Praca zdalna w księgowości

Praca zdalna a telepraca

Praca z domu cieszy się rosnącą popularnością. Coraz więcej firm decyduje się na tę formę pracy. Doceniają ją zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Pierwsi z nich oszczędzają na wynajmie powierzchni biurowej, a drudzy na dojazdach do pracy i czasie. Na wstępie należy podkreślić, że praca zdalna nie jest tożsama z telepracą. Czym się od siebie różnią?

Kodeks pracy reguluje rozwiązania polegające na pracy z domu w formie telepracy. Telepracę wprowadza się już w umowie o pracę lub w postaci aneksu do umowy. Ma ona stały charakter, co nie oznacza, że praca musi być świadczona zdalnie w pełnym wymiarze. Strony mogą na przykład ustalić 3 wybrane dni pracy z domu (wtorek, środa, czwartek) i 2 dni pracy w biurze (poniedziałek i piątek). Jest to podstawowa różnica między telepracą i pracą zdalną. Praca zdalna ma bowiem charakter incydentalny. Funkcjonuje zwykle w ten sposób – pracodawca przewiduje możliwość wykorzystania kilku lub kilkunastu dni w miesiącu na pracę z domu. Nie wskazuje przy tym konkretnych dni, kiedy ma to nastąpić. Pracownik ustala z przełożonym terminy skorzystania z tego uprawnienia.

Przepisy Kodeksu pracy określają wiele aspektów telepracy, takich jak: odpowiedzialność za bhp, procedurę wprowadzenia i rezygnacji z telepracy, kontrolę telepracownika. Natomiast nie wspominają o pracy zdalnej. Zasadą jest więc stosowanie do systemu home office ogólnych przepisów dotyczących stosunku pracy.

Warto wspomnieć w tym miejscu, że jeszcze niedawno nie trwały żadne prace w kierunku uregulowania pracy zdalnej. Dopiero epidemia koronawirusa, która zmusiła wielu pracodawców do przeorganizowania pracy na formę home office, doprowadziła do stworzenia przepisów mających doprecyzować tę kwestię. W świetle art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa) w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Co więcej, Ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 (tzw. Tarcza Antykryzysowa 4.0) dodaje do art. 3 specustawy ust. 3–8, które zawierają szczegóły wykonywania pracy zdalnej.

Sprzęt i oprogramowanie niezbędne do pracy z domu

Pierwszym warunkiem wprowadzenia pracy zdalnej jest fizyczna możliwość wykonywania danego rodzaju pracy na odległość. Art. 67⁵ § 1-2 Kodeksu pracy jednoznacznie wskazuje, że w formie telepracy może pracować osoba, która ma możliwość wykonywania swoich obowiązków w sposób regularny poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Drugim warunkiem jest możliwość przesłania wyników tej pracy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Współcześnie praca księgowego spełnia powyższy warunek.

Wdrażając pracę zdalną, należy więc w pierwszej kolejności przygotować system informatyczny. Wyposaża się w tym celu księgowych w sprzęt umożliwiający wykonywanie obowiązków w domu oraz instaluje się odpowiednie oprogramowanie. Dla przykładu w dużych firmach księgowi korzystają z 2 a nawet 3 monitorów ekranowych, co znacznie przyspiesza wprowadzanie i księgowanie faktur, których dziennie w całej korporacji mogą być tysiące. Ważne, aby komputer posiadał VPN do bezpiecznego łączenia się z siecią firmową. Nowym, interesującym rozwiązaniem jest rezygnacja z tradycyjnego serwera na rzecz chmury obliczeniowej. To sposób na problem przenoszenia komputera i serwera do domu. Ponadto, wzmacnia bezpieczeństwo danych.

Co więcej, w przypadku tak poufnych danych znajdujących się w dokumentach księgowych bardzo ważną kwestią jest wspomniane już bezpieczeństwo. Pracodawca powinien więc wyposażyć komputery w programy zabezpieczające je przed wirusami. Natomiast wprowadzając nowe programy w związku ze zmianą formy wykonywania pracy, należy:

• sprawdzić, czy nie wymagają wykupienia licencji,
• przeszkolić pracowników z ich obsługi.

Komunikacja

Kolejnym punktem przy wprowadzaniu pracy zdalnej jest uzgodnienie sposobu komunikacji pracownika z pracodawcą i innymi osobami pracującymi w firmie (komunikacja wewnętrzna), a także klientami (komunikacja zewnętrzna). Jeśli księgowy nie posiada telefonu służbowego, to najwyższy czas, aby mu go zapewnić. Ostatnio powszechnie używa się również wideokomunikatorów, które pozwalają na wirtualne spotkanie się z przełożonym czy większą liczbą współpracowników w celu ustalenia planu działania i wszelkich innych kwestii. Ta forma komunikacji stała się szczególnie popularna w trakcie epidemii koronawirusa.

Nowe technologie a praca zdalna w księgowości

Obecnie praca zdalna księgowych jest możliwa, a wszystko to za sprawą nowych technologii. Po pierwsze praca księgowych to przede wszystkim praca przy komputerze przy użyciu specjalnych programów finansowo-księgowych. Największe trudności sprawiał dotychczas obrót dokumentacji. Księgowa, która decydowała się na home office, otrzymywała dokumenty do domu bądź odbierała je z biura. Aktualnie cyfryzacja księgowości szybko się rozwija i coraz więcej podmiotów korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów, takich jak e-faktury, zamówienia, umowy czy dokumenty bankowe. Pracę z domu w dużej mierze ułatwia również podpis elektroniczny i możliwość przechowywania dokumentacji w tzw. chmurze obliczeniowej. Kolejnym ułatwieniem jest możliwość korzystania z programów księgowych działających na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Wystarczy zalogować się na swoje konto.

Więcej na ten temat: Nowe technologie w pracy księgowych

Praca zdalna w biurach rachunkowych

Praca zdalna cieszy się szczególną popularnością w dużych biurach rachunkowych. Czasami są to biura ogólnopolskie. Księgowy pracujący w ramach takiego biura zajmuje się obsługą księgową określonych firm. Natomiast pozyskanie klienta, kontakt z nim i przesłanie dokumentacji leży po stronie biura. Praca w biurze rachunkowym ma więc wiele zalet. Jedną z nich jest możliwość dorobienia, pozostając w domu. Z kolei dla biura rachunkowego forma pracy zdalnej stanowi ułatwienie w znalezieniu dobrych pracowników. Nie ma obowiązku zawężania poszukiwań do konkretnego regionu. Rekrutować można księgowych z całej Polski.

Podsumowanie

Rynek pracy przechodzi duże zmiany. Za sprawą epidemii koronawirusa wiele firm zostało zmuszonych do cyfryzacji i przejścia na pracę zdalną. Zdaniem ekspertów część z nich pozostanie przy tym modelu. Ofert pracy zdalnej w księgowości przybywa, a rozwój technologii sprzyja postępowi w tym zakresie. Wszystko wskazuje na to, że księgowość przyszłości w dużej mierze będzie opierała się na pracy zdalnej.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1040)

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 374)

Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dziennik Ustaw rok 2020 poz. 1086)

Artykuł powstał w ramach Letniej Akademii Księgowości we współpracy z mBankiem i OSCBR