REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zdalnie i stacjonarnie - jak stworzyć hybrydowy zespół w księgowości?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Stacjonarnie i zdalnie, czyli jak stworzyć hybrydowy zespół w księgowości /fot. Shutterstock
Stacjonarnie i zdalnie, czyli jak stworzyć hybrydowy zespół w księgowości /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna w czasie koronawirusa wywróciła nasze życie do góry nogami. Dziś, gdy kluczowe obostrzenia zostały zdjęte, wiele biur zaczyna opracowywać plan powrotu do pracy. Propozycją, o której mówi się coraz częściej, są zespoły hybrydowe. Jak zorganizować ich pracę w księgowości i na co położyć nacisk?

Coraz więcej firm wdraża rozwiązania, które ułatwiają pracę w czasach, gdy wciąż możliwy jest powrót do społecznej izolacji. Jednym z nich jest stworzenie zespołu hybrydowego. Buduje się go w taki sposób, aby część pracowników wykonywała swoje obowiązki w biurze, a część w domu.

REKLAMA

REKLAMA

Dziś, jak wynika z badania „Praca i rekrutacja zdalna” przeprowadzonego przez Pracuj.pl, największą popularnością cieszą się właśnie mieszane modele pracy. 40% ankietowanych uważa, że możliwość pracy z biura przynajmniej raz w tygodniu byłaby dla nich kusząca. Z kolei 39% chciałoby wykonywać swoje obowiązki poza biurem tylko w wybranych przez nich dniach. Jednoznacznie udowadnia to, że rozwiązania, które pomagają planować pracę zespołu oraz wspierają komunikację na linii biuro – księgowi, są obecnie na wagę złota.

Modele działań

Istnieją różne modele zespołów hybrydowych. Pierwszy z nich opiera się na stałym podziale zespołu na sekcje, pracujące zdalnie i działające stacjonarnie w biurze.

Kolejny to rotacja. Zespół zostaje podzielony na części. Najpierw jedna grupa przychodzi do biura i pracuje stacjonarnie. W tym samym czasie druga działa na home office. Po określonym czasie grupy zmieniają miejsce wykonywania obowiązków. Dzięki temu znacznie łatwiej jest dostosować się do obecnych norm zachowywania dystansu społecznego.

REKLAMA

Dobra komunikacja

Możliwość sprawnego komunikowania się, zwłaszcza w obszarze księgowości, jest niezbędnym elementem pracy zespołów hybrydowych. Członkowie grupy niejednokrotnie muszą przesyłać między sobą ważne dokumenty, przedyskutować wszelkie naglące sprawy oraz rozłożyć zadania na wszystkich pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obserwacja ostatnich miesięcy powszechnego home office pozwoliła wyróżnić kilka znaczących narzędzi, które usprawniają działania hybrydowego zespołu. Bardzo istotny stał się chociażby obieg dokumentów pozwalający w łatwy sposób przetwarzać niezbędne dane.

- Obieg dokumentów, gdy część osób pracuje zdalnie, jest kluczowy. Jeśli dodatkowo dane z faktur są odczytywane za pomocą OCR, czyli nie trzeba ich przepisywać, to jest to dodatkowa korzyść dla pracowników. Dzięki tego typu rozwiązaniom cały zespół księgowy zyskuje dostęp do przejrzystej i łatwo dostępnej dokumentacji, oszczędzając przy tym zarówno czas i miejsce w biurze, które z pewnością zajęłyby segregatory z fakturami – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Jeszcze niedawno narzędzia do planowania działań pracowników nie były tak powszechne jak dziś. Wskutek pandemii wiele procesów, które miały zajść w ciągu następnych kilku lat, zostało wdrożonych już teraz.

W sytuacji, gdy część księgowych wykonuje swoje obowiązki z biura, zaś część z domu, sprawna komunikacja i planowanie zadań stają się niezbędne. Przechowywanie dokumentów w chmurze, chociaż ułatwia działania całej grupy, nie jest jedynym elementem, o który warto zadbać. Narzędzia do wspólnej pracy pozwalają rozłożyć równomiernie zadania na wszystkie osoby, odpowiednio je rozpisać, a także monitorować pracowników.

- Szczególnie ważny staje się jednak wspólny kanał komunikacji między pracownikami biura a klientem. W ten sposób każdy wie, kto nad czym pracuje, gdzie znaleźć poszukiwane informacje, oraz może dopilnować wszystkich spraw dotyczących jednego klienta. Dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w jednym miejscu sprawia zatem, że praca hybrydowego zespołu księgowych jest dużo prostsza – dodaje Krzysztof Wojtas.

O czym należy pamiętać

Mieszany model, chociaż ma wiele zalet, może sprawić, że pracownicy zdalni poczują się wykluczeni z życia firmy. Warto zatem wdrożyć w życie kilka zasad, które pozwolą temu zapobiec.

Jedną z nich jest organizacja regularnych wideokonferencji, np. raz w tygodniu, podczas których cały zespół ma szansę nie tylko przedyskutować obecne projekty, ale także porozmawiać nieoficjalnie, choćby o weekendzie czy najnowszych wydarzeniach z życia pracowników. Najlepszą porą na takie spotkanie jest początek pracy. Pozwala to uporządkować dzień i nabrać pozytywnej energii do działania.

Nie można też zapomnieć o kontakcie zespołu między sobą. W tym przypadku sprawdzają się przede wszystkim telespotkania i telefony, które pozwalają na sprawniejszą i szybszą komunikację.

Przepływ informacji o bieżących spotkaniach to kolejna sprawa, o której powinni wiedzieć wszyscy pracownicy. Dobrym pomysłem mogą być wirtualne kalendarze, gdzie każdy bez trudu zaznaczy swoje spotkania. Dzięki temu osoby, które chciałyby uzyskać konkretną informację od danego pracownika, będą wiedzieć, że w określonym momencie jest on zajęty.

Mieszane modele pracy to rozwiązanie znane na świecie od dobrych kilku lat, w Polsce jednak do tej pory niezbyt popularne. Trwająca wciąż pandemia znacząco przyspieszyła wprowadzenie go w naszym kraju. Nie ulega wątpliwości, że model ten zapewnia większe bezpieczeństwo grupy i nie musi wcale obniżać jego efektywności. Nowoczesne rozwiązania oraz jasno wytyczone zasady działania sprawiają, że branża księgowości bez problemu radzi sobie z obsługą klientów oraz jeszcze szybciej się rozwija. Wiele wskazuje więc na to, że zespoły hybrydowe pozostaną z nami na dłużej.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości 2020 z komentarzem do zmian

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

REKLAMA

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

REKLAMA

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

REKLAMA