REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wystawiać i korygować faktury wewnętrzne

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Podstawowym błędem podatników jest wystawianie faktur wewnętrznych w sytuacjach nieprzewidzianych przepisami. Ustawodawca wymienił bowiem wyłącznie kilka przypadków, gdy podatnik jest uprawniony (i zobowiązany) do wystawienia faktury wewnętrznej.

Fakturą wewnętrzną dokumentowane są następujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT:
• przekazanie lub zużycie towarów albo nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, byłych pracowników, wspólników lub innych osób wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy, oraz wszelkie inne przekazanie towarów oraz świadczenia usług bez wynagrodzenia, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy ich nabyciu,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
• dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
import usług,
• zwrócone kwoty dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Dotacje, subwencje i dopłaty

Przepisy ustawy o VAT wśród czynności podlegających dokumentowaniu fakturą wewnętrzną wymieniają jedynie zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat. Nie nakazują jednocześnie dokumentowania ich otrzymania. W praktyce stosuje się również dokumentowanie tymi fakturami otrzymania dotacji, subwencji i innych dopłat. Nie jest to zgodne z przepisami, ale w praktyce wiele urzędów skarbowych dopuszcza taką możliwość.

Zasady wystawiania faktur wewnętrznych

Faktura wewnętrzna, w odróżnieniu od faktur VAT, nie dokumentuje sprzedaży towarów i usług. Nie jest wobec tego wprowadzana do obrotu prawnego, tj. oryginał faktury nie jest wydawany nabywcy towaru lub usługi.
Faktury wewnętrzne są wystawiane:
• w jednym egzemplarzu, w celu wyliczenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego na potrzeby własne (księgowe) jej wystawcy, na którym spoczywa obowiązek podatkowy,
• według takich samych zasad, jakie obowiązują przy wystawianiu faktur VAT (z uwzględnieniem specyfiki czynności dokumentowanych fakturami wewnętrznymi) – § 25 rozporządzenia w sprawie faktur. Do faktur wewnętrznych stosuje się § 9, 13–17, 19, 20 i 23 rozporządzenia,
• według wzoru przyjętego przez podatnika (nie obowiązuje wzór urzędowy). Istnieje zatem duża dowolność w ich konstruowaniu – zazwyczaj są wystawiane na zwykłym druku faktury VAT z wyróżniającym ją oznaczeniem „Faktura wewnętrzna VAT”,
• w ciągu 7 dni od dnia wykonania czynności (powstania obowiązku podatkowego) lub zbiorczo na koniec okresu rozliczeniowego, nie później niż w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Przepisy określają również pewien rodzaj danych, jakich nie muszą one zawierać. Jest to uzależnione od rodzaju dokumentowanych czynności. Z tego względu zostaną one omówione odrębnie.

Przekazanie towarów lub usług

W sytuacji nieodpłatnego przekazania towarów i usług opodatkowanego VAT (art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy) faktury wewnętrzne mogą nie zawierać:
• danych dotyczących nabywcy towaru lub usługi – gdy brak jest konkretnego nabywcy,
• kwoty należnej z tytułu przekazania.
W fakturze należy podać:
• wartość przekazanych towarów i usług oraz
• kwotę podatku należnego.
Przy opodatkowaniu należy stosować takie same stawki VAT jak przy sprzedaży tych towarów i usług w kraju.
Jeżeli znani są nabywcy, ale jest ich wielu, do faktury powinna być dołączona lista z wykazem osób otrzymujących towary lub usługi. W przypadku braku konkretnego nabywcy faktura lub załączony do niej wykaz może tych danych nie zawierać.
Fakturę wewnętrzną dokumentującą przekazanie towaru lub świadczenie usługi należy wystawić zasadniczo w terminie 7 dni od tych zdarzeń. Obowiązek podatkowy dla tych czynności powstaje na zasadach ogólnych (art. 19 ust. 16 ustawy). Wyjątkiem od tej zasady będzie wystawienie zbiorczej faktury za cały okres rozliczeniowy. Można ją wystawić pod koniec miesiąca, w którym miały miejsce dokumentowane nią czynności. Istotne jest natomiast, aby podatek należny został rozliczony od tych czynności w rozliczeniu za okres, w którym powstał od nich obowiązek podatkowy.
Przy wyliczaniu kwoty podatku należnego za podstawę opodatkowania przekazanych towarów należy przyjąć cenę ich nabycia (wartość netto) albo koszt wytworzenia określony w momencie przekazania (art. 29 ust. 10 ustawy). Przy świadczeniu usług natomiast podstawą opodatkowania jest poniesiony koszt ich świadczenia (art. 29 ust. 12 ustawy).

PRZYKŁAD
Firma w lipcu przekazała zatrudnionym pracownikom sprzęt komputerowy na cele osobiste. Sprzęt ten został w firmie wymieniony na nowy. Firma wystawiła jedną zbiorczą fakturę za cały miesiąc w przedstawiony poniżej sposób. Do faktury dołączyła też wykaz pracowników, którzy go otrzymali.

Wzór faktury wewnętrznej przy przekazaniu towarów
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Nabycie towarów i usług

Nieco inne zasady wystawiania faktury wewnętrznej należy stosować przy dokumentowaniu nabycia towarów i usług, dla których podatnikiem jest nabywca, tj. w przypadku:
• WNT,
• importu usług,
• dostawy towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca,
• przekazania zaliczki na poczet ww. czynności, dla których powstał obowiązek podatkowy w VAT.
Wynika to przede wszystkim z charakteru tych czynności. Faktura w tym przypadku nie dokumentuje przekazania towarów lub usług, tylko ich nabycie. Jest ona również podstawą do odliczenia podatku naliczonego od tych czynności. Również w tym przypadku należy stosować takie same zasady przy ich wystawianiu jak przy fakturach sprzedaży. Mogą one natomiast nie zawierać numeru NIP kontrahenta.
Zamiast daty sprzedaży faktura powinna zawierać moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Dla każdej z tych czynności należy przyjąć odpowiednio podstawę opodatkowania wskazaną przepisami ustawy (art. 29 ust. 17 – import usług, art. 29 ust. 18 – dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca i art. 31 – WNT). Podstawą opodatkowania jest najczęściej kwota, którą nabywca jest zobowiązany zapłacić, wynikająca z faktur wystawionych przez kontrahenta. Jeżeli wartość towaru lub usługi jest wyrażona w walucie obcej, na fakturze należy podać kurs dnia, według którego została ona przeliczona na złote polskie. Przepisy nie określają terminu wystawienia faktury wewnętrznej. W praktyce przyjmuje się zasadę, że powinna być ona wystawiona z chwilą powstania obowiązku podatkowego w VAT. Nie zawsze jednak będzie to możliwe, np. gdy moment jego powstania wyznacza data wystawienia faktury przez kontrahenta (np. w WNT). Faktura powinna być wystawiona zawsze w miesiącu, w którym powstał dla danej czynności obowiązek podatkowy. Wynikający z niej VAT powinien być rozliczony za ten okres rozliczeniowy.
WAŻNE!
Faktura wewnętrzna powinna być wystawiona zawsze w miesiącu, w którym powstał dla danej czynności obowiązek podatkowy.

PRZYKŁAD
Firma w lipcu nabyła towar od hiszpańskiego dostawcy (glazurę, gres i inne materiały budowlane). Kontrahent obciążył firmę również kosztami transportu. Obowiązek podatkowy powstał w dniu wystawienia przez kontrahenta faktury – 15 lipca 2006 r. Faktura wystawiona została w euro.

Wzór faktury wewnętrznej przy WNT
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Korekta faktury wewnętrznej

Faktury wewnętrzne mogą być korygowane, jeżeli zajdą okoliczności mające wpływ na ich treść, np. w razie udzielenia rabatu, zwrotu towaru, stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Przy ich wystawianiu należy stosować podobne zasady jak przy wystawianiu korekt faktur VAT. W przypadku faktur wewnętrznych przyczyny korekty można podzielić na dwa rodzaje:
• takie, które zostały zauważone i popełnione z winy wystawcy, i
• takie, które powstały w wyniku korekty dokonanej przez dostawcę towaru lub usługi, np. zwrotu towaru, udzielenia rabatu, zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania itp.
W pierwszym przypadku korekta może być dokonana bez dodatkowych dokumentów. W drugim natomiast dokonanie korekty powinno być odpowiednio udokumentowane. Dokumentem takim może być:
• faktura korygująca dostawcy,
• dowód zwrotu zaliczki,
• faktura dostawcy przesłana w późniejszym terminie powodująca zwiększenie podstawy opodatkowania w WNT,
• nota uznaniowa i inne.
Faktura korygująca powinna:
• być oznaczona jako „Faktura wewnętrzna korygująca”,
• zawierać podstawowe informacje dotyczące wystawcy, dostawcy towaru i usługi lub odbiorcy (w przypadku przekazania towarów lub usług),
• zawierać pozycję korygowaną przed jej dokonaniem i w brzmieniu po korekcie oraz kwoty podane w omyłkowej i prawidłowej wysokości,
• zawierać kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po korekcie,
• wskazywać ilość zwróconych towarów – jeżeli korekta spowodowana jest zwrotem towaru.
Faktura korygująca nie musi zawierać wszystkich pozycji wyszczególnionych w fakturze wewnętrznej. Wystarczające jest podanie pozycji korygowanych.
WAŻNE!
Faktura korygująca nie musi zawie- rać wszystkich pozycji wyszczególnionych w fakturze wewnętrznej. Wystarczające jest podanie pozycji korygowanych.
Przepisy nie określają terminu wystawienia faktury wewnętrznej korygującej. Wskazane jest jednak, aby były one wystawione przed końcem miesiąca, w którym nastąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty.
Faktury wewnętrzne koryguje się, wystawiając faktury wewnętrzne korygujące. Nie wystawia się wewnętrznych not korygujących. Paragrafu § 18 rozporządzenia w sprawie faktur, który reguluje zasady wystawiania not korygujących, nie stosuje się do faktur wewnętrznych. Wynika to z § 25 rozporządzenia w sprawie faktur. Paragraf 25 nakazuje do faktur wewnętrznych stosować odpowiednio przepisy § 9, 13–17, 19, 20 i 23. Nie wymienia natomiast § 18 dotyczącego not korygujących.

PRZYKŁAD
Firma nabyła glazurę i gres od hiszpańskiego dostawcy. Okazało się, że dostawa glazury była faktycznie mniejsza, niż wykazane zostało w fakturze dostawcy, o 30 m2. Firma złożyła reklamację ilościową. Dostawca uznał reklamację i dosłał fakturę korygującą 20 sierpnia 2006 r. Na jej podstawie firma sporządziła fakturę wewnętrzną korygującą.

Wzór faktury korygującej
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przypadku faktur wewnętrznych korygujących obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru tej faktury (dla prawa zwiększenia kwoty podatku naliczonego) spełniony jest automatycznie z momentem jej wystawienia. Do rozliczenia podatku z wystawionej faktury wewnętrznej korygującej należy stosować takie same zasady jak przy fakturach korygujących VAT. Zasadniczo podatek rozliczany jest za okres rozliczeniowy, w którym zostaną one wystawione. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy w wyniku korekty następuje zwiększenie podatku należnego, przy czym przyczyna korekty istniała już w momencie wystawienia pierwotnej faktury wewnętrznej, np. gdy zastosowano zaniżony kurs waluty, nie uwzględniono w podstawie opodatkowania WNT wszystkich faktur, zaniżono pomyłkowo ilość przekazanych towarów pracownikom itp. W rezultacie tego nastąpiło zaniżenie kwoty podatku należnego. W takiej sytuacji wystawioną fakturę wewnętrzną korygującą należy rozliczyć przez korektę deklaracji, w której rozliczono podatek z pierwotnej faktury wewnętrznej.
Zarówno faktury wewnętrzne, jak i faktury korygujące należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one wystawione.

• art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• § 25 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Mariusz Darecki
ekspert w zakresie VAT
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

REKLAMA

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

REKLAMA

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA