REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wystawiać i korygować faktury wewnętrzne

REKLAMA

Podstawowym błędem podatników jest wystawianie faktur wewnętrznych w sytuacjach nieprzewidzianych przepisami. Ustawodawca wymienił bowiem wyłącznie kilka przypadków, gdy podatnik jest uprawniony (i zobowiązany) do wystawienia faktury wewnętrznej.

Fakturą wewnętrzną dokumentowane są następujące czynności podlegające opodatkowaniu VAT:
• przekazanie lub zużycie towarów albo nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, byłych pracowników, wspólników lub innych osób wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy, oraz wszelkie inne przekazanie towarów oraz świadczenia usług bez wynagrodzenia, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy ich nabyciu,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
• dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,
import usług,
• zwrócone kwoty dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Dotacje, subwencje i dopłaty

Przepisy ustawy o VAT wśród czynności podlegających dokumentowaniu fakturą wewnętrzną wymieniają jedynie zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat. Nie nakazują jednocześnie dokumentowania ich otrzymania. W praktyce stosuje się również dokumentowanie tymi fakturami otrzymania dotacji, subwencji i innych dopłat. Nie jest to zgodne z przepisami, ale w praktyce wiele urzędów skarbowych dopuszcza taką możliwość.

Zasady wystawiania faktur wewnętrznych

Faktura wewnętrzna, w odróżnieniu od faktur VAT, nie dokumentuje sprzedaży towarów i usług. Nie jest wobec tego wprowadzana do obrotu prawnego, tj. oryginał faktury nie jest wydawany nabywcy towaru lub usługi.
Faktury wewnętrzne są wystawiane:
• w jednym egzemplarzu, w celu wyliczenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego na potrzeby własne (księgowe) jej wystawcy, na którym spoczywa obowiązek podatkowy,
• według takich samych zasad, jakie obowiązują przy wystawianiu faktur VAT (z uwzględnieniem specyfiki czynności dokumentowanych fakturami wewnętrznymi) – § 25 rozporządzenia w sprawie faktur. Do faktur wewnętrznych stosuje się § 9, 13–17, 19, 20 i 23 rozporządzenia,
• według wzoru przyjętego przez podatnika (nie obowiązuje wzór urzędowy). Istnieje zatem duża dowolność w ich konstruowaniu – zazwyczaj są wystawiane na zwykłym druku faktury VAT z wyróżniającym ją oznaczeniem „Faktura wewnętrzna VAT”,
• w ciągu 7 dni od dnia wykonania czynności (powstania obowiązku podatkowego) lub zbiorczo na koniec okresu rozliczeniowego, nie później niż w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Przepisy określają również pewien rodzaj danych, jakich nie muszą one zawierać. Jest to uzależnione od rodzaju dokumentowanych czynności. Z tego względu zostaną one omówione odrębnie.

Przekazanie towarów lub usług

W sytuacji nieodpłatnego przekazania towarów i usług opodatkowanego VAT (art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy) faktury wewnętrzne mogą nie zawierać:
• danych dotyczących nabywcy towaru lub usługi – gdy brak jest konkretnego nabywcy,
• kwoty należnej z tytułu przekazania.
W fakturze należy podać:
• wartość przekazanych towarów i usług oraz
• kwotę podatku należnego.
Przy opodatkowaniu należy stosować takie same stawki VAT jak przy sprzedaży tych towarów i usług w kraju.
Jeżeli znani są nabywcy, ale jest ich wielu, do faktury powinna być dołączona lista z wykazem osób otrzymujących towary lub usługi. W przypadku braku konkretnego nabywcy faktura lub załączony do niej wykaz może tych danych nie zawierać.
Fakturę wewnętrzną dokumentującą przekazanie towaru lub świadczenie usługi należy wystawić zasadniczo w terminie 7 dni od tych zdarzeń. Obowiązek podatkowy dla tych czynności powstaje na zasadach ogólnych (art. 19 ust. 16 ustawy). Wyjątkiem od tej zasady będzie wystawienie zbiorczej faktury za cały okres rozliczeniowy. Można ją wystawić pod koniec miesiąca, w którym miały miejsce dokumentowane nią czynności. Istotne jest natomiast, aby podatek należny został rozliczony od tych czynności w rozliczeniu za okres, w którym powstał od nich obowiązek podatkowy.
Przy wyliczaniu kwoty podatku należnego za podstawę opodatkowania przekazanych towarów należy przyjąć cenę ich nabycia (wartość netto) albo koszt wytworzenia określony w momencie przekazania (art. 29 ust. 10 ustawy). Przy świadczeniu usług natomiast podstawą opodatkowania jest poniesiony koszt ich świadczenia (art. 29 ust. 12 ustawy).

PRZYKŁAD
Firma w lipcu przekazała zatrudnionym pracownikom sprzęt komputerowy na cele osobiste. Sprzęt ten został w firmie wymieniony na nowy. Firma wystawiła jedną zbiorczą fakturę za cały miesiąc w przedstawiony poniżej sposób. Do faktury dołączyła też wykaz pracowników, którzy go otrzymali.

Wzór faktury wewnętrznej przy przekazaniu towarów
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Nabycie towarów i usług

Nieco inne zasady wystawiania faktury wewnętrznej należy stosować przy dokumentowaniu nabycia towarów i usług, dla których podatnikiem jest nabywca, tj. w przypadku:
• WNT,
• importu usług,
• dostawy towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca,
• przekazania zaliczki na poczet ww. czynności, dla których powstał obowiązek podatkowy w VAT.
Wynika to przede wszystkim z charakteru tych czynności. Faktura w tym przypadku nie dokumentuje przekazania towarów lub usług, tylko ich nabycie. Jest ona również podstawą do odliczenia podatku naliczonego od tych czynności. Również w tym przypadku należy stosować takie same zasady przy ich wystawianiu jak przy fakturach sprzedaży. Mogą one natomiast nie zawierać numeru NIP kontrahenta.
Zamiast daty sprzedaży faktura powinna zawierać moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Dla każdej z tych czynności należy przyjąć odpowiednio podstawę opodatkowania wskazaną przepisami ustawy (art. 29 ust. 17 – import usług, art. 29 ust. 18 – dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca i art. 31 – WNT). Podstawą opodatkowania jest najczęściej kwota, którą nabywca jest zobowiązany zapłacić, wynikająca z faktur wystawionych przez kontrahenta. Jeżeli wartość towaru lub usługi jest wyrażona w walucie obcej, na fakturze należy podać kurs dnia, według którego została ona przeliczona na złote polskie. Przepisy nie określają terminu wystawienia faktury wewnętrznej. W praktyce przyjmuje się zasadę, że powinna być ona wystawiona z chwilą powstania obowiązku podatkowego w VAT. Nie zawsze jednak będzie to możliwe, np. gdy moment jego powstania wyznacza data wystawienia faktury przez kontrahenta (np. w WNT). Faktura powinna być wystawiona zawsze w miesiącu, w którym powstał dla danej czynności obowiązek podatkowy. Wynikający z niej VAT powinien być rozliczony za ten okres rozliczeniowy.
WAŻNE!
Faktura wewnętrzna powinna być wystawiona zawsze w miesiącu, w którym powstał dla danej czynności obowiązek podatkowy.

PRZYKŁAD
Firma w lipcu nabyła towar od hiszpańskiego dostawcy (glazurę, gres i inne materiały budowlane). Kontrahent obciążył firmę również kosztami transportu. Obowiązek podatkowy powstał w dniu wystawienia przez kontrahenta faktury – 15 lipca 2006 r. Faktura wystawiona została w euro.

Wzór faktury wewnętrznej przy WNT
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Korekta faktury wewnętrznej

Faktury wewnętrzne mogą być korygowane, jeżeli zajdą okoliczności mające wpływ na ich treść, np. w razie udzielenia rabatu, zwrotu towaru, stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Przy ich wystawianiu należy stosować podobne zasady jak przy wystawianiu korekt faktur VAT. W przypadku faktur wewnętrznych przyczyny korekty można podzielić na dwa rodzaje:
• takie, które zostały zauważone i popełnione z winy wystawcy, i
• takie, które powstały w wyniku korekty dokonanej przez dostawcę towaru lub usługi, np. zwrotu towaru, udzielenia rabatu, zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania itp.
W pierwszym przypadku korekta może być dokonana bez dodatkowych dokumentów. W drugim natomiast dokonanie korekty powinno być odpowiednio udokumentowane. Dokumentem takim może być:
• faktura korygująca dostawcy,
• dowód zwrotu zaliczki,
• faktura dostawcy przesłana w późniejszym terminie powodująca zwiększenie podstawy opodatkowania w WNT,
• nota uznaniowa i inne.
Faktura korygująca powinna:
• być oznaczona jako „Faktura wewnętrzna korygująca”,
• zawierać podstawowe informacje dotyczące wystawcy, dostawcy towaru i usługi lub odbiorcy (w przypadku przekazania towarów lub usług),
• zawierać pozycję korygowaną przed jej dokonaniem i w brzmieniu po korekcie oraz kwoty podane w omyłkowej i prawidłowej wysokości,
• zawierać kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po korekcie,
• wskazywać ilość zwróconych towarów – jeżeli korekta spowodowana jest zwrotem towaru.
Faktura korygująca nie musi zawierać wszystkich pozycji wyszczególnionych w fakturze wewnętrznej. Wystarczające jest podanie pozycji korygowanych.
WAŻNE!
Faktura korygująca nie musi zawie- rać wszystkich pozycji wyszczególnionych w fakturze wewnętrznej. Wystarczające jest podanie pozycji korygowanych.
Przepisy nie określają terminu wystawienia faktury wewnętrznej korygującej. Wskazane jest jednak, aby były one wystawione przed końcem miesiąca, w którym nastąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty.
Faktury wewnętrzne koryguje się, wystawiając faktury wewnętrzne korygujące. Nie wystawia się wewnętrznych not korygujących. Paragrafu § 18 rozporządzenia w sprawie faktur, który reguluje zasady wystawiania not korygujących, nie stosuje się do faktur wewnętrznych. Wynika to z § 25 rozporządzenia w sprawie faktur. Paragraf 25 nakazuje do faktur wewnętrznych stosować odpowiednio przepisy § 9, 13–17, 19, 20 i 23. Nie wymienia natomiast § 18 dotyczącego not korygujących.

PRZYKŁAD
Firma nabyła glazurę i gres od hiszpańskiego dostawcy. Okazało się, że dostawa glazury była faktycznie mniejsza, niż wykazane zostało w fakturze dostawcy, o 30 m2. Firma złożyła reklamację ilościową. Dostawca uznał reklamację i dosłał fakturę korygującą 20 sierpnia 2006 r. Na jej podstawie firma sporządziła fakturę wewnętrzną korygującą.

Wzór faktury korygującej
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W przypadku faktur wewnętrznych korygujących obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru tej faktury (dla prawa zwiększenia kwoty podatku naliczonego) spełniony jest automatycznie z momentem jej wystawienia. Do rozliczenia podatku z wystawionej faktury wewnętrznej korygującej należy stosować takie same zasady jak przy fakturach korygujących VAT. Zasadniczo podatek rozliczany jest za okres rozliczeniowy, w którym zostaną one wystawione. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy w wyniku korekty następuje zwiększenie podatku należnego, przy czym przyczyna korekty istniała już w momencie wystawienia pierwotnej faktury wewnętrznej, np. gdy zastosowano zaniżony kurs waluty, nie uwzględniono w podstawie opodatkowania WNT wszystkich faktur, zaniżono pomyłkowo ilość przekazanych towarów pracownikom itp. W rezultacie tego nastąpiło zaniżenie kwoty podatku należnego. W takiej sytuacji wystawioną fakturę wewnętrzną korygującą należy rozliczyć przez korektę deklaracji, w której rozliczono podatek z pierwotnej faktury wewnętrznej.
Zarówno faktury wewnętrzne, jak i faktury korygujące należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one wystawione.

• art. 106 ust. 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
• § 25 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860

Mariusz Darecki
ekspert w zakresie VAT
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pieniądze dla MŚP z Polski Wschodniej na automatyzację i robotyzację. Nabór wniosków już od sierpnia 2024 r.

Automatyzacja i robotyzacja stają się kluczowymi elementami transformacji przedsiębiorstw w makroregionie Polski Wschodniej. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) zapowiedziała konkurs w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej, trwający od 1 sierpnia do 26 września 2024 roku.

SN: Sklep internetowy może być przedsiębiorstwem w rozumieniu art. 55[1] kodeksu cywilnego

Sąd Najwyższy uznał, że sklep internetowy może stanowić odrębne, samodzielne dobro majątkowe będące przedsiębiorstwem w znaczeniu przedmiotowym (art. 551 kodeksu cywilnego), a jako składnik większej całości – zorganizowaną częścią przedsiębiorstwa; jego zbycie może prowadzić do powstania solidarnej odpowiedzialności nabywcy ze zbywcą za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części (art. 554 k.c.). Tak wynika z wyroku z 19 czerwca 2024 r. (sygn. ​II CSKP 2110/22).

Co najmniej 4300 zł brutto co miesiąc od lipca 2024 r. Jaka płaca minimalna w 2025 roku? Od kiedy wdrożenie dyrektywy o minimalnym wynagrodzeniu?

Od 1 lipca 2024 r. wzrasta minimalne wynagrodzenie za pracę (do 4300 zł brutto) a minimalna stawka godzinowa na zleceniu i podobnych umowach (do 28,10 zł brutto). Rząd proponuje, by w 2025 roku najniższa krajowa wyniosła 4626 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 30,20 zł. Jeszcze w tym roku ma zostać wdrożona do polskiego prawa unijna dyrektywa o minimalnym wynagrodzeniu.

Obligacje skarbowe - lipiec 2024 r. Jakie oprocentowanie? Np. 6,2% przez 3 lata z coroczną kapitalizacją odsetek. Korzyści przy zamianie

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 21czerwca 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lipcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w czerwcu br. Od 25 czerwca 2024 r. można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

REKLAMA

Zmiany w Ordynacji podatkowej 2024. Likwidacja terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty podatku po wyroku TSUE i TK, rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pisma

Likwidacja ograniczenia czasowego na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty powstałej w wyniku orzeczenia TSUE lub TK oraz rozszerzenie zakresu domniemania zachowania terminu doręczenia pism do organów podatkowych – to najważniejsze nowości zawarte w projekcie nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który został opublikowany 14 czerwca 2024 r. Nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia, a więc najprawdopodobniej jeszcze w 2024 roku.

Zmiany w VAT. Uproszczenia dla drobnych przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT

Szykują się zmiany w VAT. Małe firmy będą miały możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE niż ten, w którym mają siedzibę. Tak wynika z planowanej nowelizacji ustawy o VAT. Dotyczy to zarówno firm z Polski, jak i z innych krajów członkowskich UE.

Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia wobec Polski procedurę nadmiernego deficytu. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

REKLAMA

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

REKLAMA