REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zdalnie i stacjonarnie - jak stworzyć hybrydowy zespół w księgowości?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Stacjonarnie i zdalnie, czyli jak stworzyć hybrydowy zespół w księgowości /fot. Shutterstock
Stacjonarnie i zdalnie, czyli jak stworzyć hybrydowy zespół w księgowości /fot. Shutterstock
fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna w czasie koronawirusa wywróciła nasze życie do góry nogami. Dziś, gdy kluczowe obostrzenia zostały zdjęte, wiele biur zaczyna opracowywać plan powrotu do pracy. Propozycją, o której mówi się coraz częściej, są zespoły hybrydowe. Jak zorganizować ich pracę w księgowości i na co położyć nacisk?

Coraz więcej firm wdraża rozwiązania, które ułatwiają pracę w czasach, gdy wciąż możliwy jest powrót do społecznej izolacji. Jednym z nich jest stworzenie zespołu hybrydowego. Buduje się go w taki sposób, aby część pracowników wykonywała swoje obowiązki w biurze, a część w domu.

REKLAMA

Dziś, jak wynika z badania „Praca i rekrutacja zdalna” przeprowadzonego przez Pracuj.pl, największą popularnością cieszą się właśnie mieszane modele pracy. 40% ankietowanych uważa, że możliwość pracy z biura przynajmniej raz w tygodniu byłaby dla nich kusząca. Z kolei 39% chciałoby wykonywać swoje obowiązki poza biurem tylko w wybranych przez nich dniach. Jednoznacznie udowadnia to, że rozwiązania, które pomagają planować pracę zespołu oraz wspierają komunikację na linii biuroksięgowi, są obecnie na wagę złota.

Modele działań

Istnieją różne modele zespołów hybrydowych. Pierwszy z nich opiera się na stałym podziale zespołu na sekcje, pracujące zdalnie i działające stacjonarnie w biurze.

Kolejny to rotacja. Zespół zostaje podzielony na części. Najpierw jedna grupa przychodzi do biura i pracuje stacjonarnie. W tym samym czasie druga działa na home office. Po określonym czasie grupy zmieniają miejsce wykonywania obowiązków. Dzięki temu znacznie łatwiej jest dostosować się do obecnych norm zachowywania dystansu społecznego.

Dobra komunikacja

Możliwość sprawnego komunikowania się, zwłaszcza w obszarze księgowości, jest niezbędnym elementem pracy zespołów hybrydowych. Członkowie grupy niejednokrotnie muszą przesyłać między sobą ważne dokumenty, przedyskutować wszelkie naglące sprawy oraz rozłożyć zadania na wszystkich pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obserwacja ostatnich miesięcy powszechnego home office pozwoliła wyróżnić kilka znaczących narzędzi, które usprawniają działania hybrydowego zespołu. Bardzo istotny stał się chociażby obieg dokumentów pozwalający w łatwy sposób przetwarzać niezbędne dane.

- Obieg dokumentów, gdy część osób pracuje zdalnie, jest kluczowy. Jeśli dodatkowo dane z faktur są odczytywane za pomocą OCR, czyli nie trzeba ich przepisywać, to jest to dodatkowa korzyść dla pracowników. Dzięki tego typu rozwiązaniom cały zespół księgowy zyskuje dostęp do przejrzystej i łatwo dostępnej dokumentacji, oszczędzając przy tym zarówno czas i miejsce w biurze, które z pewnością zajęłyby segregatory z fakturami – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Jeszcze niedawno narzędzia do planowania działań pracowników nie były tak powszechne jak dziś. Wskutek pandemii wiele procesów, które miały zajść w ciągu następnych kilku lat, zostało wdrożonych już teraz.

W sytuacji, gdy część księgowych wykonuje swoje obowiązki z biura, zaś część z domu, sprawna komunikacja i planowanie zadań stają się niezbędne. Przechowywanie dokumentów w chmurze, chociaż ułatwia działania całej grupy, nie jest jedynym elementem, o który warto zadbać. Narzędzia do wspólnej pracy pozwalają rozłożyć równomiernie zadania na wszystkie osoby, odpowiednio je rozpisać, a także monitorować pracowników.

- Szczególnie ważny staje się jednak wspólny kanał komunikacji między pracownikami biura a klientem. W ten sposób każdy wie, kto nad czym pracuje, gdzie znaleźć poszukiwane informacje, oraz może dopilnować wszystkich spraw dotyczących jednego klienta. Dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w jednym miejscu sprawia zatem, że praca hybrydowego zespołu księgowych jest dużo prostsza – dodaje Krzysztof Wojtas.

O czym należy pamiętać

Mieszany model, chociaż ma wiele zalet, może sprawić, że pracownicy zdalni poczują się wykluczeni z życia firmy. Warto zatem wdrożyć w życie kilka zasad, które pozwolą temu zapobiec.

Jedną z nich jest organizacja regularnych wideokonferencji, np. raz w tygodniu, podczas których cały zespół ma szansę nie tylko przedyskutować obecne projekty, ale także porozmawiać nieoficjalnie, choćby o weekendzie czy najnowszych wydarzeniach z życia pracowników. Najlepszą porą na takie spotkanie jest początek pracy. Pozwala to uporządkować dzień i nabrać pozytywnej energii do działania.

Nie można też zapomnieć o kontakcie zespołu między sobą. W tym przypadku sprawdzają się przede wszystkim telespotkania i telefony, które pozwalają na sprawniejszą i szybszą komunikację.

Przepływ informacji o bieżących spotkaniach to kolejna sprawa, o której powinni wiedzieć wszyscy pracownicy. Dobrym pomysłem mogą być wirtualne kalendarze, gdzie każdy bez trudu zaznaczy swoje spotkania. Dzięki temu osoby, które chciałyby uzyskać konkretną informację od danego pracownika, będą wiedzieć, że w określonym momencie jest on zajęty.

Mieszane modele pracy to rozwiązanie znane na świecie od dobrych kilku lat, w Polsce jednak do tej pory niezbyt popularne. Trwająca wciąż pandemia znacząco przyspieszyła wprowadzenie go w naszym kraju. Nie ulega wątpliwości, że model ten zapewnia większe bezpieczeństwo grupy i nie musi wcale obniżać jego efektywności. Nowoczesne rozwiązania oraz jasno wytyczone zasady działania sprawiają, że branża księgowości bez problemu radzi sobie z obsługą klientów oraz jeszcze szybciej się rozwija. Wiele wskazuje więc na to, że zespoły hybrydowe pozostaną z nami na dłużej.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości 2020 z komentarzem do zmian

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA