REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?
Jak założyć nowoczesne biuro rachunkowe?

REKLAMA

REKLAMA

Wiele osób zdecydowało się na założenie biura rachunkowego i odniosło sukces. Do tego grona przedsiębiorców wciąż dołączają kolejne osoby. Jak udało się im rozkręcić biznes w branży usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych? Dlaczego klienci chętnie korzystają z ich usług? Jaka jest recepta na dobrze funkcjonujące biuro rachunkowe? Od czego w ogóle zacząć? Jakie formalności są niezbędne? I wreszcie, co zrobić by nasze biuro wyróżniało się na rynku pod względem świadczonych usług księgowych? A zatem, co tak naprawdę należy zrobić, aby nasze biuro było po prostu nowoczesne?

Zakładanie biura rachunkowego – aspekty prawne

Zacznijmy od spraw formalnoprawnych związanych z założeniem biura rachunkowego. Obecnie próg wejścia do, nazwijmy to, branży usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc założenie własnego biur rachunkowego, jest bardzo niski. Po deregulacji przepisów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, co miało miejsce w 2014 roku, działalność gospodarczą tego rodzaju mogą bowiem wykonywać osoby, które:

REKLAMA

- mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Jednocześnie, ustawodawca wprowadził wymóg zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg.

Natomiast, jeżeli chodzi o katalog usług, które może wykonywać biuro rachunkowe w ramach prowadzonej działalności, to został on określony przepisami ustawy o rachunkowości. I są to następujące czynności, tj.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

- sporządzanie sprawozdań finansowych;

- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

To by było na tyle, jeżeli chodzi o stronę formalną. Czas przejść do zasadniczej części naszego biznesu usługowego.

Zachęcamy do odwiedzin: Nowoczesne biuro rachunkowe - Obsługa klientów online

Dobry start biura rachunkowego

REKLAMA

Jeżeli sprawy lokalowe mamy załatwione, a przy tym odpowiednie kompetencje i kwalifikacje zapewnione (np. poprzez system certyfikacji prowadzony przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce), należy w końcu zacząć zarabiać. Potencjalnymi klientami są niemal wszystkie jednostki gospodarcze, wśród których najwięcej oczywiście jest mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw.

Kluczową kwestią jest w pełni profesjonalna obsługa klienta. Jak ją zapewnić? Nie da się w żaden sposób pominąć sprawy podstawowej, czyli narzędzi, które muszą zostać zakupione i wdrożone, aby uzyskać pożądany efekt w postaci prawidłowego i sprawnego funkcjonowania biura.

REKLAMA

Na starcie działalności mamy do wyboru znaczną ilość opcji dostępnych na rynku, jeżeli chodzi o oprogramowanie, tj. systemy finansowo-księgowe specjalnie przygotowane z myślą o biurach rachunkowych. Z pewnością warto się dobrze rozejrzeć, warto spojrzeć na współczesny świat, który, jak szczególnie widzimy to obecnie, w dobie pandemii koronawirusa, funkcjonuje w dużej mierze zdalnie, w oparciu o narzędzia cyfrowe. Jest więc oczywistą oczywistością, że praca biura rachunkowego, jego właściwe funkcjonowanie musi być również oparte na rozwiązaniach cyfrowych/informatycznych. Przy czym, najlepiej gdy praca na dokumentach, cyfrowy obieg tych dokumentów, a także praca z zebranymi danymi rachunkowymi klientów odbywa się w sposób jak najbardziej płynny i jednocześnie przyjazny dla obu stron umowy o usługowe prowadzenie ksiąg.

Dla biur rachunkowych Comarch proponuje sprawdzony przez tysiące biur w Polsce program Comarch ERP Optima wraz z ekosystemem dodatkowych aplikacji. Warto nadmienić, że całość rozwiązań dostępna jest też w chmurze, co czyni je atrakcyjnymi pod kątem chociażby pracy zdalnej w dobie pandemii. Program Comarch ERP Optima pozwoli na obsługę klientów zarówno pełnej księgowości kontowej, jak i książki przychodów i rozchodów czy też firm rozliczających się na zasadach ewidencji ryczałtowej. Narzędzia dodatkowo pozwalają m.in. na wczytywanie dokumentów wprost ze skanów przy użyciu mechanizmu OCR, zdalną obsługę kadrową pracowników, czy też elektroniczną wymianę danych z klientem za pomocą mechanizmu IWD. Dodatkowo biura rachunkowe, które są użytkownikami Comarch ERP Optima mają możliwość promocji swoich usług w serwisie iKsięgowość24.pl. To portal, gdzie biuro nie tylko znajduje się na mapie biur rachunkowych, ale także miejsce, w którym biuro rachunkowe może przekazać swoim klientom program do fakturowania (Comarch ERP XT), a także przechowywać własne dane oraz dane swoich klientów w bezpiecznej przestrzeni Chmury Comarch w serwisie IBARD. Działanie na wielu polach za pomocą współpracujących ze sobą narzędzi pozwala, już na starcie, na wypracowanie sporej przewagi nad konkurencją, która często tego typu rozwiązań dodatkowych nie świadczy lub oferuje w znacznie ograniczonym zakresie – mówi Jacek Krzaczek, product manager systemów Comarch ERP.

Nie przypadkowo obecnie zwiększoną popularnością cieszą się biura rachunkowe oferujące obsługę księgową w pełni online, innymi słowy, usługi księgowe 100% online. Zachęcamy do odwiedzin: Nowoczesne biuro rachunkowe - Obsługa klientów online

Biuro rachunkowe musi być na bieżąco z prawem gospodarczym

Nie sposób pominąć aspektu prawnego przy wyborze oprogramowania na potrzeby zakładanego przez nas biura rachunkowego. Przykładem nich będą ostatnie tygodnie związane z pandemią COVID-19. Kolejne tarcze antykryzysowe, których mamy już na stanie cztery, były wprowadzane przez ustawodawcę w bardzo ekspresowym tempie i wywołały ogromne zamieszanie w szeroko rozumianych przepisach prawa gospodarczego, odnoszących się w istotnej części do podatków i rachunkowości.

Na przykład przepisy dotyczące obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych ukazały się w ostatniej chwili. Podobnie było z terminami w zakresie dokonywania rozliczeń w podatkach dochodowych. Pojawiło się także szereg nowych przepisów dotyczących stawek podatku VAT, możliwości odliczania darowizn, zwolnień i ulg podatkowych. Przy tym oczywiście całe spektrum środków pomocowych dla przedsiębiorców w postaci postojowego, pożyczek, dotacji itd. Biura rachunkowe musiały, w narzuconym przez rząd reżimie sanitarnym, czyli przed wszystkim zdalnie, sprostać tym wyzwaniom, bo tego oczekiwali od nich ich klienci.

Wracając do kwestii narzędzi, wybór narzędzi, to wybór także partnera w biznesie, który reaguje na bieżąco na tego typu sytuacje, dostosowując oprogramowanie, a także udzielając niezbędnych porad merytorycznych. Nasz wybór musi to uwzględniać, jeżeli chcemy, a chcemy, żeby nasze biuro funkcjonowało w pełni bezpiecznie i nie generowało strat również w tych bardzo trudnych dla przedsiębiorców (klientów biura) czasach.

Przy wyborze systemu finansowo-księgowego należy zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie ma możliwość pracy w chmurze oraz czy są dla niego dostępne dodatki, które nie tylko usprawniają pracę samego biura, ale także współpracę z klientem. Ważnym czynnikiem jest również gwarancja oprogramowania z obowiązującymi przepisami. Comarch taką gwarancję swoim klientom zapewnia. Nowe, dostosowane do zmieniających się przepisów wersje systemów dostarczane są zawsze jeszcze przed wejściem w życie tych przepisów. Dzięki temu nasi klienci nie tylko nie obawiają się o aktualność posiadanych programów, ale także darzą nas wysokim stopniem zaufania na tym polu. Comarch dla swoich Klientów udostępnia także wsparcie techniczne i merytoryczne. W razie jakichkolwiek wątpliwości zawsze mogą skontaktować się z biurem obsługi klienta, które czynne jest nawet w soboty – wylicza Jacek Krzaczek.

Działania promocyjne i przyciągnięcie klientów do biura

Myśląc o reklamie/marketingu powstającego nowoczesnego biura rachunkowego, jako pierwsze i naturalne skojarzenie to – strona internetowa. Jak bowiem inaczej dotrzeć do potencjalnych klientów w sposób najszybszy i zaprezentować im pełną ofertę biura w jednym miejscu? Z drugiej strony, zdecydowana większość firm poszukuje biura do prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych właśnie przez Internet.

Strona internetowa dla biura powinna jak najbardziej powstać, jeżeli myślimy o zaistnieniu na rynku, rozwoju czy też późniejszej ekspansji. Profesjonalnie przygotowana i prowadzona strona biura pozwala na zaprezentowanie obok oczywiście informacji o ofercie, także kompetencji, kwalifikacji, rekomendacji, czy też portfolio klientów, którzy zaufali naszemu biuru. Niewątpliwym atutem strony będzie interaktywny czat, gdzie potencjalni klienci będą mieli możliwość uzyskania szybkiej odpowiedź na swoje zapytania. W późniejszym etapie strona internetowa może służyć również jako platforma do prowadzenia firmowego bloga, szkoleń online, czy też wprowadzania wielu innych nowoczesnych funkcjonalności.

Osobną kwestią, ale bardzo ważną jest zoptymalizowanie strony biura pod wyszukiwarkę Google, gdyż pozycja w pierwszych wynikach wyszukiwania (np. według określonej lokalizacji, na której działa biuro czy pod kątem specjalizacji biura) to obecnie kluczowa przewaga konkurencyjna.

Samo utworzenie dobrze działającej strony może okazać się jednak niewystarczające, aby skutecznie walczyć na tym konkurencyjnym rynku. Pozytywnych efektów można się spodziewać, jeżeli nasza strategia wizerunku i widoczności w Internecie jest dobrze przemyślana i na bieżąco kontrolowana. W tym kontekście, co niejednokrotnie obserwujemy sami dokonując zakupów w sieci, wyjątkowo ważne stają się opinie/komentarze pozostawione przez klientów, w postaci postów na forach internetowych czy wpisach na wielu dostępnych obecnie kanałach społecznościowych. Dbałość o ten element nie jest z pewnością zadaniem łatwym, jednak wizerunek biura w tym względzie może okazać się kluczem do sukcesu.

Umowa z klientem a odpowiedzialność biura rachunkowego

Jednym z ważnych aspektów prowadzenia biura jest konstrukcja umowy z klientem oraz wiążący się z tym zakres odpowiedzialności biura. Usługi biur rachunkowego oparte są bowiem na pisemnej umowie między stronami o świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg. Umowa tego rodzaju nakłada ściśle określone prawa i obowiązki na obie strony. W związku z tym, z punku widzenia biura rachunkowego, ale także z punktu widzenia klienta (przedsiębiorcy), bardzo istotne jest określenie w umowie obowiązków biura rachunkowego.

Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, co powoduje, że na biurze rachunkowym ciąży odpowiedzialność odszkodowawcza. Dlatego właśnie ustawodawca wprowadził wymóg posiadania przez biuro ubezpieczenia OC (od odpowiedzialności cywilnej) za wyrządzone szkody. W efekcie zaistniała szkoda, która powstała w wyniku działania lub zaniechania działania biura, pokrywana jest przez ubezpieczyciela.

W praktyce może być też tak, że w przypadku gdy przedsiębiorca poniesie szkodę z winy biura, może on wystąpić na drodze cywilnej o odszkodowanie, na co pozwalają przepisy Kodeksu cywilnego. Biuro rachunkowe ponosi bowiem odpowiedzialność za niewywiązanie się z umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych lub niestaranność w wykonywaniu obowiązków wynikających z takiej umowy.

Pamiętać trzeba również o tym, co wynika z przepisów ustawy o rachunkowości, że gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą podatnika (klienta biura), podatnik na żądanie kontrolującego organu obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania. Wobec czego, po stronie biura rachunkowe pojawia się obowiązek udostępniania organom kontrolującym ksiąg swojego klienta wraz z wszelkimi dowodami księgowymi.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA