Jak opodatkować usługi archiwów świadczone przez biura rachunkowe

Usługi archiwów (usługi składania dokumentów finansowo-księgowych, akt osobowych, list płac i kartotek zarobkowych czy archiwizacji dokumentacji) są zwolnione od podatku. Jeśli jednak stanowią element kompleksowych usług obsługi księgowej lub kadrowej, podlegają opodatkowaniu stawką 22% tak jak usługi księgowe.

Po co księgowym certyfikat>>

Usługi archiwizowania i przechowywania dokumentów klasyfikowane są według stosowanego dla celów podatkowych PKWiU z 1997 r. jako usługi o symbolu 92.51.12 (usługi archiwów), a więc zaliczają się do zwolnionych od podatku usług związanych z kulturą (zob. art. 43 ust. 1 pkt 1 w zw. z poz. 11 załącznika nr 4 do ustawy o podatku od towarów i usług). Niedawno pojawił się jednak wyrok sądu administracyjnego kwestionujący stosowanie zwolnienia od podatku do usług archiwizowania świadczonych w ramach działalności komercyjnej przedsiębiorców.

Biura rachunkowe ujawnią dane o klientach>>

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 24 marca 2009 r. (sygn. akt SA/Wr 1055/08, niepubl.) uznał: (...) zarówno wykładnia językowa, jak i systemowa wskazuje, że we wspomnianej klasyfikacji mowa jest o usługach archiwów w znaczeniu usług świadczonych przez instytucje prawa publicznego zwane „archiwami” (znaczenie podmiotowe), a nie o usługach archiwizacyjnych (znaczenie przedmiotowe). W konsekwencji sąd - posiłkując się przepisami unijnymi - uznał, że usługi archiwizacji świadczone w ramach działalności komercyjnej przedsiębiorców nie korzystają ze zwolnienia od podatku, a więc są opodatkowane VAT według stawki podstawowej 22%.

W tej sytuacji odpowiedź na pytanie zależy od przyjęcia jednego z przedstawionych stanowisk - dotychczasowego lub zaprezentowanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu. Dodam, że w mojej ocenie istnieje duża szansa, iż stanowisko zaprezentowane przez Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu się przyjmie - sens stosowania zwolnienia od podatku do komercyjnie świadczonych usług archiwizacji był przez specjalistów wielokrotnie kwestionowany.

Przyjęcie pierwszego, dotychczasowego stanowiska powoduje, że stosowanie zwolnienia od podatku jest obowiązkowe, tj. podatnicy nie mogą dobrowolnie wybierać opodatkowania usług archiwów stawką podstawową 22%. W konsekwencji świadczone przez Panią usługi archiwów (usługi składania dokumentów finansowo-księgowych, akt osobowych, list płac i kartotek zarobkowych czy archiwizacji dokumentacji) są zwolnione od podatku.

Dotyczy to jednak tylko samodzielnie świadczonych usług archiwów. Inaczej jest, jeśli czynności odpowiadające usługom archiwów świadczone są w ramach kompleksowych usług obsługi księgowej czy kadrowej. W takich przypadkach nie dochodzi do odrębnego świadczenia usług archiwów, lecz czynności odpowiadające tym usługom stanowią element opodatkowanych stawką podstawową 22% usług księgowych czy kadrowych, tj. usług, które nadają całości wykonywanych czynności zasadniczy charakter (pkt 7.6.8 objaśnień do stosowanego dla celów podatkowych PKWiU z 1997 r.).

Natomiast przyjęcie stanowiska zaprezentowanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu powoduje, że komercyjnie świadczone usługi archiwizowania i przechowywania dokumentów, niezależnie od okoliczności ich świadczenia, zawsze są opodatkowane stawką podstawową 22% (samodzielnie lub w ramach usługi kompleksowej, której zasadniczy charakter nadają usługi księgowe lub kadrowe).

• art. 8 ust. 3 oraz art. 43 ust. 1 pkt 1 w zw. z poz. 11 załącznika nr 4 do ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

• pkt 7.6.8 objaśnień do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 marca 1997 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) - Dz.U. Nr 42, poz. 264; ost.zm. Dz.U. z 1997 r. Nr 173, poz. 1682

Tomasz Krywan

doradca podatkowy