REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Odpowiedzialność biura rachunkowego /fot. Shutterstock
Odpowiedzialność biura rachunkowego /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Częstą praktyką gospodarczą jest powierzanie prowadzenia ksiąg rachunkowych firmy wyspecjalizowanemu w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu jakim jest biuro rachunkowe. Główną przyczyną takiego działania jest minimalizacja kosztów związanych z obsługą finansowo-księgową. Przekazanie ksiąg rachunkowych powoduje jednak, że pojawia się problem odpowiedzialności za ich prowadzenie. Kto jest wówczas za nie tak naprawdę odpowiedzialny? Czy biuro rachunkowe, czy kierownik jednostki? Które przepisy prawa odnoszą się do zagadnienia odpowiedzialności stron umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Kto może świadczyć usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Na początku wyjaśnijmy na jakiej podstawie prawnej funkcjonują biura rachunkowe i jakie czynności mogą wykonywać w ramach swoich usług.Otóż usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców. Za działalnością gospodarczą ustawa ta uznaje zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Ustawodawca nie dopuszcza jednocześnie w tej kwestii żadnych wyjątków, co oznacza, że działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

REKLAMA

Autopromocja

Działalność tego rodzaju mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Przy czym, warunkiem niezbędnym jest także zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie czynności może wykonywać biuro rachunkowe?

Jeżeli chodzi natomiast o katalog usług, które może wykonywać biuro rachunkowe w ramach prowadzonej działalności, to został on określony przepisami ustawy o rachunkowości. Będą to następujące czynności, tj.:

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

- sporządzanie sprawozdań finansowych;

- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Kto ponosi odpowiedzialność za księgi rachunkowe?

REKLAMA

Prawo dopuszcza oczywiście możliwość powierzenia przez firmę prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych na zewnątrz, np. dla wybranego przez przedsiębiorcę biura rachunkowego. I fakt ten należy zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu w ciągu 15 dni od dnia ich wydania takiemu podmiotowi. Pojawi się jednak wtedy podstawowe pytanie o odpowiedzialność za księgi.

Przechodząc do tej kwestii należy wyraźnie podkreślić, że fizyczne przekazanie ksiąg rachunkowych na zewnątrz nie zwalnia od odpowiedzialności za nie, tzn. odpowiedzialność ta w żadnym razie nie przechodzi na biuro rachunkowe.

REKLAMA

Mówią o tym wyraźnie obecnie obowiązujące przepisy, wskazując, że to kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą.

Wyjaśnijmy, że kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Przykładowo, w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki. Natomiast w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego.

Kierownikiem jednostki nie może być nigdy biuro rachunkowe. Potwierdzenie tak wyraźnego oddzielenia funkcji kierownika od biura rachunkowego można znaleźć w wyrokach sądów administracyjnych.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości obowiązuje zatem także wtedy, gdy kierownik jednostki powierza księgi rachunkowe podmiotowi zewnętrznemu (biuru rachunkowemu) na podstawie umowy.

Przy czym, przyjęcie przez biuro rachunkowe odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości powoduje, że zmienia się rodzaj odpowiedzialności kierownika jednostki – z odpowiedzialności bezpośredniej na odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Jaki jest zakres odpowiedzialności biura rachunkowego?

Powyższe nie oznacza jednak, że biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności z tytułu świadczonych usług, czyli z tytułu obsługi finansowo-księgowej powierzonym mu ksiąg.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za rachunkowość wynika z pisemnej umowy między stronami o świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg. Taka umowa nakłada prawa i obowiązki na obie strony. Wobec czego, z punku widzenia biura rachunkowego, ale także z punktu widzenia przedsiębiorcy, bardzo istotne jest określenie w umowie obowiązków biura rachunkowego.

Jedną z najważniejszych spraw jest kwestia odpowiedzialności biura rachunkowego wynikająca z przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z którymi, dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Na tej podstawie biuro rachunkowe będzie odpowiadało wobec klienta za szkodę wynikającą np. z nieterminowego złożenia zeznań lub deklaracji podatkowych, błędnego prowadzenia ksiąg i wynikających z tego błędów w rozliczeniach podatkowych.

W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy przedsiębiorca poniesie szkodę z winy biura, może on wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie. Biuro rachunkowe ponosi bowiem odpowiedzialność za niewywiązanie się z umowy lub niestaranność w wykonywaniu obowiązków wynikających z umowy.

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, a więc na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza. Z tego też względu biuro musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Szkoda powstała w wyniku działania lub zaniechania działania biura jest wypłacana przez ubezpieczyciela.

Kto ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe?

Generalnie biuro rachunkowe nie będzie ponosiło w sposób bezpośredni odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe, co wynika to z przepisów Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi, to podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe.

Potwierdzają to także orzeczenia sądów administracyjnych, w jednym z wyroków czytamy, że to podatnik jest odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego i wykonanie przez to biuro w sposób właściwy swoich obowiązków. Tym samym to podatnik a nie biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe.

A zatem urząd skarbowy nie może dochodzić od biura rachunkowego spłaty zaległości podatkowych wynikających np. z błędnego rozliczenia, bo zaległość nie dotyczy biura, ale podmiotu, który obsługuje.

Nie oznacza to jednak, że biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności. W świetle bowiem przepisów Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada również ten podmiot, który zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Może również wystąpić sytuacja, w której to biuro rachunkowe będzie odpowiadać solidarnie z kierownikiem jednostki za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg. Trudno bowiem, by właściciel biura odpowiadał sam za nieprawidłowości, jeżeli np. nie otrzymuje od klienta dokumentów księgowych.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego wobec organów skarbowych?

Na koniec przyjrzyjmy się kwestii odpowiedzialności w przypadku wykonywania czynności kontrolnych przez organ skarbowy.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą podatnika, podatnik na żądanie kontrolującego organu obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Wynika stąd, że po stronie biura rachunkowe pojawia się obowiązek udostępniania ksiąg podatnika wraz z dowodami księgowymi organom prowadzącym kontrolę. Biuro ma przy tym obowiązek udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Artykuł powstał w ramach Letniej Akademii Księgowości we współpracy z mBankiem i OSCBR

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., tj. z dnia 22 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 351),

- ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r., tj. z dnia 12 lipca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 1292),

- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny, t.j. z dnia 19 czerwca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 1145),

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r.  Ordynacja podatkowa, t.j. z dnia 14 maja 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 900).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA

Limit 30-krotność ZUS 2025 - ile wynosi? Kogo dotyczy przekroczenie składek ZUS? Co zrobić jeśli nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS?

W 2025 roku limit składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został już ustalony. Po jego przekroczeniu składki nie są już naliczane – ale uwaga: za błędy w rozliczeniach może odpowiadać pracownik. Sprawdź, co oznacza 30-krotność ZUS, jak się liczy limit, kto go pilnuje i co zrobić, gdy opłaciłeś składki ponad próg.

Raz w roku wakacje od płacenia składek. Budżet państwa zapłaci za ciebie. ZUS przypomina kto ma prawo do tej ulgi i jak ją uzyskać w 2025 roku

Letnie wakacje to doskonały czas na odpoczynek nie tylko od pracy, ale również od spraw finansowych związanych z prowadzeniem własnej działalności. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że mikroprzedsiębiorcy wpisani do CEIDG oraz komornicy sądowi mogą skorzystać z wakacji składkowych. Od uruchomienia programu w listopadzie 2024 roku ZUS przyjął już niemal 2 miliony wniosków.

REKLAMA