REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość zdalnie - z jakimi problemami mierzą się biura rachunkowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość zdalnie - z jakimi problemami mierzą się biura rachunkowe? /shutterstock
Księgowość zdalnie - z jakimi problemami mierzą się biura rachunkowe? /shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Minione miesiące pokazały, że wykonywanie swoich obowiązków poza biurem jest możliwe. Także w branżach, które do tej pory zupełnie nie kojarzyły się z modelem home office – takich jak księgowość. Doświadczenie pracy zdalnej po raz kolejny udowadnia, że nie trzeba wcale wiele, aby działać efektywnie. Co o obecnej sytuacji sądzą biura rachunkowe?

Jak Polacy organizują pracę

Jak wynika z raportu “Praca w dobie koronawirusa”, opublikowanego w maju tego roku przez Pracuj.pl, aż 64% badanych uważa, że ich pracodawca dobrze poradził sobie z organizacją pracy zdalnej. Niemal tyle samo – 63% – podkreśla swoją niezmienną efektywność przy wykonywaniu obowiązków w warunkach domowych. Pracownicy sądzą także, iż potrafią skutecznie oddzielić czas zawodowy od prywatnego.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

W raporcie nie mogło zabraknąć również danych dotyczących usprawnień home office. Dla 61% ankietowanych liczy się możliwość korzystania ze sprzętu firmowego zamiast używania domowych urządzeń. Planowanie działań wspierają z kolei telekonferencje organizowane wtedy, gdy jest to niezbędne – to zdanie ponad połowy pracowników zdalnych. Podobną opinię wyrażają oni w sprawie bardziej elastycznego grafiku pracy zespołu. Dzięki takim rozwiązaniom zdalne wykonywanie obowiązków nie ma wpływu na działanie całej firmy.

Typowy dzień w zdalnej księgowości

Podczas wdrażania w przedsiębiorstwach księgowych modelu home office zarządzający musieli zadbać przede wszystkim o odpowiednie warunki. Zdarzało się niejednokrotnie, że do wewnętrznej sieci trzeba było podpiąć sprzęt, zadbać o to, aby wszyscy dysponowali drukarkami oraz dostarczyć im dokumenty w wersji papierowej, jeśli była taka potrzeba.

W niektórych przypadkach całkowita rezygnacja z papierowych dokumentów okazała się bowiem niemożliwa. Jak w warunkach pandemii firmy radziły sobie z przekazywaniem ich do księgowych? W takich sytuacjach korzystały ze zwykłego pojemnika ustawionego pod drzwiami biura. Klienci mogą pozostawić w nim papiery, najlepiej po telefonicznym uzgodnieniu. Wówczas pracownik biura rozdziela dokumenty pomiędzy członków zespołu. Są to jednak jednostkowe sytuacje. Księgowi tam, gdzie jest to możliwe, wybierają nowoczesne rozwiązania. Klienci przesyłają im dokumenty drogą elektroniczną, dzięki czemu obie strony mogą czuć się bezpieczne, zwłaszcza w czasach pandemii.

REKLAMA

Wpływające dokumenty wyświetlają się w jednym miejscu w systemie. Wystarczy mieć tylko sprawne łącze internetowe, aby mieć stały wgląd w ważne dane. Taka praca zdalna jest bardziej efektywna, nie trzeba dopytywać klientów o dokumenty. Obie strony mają dostęp do systemu, który pozwala szybko przesłać niezbędne pliki, nie tylko za pomocą komputera, ale także aplikacji mobilnej. Jeśli jednak biuro księgowe otrzymuje jedynie papierowe dokumenty, warto posłużyć się inteligentnym odczytem danych. Zeskanowany dokument trafia do systemu, gdzie technologia OCR odczyta dane z faktur. Żmudne i ręczne wprowadzanie faktur do programu księgowego staje się więc przeszłością – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stale pojawiające się nowe modele pracy wymagają również zmian w istniejących już procedurach działania. Wiele osób zadaje sobie dziś pytanie, czy brak ujednoliconej procedury jest szansą czy też zagrożeniem w księgowości. Na ogół branża wymaga działań schematycznych i zaplanowanych, jednak obecnie trudno podążać tą drogą. Trzeba szybko reagować na zmiany, dopasować się do trybu działań klientów. Niektórzy pracownicy decydują się na pracę z domu, inni lepiej czują się w biurze, odbierając między innymi pozostawione w pudełkach dokumenty. Wypracowanie sprawdzonych procedur jest zatem znacznie trudniejsze, gdy każdy dzień wygląda zupełnie inaczej.

Efektywni czy nieefektywni?

Home office weryfikuje również sposób, w jaki pracodawcy kontrolują swój zespół. Każda osoba znajduje się w innym miejscu, ma też różny zakres obowiązków. Sprawdzenie efektów działań może więc stanowić wyzwanie.

Wiele wskazuje na to, że szefowie biur rachunkowych są dziś bardziej elastyczni. Niektórzy wybierają takie narzędzia, jak rejestratory czasu pracy, inni stawiają na efekty. Biura decydują się na elastyczny czas wykonywania obowiązków, mając na uwadze, że pracownicy nie zawsze mają dogodne warunki do działania, np. opiekując się dziećmi lub pracując w kilka osób w jednym pomieszczeniu. Jeśli wszystkie zadania są odpowiednio podzielone między zespół i wykonane na czas, to nikt nie ma problemu z ich realizacją. Tym bardziej że w czasach pandemii szefowie jeszcze bardziej monitorują obciążenie swojego zespołu.

Zaufanie zamiast kontroli

Wykonywanie obowiązków w nowych warunkach nie jest łatwe. Zwłaszcza że ostatnie trzy miesiące były czasem wzmożonej pracy księgowych. Na ich biurkach oraz w elektronicznej dokumentacji “piętrzyły się” sprawozdania finansowe firm, należało wykonać audyty, a także zająć się bieżącymi sprawami. Sytuacji nie ułatwiały też nowe przepisy i interpretacje, za którymi trzeba nadążyć, by pomóc firmom w uzyskaniu ulg związanych z tarczą antykryzysową.

Szefowie biur rachunkowych przyznają, że w najgorętszym okresie zdecydowanie wydłużył się czas realizacji zadań, ze względu na różne godziny pracy pracowników oraz klientów. Ponadto, niekiedy sytuację komplikowały też problemy techniczne, których nie da się uniknąć nawet w najlepiej działającej firmie.

W takich przypadkach skontrolowanie efektów działań pracownika wymaga jeszcze więcej wysiłku. To dlatego nadrzędną wartością – nie tylko w branży rachunkowości – stało się dziś zaufanie. Osoby wykonujące zadania z domów wykazują się sumiennością i zaangażowaniem, a ich zwierzchnicy pozwalają im podejmować samodzielnie niektóre ważne decyzje. Dzięki temu obie strony doceniają home office.

Zagrożenia i zmiany

Nowa sytuacja to nie tylko szansa na odkrycie możliwości innych modeli pracy, ale także zagrożenia dla biznesu. Jednym z najważniejszych jest choroba pracowników, która zmniejszy liczbę osób w zespole. Drugie, także istotne, to zmniejszenie portfela klientów i ich odejście od obsługi księgowej.

Doniesienia medialne są niepokojące, dlatego księgowi zastanawiają się, co zrobić, jeśli obecna sytuacja będzie się przeciągać.

Sądzę, że ta sytuacja może jeszcze potrwać około roku i niestety odbije się to na naszej pracy. O ile jeszcze tego nie widać, to na pewno odczujemy swego rodzaju minusy, ponieważ może się okazać, że pracownicy nie będą skłonni do eksploatowania swoich urządzeń. Konieczne będzie wprowadzenie pracy rotacyjnej, ze względu na to, że część naszych pracowników nadaje się ewidentnie do pracy zdalnej na pełnym etacie, a druga część wręcz przeciwnie. Te osoby będą musiały jednak wrócić do biura. Na pewno przez dłuższy czas nie wrócimy do znanego nam dobrze biurowego trybu pracy – przewiduje Małgorzata Puterko z biura rachunkowego ABAK SA.

Obecnie nie wiadomo, w jaki sposób pandemia wpłynie na stan firm. Zarządzający zgodnie przyznają, że nie można jeszcze jednoznacznie określić jakości home office w zespołach księgowych. Do tego potrzebny jest czas, który pozwoli z dystansu spojrzeć na wszystkie wykonane zadania.

Nowe doświadczenia, z jakimi mierzą się dziś biura księgowe, pozwolą w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić pracę zdalną i w praktyce przetestować nowoczesne rozwiązania. Po kilku miesiącach pracy w nowych warunkach widać jednak wyraźnie, że pomimo pojawiających się zagrożeń i wątpliwości księgowi są w stanie działać bezpiecznie i efektywnie, co pozwala spoglądać w przyszłość z większym optymizmem.

[RAPORT] KORONAWIRUS – podatki, prawo pracy, biznes

Promocja: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA