REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe technologie w pracy księgowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów

REKLAMA

REKLAMA

Księgowość A.D. 2020 to już coraz rzadziej opasłe segregatory na półkach zawierające setki papierowych faktur i innych dokumentów księgowych. To coraz częściej zaawansowana cyfryzacja, elektroniczny obieg dokumentów, e-faktury, chmura obliczeniowa, automatyzacja procesów a za chwilę umiejętne zastosowanie technologii blockchain i sztucznej inteligencji.

Cyfryzacja

Cyfryzacja jest tym trendem z zakresu nowych technologii, który już jest zaawansowany w polskiej księgowości. To, że 100% księgowych korzysta z komputerowych programów finansowo-księgowych, to oczywistość. Ale coraz więcej polskich firm, a więc i księgowych korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów: e-faktur, zamówień, dokumentów magazynowych, umów podpisywanych elektronicznie, czy dokumentów bankowych. Dokumenty te coraz częściej przechowuje się w systemach dostępnych w chmurze obliczeniowej na zewnętrznych serwerach.

REKLAMA

Narzędzia do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów oferuje szereg firm softwareowych ale także niektóre banki. Narzędzia te oferują m.in.:

- zamianę dokumentów papierowych na elektroniczne (technologia OCR),
- przesyłanie dokumentów elektronicznych do klientów, kontrahentów i organów podatkowych,
- cyfrowy podpis, którym można opatrywać dokumenty elektroniczne,
- cyfrową dekretację poszczególnych dokumentów,
- generowanie dokumentów opatrywanych kodami kreskowymi czy QR-kodami, dzięki którym łatwiejsza jest automatyczna dystrybucja i księgowanie,
- śledzenie na bieżąco statusu poszczególnych dokumentów księgowych,
- szybki dostęp do znajdujących się w systemie dokumentów księgowych i łatwa ich archiwizacja w formie elektronicznej.

E-faktury

Od 2018 roku wszyscy podatnicy VAT mają ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Ma to związek z obowiązkiem comiesięcznego dostarczania do Ministerstwa Finansów pliku JPK_VAT, który od 2018 roku dotyczy również wszystkich podatników. Te zmiany wymusiły na większości polskich firm wdrożenie elektronicznego fakturowania. Elektronicznie wystawiane są własne faktury (sprzedażowe), a obce faktury (zakupowe) elektroniczne, czy nawet papierowe są w prosty sposób rejestrowane w naszym systemie informatycznym.

Wielu ekspertów z firm technologicznych a także sami przedsiębiorcy przyznają, że cyfryzacja podatków wymuszona przez przepisy (zwłaszcza wspomniany Jednolity Plik Kontrolny oparty na technologii XML) przyśpieszyła cyfryzację wielu firm.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ponadto kompleksowy system e-faktur został wdrożony w 2019 r. w zamówieniach publicznych w Polsce. Od kwietnia 2019 r. funkcjonuje Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Jest to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. PEF zapewnia cyfrową  obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem obsługi zamówień publicznych, takich jak: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca i nota księgowa. Przy wykorzystaniu PEF każdy elektroniczny dokument można przygotować, sprawdzić jego kompletność i poprawność oraz przesłać lub odebrać. Od 1 sierpnia 2019 r. zamawiający ma obowiązek przyjmować e-faktury w zamówieniach publicznych niezależnie od wartości wskazanej na fakturze.

Chmura obliczeniowa

Postępująca cyfryzacja i coraz szybszy internet pozwalają na coraz szersze korzystanie z technologii chmury obliczeniowej. Chodzi tu w szczególności o możliwość korzystania z oprogramowania dostępnego przez internet (na serwerze dostawcy oprogramowania) po zalogowaniu. W tym modelu klient nie kupuje licencji, nie musi instalować oprogramowania na swoim komputerze i nie martwi się o aktualizacje. Już teraz wiele firm korzysta z oprogramowania finansowo-księgowego w chmurze.

Z przeprowadzonego w drugiej połowie marca 2020 r. przez redakcję czasopisma „Computerworld” badania ankietowego „Chmura obliczeniowa w Polsce 2020” wynika, że 51% polskich firm widzi przyszłość w chmurze obliczeniowej (tj.  albo ma już przygotowany szczegółowy plan migracji do chmury albo przynajmniej podjęło decyzję w tym kierunku). Oczywiście dotyczy to w dużej mierze dokumentów księgowych.

Blockchain

Polska Wikipedia określa blockchain (z jęz. ang. łańcuch bloków), jako zdecentralizowaną i rozproszoną bazę danych (rejestr) w modelu open source w sieci internetowej o architekturze peer-to-peer (P2P) bez centralnych komputerów i niemającą scentralizowanego miejsca przechowywania danych. Ta rozproszona baza danych służy do księgowania poszczególnych transakcji, płatności lub zapisów księgowych i jest zakodowana za pomocą algorytmów kryptograficznych. Blockchain to publiczny i jawny rejestr do którego dostęp może uzyskać każdy.

REKLAMA

Umiejętne zastosowanie technologii blockchain pozwala m.in. skuteczniej zabezpieczyć elektroniczne faktury VAT. Zdaniem Marcina Lorenca z DoxyChain blochchain gwarantuje nienaruszalność faktury, a każda nawet najmniejsza zmiana jest publikowana w rejestrze rozproszonym, co daje możliwość weryfikacji cyklu życia każdej faktury. Technologia ta pozwala realnie odnaleźć zastosowanie integralności opisanej w art 106m ust. 3 ustawy o VAT: “Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.”

- Blockchain zmienia także oblicze rachunkowości. Rejestry transakcji realizowanych pomiędzy stronami prowadzone przy zastosowaniu blockchain są odporne na manipulacje, zapewniają nieodwracalność i trwałość zapisów oraz ochronę przed przypadkowym lub celowym zniszczeniemtwierdzi Krzysztof Burnos, Prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów. Jak tłumaczy Prezes Burnos: Transakcje rejestrowane przy użyciu łańcucha bloków są szyfrowane, pakowane w bloki oraz zatwierdzane algorytmem konsensusu. Każdy blok transakcji zawiera szyfr swojego poprzednika, dlatego oszustwo polegające na modyfikacji danych transakcji w zatwierdzonym bloku wymagałoby zmian we wszystkich istniejących.

Automatyzacja / robotyzacja

Coraz więcej informatycznych systemów finansowo-księgowych oferuję zaawansowaną automatyzację odnośnie rejestrowania i przetwarzania dokumentów elektronicznych. Człowiek już coraz częściej nie jest potrzebny do wprowadzenia do systemu faktur, rachunków, potwierdzeń przelewów i innych dokumentów.

W 2019 r. na polskim rynku rozpoczęła działalność pierwsza Agencja Pracy Robotów. Podobno  największe zapotrzebowanie jest w tej chwili na roboty do księgowości, które zastępują młodszych księgowych czy stażystów. Tak naprawdę mianem robota określa się aplikację, oprogramowanie RPA (Robotic Process Automation), zaprojektowane do wykonywania konkretnych procesów.

Takie „roboty” mogą np.:

- porównywać faktury z płatnościami i raportować ewentualne rozbieżności,

- generować (a także wysyłać do klientów) przypomnienia o płatnościach i wezwania do zapłaty przeterminowanych należności,

- porównywać dane kontrahentów z danymi z wykazu podatników VAT,

- księgować i dekretować faktury i wyciągi bankowe.

Znanym przykładem robotyzacji pracy działu księgowości jest „zatrudniony” w polskim oddziale EY od 2017 r. robot „Krystyna”, który pomaga księgować wyciągi bankowe, transakcje zakupu i sprzedaży. Sprawdza też numery NIP i VAT. Przykładowo: człowiek sprawdza jeden nr NIP przez ok. 1 minutę, a „Krystyna” robi to w 20 sekund.

Sztuczna inteligencja

Zastosowanie sztucznej inteligencji w pracy księgowego jest bliżej niż sobie wyobrażamy. Tym bardziej, że pojęcie sztucznej inteligencji jest dość szerokie. Obejmuje m.in. tak „oswojoną” już technologię jak OCR. Eksperci już wiedzą, że zaawansowane formy przetwarzania i sortowania dużej ilości informacji (Big Data) i jednocześnie wychwytywania pewnych związków i prawidłowości (lub nieprawidłowości) w tych danych (tzw. uczenie maszynowe /ML - machine learning/) mogą się przydać także księgowym. Mechanizm sztucznej inteligencji może przykładowo rozpoznawać błędy i nieprawidłowości systemach księgowych, czy magazynowych.

Podsumowanie

Każde wdrożenie nowych technologii zmniejsza popyt na pracowników wykonujących proste czynności. Potrzebni są natomiast coraz bardziej pracownicy z kompetencjami obsługi nowych technologii. Dotyczy to także księgowości i księgowych. Postępujące wdrażanie kolejnych nowinek technologicznych może pomóc zerwać ze stereotypem nudnej pracy w księgowości i księgowych „wklepujących” faktury do komputera. Bowiem księgowy oprócz stałej aktualizacji wiedzy z zakresu przepisów podatkowych, będzie musiał być w coraz większym stopniu ekspertem od zarządzania danymi finansowo – księgowymi firmy przy użyciu najnowocześniejszych technologii.

Artykuł powstał w ramach Letniej Akademii Księgowości we współpracy z mBankiem i OSCBR

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA