REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe technologie w pracy księgowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów

REKLAMA

REKLAMA

Księgowość A.D. 2020 to już coraz rzadziej opasłe segregatory na półkach zawierające setki papierowych faktur i innych dokumentów księgowych. To coraz częściej zaawansowana cyfryzacja, elektroniczny obieg dokumentów, e-faktury, chmura obliczeniowa, automatyzacja procesów a za chwilę umiejętne zastosowanie technologii blockchain i sztucznej inteligencji.

Cyfryzacja

Cyfryzacja jest tym trendem z zakresu nowych technologii, który już jest zaawansowany w polskiej księgowości. To, że 100% księgowych korzysta z komputerowych programów finansowo-księgowych, to oczywistość. Ale coraz więcej polskich firm, a więc i księgowych korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów: e-faktur, zamówień, dokumentów magazynowych, umów podpisywanych elektronicznie, czy dokumentów bankowych. Dokumenty te coraz częściej przechowuje się w systemach dostępnych w chmurze obliczeniowej na zewnętrznych serwerach.

REKLAMA

Autopromocja

Narzędzia do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów oferuje szereg firm softwareowych ale także niektóre banki. Narzędzia te oferują m.in.:

- zamianę dokumentów papierowych na elektroniczne (technologia OCR),
- przesyłanie dokumentów elektronicznych do klientów, kontrahentów i organów podatkowych,
- cyfrowy podpis, którym można opatrywać dokumenty elektroniczne,
- cyfrową dekretację poszczególnych dokumentów,
- generowanie dokumentów opatrywanych kodami kreskowymi czy QR-kodami, dzięki którym łatwiejsza jest automatyczna dystrybucja i księgowanie,
- śledzenie na bieżąco statusu poszczególnych dokumentów księgowych,
- szybki dostęp do znajdujących się w systemie dokumentów księgowych i łatwa ich archiwizacja w formie elektronicznej.

E-faktury

Od 2018 roku wszyscy podatnicy VAT mają ustawowy obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Ma to związek z obowiązkiem comiesięcznego dostarczania do Ministerstwa Finansów pliku JPK_VAT, który od 2018 roku dotyczy również wszystkich podatników. Te zmiany wymusiły na większości polskich firm wdrożenie elektronicznego fakturowania. Elektronicznie wystawiane są własne faktury (sprzedażowe), a obce faktury (zakupowe) elektroniczne, czy nawet papierowe są w prosty sposób rejestrowane w naszym systemie informatycznym.

Wielu ekspertów z firm technologicznych a także sami przedsiębiorcy przyznają, że cyfryzacja podatków wymuszona przez przepisy (zwłaszcza wspomniany Jednolity Plik Kontrolny oparty na technologii XML) przyśpieszyła cyfryzację wielu firm.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ponadto kompleksowy system e-faktur został wdrożony w 2019 r. w zamówieniach publicznych w Polsce. Od kwietnia 2019 r. funkcjonuje Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Jest to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. PEF zapewnia cyfrową  obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem obsługi zamówień publicznych, takich jak: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca i nota księgowa. Przy wykorzystaniu PEF każdy elektroniczny dokument można przygotować, sprawdzić jego kompletność i poprawność oraz przesłać lub odebrać. Od 1 sierpnia 2019 r. zamawiający ma obowiązek przyjmować e-faktury w zamówieniach publicznych niezależnie od wartości wskazanej na fakturze.

Chmura obliczeniowa

Postępująca cyfryzacja i coraz szybszy internet pozwalają na coraz szersze korzystanie z technologii chmury obliczeniowej. Chodzi tu w szczególności o możliwość korzystania z oprogramowania dostępnego przez internet (na serwerze dostawcy oprogramowania) po zalogowaniu. W tym modelu klient nie kupuje licencji, nie musi instalować oprogramowania na swoim komputerze i nie martwi się o aktualizacje. Już teraz wiele firm korzysta z oprogramowania finansowo-księgowego w chmurze.

Z przeprowadzonego w drugiej połowie marca 2020 r. przez redakcję czasopisma „Computerworld” badania ankietowego „Chmura obliczeniowa w Polsce 2020” wynika, że 51% polskich firm widzi przyszłość w chmurze obliczeniowej (tj.  albo ma już przygotowany szczegółowy plan migracji do chmury albo przynajmniej podjęło decyzję w tym kierunku). Oczywiście dotyczy to w dużej mierze dokumentów księgowych.

Blockchain

Polska Wikipedia określa blockchain (z jęz. ang. łańcuch bloków), jako zdecentralizowaną i rozproszoną bazę danych (rejestr) w modelu open source w sieci internetowej o architekturze peer-to-peer (P2P) bez centralnych komputerów i niemającą scentralizowanego miejsca przechowywania danych. Ta rozproszona baza danych służy do księgowania poszczególnych transakcji, płatności lub zapisów księgowych i jest zakodowana za pomocą algorytmów kryptograficznych. Blockchain to publiczny i jawny rejestr do którego dostęp może uzyskać każdy.

REKLAMA

Umiejętne zastosowanie technologii blockchain pozwala m.in. skuteczniej zabezpieczyć elektroniczne faktury VAT. Zdaniem Marcina Lorenca z DoxyChain blochchain gwarantuje nienaruszalność faktury, a każda nawet najmniejsza zmiana jest publikowana w rejestrze rozproszonym, co daje możliwość weryfikacji cyklu życia każdej faktury. Technologia ta pozwala realnie odnaleźć zastosowanie integralności opisanej w art 106m ust. 3 ustawy o VAT: “Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.”

- Blockchain zmienia także oblicze rachunkowości. Rejestry transakcji realizowanych pomiędzy stronami prowadzone przy zastosowaniu blockchain są odporne na manipulacje, zapewniają nieodwracalność i trwałość zapisów oraz ochronę przed przypadkowym lub celowym zniszczeniemtwierdzi Krzysztof Burnos, Prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów. Jak tłumaczy Prezes Burnos: Transakcje rejestrowane przy użyciu łańcucha bloków są szyfrowane, pakowane w bloki oraz zatwierdzane algorytmem konsensusu. Każdy blok transakcji zawiera szyfr swojego poprzednika, dlatego oszustwo polegające na modyfikacji danych transakcji w zatwierdzonym bloku wymagałoby zmian we wszystkich istniejących.

Automatyzacja / robotyzacja

Coraz więcej informatycznych systemów finansowo-księgowych oferuję zaawansowaną automatyzację odnośnie rejestrowania i przetwarzania dokumentów elektronicznych. Człowiek już coraz częściej nie jest potrzebny do wprowadzenia do systemu faktur, rachunków, potwierdzeń przelewów i innych dokumentów.

W 2019 r. na polskim rynku rozpoczęła działalność pierwsza Agencja Pracy Robotów. Podobno  największe zapotrzebowanie jest w tej chwili na roboty do księgowości, które zastępują młodszych księgowych czy stażystów. Tak naprawdę mianem robota określa się aplikację, oprogramowanie RPA (Robotic Process Automation), zaprojektowane do wykonywania konkretnych procesów.

Takie „roboty” mogą np.:

- porównywać faktury z płatnościami i raportować ewentualne rozbieżności,

- generować (a także wysyłać do klientów) przypomnienia o płatnościach i wezwania do zapłaty przeterminowanych należności,

- porównywać dane kontrahentów z danymi z wykazu podatników VAT,

- księgować i dekretować faktury i wyciągi bankowe.

Znanym przykładem robotyzacji pracy działu księgowości jest „zatrudniony” w polskim oddziale EY od 2017 r. robot „Krystyna”, który pomaga księgować wyciągi bankowe, transakcje zakupu i sprzedaży. Sprawdza też numery NIP i VAT. Przykładowo: człowiek sprawdza jeden nr NIP przez ok. 1 minutę, a „Krystyna” robi to w 20 sekund.

Sztuczna inteligencja

Zastosowanie sztucznej inteligencji w pracy księgowego jest bliżej niż sobie wyobrażamy. Tym bardziej, że pojęcie sztucznej inteligencji jest dość szerokie. Obejmuje m.in. tak „oswojoną” już technologię jak OCR. Eksperci już wiedzą, że zaawansowane formy przetwarzania i sortowania dużej ilości informacji (Big Data) i jednocześnie wychwytywania pewnych związków i prawidłowości (lub nieprawidłowości) w tych danych (tzw. uczenie maszynowe /ML - machine learning/) mogą się przydać także księgowym. Mechanizm sztucznej inteligencji może przykładowo rozpoznawać błędy i nieprawidłowości systemach księgowych, czy magazynowych.

Podsumowanie

Każde wdrożenie nowych technologii zmniejsza popyt na pracowników wykonujących proste czynności. Potrzebni są natomiast coraz bardziej pracownicy z kompetencjami obsługi nowych technologii. Dotyczy to także księgowości i księgowych. Postępujące wdrażanie kolejnych nowinek technologicznych może pomóc zerwać ze stereotypem nudnej pracy w księgowości i księgowych „wklepujących” faktury do komputera. Bowiem księgowy oprócz stałej aktualizacji wiedzy z zakresu przepisów podatkowych, będzie musiał być w coraz większym stopniu ekspertem od zarządzania danymi finansowo – księgowymi firmy przy użyciu najnowocześniejszych technologii.

Artykuł powstał w ramach Letniej Akademii Księgowości we współpracy z mBankiem i OSCBR

mBank

OSCBR

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA