REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wirtualna księgowość w praktyce

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Zmiana modelu zarządzania informacjami biznesowymi na cyfrowy (takimi jak np. wirtualna księgowość) to złożony proces. Firmy, które redefiniują swoje podejście do obsługi informacji, z reguły rozpoczynają działania od „przetestowania” wdrażanego rozwiązania w ramach konkretnej komórki. Najczęściej są to działy księgowości, które według danych TCG Process stanowią ok. 50% implementacji w skali globalnej i ok. 90% w Polsce. Wiąże się to z ogromnymi ilościami przetwarzanych tam danych, które dostarczane są z wielu miejsc i w różnych formatach.

Zdefiniować potrzeby

Aby zaproponować rozwiązanie najkorzystniejsze dla firmy, początkową fazę projektu implementacji platform należy rozpocząć od dokładnego przeanalizowania systemów przepływu informacji.

Każdy projekt wprowadzenia naszej platformy w ramach danej współpracy rozpoczynamy od dokładnego przebadania procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją w firmie – mówi Przemysław Kędzior, TCG Process Polska. – Dzięki temu możemy odpowiednio zdiagnozować poszczególne problemy, wskazać obszary, które należy zoptymalizować w pierwszej kolejności, a także zaproponować spersonalizowane narzędzia, które ułatwią bieżącą pracę na danych zasobach. W początkowej fazie wdrażania rozwiązania pytamy także o oczekiwania klienta oraz pokazujemy mu przewidywany efekt wdrożenia platformy.

Dokumenty obsługiwane przez działy księgowe są różnorodne – docierają z wielu źródeł (od partnerów biznesowych, podwykonawców itp.) oraz w różnych formatach. Platformy, np. DocProStar® od TCG Process, standaryzują je, automatyzując pracę, a tym samym odciążają pracowników od analogowych działań na dokumentach.

REKLAMA

Autopromocja

Sztuczna inteligencja pod ręką

REKLAMA

Co decyduje o skuteczności platform input management? Niewątpliwie fakt, iż wykorzystują one najnowocześniejsze rozwiązania informatyczne, w tym sztuczną inteligencję i tzw. uczenie maszynowe, a dla procesów automatycznej klasyfikacji także algorytmy głębokiego uczenia, w tym tzw. splotowe sieci neutronowe (CNN). Możemy obserwować obecnie także wzrost popularności modelu pracy zdalnej. W dużej mierze jest to pokłosie pandemii COVID-19. Sprawiła ona, iż odsetek pracujących w trybie home office wzrósł do 14,2%, co przekłada się na ok. 2,3 miliona osób[1], jednak trend ten jest widoczny w biznesie już od pewnego czasu. Platformy input management można wprowadzać jako rozwiązania chmurowe, dzięki czemu możliwy jest dostęp do przechowywanych informacji z każdego miejsca na świecie dysponującego dostępem do Internetu.

 – Nasze oprogramowanie wykorzystuje całe spectrum nowoczesnych rozwiązań technologicznych – tłumaczy Przemysław Kędzior. – Realizują one ściśle określone zadania w ramach poszczególnych procesów. Użytkownik, mając do dyspozycji standardowy, intuicyjny interface ma do nich łatwy dostęp, umożliwiający wgląd do każdego realizowanego zadania w dowolnym miejscu i momencie.

Jak to wygląda w praktyce?

Przemysław Kędzior – Standardowy obieg dokumentów, w tym przypadku faktur, przy wykorzystaniu funkcjonalności naszej platformy można podzielić na 5 podstawowych etapów:

  1. Zasilenie systemu – platforma automatycznie przyjmuje obrazy plików niezależnie od źródła ich pochodzenia, tj. importuje pliki z danego folderu, email (również tych zaszyfrowanych), formularzy www, czy kanałów mobilnych.
  2. W kolejnym etapie dokonywana jest standaryzacja formatów plików, które zasiliły platformę do jednego formatu – w przypadku DocProStar® jest to tzw.tiff.
  3. Następnie system za pomocą silników OCR[2] odczytuje i ekstrahuje dane z konkretnej faktury.
  4. Auto Approval jest kolejnym etapem, podczas którego system dokonuje weryfikacji pozyskanych danych z określonymi regułami wskazanymi przez Klienta. Może to dotyczyć m.in. zgodności kwot, stawek VAT, zgodności rachunków bankowych, czy danych dostawców.
  5. Dokumenty, które z jakichś powodów nie spełniają założonych progów zaufania, trafiają do modułu ręcznej walidacji, w którym operator potwierdza lub poprawia sposób ich przetwarzania. Dzięki modułowi samouczenia system uczy się od operatora sposobu postępowania z fakturą, dzięki czemu kolejnym razem jest ona procesowana w pełni automatycznie.
  6. Ostatni etap to eksport plików, usuwanie poszczególnych obrazów, czy wygenerowanie raportów oraz statystyk.

Z naszego doświadczenia wynika, że implementacja rozwiązania w ramach funkcjonowania danego działu firmy, z czasem rozwija się na jej pozostałe struktury. Pracownicy nabywają zaufania do nowego modelu zarządzania dokumentacją, a także dostrzegają jego wpływ na polepszenie funkcjonowania przedsiębiorstwa – podsumowuje Przemysław Kędzior.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

***

TCG Process to szwajcarska firma założona w 2006 roku, która dostarcza jedno z wiodących narzędzi służących do cyfrowego pozyskiwania danych biznesowych niezależnie od ich formatu czy źródła pochodzenia – DocProStar®. TCG Process w portfolio klientów posiada m.in. liderów branż retail, kluczowych przedstawicieli szwajcarskiego sektora bankowego oraz ubezpieczeniowego, a także wiodące firmy telekomunikacyjne. Wśród partnerów TCG Process znajduje się także Księstwo Lichtenstein. Rozwiązania TCG Process wykorzystywane są w branży ochrony zdrowia, jednostkach administracji publicznej oraz instytucjach edukacyjnych, w tym przez Uniwersytet w Zurychu. W 2020 r. do dotychczasowych biur w Szwajcarii, Niemczech, Chile, Brazylii oraz Kanadzie dołączyła siedziba w Polsce. Ponad 300 wdrożeń na całym świecie oraz stałe biura na 3 kontynentach czynią z przedsiębiorstwa globalnego gracza.
Platforma DocProStar pozwala optymalizować procesy zarządzania informacją, przy wykorzystaniu najnowocześniejszych systemów informatycznych. Za rozwój biznesu na polskim rynku odpowiada Przemysław Kędzior.
Więcej informacji na
https://www.linkedin.com/company/tcg-process-polska-sp-z-o-o/

[1] Dane GUS za https://subiektywnieofinansach.pl/praca-zdalna-kilka-milionow-polakow-po-pandemii-moze-nie-wrocic-do-biur-co-to-oznacza-dla-gospodarki/

[2] OCR (ang. optical character recognition) – optyczne rozpoznawanie znaków

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA