Jak wystawiać i korygować faktury wewnętrzne

Fakturą wewnętrzną dokumentowane są następujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT:

• przekazanie lub zużycie towarów albo nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, byłych pracowników, wspólników lub innych osób wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy, oraz wszelkie inne przekazanie towarów oraz świadczenia usług bez wynagrodzenia, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy ich nabyciu,

• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

• dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

• import usług,

• zwrócone kwoty dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Przepisy ustawy o VAT wśród czynności podlegających dokumentowaniu fakturą wewnętrzną wymieniają jedynie zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat. Nie nakazują jednocześnie dokumentowania ich otrzymania. W praktyce stosuje się również dokumentowanie tymi fakturami otrzymania dotacji, subwencji i innych dopłat. Nie jest to zgodne z przepisami, ale w praktyce wiele urzędów skarbowych dopuszcza taką możliwość.

Faktura wewnętrzna, w odróżnieniu od faktur VAT, nie dokumentuje sprzedaży towarów i usług. Nie jest wobec tego wprowadzana do obrotu prawnego, tj. oryginał faktury nie jest wydawany nabywcy towaru lub usługi.

Faktury wewnętrzne są wystawiane:

• w jednym egzemplarzu, w celu wyliczenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego na potrzeby własne (księgowe) jej wystawcy, na którym spoczywa obowiązek podatkowy,

• według takich samych zasad, jakie obowiązują przy wystawianiu faktur VAT (z uwzględnieniem specyfiki czynności dokumentowanych fakturami wewnętrznymi) – § 25 rozporządzenia w sprawie faktur. Do faktur wewnętrznych stosuje się § 9, 13–17, 19, 20 i 23 rozporządzenia,

• według wzoru przyjętego przez podatnika (nie obowiązuje wzór urzędowy). Istnieje zatem duża dowolność w ich konstruowaniu – zazwyczaj są wystawiane na zwykłym druku faktury VAT z wyróżniającym ją oznaczeniem „Faktura wewnętrzna VAT”,

• w ciągu 7 dni od dnia wykonania czynności (powstania obowiązku podatkowego) lub zbiorczo na koniec okresu rozliczeniowego, nie później niż w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Przepisy określają również pewien rodzaj danych, jakich nie muszą one zawierać. Jest to uzależnione od rodzaju dokumentowanych czynności. Z tego względu zostaną one omówione odrębnie.