Wymogi formalne konieczne do objęcia stanowiska głównego księgowego w jednostce budżetowej

1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,

2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

3) nie była prawomocnie skazana za przestępstwa przeciwko:

• mieniu,

• obrotowi gospodarczemu,

• działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego,

• wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo karne skarbowe,

4) spełnia jeden z poniższych warunków:

• ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

• ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

• jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

• posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

2.1. Podstawa nawiązania stosunku pracy z głównym księgowym

Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych musi być pracownikiem tej jednostki - czyli zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) musi być zatrudniony na podstawie: umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Właściwą podstawę nawiązania stosunku pracy z głównym księgowym w danej jednostce sektora finansów publicznych wskazują przepisy dotyczące zatrudniania pracowników urzędów państwowych, pracowników samorządowych oraz pracowników państwowych i samorządowych osób prawnych, odrębne dla jednostek organizacyjnych sektora rządowego i samorządowego. Na przykład główni księgowi w jednostkach podsektora samorządowego mogą być zatrudniani (art. 1 i 2 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych; dalej: ustawa o pracownikach samorządowych) na podstawie powołania, mianowania i umowy o pracę (patrz tabela 1).

Tabela 1. Podstawy zatrudnienia skarbników i głównych księgowych w jednostkach organizacyjnych podsektora samorządowego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD

Czy głównego księgowego związku międzygminnego, zatrudnionego w biurze związku, powołuje zgromadzenie związku (proszę o podanie podstawy prawnej) i czy przy wyborze kandydata na to stanowisko wymagane jest przeprowadzenie konkursu?

Stosunek pracy na podstawie powołania nawiązuje się wyłącznie w przypadkach określonych w odrębnych przepisach (art. 68 § 1 k.p.). Jeśli chodzi o głównych księgowych w związkach jednostek samorządu terytorialnego (w tym międzygminnych), to mogą oni być zatrudnieni na podstawie:

• mianowania - art. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych - ale wyłącznie pod warunkiem, że w statucie związku jednostki samorządu terytorialnego stanowisko głównego księgowego związku zostało wymienione jako stanowisko, na którym stosunek pracy jest nawiązywany na podstawie mianowania,

• umowy o pracę - art. 2 pkt 4 w związku z art. 1 pkt 4 ustawy o pracownikach samorządowych.

Ustawa o pracownikach samorządowych nie przewiduje, aby główni księgowi w związkach jednostek samorządu terytorialnego mogli być zatrudniani na podstawie powołania, ani nie daje upoważnień żadnym organom jednostek samorządu terytorialnego do określania w przepisach wewnętrznych tych jednostek szerszego kręgu osób zatrudnianych na podstawie powołania niż wynikający z powołanej ustawy. Pogląd taki został wyrażony przez Sąd Najwyższy w wyroku z 9 kwietnia 1997 r. (sygn. akt I PKN 68/97, OSNP z 1998 nr 3, poz. 77).

Sąd Najwyższy stwierdził, że statut gminy nie może określać stanowisk pracy obsadzanych w drodze powołania w szerszym zakresie, niż to przewiduje art. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, w którym zostały określone podstawy nawiązania stosunku pracy z pracownikami samorządowymi.

Jeżeli chodzi o dwie podstawy - wybór i mianowanie, ustawodawca w zakresie kręgu osób, których mogą one dotyczyć, odesłał do postanowień statutów gmin i związków komunalnych.

Odmiennie uregulowano w ustawie o pracownikach samorządowych nawiązanie stosunku pracy na podstawie powołania. Na podstawie powołania zatrudnia się sekretarza gminy i skarbnika gminy - głównego księgowego budżetu (w obecnym stanie prawnym także zastępcę wójta (burmistrza, prezydenta miasta), sekretarza powiatu, skarbnika powiatu (głównego księgowego budżetu powiatu), skarbnika województwa (głównego księgowego budżetu województwa) - art. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych. Przepis ten (ani żaden inny) nie zawiera upoważnienia do określenia w statucie gminy kręgu osób, z którymi nawiązuje się stosunek pracy na tej podstawie.

