REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość zdalnie - z jakimi problemami mierzą się biura rachunkowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość zdalnie - z jakimi problemami mierzą się biura rachunkowe? /shutterstock
Księgowość zdalnie - z jakimi problemami mierzą się biura rachunkowe? /shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Minione miesiące pokazały, że wykonywanie swoich obowiązków poza biurem jest możliwe. Także w branżach, które do tej pory zupełnie nie kojarzyły się z modelem home office – takich jak księgowość. Doświadczenie pracy zdalnej po raz kolejny udowadnia, że nie trzeba wcale wiele, aby działać efektywnie. Co o obecnej sytuacji sądzą biura rachunkowe?

Jak Polacy organizują pracę

Jak wynika z raportu “Praca w dobie koronawirusa”, opublikowanego w maju tego roku przez Pracuj.pl, aż 64% badanych uważa, że ich pracodawca dobrze poradził sobie z organizacją pracy zdalnej. Niemal tyle samo – 63% – podkreśla swoją niezmienną efektywność przy wykonywaniu obowiązków w warunkach domowych. Pracownicy sądzą także, iż potrafią skutecznie oddzielić czas zawodowy od prywatnego.

REKLAMA

Autopromocja

W raporcie nie mogło zabraknąć również danych dotyczących usprawnień home office. Dla 61% ankietowanych liczy się możliwość korzystania ze sprzętu firmowego zamiast używania domowych urządzeń. Planowanie działań wspierają z kolei telekonferencje organizowane wtedy, gdy jest to niezbędne – to zdanie ponad połowy pracowników zdalnych. Podobną opinię wyrażają oni w sprawie bardziej elastycznego grafiku pracy zespołu. Dzięki takim rozwiązaniom zdalne wykonywanie obowiązków nie ma wpływu na działanie całej firmy.

Typowy dzień w zdalnej księgowości

REKLAMA

Podczas wdrażania w przedsiębiorstwach księgowych modelu home office zarządzający musieli zadbać przede wszystkim o odpowiednie warunki. Zdarzało się niejednokrotnie, że do wewnętrznej sieci trzeba było podpiąć sprzęt, zadbać o to, aby wszyscy dysponowali drukarkami oraz dostarczyć im dokumenty w wersji papierowej, jeśli była taka potrzeba.

W niektórych przypadkach całkowita rezygnacja z papierowych dokumentów okazała się bowiem niemożliwa. Jak w warunkach pandemii firmy radziły sobie z przekazywaniem ich do księgowych? W takich sytuacjach korzystały ze zwykłego pojemnika ustawionego pod drzwiami biura. Klienci mogą pozostawić w nim papiery, najlepiej po telefonicznym uzgodnieniu. Wówczas pracownik biura rozdziela dokumenty pomiędzy członków zespołu. Są to jednak jednostkowe sytuacje. Księgowi tam, gdzie jest to możliwe, wybierają nowoczesne rozwiązania. Klienci przesyłają im dokumenty drogą elektroniczną, dzięki czemu obie strony mogą czuć się bezpieczne, zwłaszcza w czasach pandemii.

REKLAMA

Wpływające dokumenty wyświetlają się w jednym miejscu w systemie. Wystarczy mieć tylko sprawne łącze internetowe, aby mieć stały wgląd w ważne dane. Taka praca zdalna jest bardziej efektywna, nie trzeba dopytywać klientów o dokumenty. Obie strony mają dostęp do systemu, który pozwala szybko przesłać niezbędne pliki, nie tylko za pomocą komputera, ale także aplikacji mobilnej. Jeśli jednak biuro księgowe otrzymuje jedynie papierowe dokumenty, warto posłużyć się inteligentnym odczytem danych. Zeskanowany dokument trafia do systemu, gdzie technologia OCR odczyta dane z faktur. Żmudne i ręczne wprowadzanie faktur do programu księgowego staje się więc przeszłością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stale pojawiające się nowe modele pracy wymagają również zmian w istniejących już procedurach działania. Wiele osób zadaje sobie dziś pytanie, czy brak ujednoliconej procedury jest szansą czy też zagrożeniem w księgowości. Na ogół branża wymaga działań schematycznych i zaplanowanych, jednak obecnie trudno podążać tą drogą. Trzeba szybko reagować na zmiany, dopasować się do trybu działań klientów. Niektórzy pracownicy decydują się na pracę z domu, inni lepiej czują się w biurze, odbierając między innymi pozostawione w pudełkach dokumenty. Wypracowanie sprawdzonych procedur jest zatem znacznie trudniejsze, gdy każdy dzień wygląda zupełnie inaczej.

Efektywni czy nieefektywni?

Home office weryfikuje również sposób, w jaki pracodawcy kontrolują swój zespół. Każda osoba znajduje się w innym miejscu, ma też różny zakres obowiązków. Sprawdzenie efektów działań może więc stanowić wyzwanie.

Wiele wskazuje na to, że szefowie biur rachunkowych są dziś bardziej elastyczni. Niektórzy wybierają takie narzędzia, jak rejestratory czasu pracy, inni stawiają na efekty. Biura decydują się na elastyczny czas wykonywania obowiązków, mając na uwadze, że pracownicy nie zawsze mają dogodne warunki do działania, np. opiekując się dziećmi lub pracując w kilka osób w jednym pomieszczeniu. Jeśli wszystkie zadania są odpowiednio podzielone między zespół i wykonane na czas, to nikt nie ma problemu z ich realizacją. Tym bardziej że w czasach pandemii szefowie jeszcze bardziej monitorują obciążenie swojego zespołu.

Zaufanie zamiast kontroli

Wykonywanie obowiązków w nowych warunkach nie jest łatwe. Zwłaszcza że ostatnie trzy miesiące były czasem wzmożonej pracy księgowych. Na ich biurkach oraz w elektronicznej dokumentacji “piętrzyły się” sprawozdania finansowe firm, należało wykonać audyty, a także zająć się bieżącymi sprawami. Sytuacji nie ułatwiały też nowe przepisy i interpretacje, za którymi trzeba nadążyć, by pomóc firmom w uzyskaniu ulg związanych z tarczą antykryzysową.

Szefowie biur rachunkowych przyznają, że w najgorętszym okresie zdecydowanie wydłużył się czas realizacji zadań, ze względu na różne godziny pracy pracowników oraz klientów. Ponadto, niekiedy sytuację komplikowały też problemy techniczne, których nie da się uniknąć nawet w najlepiej działającej firmie.

W takich przypadkach skontrolowanie efektów działań pracownika wymaga jeszcze więcej wysiłku. To dlatego nadrzędną wartością – nie tylko w branży rachunkowości – stało się dziś zaufanie. Osoby wykonujące zadania z domów wykazują się sumiennością i zaangażowaniem, a ich zwierzchnicy pozwalają im podejmować samodzielnie niektóre ważne decyzje. Dzięki temu obie strony doceniają home office.

Zagrożenia i zmiany

Nowa sytuacja to nie tylko szansa na odkrycie możliwości innych modeli pracy, ale także zagrożenia dla biznesu. Jednym z najważniejszych jest choroba pracowników, która zmniejszy liczbę osób w zespole. Drugie, także istotne, to zmniejszenie portfela klientów i ich odejście od obsługi księgowej.

Doniesienia medialne są niepokojące, dlatego księgowi zastanawiają się, co zrobić, jeśli obecna sytuacja będzie się przeciągać.

Sądzę, że ta sytuacja może jeszcze potrwać około roku i niestety odbije się to na naszej pracy. O ile jeszcze tego nie widać, to na pewno odczujemy swego rodzaju minusy, ponieważ może się okazać, że pracownicy nie będą skłonni do eksploatowania swoich urządzeń. Konieczne będzie wprowadzenie pracy rotacyjnej, ze względu na to, że część naszych pracowników nadaje się ewidentnie do pracy zdalnej na pełnym etacie, a druga część wręcz przeciwnie. Te osoby będą musiały jednak wrócić do biura. Na pewno przez dłuższy czas nie wrócimy do znanego nam dobrze biurowego trybu pracy – przewiduje Małgorzata Puterko z biura rachunkowego ABAK SA.

Obecnie nie wiadomo, w jaki sposób pandemia wpłynie na stan firm. Zarządzający zgodnie przyznają, że nie można jeszcze jednoznacznie określić jakości home office w zespołach księgowych. Do tego potrzebny jest czas, który pozwoli z dystansu spojrzeć na wszystkie wykonane zadania.

Nowe doświadczenia, z jakimi mierzą się dziś biura księgowe, pozwolą w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić pracę zdalną i w praktyce przetestować nowoczesne rozwiązania. Po kilku miesiącach pracy w nowych warunkach widać jednak wyraźnie, że pomimo pojawiających się zagrożeń i wątpliwości księgowi są w stanie działać bezpiecznie i efektywnie, co pozwala spoglądać w przyszłość z większym optymizmem.

[RAPORT] KORONAWIRUS – podatki, prawo pracy, biznes

Promocja: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA