REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?

Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?
Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?

REKLAMA

REKLAMA

Wiele osób zdecydowało się na założenie biura rachunkowego i odniosło sukces. Do tego grona przedsiębiorców wciąż dołączają kolejne osoby. Jak udało się im rozkręcić biznes w branży usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych? Dlaczego klienci chętnie korzystają z ich usług? Jaka jest recepta na dobrze funkcjonujące biuro rachunkowe? Od czego w ogóle zacząć? Jakie formalności są niezbędne? I wreszcie, co zrobić by nasze biuro wyróżniało się na rynku pod względem świadczonych usług księgowych? A zatem, co tak naprawdę należy zrobić, aby nasze biuro było po prostu nowoczesne?

Zakładanie biura rachunkowego – aspekty prawne

Zacznijmy od spraw formalnoprawnych związanych z założeniem biura rachunkowego. Obecnie próg wejścia do, nazwijmy to, branży usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc założenie własnego biur rachunkowego, jest bardzo niski. Po deregulacji przepisów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, co miało miejsce w 2014 roku, działalność gospodarczą tego rodzaju mogą bowiem wykonywać osoby, które:

Autopromocja

- mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Jednocześnie, ustawodawca wprowadził wymóg zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg.

Natomiast, jeżeli chodzi o katalog usług, które może wykonywać biuro rachunkowe w ramach prowadzonej działalności, to został on określony przepisami ustawy o rachunkowości. I są to następujące czynności, tj.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

- sporządzanie sprawozdań finansowych;

- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

To by było na tyle, jeżeli chodzi o stronę formalną. Czas przejść do zasadniczej części naszego biznesu usługowego.

Zachęcamy do odwiedzin: Nowoczesne biuro rachunkowe - Obsługa klientów online

Dobry start biura rachunkowego

Jeżeli sprawy lokalowe mamy załatwione, a przy tym odpowiednie kompetencje i kwalifikacje zapewnione (np. poprzez system certyfikacji prowadzony przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce), należy w końcu zacząć zarabiać. Potencjalnymi klientami są niemal wszystkie jednostki gospodarcze, wśród których najwięcej oczywiście jest mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw.

Kluczową kwestią jest w pełni profesjonalna obsługa klienta. Jak ją zapewnić? Nie da się w żaden sposób pominąć sprawy podstawowej, czyli narzędzi, które muszą zostać zakupione i wdrożone, aby uzyskać pożądany efekt w postaci prawidłowego i sprawnego funkcjonowania biura.

Na starcie działalności mamy do wyboru znaczną ilość opcji dostępnych na rynku, jeżeli chodzi o oprogramowanie, tj. systemy finansowo-księgowe specjalnie przygotowane z myślą o biurach rachunkowych. Z pewnością warto się dobrze rozejrzeć, warto spojrzeć na współczesny świat, który, jak szczególnie widzimy to obecnie, w dobie pandemii koronawirusa, funkcjonuje w dużej mierze zdalnie, w oparciu o narzędzia cyfrowe. Jest więc oczywistą oczywistością, że praca biura rachunkowego, jego właściwe funkcjonowanie musi być również oparte na rozwiązaniach cyfrowych/informatycznych. Przy czym, najlepiej gdy praca na dokumentach, cyfrowy obieg tych dokumentów, a także praca z zebranymi danymi rachunkowymi klientów odbywa się w sposób jak najbardziej płynny i jednocześnie przyjazny dla obu stron umowy o usługowe prowadzenie ksiąg.

Dla biur rachunkowych Comarch proponuje sprawdzony przez tysiące biur w Polsce program Comarch ERP Optima wraz z ekosystemem dodatkowych aplikacji. Warto nadmienić, że całość rozwiązań dostępna jest też w chmurze, co czyni je atrakcyjnymi pod kątem chociażby pracy zdalnej w dobie pandemii. Program Comarch ERP Optima pozwoli na obsługę klientów zarówno pełnej księgowości kontowej, jak i książki przychodów i rozchodów czy też firm rozliczających się na zasadach ewidencji ryczałtowej. Narzędzia dodatkowo pozwalają m.in. na wczytywanie dokumentów wprost ze skanów przy użyciu mechanizmu OCR, zdalną obsługę kadrową pracowników, czy też elektroniczną wymianę danych z klientem za pomocą mechanizmu IWD. Dodatkowo biura rachunkowe, które są użytkownikami Comarch ERP Optima mają możliwość promocji swoich usług w serwisie iKsięgowość24.pl. To portal, gdzie biuro nie tylko znajduje się na mapie biur rachunkowych, ale także miejsce, w którym biuro rachunkowe może przekazać swoim klientom program do fakturowania (Comarch ERP XT), a także przechowywać własne dane oraz dane swoich klientów w bezpiecznej przestrzeni Chmury Comarch w serwisie IBARD. Działanie na wielu polach za pomocą współpracujących ze sobą narzędzi pozwala, już na starcie, na wypracowanie sporej przewagi nad konkurencją, która często tego typu rozwiązań dodatkowych nie świadczy lub oferuje w znacznie ograniczonym zakresie – mówi Jacek Krzaczek, product manager systemów Comarch ERP.

Nie przypadkowo obecnie zwiększoną popularnością cieszą się biura rachunkowe oferujące obsługę księgową w pełni online, innymi słowy, usługi księgowe 100% online. Zachęcamy do odwiedzin: Nowoczesne biuro rachunkowe - Obsługa klientów online

Biuro rachunkowe musi być na bieżąco z prawem gospodarczym

Nie sposób pominąć aspektu prawnego przy wyborze oprogramowania na potrzeby zakładanego przez nas biura rachunkowego. Przykładem nich będą ostatnie tygodnie związane z pandemią COVID-19. Kolejne tarcze antykryzysowe, których mamy już na stanie cztery, były wprowadzane przez ustawodawcę w bardzo ekspresowym tempie i wywołały ogromne zamieszanie w szeroko rozumianych przepisach prawa gospodarczego, odnoszących się w istotnej części do podatków i rachunkowości.

Na przykład przepisy dotyczące obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych ukazały się w ostatniej chwili. Podobnie było z terminami w zakresie dokonywania rozliczeń w podatkach dochodowych. Pojawiło się także szereg nowych przepisów dotyczących stawek podatku VAT, możliwości odliczania darowizn, zwolnień i ulg podatkowych. Przy tym oczywiście całe spektrum środków pomocowych dla przedsiębiorców w postaci postojowego, pożyczek, dotacji itd. Biura rachunkowe musiały, w narzuconym przez rząd reżimie sanitarnym, czyli przed wszystkim zdalnie, sprostać tym wyzwaniom, bo tego oczekiwali od nich ich klienci.

Wracając do kwestii narzędzi, wybór narzędzi, to wybór także partnera w biznesie, który reaguje na bieżąco na tego typu sytuacje, dostosowując oprogramowanie, a także udzielając niezbędnych porad merytorycznych. Nasz wybór musi to uwzględniać, jeżeli chcemy, a chcemy, żeby nasze biuro funkcjonowało w pełni bezpiecznie i nie generowało strat również w tych bardzo trudnych dla przedsiębiorców (klientów biura) czasach.

Przy wyborze systemu finansowo-księgowego należy zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie ma możliwość pracy w chmurze oraz czy są dla niego dostępne dodatki, które nie tylko usprawniają pracę samego biura, ale także współpracę z klientem. Ważnym czynnikiem jest również gwarancja oprogramowania z obowiązującymi przepisami. Comarch taką gwarancję swoim klientom zapewnia. Nowe, dostosowane do zmieniających się przepisów wersje systemów dostarczane są zawsze jeszcze przed wejściem w życie tych przepisów. Dzięki temu nasi klienci nie tylko nie obawiają się o aktualność posiadanych programów, ale także darzą nas wysokim stopniem zaufania na tym polu. Comarch dla swoich Klientów udostępnia także wsparcie techniczne i merytoryczne. W razie jakichkolwiek wątpliwości zawsze mogą skontaktować się z biurem obsługi klienta, które czynne jest nawet w soboty – wylicza Jacek Krzaczek.

Działania promocyjne i przyciągnięcie klientów do biura

Myśląc o reklamie/marketingu powstającego nowoczesnego biura rachunkowego, jako pierwsze i naturalne skojarzenie to – strona internetowa. Jak bowiem inaczej dotrzeć do potencjalnych klientów w sposób najszybszy i zaprezentować im pełną ofertę biura w jednym miejscu? Z drugiej strony, zdecydowana większość firm poszukuje biura do prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych właśnie przez Internet.

Strona internetowa dla biura powinna jak najbardziej powstać, jeżeli myślimy o zaistnieniu na rynku, rozwoju czy też późniejszej ekspansji. Profesjonalnie przygotowana i prowadzona strona biura pozwala na zaprezentowanie obok oczywiście informacji o ofercie, także kompetencji, kwalifikacji, rekomendacji, czy też portfolio klientów, którzy zaufali naszemu biuru. Niewątpliwym atutem strony będzie interaktywny czat, gdzie potencjalni klienci będą mieli możliwość uzyskania szybkiej odpowiedź na swoje zapytania. W późniejszym etapie strona internetowa może służyć również jako platforma do prowadzenia firmowego bloga, szkoleń online, czy też wprowadzania wielu innych nowoczesnych funkcjonalności.

Osobną kwestią, ale bardzo ważną jest zoptymalizowanie strony biura pod wyszukiwarkę Google, gdyż pozycja w pierwszych wynikach wyszukiwania (np. według określonej lokalizacji, na której działa biuro czy pod kątem specjalizacji biura) to obecnie kluczowa przewaga konkurencyjna.

Samo utworzenie dobrze działającej strony może okazać się jednak niewystarczające, aby skutecznie walczyć na tym konkurencyjnym rynku. Pozytywnych efektów można się spodziewać, jeżeli nasza strategia wizerunku i widoczności w Internecie jest dobrze przemyślana i na bieżąco kontrolowana. W tym kontekście, co niejednokrotnie obserwujemy sami dokonując zakupów w sieci, wyjątkowo ważne stają się opinie/komentarze pozostawione przez klientów, w postaci postów na forach internetowych czy wpisach na wielu dostępnych obecnie kanałach społecznościowych. Dbałość o ten element nie jest z pewnością zadaniem łatwym, jednak wizerunek biura w tym względzie może okazać się kluczem do sukcesu.

Umowa z klientem a odpowiedzialność biura rachunkowego

Jednym z ważnych aspektów prowadzenia biura jest konstrukcja umowy z klientem oraz wiążący się z tym zakres odpowiedzialności biura. Usługi biur rachunkowego oparte są bowiem na pisemnej umowie między stronami o świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg. Umowa tego rodzaju nakłada ściśle określone prawa i obowiązki na obie strony. W związku z tym, z punku widzenia biura rachunkowego, ale także z punktu widzenia klienta (przedsiębiorcy), bardzo istotne jest określenie w umowie obowiązków biura rachunkowego.

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, co powoduje, że na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza. Dlatego właśnie ustawodawca wprowadził wymóg posiadania przez biuro ubezpieczenia OC (od odpowiedzialności cywilnej) za wyrządzone szkody. W efekcie zaistniała szkoda, która powstała w wyniku działania lub zaniechania działania biura, pokrywana jest przez ubezpieczyciela.

W praktyce może być też tak, że w przypadku gdy przedsiębiorca poniesie szkodę z winy biura, może on wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie, na co pozwalają przepisy Kodeksu cywilnego. Biuro rachunkowe ponosi bowiem odpowiedzialność za niewywiązanie się z umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych lub niestaranność w wykonywaniu obowiązków wynikających z takiej umowy.

Pamiętać trzeba również o tym, co wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą podatnika (klienta biura), podatnik na żądanie kontrolującego organu obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania. Wobec czego, po stronie biura rachunkowe pojawia się obowiązek udostępniania organom kontrolującym ksiąg swojego klienta wraz z wszelkimi dowodami księgowymi.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy przepis podatkowy napisany w złej wierze nie rodzi normy prawnej? Dlaczego podatnicy unikają stosowania takich przepisów?

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą często kontestują obowiązki nakładane na podstawie przepisów podatkowych. Nigdy wcześniej nie spotkałem się z tym w takim natężeniu – może na przełomie lat osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych XX wieku, gdy wprowadzono drakońskie przepisy tzw. popiwku – pisze prof. Witold Modzelewski. Dlaczego tak się dzieje?

Szef KAS: Fundacje rodzinne nie są środkiem do unikania opodatkowania

Szef Krajowej Administracji skarbowej wydał opinię zabezpieczającą w której potwierdził, że utworzenie fundacji, wniesienie do niej akcji i następnie ich sprzedaż nie będzie tzw. „unikaniem opodatkowania”, mimo wysokich korzyści podatkowych. Opinię zabezpieczające wydaje się właśnie w celu rozstrzygnięcia, czy proponowana czynność tym unikaniem by była.
Przedmiotowa opinia została wydana na wniosek przedsiębiorcy, który planuje utworzenie rodzinnej platformy inwestycyjnej przy wykorzystaniu Fundacji poprzez wniesienie do niej m.in. akcji spółki. Natomiast spółka jest właścicielem spółek zależnych, które uzyskują przychody prowadząc działalność operacyjną w różnych krajach świata. 

Laptopy otrzymane przez uczniów i nauczycieli zwolnione z PIT - rozporządzenie MF

Laptopy oraz bony na laptopy, otrzymane w 2023 r. przez uczniów i nauczycieli, są zwolnione z PIT – wynika z rozporządzenia MF, które weszło w życie we wtorek 23 kwietnia 2024 r.

Kontyngent możliwym lekarstwem na cła

Każdy towar o statusie celnym nieunijnym w momencie wjazdu na terytorium UE obciążony jest długiem celnym. Dług ten wynika z unijnych przepisów prawa. Uzależniony jest od kodu taryfy celnej, wartości celnej towaru, pochodzenia oraz zastosowanej waluty dla danej transakcji. Unia Europejska stoi na straży konkurencyjności swoich rodzimych przedsiębiorstw, a to oznacza, że ma wielorakie narzędzia do swojej dyspozycji, aby zapewnić bezpieczne funkcjonowanie naszym przedsiębiorcom. Jednym z takich narzędzi jest cło ochronne (odwetowe), którego celem jest ochrona produkcji unijnej przed konkurencją z krajów trzecich. Często cło to występuje z cłem antydumpingowym, którego z kolei celem jest wyrównanie cen rynkowych towaru sprowadzanego z krajów trzecich z towarem produkowanym w UE.

Rozliczenie składki zdrowotnej za 2023 rok - termin w 2024 roku, zasady [komunikat ZUS]. Jak wypełnić i do kiedy złożyć ZUS DRA lub ZUS RCA?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że część płatników składek - osób prowadzących pozarolniczą działalność - musi przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2023. W dniu 20 maja 2024 r. mija termin na złożenie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2024 r., w którym uwzględnione będzie to rozliczenie.

Nowe zwolnienia z PIT za 2023 r. Jeszcze tydzień na złożenie zeznania albo korekty [Rzut na taśmę rządu]

Skorzystają osoby, które otrzymały możliwość kupna laptopów na preferencyjnych warunkach. Przede wszystkim nauczyciele. Nie muszą płacić podatku od bonu 2500 zł na komputer. Podobnie rodzice uczniów IV klas, którzy otrzymali darmowe komputery dla swoich dzieci. 

Transformacja ESG w polskich firmach. Jak sfinansować?

Większość firm deklaruje, że zrównoważony rozwój jest dla nich ważny a nawet kluczowy. Ale jedynie 65% z nich jest gotowych inwestować w działania z nim związane. Największym wyzwaniem dla firm pozostaje pozyskanie finansowania na inwestycje zrównoważone - określonego przez większość firm jako główne wyzwanie w procesie transformacji ESG. Przedsiębiorstwa w Polsce, pomimo, że korzystają z części dostępnych narzędzi wsparcia, to jednak nie wykorzystują w pełni ich potencjału. Tak wynika z najnowszego raportu Ayming Polska. W związku z wejściem w życie dyrektywy CSRD, autorzy raportu postanowili zapytać organizacje 250+ m.in. o to, jak przygotowują się na zmiany, jakie wyzwania w związku z nimi identyfikują oraz w jaki sposób zamierzają finansować transformację ESG.

Bon energetyczny - czy trzeba będzie zapłacić podatek od jego wartości?

W uwagach do projektu ustawy o bonie energetycznym Ministerstwo Finansów sugeruje, aby beneficjentów bonu energetycznego zwolnić z podatku, inaczej będą musieli zapłacić PIT.

Legalna praca w Niemczech - rozliczenie podatkowe. Średni zwrot podatku z Niemiec to ok. 4 tys. zł. Czy trzeba złożyć PIT-a w Polsce?

Na złożenie deklaracji podatkowej w Polsce został zaledwie tydzień. Termin mija 30 kwietnia 2024 r. Jeśli więc w 2023 roku pracowałeś w Niemczech i wciąż zastanawiasz się czy masz obowiązek złożyć zeznanie podatkowe w Polsce i wykazać dochód zarobiony u naszego zachodniego sąsiada, to ten artykuł jest dla Ciebie. 

Fundacja rodzinna wynajmuje mieszkania - kwestie podatkowe

Fundacja rodzinna może wykonywać działalność gospodarczą jedynie w ustalonym ustawowo zakresie. Na podstawie art. 5 ustawy o fundacjach rodzinnych – fundacja rodzinna może prowadzić działalność z zakresu najmu, dzierżawy lub udostępniania mienia do korzystania na innej podstawie. Co za tym, idzie może np. wynajmować lokale mieszkalne.

REKLAMA