy. Działania te więc spełniają znamiona reklamy” (decyzja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 listopada 2007 r., nr 1401/BP-I/4210-72/07/KS).

W kosztach podatkowych nie zostaną natomiast rozliczone np. wydatki na bankiet czy kolację z potencjalnym klientem, zorganizowane w trakcie wyjazdu służbowego.

Pokłosiem udanych targów mogą stać się wizyty kontrahentów w siedzibie firmy. Zapewnienie tym osobom wyżywienia i kwatery o odpowiednim standardzie może, choć nie musi, być uznane za działanie podnoszące prestiż firmy.

Ciekawą opinię w tym względzie przedstawił Pierwszy Urząd Skarbowy w Poznaniu w piśmie z 27 lipca 2007 r. (nr PD-2/415-101/07). Urząd jest wprawdzie zdania, że przyjmowanie delegacji i związane z tym wydatki w zasadzie są kosztami reprezentacji, ale niektóre z tych nakładów, z uwagi na swoją „niezbędność”, mogą mieć charakter kosztów podatkowych „ponoszone przez spółkę wydatki na wyżywienie dla kontrahentów stanowią wydatki na reprezentację firmy i tym samym w myśl obowiązujących przepisów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast w kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na wynajem pokoi hotelowych należy stwierdzić, że mogą one stanowić taki koszt tylko w ściśle określonych sytuacjach, kiedy to np. prezentacja produktów firmy zaplanowana została na dwa dni bądź zakończyła się o późnej porze uniemożliwiającej kontrahentom powrót. W przeciwnym wypadku wydatek ten należy zakwalifikować jako wydatek przeznaczony na reprezentację firmy niepodlegający zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu”.

Jednakże w większości wypadków organy podatkowe niechętnym okiem patrzą na umieszczanie w kosztach podatkowych wydatków na nocleg dla firmowych gości, bez względu na okoliczności przedłużającego się pobytu.

Firmowy szyk

W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz w praktyce urzędniczej ugruntował się pogląd, że zakup wizytowego ubrania (mimo że strój taki jest w praktyce biznesowej niezbędny) nie stanowi kosztu podatkowego, wydatek bowiem służy również zaspokojeniu potrzeb osobistych przedsiębiorcy. Podobnych argumentów używa się w odniesieniu do odzieży (innej niż typowo ochronna) zakupionej na potrzeby pracowników. Wydaje się, że kosztowy charakter takiego wydatku może jedynie „uratować” logo firmy widoczne na ubraniu.

Wprawdzie przed zmianą przepisów wydatki na odzież z logo firmy rozliczane były jedynie w ramach limitu na reprezentację (por. wyrok NSA z 9 lutego 1999 r., sygn. akt I SA/Wr 714/97), ale obecnie można uznać, że mają raczej ściślejszy związek z reklamą.

Zachętą do takiej kwalifikacji odzieży służbowej są liczne orzeczenia organów podatkowych, mówiące o tym, że logo przedsiębiorcy umieszczone na widocznym miejscu czyni z uniwersalnego przedmiotu materiał reklamowy. Taką opinię wyraził m.in. II Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie „Przekazywanie gadżetów reklamowych opatrzonych logo firmy, takich jak długopisy, smycze, odzież sportowa (koszulki, czapki), kubki, kalendarze, portfele, przenośne nośniki pamięci itp. w sytuacji, gdy są to materiały opatrzone widocznym logo podatnika lub hasłem promującym określone wyroby lub usługi podatnika, stanowi, że wydatki na takie materiały, a więc materiały reklamujące określone wyroby lub usługi bądź samą spółkę, będzie można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów” (postanowienie z 3 sierpnia 2007 r., nr 1472/ROP1/423-298/07/MF).

Organy podatkowe dopuszczają też możliwość ujęcia w rachunku podatkowym wydatków na stroje, których wygląd uniemożliwia wykorzystanie poza działalnością gospodarczą. Jako przykład można podać ubiór estradowy aktorów, piosenkarzy lub cyrkowców. Zgodnie z interpretacją dokonaną przez Urząd Skarbowy Łódź-Polesie w postanowieniu z 28 września 2006 r. (nr IA-415/126/2006) wygląd i image wokalistki jest nierozerwalnie związane ze świadczonymi przez nią usługami artystycznymi, toteż wydatki na atrybuty, takie jak: strój, fryzura lub makijaż, powinny być, co do zasady, rozpoznane jako koszt uzyskania przychodów.

Urząd zwraca jednak uwagę, że z nabyciem takich strojów wiążą się pewne rygory, które muszą być zachowane dla skutecznego ujęcia wydatków w kosztach: „sposób zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów uzależniony jest od przewidywanego okresu używania stroju, a także od jego wartości początkowej. Nie można zapominać o tym, że również stroje artystyczne (estradowe) mogą być środkami trwałymi. (...) W przedmiotowym stanie faktycznym, jako podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, który nabywa stroje artystyczne (estradowe), będące składnikiem majątku o wartości nieprzekraczającej 3500 zł, będzie Pani mogła dla celów podatkowych nie zaliczyć powyższych strojów do środków trwałych, odnosząc ich wartość bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Pamiętać należy o tym, aby powyższe stroje o wartości jednostkowej wyższej niż 1500 zł zostały wpisane do ewidencji wyposażenia”.

Podstawa prawna:

• art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

• art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).