REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Odpowiedzialność biura rachunkowego /fot. Shutterstock
Odpowiedzialność biura rachunkowego /fot. Shutterstock
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Częstą praktyką gospodarczą jest powierzanie prowadzenia ksiąg rachunkowych firmy wyspecjalizowanemu w tym zakresie podmiotowi zewnętrznemu jakim jest biuro rachunkowe. Główną przyczyną takiego działania jest minimalizacja kosztów związanych z obsługą finansowo-księgową. Przekazanie ksiąg rachunkowych powoduje jednak, że pojawia się problem odpowiedzialności za ich prowadzenie. Kto jest wówczas za nie tak naprawdę odpowiedzialny? Czy biuro rachunkowe, czy kierownik jednostki? Które przepisy prawa odnoszą się do zagadnienia odpowiedzialności stron umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Kto może świadczyć usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Na początku wyjaśnijmy na jakiej podstawie prawnej funkcjonują biura rachunkowe i jakie czynności mogą wykonywać w ramach swoich usług.Otóż usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców. Za działalnością gospodarczą ustawa ta uznaje zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły. Ustawodawca nie dopuszcza jednocześnie w tej kwestii żadnych wyjątków, co oznacza, że działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

REKLAMA

Autopromocja

Działalność tego rodzaju mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Przy czym, warunkiem niezbędnym jest także zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie czynności może wykonywać biuro rachunkowe?

Jeżeli chodzi natomiast o katalog usług, które może wykonywać biuro rachunkowe w ramach prowadzonej działalności, to został on określony przepisami ustawy o rachunkowości. Będą to następujące czynności, tj.:

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

- sporządzanie sprawozdań finansowych;

- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Kto ponosi odpowiedzialność za księgi rachunkowe?

Prawo dopuszcza oczywiście możliwość powierzenia przez firmę prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych na zewnątrz, np. dla wybranego przez przedsiębiorcę biura rachunkowego. I fakt ten należy zgłosić właściwemu urzędowi skarbowemu w ciągu 15 dni od dnia ich wydania takiemu podmiotowi. Pojawi się jednak wtedy podstawowe pytanie o odpowiedzialność za księgi.

Przechodząc do tej kwestii należy wyraźnie podkreślić, że fizyczne przekazanie ksiąg rachunkowych na zewnątrz nie zwalnia od odpowiedzialności za nie, tzn. odpowiedzialność ta w żadnym razie nie przechodzi na biuro rachunkowe.

Mówią o tym wyraźnie obecnie obowiązujące przepisy, wskazując, że to kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą.

Wyjaśnijmy, że kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Przykładowo, w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki. Natomiast w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego.

Kierownikiem jednostki nie może być nigdy biuro rachunkowe. Potwierdzenie tak wyraźnego oddzielenia funkcji kierownika od biura rachunkowego można znaleźć w wyrokach sądów administracyjnych.

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości obowiązuje zatem także wtedy, gdy kierownik jednostki powierza księgi rachunkowe podmiotowi zewnętrznemu (biuru rachunkowemu) na podstawie umowy.

Przy czym, przyjęcie przez biuro rachunkowe odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości powoduje, że zmienia się rodzaj odpowiedzialności kierownika jednostki – z odpowiedzialności bezpośredniej na odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Jaki jest zakres odpowiedzialności biura rachunkowego?

Powyższe nie oznacza jednak, że biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności z tytułu świadczonych usług, czyli z tytułu obsługi finansowo-księgowej powierzonym mu ksiąg.

Odpowiedzialność biura rachunkowego za rachunkowość wynika z pisemnej umowy między stronami o świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg. Taka umowa nakłada prawa i obowiązki na obie strony. Wobec czego, z punku widzenia biura rachunkowego, ale także z punktu widzenia przedsiębiorcy, bardzo istotne jest określenie w umowie obowiązków biura rachunkowego.

Jedną z najważniejszych spraw jest kwestia odpowiedzialności biura rachunkowego wynikająca z przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z którymi, dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Na tej podstawie biuro rachunkowe będzie odpowiadało wobec klienta za szkodę wynikającą np. z nieterminowego złożenia zeznań lub deklaracji podatkowych, błędnego prowadzenia ksiąg i wynikających z tego błędów w rozliczeniach podatkowych.

W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy przedsiębiorca poniesie szkodę z winy biura, może on wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie. Biuro rachunkowe ponosi bowiem odpowiedzialność za niewywiązanie się z umowy lub niestaranność w wykonywaniu obowiązków wynikających z umowy.

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, a więc na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza. Z tego też względu biuro musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Szkoda powstała w wyniku działania lub zaniechania działania biura jest wypłacana przez ubezpieczyciela.

Kto ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe?

Generalnie biuro rachunkowe nie będzie ponosiło w sposób bezpośredni odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe, co wynika to z przepisów Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi, to podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe.

Potwierdzają to także orzeczenia sądów administracyjnych, w jednym z wyroków czytamy, że to podatnik jest odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego i wykonanie przez to biuro w sposób właściwy swoich obowiązków. Tym samym to podatnik a nie biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe.

A zatem urząd skarbowy nie może dochodzić od biura rachunkowego spłaty zaległości podatkowych wynikających np. z błędnego rozliczenia, bo zaległość nie dotyczy biura, ale podmiotu, który obsługuje.

Nie oznacza to jednak, że biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności. W świetle bowiem przepisów Kodeksu karnego skarbowego za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada również ten podmiot, który zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Może również wystąpić sytuacja, w której to biuro rachunkowe będzie odpowiadać solidarnie z kierownikiem jednostki za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg. Trudno bowiem, by właściciel biura odpowiadał sam za nieprawidłowości, jeżeli np. nie otrzymuje od klienta dokumentów księgowych.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego wobec organów skarbowych?

Na koniec przyjrzyjmy się kwestii odpowiedzialności w przypadku wykonywania czynności kontrolnych przez organ skarbowy.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą podatnika, podatnik na żądanie kontrolującego organu obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania.

Wynika stąd, że po stronie biura rachunkowe pojawia się obowiązek udostępniania ksiąg podatnika wraz z dowodami księgowymi organom prowadzącym kontrolę. Biuro ma przy tym obowiązek udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Artykuł powstał w ramach Letniej Akademii Księgowości we współpracy z mBankiem i OSCBR

mBank

OSCBR

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., tj. z dnia 22 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 351),

- ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r., tj. z dnia 12 lipca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 1292),

- ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.  Kodeks cywilny, t.j. z dnia 19 czerwca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 1145),

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r.  Ordynacja podatkowa, t.j. z dnia 14 maja 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 900).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF - najnowszy harmonogram MF. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i inne szczegóły

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

Obowiązkowy KSeF - czy będzie kolejne przesunięcie terminów? Kiedy nowelizacja ustawy o VAT? Minister finansów odpowiada

Ministerstwo Finansów dość wolno prowadzi prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o VAT dotyczącą wdrożenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od listopada zeszłego roku - kiedy to zakończyły się konsultacje projektu - nie widać żadnych postępów. Jeden z posłów zapytał ministra finansów o aktualny harmonogram prac legislacyjnych w tym zakresie a także czy minister ma zamiar przesunięcia terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF? W dniu 31 marca 2025 r. minister finansów odpowiedział na te pytania.

Jak przełożyć termin płatności składek do ZUS? Skutki odroczenia: Podwójna składka w przyszłości i opłata prolongacyjna

Przedsiębiorcy, którzy mają przejściowe turbulencje płynności finansowej mogą starać się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych o odroczenie (przesunięcie w czasie) terminu płatności składek. Taka decyzja ZUS pozwala zmniejszyć na pewien czas bieżące obciążenia i utrzymać płynność finansową. Od przesuniętych płatności nie płaci się odsetek ale opłatę prolongacyjną.

REKLAMA

Czas na e-fakturowanie. System obsługujący KSeF powinien skutecznie chronić przed cyberzagrożeniami, jak to zrobić

KSeF to krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych, ale jego wdrożenie wiąże się z nowymi wyzwaniami, zwłaszcza w obszarze bezpieczeństwa. Firmy powinny już teraz zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i przygotować swoje systemy IT na nową rzeczywistość e-fakturowania.

Prokurent czy pełnomocnik? Różne podejście w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako osoba prawna, działa przez swoje organy. Za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentowanie odpowiedzialny jest zarząd. Mnogość obowiązków w firmie może jednak sprawić, że członkowie zarządu będą potrzebowali pomocy.

Nie trzeba będzie składać wniosku o stwierdzenie nadpłaty po korekcie deklaracji podatkowej. Od 2026 r. zmiany w ordynacji podatkowej

Trwają prace legislacyjne nad zmianami w ordynacji podatkowej. W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. a jedną z nich jest zniesienie wymogu składania wniosku o stwierdzenie nadpłaty w przypadku, gdy nadpłata wynika ze skorygowanego zeznania podatkowego (deklaracji).

Dodatkowe dane w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych od 2026 r. Jest projekt nowego rozporządzenia ministra finansów

Od 1 stycznia 2026 r. podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek przesyłania JPK_V7M/K - będą musieli prowadzić te księgi w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Te elektroniczne księgi rachunkowe będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w ustrukturyzowanej formie (pliki JPK) od 2027 roku. Na początku kwietnia 2025 r. Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - podlegające przekazaniu w formie elektronicznej na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozporządzenie to zacznie obowiązywać także od 1 stycznia 2026 r.

REKLAMA

Zmiany w przedawnieniu zobowiązań podatkowych od 2026 r. Wiceminister: czasem potrzebujemy więcej niż 5 lat. Co wynika z projektu nowelizacji ordynacji podatkowej

Jedna z wielu zmian zawartych w opublikowanym 28 marca 2025 r. projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej dotyczy zasad przedawniania zobowiązań podatkowych. Postanowiliśmy zmienić przepisy o przedawnieniu zobowiązań podatkowych, ale tak, aby nie wywrócić całego systemu – powiedział PAP wiceminister finansów Jarosław Neneman. Wskazał, że przerwanie biegu przedawnienia przez wszczęcie postępowania będzie możliwe tylko w przypadku poważnych przestępstw. Ponadto projekt przewiduje wykreślenie z kodeksu karnego skarbowego zapisu, że karalność przestępstwa skarbowego ustaje wraz z przedawnieniem podatku.

KSeF pod lupą hakerów? Dlaczego cyfrowa rewolucja może być ryzykowna dla polskich firm

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to milowy krok w cyfryzacji biznesu, ale czy na pewno jesteśmy na to gotowi? Za e-fakturowaniem stoi wizja uproszczenia i przejrzystości, ale też realne zagrożenia – od wycieków danych po cyberataki. Eksperci ostrzegają: bez odpowiednich zabezpieczeń KSeF może stać się niebezpieczną bramą dla cyberprzestępców.

REKLAMA