REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Odpowiedzialność biura rachunkowego /fot. Shutterstock
Odpowiedzialność biura rachunkowego /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

Częstą praktyką gospodarczą jest powierzanie prowadzenia ksiąg rachunkowych firmy wyspecjalizowanemu w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu jakim jest biuro rachunkowe. Główną przyczyną takiego działania jest minimalizacja kosztów związanych z obsługą finansowo-księgową. Przekazanie ksiąg rachunkowych powoduje jednak, że pojawia się problem odpowiedzialności za ich prowadzenie. Kto jest wówczas za nie tak naprawdę odpowiedzialny? Czy biuro rachunkowe, czy kierownik jednostki? Które przepisy prawa odnoszą się do zagadnienia odpowiedzialności stron umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Kto może świadczyć usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Na początku wyjaśnijmy na jakiej podstawie prawnej funkcjonują biura rachunkowe i jakie czynności mogą wykonywać w ramach swoich usług.Otóż usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców. Za działalnością gospodarczą ustawa ta uznaje zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Ustawodawca nie dopuszcza jednocześnie w tej kwestii żadnych wyjątków, co oznacza, że działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Autopromocja

Działalność tego rodzaju mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Przy czym, warunkiem niezbędnym jest także zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie czynności może wykonywać biuro rachunkowe?

Jeżeli chodzi natomiast o katalog usług, które może wykonywać biuro rachunkowe w ramach prowadzonej działalności, to został on określony przepisami ustawy o rachunkowości. Będą to następujące czynności, tj.:

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

Autopromocja

Instrukcje VAT. 15 praktycznych procedur dla podatników

Publikacja przedstawia wytyczne dotyczące rozliczania VAT i akcyzy od sprowadzanych samochodów. Omawia także kwestie związane z płatnościami faktur na rachunek bankowy, stosowaniem split payment oraz wyborem kwartalnego rozliczenia na rok 2024.
Sprawdź

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2023

Publikacja wyjaśnia podatkowe i bilansowe aspekty zamknięcia roku. Opisuje zagadnienia związane z weryfikacją i aktualizacją aktywów i pasywów oraz z wstępnym zamknięciem ksiąg rachunkowych. Całość jest poparta praktycznymi przykładami.
Sprawdź

- sporządzanie sprawozdań finansowych;

- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Kto ponosi odpowiedzialność za księgi rachunkowe?

Prawo dopuszcza oczywiście możliwość powierzenia przez firmę prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych na zewnątrz, np. dla wybranego przez przedsiębiorcę biura rachunkowego. I fakt ten należy zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu w ciągu 15 dni od dnia ich wydania takiemu podmiotowi. Pojawi się jednak wtedy podstawowe pytanie o odpowiedzialność za księgi.

Przechodząc do tej kwestii należy wyraźnie podkreślić, że fizyczne przekazanie ksiąg rachunkowych na zewnątrz nie zwalnia od odpowiedzialności za nie, tzn. odpowiedzialność ta w żadnym razie nie przechodzi na biuro rachunkowe.

Mówią o tym wyraźnie obecnie obowiązujące przepisy, wskazując, że to kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą.

Wyjaśnijmy, że kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Przykładowo, w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki. Natomiast w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego.

Autopromocja

Kierownikiem jednostki nie może być nigdy biuro rachunkowe. Potwierdzenie tak wyraźnego oddzielenia funkcji kierownika od biura rachunkowego można znaleźć w wyrokach sądów administracyjnych.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości obowiązuje zatem także wtedy, gdy kierownik jednostki powierza księgi rachunkowe podmiotowi zewnętrznemu (biuru rachunkowemu) na podstawie umowy.

Przy czym, przyjęcie przez biuro rachunkowe odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości powoduje, że zmienia się rodzaj odpowiedzialności kierownika jednostki – z odpowiedzialności bezpośredniej na odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Autopromocja

Jaki jest zakres odpowiedzialności biura rachunkowego?

Powyższe nie oznacza jednak, że biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności z tytułu świadczonych usług, czyli z tytułu obsługi finansowo-księgowej powierzonym mu ksiąg.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za rachunkowość wynika z pisemnej umowy między stronami o świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg. Taka umowa nakłada prawa i obowiązki na obie strony. Wobec czego, z punku widzenia biura rachunkowego, ale także z punktu widzenia przedsiębiorcy, bardzo istotne jest określenie w umowie obowiązków biura rachunkowego.

Jedną z najważniejszych spraw jest kwestia odpowiedzialności biura rachunkowego wynikająca z przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z którymi, dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Na tej podstawie biuro rachunkowe będzie odpowiadało wobec klienta za szkodę wynikającą np. z nieterminowego złożenia zeznań lub deklaracji podatkowych, błędnego prowadzenia ksiąg i wynikających z tego błędów w rozliczeniach podatkowych.

W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy przedsiębiorca poniesie szkodę z winy biura, może on wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie. Biuro rachunkowe ponosi bowiem odpowiedzialność za niewywiązanie się z umowy lub niestaranność w wykonywaniu obowiązków wynikających z umowy.

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, a więc na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza. Z tego też względu biuro musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Szkoda powstała w wyniku działania lub zaniechania działania biura jest wypłacana przez ubezpieczyciela.

Kto ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe?

Generalnie biuro rachunkowe nie będzie ponosiło w sposób bezpośredni odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe, co wynika to z przepisów Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi, to podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe.

Potwierdzają to także orzeczenia sądów administracyjnych, w jednym z wyroków czytamy, że to podatnik jest odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego i wykonanie przez to biuro w sposób właściwy swoich obowiązków. Tym samym to podatnik a nie biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe.

A zatem urząd skarbowy nie może dochodzić od biura rachunkowego spłaty zaległości podatkowych wynikających np. z błędnego rozliczenia, bo zaległość nie dotyczy biura, ale podmiotu, który obsługuje.

Nie oznacza to jednak, że biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności. W świetle bowiem przepisów Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada również ten podmiot, który zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Może również wystąpić sytuacja, w której to biuro rachunkowe będzie odpowiadać solidarnie z kierownikiem jednostki za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg. Trudno bowiem, by właściciel biura odpowiadał sam za nieprawidłowości, jeżeli np. nie otrzymuje od klienta dokumentów księgowych.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego wobec organów skarbowych?

Na koniec przyjrzyjmy się kwestii odpowiedzialności w przypadku wykonywania czynności kontrolnych przez organ skarbowy.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą podatnika, podatnik na żądanie kontrolującego organu obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Wynika stąd, że po stronie biura rachunkowe pojawia się obowiązek udostępniania ksiąg podatnika wraz z dowodami księgowymi organom prowadzącym kontrolę. Biuro ma przy tym obowiązek udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Artykuł powstał w ramach Letniej Akademii Księgowości we współpracy z mBankiem i OSCBR

mBank

OSCBR

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., tj. z dnia 22 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 351),

- ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r., tj. z dnia 12 lipca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 1292),

- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny, t.j. z dnia 19 czerwca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 1145),

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r.  Ordynacja podatkowa, t.j. z dnia 14 maja 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 900).

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Księgowa odchodzi a firma zostaje z problemem. Co zrobić, by zatrzymać księgową?

    Wiele firm zna tę sytuację – ważny specjalista taki jak księgowa zaczyna zdradzać oznaki zmęczenia i niezadowolenia z pracy. Brak czasu, za dużo obowiązków, nadmiar dokumentów – to prosta droga do wypalenia zawodowego i rezygnacji ze stanowiska. Jednak czy przedsiębiorcy są gotowi na konsekwencje, jakie niesie za sobą odejście tak ważnego pracownika? Co zrobić, by zatrzymać księgowego w firmie?

    Tabela kursów średnich NBP nr 230/A/NBP/2023 z 28 listopada 2023 r. Kurs euro 4,3542 zł

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona 28 listopada 2023 r. NBP nr 230/A/NBP/2023. Średni kurs euro 4,3542 zł.

    ZUS: Brak korekty ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA do końca 2023 r. bez kar dla przedsiębiorcy

    ZUS informuje, że korekta dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. jest możliwa tylko do końca 2023 roku. Przy czym jeżeli ktoś nie zdąży z korektą w tym terminie, ZUS nie będzie stosował sankcji. Warto też wiedzieć, że błędy w dokumentach rozliczeniowych z ZUS za okres od stycznia 2022 r. - można korygować w ciągu kolejnych 5 lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy. 

    Przedłużenie 0 proc. VAT na żywność w 2024 r. "Marszałek Hołownia nie poddaje projektu pod obrady Sejmu"

    Zamrażarka w gabinecie marszałka Sejmu jest aktywna - mówi szef klubu PiS Mariusz Błaszczak, zarzucając Szymonowi Hołowni, że nie poddaje pod obrady trzech projektów ustaw, dot. przedłużenia 0 proc. VAT na żywność, przedłużenia wakacji kredytowych i zamrożenia cen energii. Zaapelował też do Hołowni, by zachowywał więcej powagi kierując obradami Izby.

    Aktywna siła robocza w UE może zmniejszyć się o 50 mln osób w ciągu najbliższych 30 lat

    "W związku ze zmianami demograficznymi, aktywna siła robocza w UE może zmniejszyć się o 50 mln osób w ciągu najbliższych 30 lat. Pandemia covid-19 zaostrzyła niedobory umiejętności, z którymi boryka się już wiele sektorów." Jakie wyzwania czekają rynek pracy w UE? Rozmawiali o tym przedsiębiorcy podczas Europejskiego Parlamentu Przedsiębiorstw.

    PIT za 2023 rok: chcesz zapłacić niższy podatek, skorzystaj z ulg i odliczeń, jest na to jeszcze miesiąc. Ale czy potrafisz

    Znajomość prawa podatkowego nigdy nie była mocną stroną Polaków, także i dlatego, że ulg i odliczeń było dużo a same przepisy mało zrozumiałe. Dlatego składanie rocznych PIT-ów zawsze wywoływało tak wielkie poruszenie. Teraz większości Polaków spełnienie rocznego obowiązku podatkowego ułatwia sam fiskus, wypełniając PIT-y roczne i oddając je do cyfrowej akceptacji. Jednak tak przygotowane deklaracje podatkowe najczęściej nie uwzględniają wszystkich możliwych odliczeń i ulg podatkowych.

    Dostosowanie zasad wystawiania faktur uproszczonych do obowiązkowego KSEF – projekt rozporządzenia

    Ministerstwo Finansów opublikowało 27 listopada 2023 r. projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Zaproponowane zmiany mają dostosować  wystawiania faktur uproszczonych do obowiązkowego KSeF. Zmiany mają wejść w życie 1 lipca 2024 r., z wyjątkiem tych dotyczących faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną VAT, które będą obowiązywały od 2025 r.

    Nowe zasady korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 roku. Jest już projekt rozporządzenia. Co się zmieni?

    Ministerstwo Finansów opublikowało 27 listopada 2023 r. projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. To nowe rozporządzenie ma od 1 lipca 2024 r. zastąpić rozporządzenie z 2021 r. o tej samej nazwie. W większości nowe rozporządzenie powieli dotychczasowe rozwiązania, ale wprowadza również nowe regulacje. ZAW-FA będzie można składać elektronicznie. Umożliwione zostanie samofakturowanie przez podmioty zagraniczne bez polskiego NIP. Wprowadzone zostanie większe zabezpieczenie dla wygenerowanych tokenów. Określono również zasady nadawania uprawnień i dostępu do faktur VAT RR przez rolników ryczałtowych oraz oznaczania faktur kodem QR.

    85,3 mld zł do budżetu państwa – rekordowe wpływy z CIT. Pięć firm wpłaca najwięcej

    W 2022 roku wpływy z CIT, czyli podatku dochodowego od osób prawnych, wyniosły 85,3 mld zł. W 2021 roku było to 66,7 mld zł, mieliśmy więc rekordowy wzrost, wynoszący 28 proc. Łączna wartość CIT-u zapłaconego przez pięciu największych płatników wyniosła 9,8 mld zł, co stanowi aż 11,5 proc. całkowitego przychodu z tego podatku.

    KSeF 2024 - nowe przepisy. Rozporządzenie techniczne i zmiana rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur [Komunikat MF]

    W komunikacie z 27 listopada 2023 r. Ministerstwo Finansów poinformowało o rozpoczęciu konsultacji dwóch aktów wykonawczych dotyczących powszechnego stosowania KSeF od 1 lipca 2024 r. To rozporządzenie techniczne oraz nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Nowe przepisy zawarte w tych projektach rozwiązania będą stosowane już w pierwszym etapie funkcjonowania obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024 r. Oczywiście trzeba mieć świadomość, że w grudniu bieżącego roku zostanie najprawdopodobniej powołany nowy rząd, a wraz z nim nowy minister finansów, który nie musi akceptować treści obecnych projektów i może wstrzymać wydanie tych przepisów.

    REKLAMA