Z treści przepisów ustawy o pracownikach samorządowych wynika wyraźnie, że na podstawie powołania mogą być zatrudnieni tylko pracownicy wyraźnie w nim wymienieni, a zatrudnienie innych osób na tej podstawie nie jest dopuszczalne. Postanowienie statutu gminy, w którym określono, że na podstawie powołania zatrudniane są również inne osoby, są nieważne w myśl treści art. 18 § 2 k.p. - jest to bowiem postanowienie mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy, w tym przypadku niż regulacje zawarte w ustawie o pracownikach samorządowych. Stosunek pracy z powołania charakteryzuje się bowiem mniejszą stabilizacją, co przejawia się między innymi tym, że pracownik zatrudniony na podstawie powołania może być w każdym czasie odwołany ze stanowiska przez organ, który go powołał, a przy rozpatrywaniu sporów ze stosunku pracy w części dotyczącej orzekania nie stosuje się przepisów dotyczących: bezskuteczności wypowiedzeń i przywracania do pracy.

Nabór na wolne stanowisko głównego księgowego związku międzygminnego powinien być przeprowadzony w formie konkursu. Wynika to z art. 3a ustawy o pracownikach samorządowych, który wymaga, aby kandydaci na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, zatrudniani na podstawie mianowania i umowy o pracę byli wyłaniani w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru. Wykaz stanowisk urzędniczych, w tym kierowniczych stanowisk urzędniczych, został określony w przepisach wykonawczych do ustawy o pracownikach samorządowych, tj. w rozporządzeniu Rady Ministrów z 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. Stanowisko głównego księgowego związku międzygminnego zostało według tego rozporządzenia zaliczone do kierowniczych stanowisk urzędniczych (tabela nr II, część II, poz. 9, znajdująca się w załączniku nr 3 do tego rozporządzenia).

Zasady przeprowadzania naboru na wolne stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządu terytorialnego zostały określone w przepisach ustawy o pracownikach samorządowych.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór 1. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko głównego księgowego w jednostce organizacyjnej samorządu terytorialnego (uwaga, treść ogłoszenia jest przykładowa, dlatego przed wykorzystaniem powinna zostać dostosowana do potrzeb danej jednostki organizacyjnej)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 

Wzór 2. Informacja o wynikach naboru na stanowisko głównego księgowego w jednostce organizacyjnej samorządu terytorialnego (uwaga, treść ogłoszenia jest przykładowa, dlatego przed wykorzystaniem powinna zostać dostosowana do potrzeb danej jednostki organizacyjnej)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przypadku naboru na stanowisko skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu), skarbnika powiatu (głównego księgowego budżetu powiatu), skarbnika województwa (głównego księgowego budżetu województwa), których stosunek pracy zostaje nawiązany na podstawie powołania, nie obowiązują zasady przeprowadzania naboru określone w przepisach art. 3a-3e ustawy o pracownikach samorządowych. Wynika to z konstrukcji przepisu art. 3a ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, według którego wolny i konkurencyjny nabór na stanowiska urzędnicze (w tym kierownicze stanowiska urzędnicze) dotyczy tylko pracowników, z którymi stosunek pracy zostaje nawiązany na podstawie mianowania lub umowy o pracę, podczas gdy skarbnicy w jednostkach samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami art. 2 pkt 3 zatrudniani są na podstawie powołania.

PRZYKŁAD

Czy główny księgowy jednostki budżetowej (ośrodka pomocy społecznej) może być zatrudniony na 1/4 etatu?

Kwestie związane z wymiarem czasu pracy pracowników samorządowych zostały uregulowane w art. 24 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym czas pracy pracowników samorządowych nie może przekraczać 40 godzin na tydzień i ośmiu godzin na dobę.

Jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników samorządowych w niepełnym wymiarze czasu pracy, to problematyka ta została uregulowana na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 31 ustawy o pracownikach samorządowych, który stanowi, że w kwestiach nieuregulowanych w tej ustawie stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy. Tak więc nie ma żadnych przeszkód, aby główny księgowy w jednostce sektora finansów publicznych był zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy. Zawierając taką umowę, kierownik jednostki powinien pamiętać, że zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do pracowników wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, z uwzględnieniem jednak proporcjonalności wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 29² § 1 k.p.).

PRZYKŁAD

Czy główny księgowy jednostki budżetowej może być zatrudniony na umowę zlecenia?

Przepisy art. 45 ust. 1 uofp stanowią, że głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych (a do tej kategorii należą państwowe i samorządowe jednostki budżetowe) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

• prowadzenia rachunkowości jednostki,

• wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

• dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). Z przepisów tych wynika, że umowa zlecenia, należąca do kategorii umów cywilnoprawnych (unormowania jej dotyczące zawarte zostały w art. 734-751 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, dalej: k.c.), nie może być podstawą zatrudnienia głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

2.2. Wymagania wobec osoby zatrudnianej na stanowisku głównego księgowego

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, poszukując kandydatów na stanowisko głównego księgowego, muszą pamiętać, że osoby te muszą spełniać wysokie wymagania odnośnie do posiadanej wiedzy (zarówno teoretycznej jak i praktycznej) na temat rachunkowości i gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, a także cieszyć się nieposzlakowaną opinią. Wymagania, jakie powinien spełniać główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych, zostały określone w przepisach art. 45 ust. 2 uofp.

Obywatelstwo

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych może być osoba, która ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego.

Odrębnymi przepisami, o których mowa, są:

• art. 4 pkt 1 ustawy z 24 lipca 2006 r. o służbie cywilnej,

• art. 3 pkt 1 ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych,

• art. 3 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych,

które wymagają, aby osoby zatrudniane w służbie cywilnej, pracownicy urzędów państwowych oraz pracownicy samorządowi posiadali obywatelstwo polskie.

PRZYKŁAD

Czy można zatrudnić na stanowisku głównej księgowej w gminnej szkole podstawowej osobę, która ma prawo stałego pobytu w Polsce i ubiega się o nadanie polskiego obywatelstwa (jest obywatelką Ukrainy)? Osoba ta ukończyła w Polsce wyższe studia ekonomiczne i posiada wymaganą praktykę w księgowości.

Stanowiska skarbników gmin, powiatów i województw, głównych księgowych związków gminnych i powiatowych, głównych księgowych w urzędach gmin, miast, starostw i urzędów marszałkowskich oraz głównych księgowych samorządowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych są zaliczone do kierowniczych stanowisk urzędniczych. W konsekwencji osoba ubiegająca się o zatrudnienie na stanowisku głównej księgowej w publicznej szkole podstawowej, będącej jednostką organizacyjną gminy, zgodnie z przepisami art. 3 ust. 1 i 4 w związku z art. 2 pkt 2-4 ustawy o pracownikach samorządowych, musi posiadać obywatelstwo polskie.

Pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych

Pełną zdolność do czynności prawnych posiadają osoby pełnoletnie, które nie zostały ubezwłasnowolnione całkowicie ani częściowo (art. 10-22 k.c.).

Z pełni praw publicznych korzysta osoba, wobec której w postępowaniu karnym nie zastosowano środka karnego w postaci pozbawienia praw publicznych. Pozbawienie praw publicznych obejmuje utratę:

• czynnego i biernego prawa wyborczego do organu władzy publicznej, organu samorządu zawodowego lub gospodarczego,

• prawa do udziału w sprawowaniu wymiaru sprawiedliwości oraz do pełnienia funkcji w organach i instytucjach państwowych i samorządu terytorialnego lub zawodowego,

• posiadanego stopnia wojskowego i powrót do stopnia szeregowego,

• orderów, odznaczeń i tytułów honorowych oraz utratę zdolności do ich uzyskania w okresie trwania pozbawienia praw

(art. 40 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny; dalej: k.k.).

Kara pozbawienia praw publicznych jest orzekana na okres od 1 roku do 10 lat. Okres ten biegnie od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego, z tym że nie biegnie w czasie odbywania kary pozbawienia wolności, choćby orzeczonej za inne przestępstwo.

Niekaralność

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych nie może być osoba, która została prawomocnie skazana za przestępstwa opisane w tabeli 2.

Tabela 2. Typy przestępstw wykluczających zatrudnienie na stanowisku głównego księgowego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kwalifikacje wymagane do zajmowania stanowiska głównego księgowego

Główny księgowy w jednostce sektora finansów publicznych powinien mieć:

• ukończone ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiadać co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości

albo

• ukończoną średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiadać co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości.

Pojęcie „praktyka w księgowości” zostało zdefiniowane w § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w związku z art. 4 ust. 3 pkt 2, 4 lub 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z tymi przepisami, za praktykę w księgowości uważa się wykonywanie na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej - czynności obejmujących:

• prowadzenie na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

• dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego lub sporządzanie sprawozdań finansowych,

na zasadach określonych w uor lub w ramach badania sprawozdania finansowego pod nadzorem biegłego rewidenta.

 

Ponadto głównym księgowym może być osoba:

• wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie przepisów ustawy z 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie,

• posiadająca świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W wyroku z 26 sierpnia 2005 r. (sygn. akt VI SA/Wa 206/05, LEX nr 190778) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyraził pogląd, że praca w urzędzie skarbowym w dziale kontroli podatkowej na stanowisku komisarza skarbowego, polegająca na przeprowadzaniu pełnych kontroli ksiąg rachunkowych osób prawnych, fizycznych i innych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, nie spełnia wymogu posiadania praktyki w księgowości. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wymóg praktyki w księgowości uważa się za spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej było prowadzenie ksiąg rachunkowych, tj. wykonywanie samodzielnie co najmniej jednej z czynności, w szczególności polegających na:

• kwalifikowaniu dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych, a także, jeżeli nie wynika to z techniki dokonywania zapisów, określaniu sposobu ujęcia dowodów księgowych w tych księgach,

• kontroli poprawności dokonywanych w księgach rachunkowych zapisów zdarzeń w ujęciu chronologicznym i systematycznym,

• sporządzaniu oraz kontroli sprawozdań finansowych, do których dane wynikają z ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych powinno odbywać się na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Ponieważ pracownicy urzędów skarbowych nie są związani z kontrolowanymi podmiotami żadnym z wymienionych stosunków prawnych, stąd przeprowadzanie kontroli podatkowej, również podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, nie stanowi praktyki w księgowości. Ponadto organy podatkowe dokonują kontroli podatkowej ksiąg rachunkowych w celu ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania oraz wysokości zobowiązania podatkowego, na podstawie przepisów podatkowych. Kontrola ta nie jest kontrolą, o jakiej mowa w przepisach, tj. kontrolą poprawności dokonywanych w księgach rachunkowych zapisów zdarzeń w ujęciu chronologicznym i systematycznym w ramach badania sprawozdania finansowego pod nadzorem biegłego rewidenta.

PRZYKŁAD

Czy wykształcenie obejmujące ukończone liceum ogólnokształcące oraz wyższe studia zawodowe (licencjat) w Wyższej Szkole Zarządzania i Bankowości na kierunku administracja w zakresie prawa i polityki finansowej oraz 15-letnia praktyka w księgowości (w Urzędzie Miejskim) są wystarczające do ubiegania się o stanowisko skarbnika gminy?

Głównym księgowym w jednostce sektora finansów publicznych (art. 45 ust. 2 pkt 4 oraz ust. 7 uofp) może być osoba, która spełnia jeden z poniższych warunków:

1) ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,

2) ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

3) jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,

4) posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

Przepisy te stosuje się odpowiednio do skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu gminy), a zatem wykształcenie osoby zadającej pytanie nie jest wystarczające do ubiegania się o zajmowanie stanowiska skarbnika gminy, ponieważ nie ukończyła ona ani szkoły średniej, policealnej czy pomaturalnej, ani studiów (magisterskich, zawodowych lub podyplomowych) ekonomicznych.

PRZYKŁAD

Czy mogę zajmować stanowisko głównej księgowej, jeżeli mam wykształcenie średnie ekonomiczne o specjalności rachunkowość i wyższe magisterskie o specjalności administracja? W księgowości budżetowej pracuję od 1 września 2004 r., a od 1 lipca 2006 r. jako główna księgowa.

Powołane na wstępie poprzedniego przykładu przepisy uofp wymagają, aby osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych posiadała wykształcenie ekonomiczne. W przypadku średniego wykształcenia ekonomicznego (a z takim mamy do czynienia w przypadku osoby zadającej pytanie, która co prawda posiada również wykształcenie wyższe, ale nie jest to wykształcenie ekonomiczne) dodatkowo wymagane jest, aby osoba zatrudniana na stanowisku głównego księgowego posiadała 6-letnią praktykę w księgowości. Osoba zadająca pytanie nie spełnia wymogów do zajmowania stanowiska głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych odnośnie do posiadanej praktyki w księgowości. Wymagany okres praktyki nabędzie dopiero z 1 września 2009 r. Może być natomiast zatrudniona w księgowości na innych stanowiskach, np. na stanowiskach: młodszego księgowego, księgowego, referenta, samodzielnego referenta, specjalisty lub podinspektora ds. księgowości (załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych, część II „Stanowiska urzędnicze” w tabeli nr VI „Stanowiska pracownicze wspólne dla wszystkich urzędów”), przy założeniu, że jest zatrudniona w urzędzie gminy, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.

Dodatkowe wymogi wynikające z innych ustaw

Głównym księgowym w jednostce sektora finansów publicznych nie może być osoba, wobec której została wymierzona kara zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ukaranie tą karą wyklucza, przez czas określony w orzeczeniu o ukaraniu (od 1 roku do 5 lat), możliwość pełnienia funkcji skarbnika, głównego księgowego lub zastępcy głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych (art. 31 ust. 1 pkt 4 i ust. 4 oraz art. 32 ust. 2 i 3 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Dokumenty potwierdzające spełnienie przez głównego księgowego wymogów koniecznych do zajmowania stanowiska

Wymagane jest, aby dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak:

• wypełniony kwestionariusz osobowy,

• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

• inne dokumenty wymagane przez przepisy szczególne,

były gromadzone w aktach osobowych, zakładanych i prowadzonych oddzielnie dla każdego pracownika (§ 1 i 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych). Należy pamiętać, że pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów wymienionych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii, natomiast w aktach osobowych gromadzone są odpisy lub kopie.

W zakresie udokumentowania spełniania przez głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych wymogów w zakresie niekaralności pracodawca powinien uzyskać odpowiedź na zapytanie z:

• rejestru prowadzonego przez Główną Komisję Orzekającą w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych - tryb uzyskiwania informacji został uregulowany w rozporządzeniu Rady Ministrów z 5 lipca 2005 r. w sprawie rejestru prowadzonego przez Główną Komisję Orzekającą w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych (za udzielenie informacji nie pobiera się żadnych opłat),

• Krajowego Rejestru Karnego - tryb uzyskiwania informacji został uregulowany w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 27 listopada 2003 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym; zapytanie kieruje się do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego lub jego punktów informacyjnych, działających przy niektórych sądach powszechnych (wykaz punktów znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia, ich adresy można uzyskać na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej poszczególnych sądów); za udzielenie informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego pobierane są opłaty w wysokości 50 zł, które uiszcza się w znakach opłaty sądowej naklejonych na formularzu zapytania; znaki można nabyć w siedzibie Biura Informacyjnego KRK lub w kasach sądów powszechnych.

Wzór 3. Zapytanie o informacje z rejestru prowadzonego przez Główną Komisję Orzekającą na podstawie art. 188 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wzór 4. Zapytanie o udzielenie informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego

(wzór dla Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, w przypadku kierowania zapytania do punktów informacyjnych należy odpowiednio zmienić adres)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z nieprawidłowości stwierdzanych w wyniku kontroli...

Zdarzają się przypadki, że w aktach osobowych skarbników/głównych księgowych brakuje dokumentów poświadczających spełnianie przez nich wymogów określonych w art. 45 ust. 2 uofp w zakresie wykształcenia i stażu pracy koniecznych do zajmowania stanowiska. Opisy lub kopie stosownych dokumentów powinny znajdować się w aktach osobowych pracownika (§ 1 i 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych). W przypadku wymogów w zakresie wykształcenia i stażu pracy odpowiednimi dokumentami są tu m.in.:

• świadectwo ukończenia średniej, policealnej lub pomaturalnej szkoły ekonomicznej,

• dyplom ukończenia wyższych ekonomicznych studiów zawodowych, ekonomicznych studiów magisterskich lub ekonomicznych studiów podyplomowych,

• świadectwo pracy potwierdzające wymaganą praktykę w księgowości.

Jednak najczęściej spotykaną nieprawidłowością w zakresie udokumentowania spełniania przez skarbników i głównych księgowych warunków określonych w art. 45 ust. 2 uofp jest brak udokumentowania faktu niekaralności tych osób. Pracodawcy, zatrudniając skarbników/głównych księgowych, albo w ogóle nie występują o wydanie stosownych dokumentów z Krajowego Rejestru Karnego (i uzupełniają te dokumenty dopiero w trakcie trwającej kontroli, często po upływie kilku lat od zatrudnienia pracownika), albo składając zapytania do KRK, nie wnoszą stosownych opłat, przez co ich wnioski pozostają bez rozpatrzenia.