REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Systemy ERP, czyli jak wykorzystać nowe możliwości e-rachunkowości

REKLAMA

Małe i średnie firmy chętnie korzystają z outsourcingu usług rachunkowych. Nowoczesne technologie w znaczny sposób upraszczają organizację takiego działania.

Zapewniają duże korzyści informacyjne dla przedsiębiorców i zmniejszają konieczne nakłady zleceniobiorców, co w zasadniczy sposób poprawia organizację finansów firmy. W najbliższym czasie rynek usług rachunkowych najprawdopodobniej obejmie swoją ofertą również informatyczne systemy wielo- i zdalnie dostępowe. W artykule tym opiszemy możliwości wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w budowie rozwiązań e-księgowości w firmie.

Uważa się, że potrzeby informacyjne małego i średniego przedsiębiorcy w zakresie własnej kondycji finansowej są ograniczone i nie wymagają bieżącego śledzenia zapisów księgowych. W ostatnich latach pogląd ten ulega zdecydowanej zmianie. Rośnie poziom świadomości menedżerskiej wśród polskich przedsiębiorców, przy jednoczesnym wzroście konkurencji ze strony nowoczesnych przedsiębiorstw „starych” krajów UE. Chcąc nadążyć za zmianami sytuacji rynkowej oraz sprostać wymaganiom konkurencji polscy menedżerowie i księgowi coraz częściej podnoszą kompetencje w zakresie zarządzania finansami. Tym samym księgi rachunkowe stają się podstawowym narzędziem pracy również dla menedżera czy dyrektora finansowego.

Te rosnące potrzeby informacyjne powodują zapotrzebowanie na nowe standardy usług księgowych:
• księgi muszą być prowadzone bez dotychczas występującej zwłoki w dokonywanych księgowaniach,
• informacja płynąca z ksiąg powinna być natychmiast udostępniana użytkownikowi,
• zasięg potrzebnej informacji zdecydowanie przekracza do tej pory udostępniane ograniczone dane podatkowe,
• współpraca księgowego i przedsiębiorcy powinna być zindywidualizowana i ukierunkowana na bieżące zapotrzebowanie zleceniodawcy.

Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie dla sektora MSP

Systemy informatyczne wykorzystywane do prowadzenia księgowości firm rozwijały się wraz z organizacją pracy biur rachunkowych. W chwili obecnej spotyka się dwa podstawowe rozwiązania. Pierwsze z nich ilustruje rysunek 1.

Rys. 1. Podstawowy schemat organizacji pracy biura rachunkowego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W podstawowej konfiguracji klient prowadzi samodzielny i niezależny system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Na ogół jego rola sprowadza się do prowadzenia magazynu towarów lub materiałów oraz fakturowania i rozliczeń z kontrahentami. Po stronie biura następuje uzupełnienie funkcji systemu o zapisanie przekazanych fizycznie dokumentów papierowych w oprogramowaniu księgowym i ewentualnie kadrowo-płacowym. Następnie klientowi są okresowo przekazywane papierowe dokumenty związane z wygenerowanymi raportami oraz deklaracjami podatkowymi.

W miarę rozwoju systemów informatycznych, w szczególności postępującej integracji danych, pojawiło się kolejne rozwiązanie, które prezentuje rysunek 2.

Rys. 2. Komputerowo wspomagana organizacja pracy biura rachunkowego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Różnica w stosunku do rozwiązania pierwszego polega jedynie na zmianie przekazywanych dokumentów. Są one zastępowane dokumentami elektronicznymi, które powstają w wyniku wprowadzenia dokumentów papierowych do wspólnego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem.

Niestety, ta forma integracji nie eliminuje większości wad rozwiązania podstawowego (patrz: rys. 1), a w szczególności:
• w dalszym ciągu występuje opóźnienie między momentami przekazywania danych,
• nie ma dostępu do bieżących informacji finansowych,
• klient nie może monitorować na bieżąco zawartości ksiąg,
• integracja modułowa (zwana także off-line) uniemożliwia budowanie systemów wspierających rachunek decyzyjny (np. controllingowych).

Systemy klasy ERP

Rozwiązaniem problemu bieżącej integracji danych jest umieszczanie wszystkich wprowadzanych danych w jednej bazie, wspólnej dla wszystkich modułów funkcjonalnych systemu.
Właściwość ta jest podstawową cechą struktury systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning) – rysunek 3.

Rys. 3. Struktura funkcjonalna systemu ERP
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dostęp do wspólnej bazy jest realizowany najczęściej poprzez sieć internetową i logiczną budowę systemu opartą na bazie architektury klient–serwer (rysunek 4).

Rys. 4. Architektura klient–serwer
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Architektura ta wyróżnia się dwoma poziomami strukturalnymi:
poziom serwera (komputer centralny) – w tym obszarze odbywają się dwojakiego rodzaju procesy informatyczne:
– gromadzenie i przechowywanie danych koniecznych do właściwej pracy systemu,
– przetwarzanie danych zgodnie z przywołaną procedurą, które przynosi oczekiwany przez użytkownika efekt – modyfikację lub zestawienie danych zgromadzonych w bazie,
poziom użytkownika (komputery użytkowników systemu) – zawiera zazwyczaj jedną warstwę, ograniczoną do odpowiedniej prezentacji przetworzonych danych na ekranie komputera danego użytkownika czy też na innym powiązanym z nim urządzeniu zewnętrznym (np. drukarce)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Modele nowoczesnych usług informatyczno-rachunkowych

Rozwiązania informatyczne oparte na systemach klasy ERP umożliwiają skonstruowanie trzech podstawowych modeli usług rachunkowych (połączonych z usługami informatycznymi) przeznaczonych do obsługi małych i średnich przedsiębiorstw:
• usług hostingowo-doradczych,
• usług rachunkowych z ograniczoną odpowiedzialnością,
• usług rachunkowych z pełną odpowiedzialnością.
Pierwszy z wymienionych modeli (rysunek 5) jest dedykowany głównie zleceniobiorcom z sektora firm informatycznych. Opiera się on na założeniu, że klient sam prowadzi swoje księgi korzystając z oprogramowania zainstalowanego na serwerze zleceniobiorcy. Zleceniobiorca może wzbogacić swoją ofertę o profesjonalne usługi doradcze z zakresu rachunkowości i podatków wliczone w cenę okresowego abonamentu.

Rys. 5. Model usług hostingowo-doradczych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W ramach prowadzonych usług doradczych zleceniobiorca ma bieżący wgląd w księgi użytkownika. Usługi doradcze mogą być prowadzone za pomocą komunikacji elektronicznej (np. poczty internetowej, komunikatorów internetowych czy telefonii lub telewizji internetowej).

Pozostałe dwa modele mogą być wykorzystywane przez firmy konsultingowe świadczące usługi rachunkowe. Klient korzysta z terminali łączących się drogą internetową z aplikacją i bazą danych na serwerze u zleceniobiorcy. Ten ostatni ma pełen dostęp do ksiąg klienta. Nadzoruje jakość i szybkość emitowanych przez klienta dokumentów. Księguje je i sporządza przewidziane prawem i umową sprawozdania i deklaracje. Klient ma możliwość podglądu on-line stanu swoich ksiąg lub też specjalnie skonfigurowanego zestawu raportów udostępnianych przez księgowego. Strukturę modeli usług rachunkowych prezentuje rysunek 6.

Pierwsza część rysunku charakteryzuje model z ograniczoną odpowiedzialnością zleceniobiorcy. Praca odbywa się wyłącznie na dokumentach elektronicznych. Na ich podstawie są prowadzone księgi i udzielane porady. Brak kontroli nad wprowadzanymi dokumentami papierowymi determinuje konieczność ograniczenia odpowiedzialności zleceniobiorcy za jakość sporządzanych sprawozdań i deklaracji. Pełna odpowiedzialność jest możliwa jedynie po wprowadzeniu w organizację usługi okresowego przekazywania dokumentacji w celu weryfikacji prawidłowości wcześniej opracowanych dokumentów elektronicznych.

Problematycznym i drogim rozwiązaniem dla firm rachunkowych może być instalacja infrastruktury informatycznej. Dostęp do serwera drogą internetową determinuje konieczność odpowiedniego zabezpieczenia gromadzonych informacji przed osobami trzecimi, wirusami i włamaniami. Poza tym po stronie usługodawcy leży również odpowiedzialność za odpowiednią archiwizację danych na wypadek awarii systemu. Profesjonalna organizacja zabezpieczeń jest drogim i pracochłonnym przedsięwzięciem. Może być jednak zlecona wyspecjalizowanym firmom informatycznym.

Rys. 6. Modele usług rachunkowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!
Często usługę instalacji oraz serwisu proponują producenci oprogramowania.

Wynajem miejsca na serwerze oraz korzystanie z aplikacji są udostępniane za stosunkowo niewielki abonament miesięczny. Tym samym współpraca odbywa się między trzema partnerami: klientem-użytkownikiem, księgowym-zleceniobiorcą i firmą informatyczną zapewniającą infrastrukturę sprzętową i systemową.

Na rynku polskim są już przedsiębiorstwa software’owe oferujące odpowiednie oprogramowanie, a także wspierające swą infrastrukturą informatyczną zarówno zlecających, jak i firmy księgowe. Tak więc wskazana droga rozwoju outsourcingu wydaje się przesądzona.

dr Jacek Jaworski
pracownik w Katedrze Finansów Przedsiębiorstw WSB w Gdańsku
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dostęp hurtowy do sieci zbudowanej ze środków KPO/FERC

    Rok 2023 upłynął pod znakiem śledzenia działań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (dalej jako „CPPC”), planowaniem zasięgów sieci możliwych do zrealizowania w ramach dofinansowania z budżetu Unii Europejskiej, wzmożoną pracą nad przygotowaniem wniosków o dofinansowanie, cierpliwym oczekiwaniem na ogłoszenie wyników naboru, żeby w końcu – dotrwać do etapu podpisania umowy o dofinansowanie i rozpocząć budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej. Dla wielu operatorów emocje towarzyszące tym wydarzeniom, jak również powodzenie inwestycji nadal spędzają sen z powiek. Natomiast przed operatorami, którzy sami nie stawali w blokach startowych do konkursu o środki na budowę nowej infrastruktury telekomunikacyjnej, pojawia się pytanie jak będzie wyglądać wspólne funkcjonowanie obu grup w przyszłości.

    Polska ustawa o kryptoaktywach od 30 czerwca 2024 r. Założenia i cel nowych przepisów [omówienie projektu]

    Projekt ustawy o kryptoaktywach ma zaimplementować do krajowych przepisów rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1114 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie rynków kryptoaktywów oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010 i (UE) nr 1095/2010 oraz dyrektyw 2013/36/UE i (UE) 2019/1937 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 40 z późn. zm.) (dalej: MiCA) określające zasady regulacji i nadzoru emisji, handlu i świadczenia usług związanych z kryptowalutami. Rozporządzenie obowiązuje już od 29 czerwca 2023 r., ale w pełni zacznie być stosowane dopiero w grudniu 2024 r. Projekt ustawy przewiduje wprowadzenie nowych rozwiązań w obszarze sektora rynku kryptoaktywów, mających na celu realizację zadań wynikających z rozporządzenia MiCA, w szczególności w zakresie skutecznego nadzoru i ochrony inwestorów. Według ustawodawcy podjęcie działań zmierzających do realizacji ww. celów zapewni rozwój rynku w perspektywie wieloletniej oraz bezpieczeństwo przez rozszerzenie kompetencji nadzorczych. Za projekt ustawy odpowiada Podsekretarz Stanu Ministerstwa Finansów. 

    Eksport usług do Turcji na nowych zasadach od stycznia 2024

    Eksport usług występuje wówczas, gdy za miejsce świadczenia usług, czyli faktycznego opodatkowania, jest terytorium innego państwa. O miejscu opodatkowania danej usługi decyduje nie miejsce jej faktycznego wykonania, ale wskazane przepisami ustawy o VAT „miejsce jej świadczenia”. Charakterystyką usługi wykonanej poza granice terytorium kraju to takie świadczenie, od którego zobowiązanym do rozliczenia VAT jest zagraniczny nabywca tej usługi. Dla polskiego usługodawcy jest ona wówczas czynnością niepodlegającą opodatkowaniu (NP) w VAT.

    Rozlicz się przez internet. Dzięki usłudze Twój e-PIT szybko i łatwo rozliczysz swój PIT

    Okres rozliczeń rocznych PIT trwa do końca kwietnia. Dzięki usłudze Twój e-PIT udostępnionej przez Ministerstwo Finansów w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) możesz szybko i wygodnie rozliczyć swój PIT. Zwłaszcza jeśli masz Profil Zaufany. Jeśli nie masz – założysz go od ręki.

    PIT 2024. Czy można rozliczyć podatki bez Profilu Zaufanego?

    Sezon rozliczeń podatkowych jest w pełni. Dzięki usłudze e-PIT dostępnej na stronie Ministerstwa Finansów, możesz  szybko rozliczyć swój PIT. Resort zaleca, aby z rozliczeniem nie zwlekać.

    Co można sobie odliczyć od podatku 2024? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu PIT?

    Co można odliczyć z podatku PIT? Z jakich ulg podatkowych można skorzystać w rozliczeniu w 2024 roku?

    Kto może wyjechać do sanatorium z ZUS-em w 2024 roku? Jak uzyskać skierowanie? Ile trzeba czekać?

    Nie tylko Narodowy Fundusz Zdrowia kieruje do miejscowości uzdrowiskowych, ale także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Z leczenia może skorzystać każdy ubezpieczony, który jest zagrożony utratą zdolności do pracy. Warunkiem jest jednak, by rehabilitacja poprawiła rokowania stanu zdrowia i przyczyniła się do powrotu do aktywności zawodowej.

    Limit pomocy de minimis dla MŚP 2024 - podwyżka od 1 maja

    Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, na podstawie którego MŚP nadal udzielana będzie pomoc de minimis w formie gwarancji BGK spłaty kredytu lub innego zobowiązania - napisał resort w OSR do projektu. Rozporządzenie wdroży w życie unijne przepisy wprowadzające nowy wyższy limit takiej pomocy dla jednego przedsiębiorstwa w ciągu 3 lat.

    Ulga sponsoringowa a koszty uzyskania przychodów z zysków kapitałowych

    Po koniec 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że podmioty osiągające przychody z zysków kapitałowych również mogą odliczać koszty wspierania sportu, edukacji i kultury, na podstawie art. 18ee, niezależnie od tego czy koszty te zostaną przyporządkowane do przychodów z zysków kapitałowych czy pozostałych przychodów.

    Rozrachunki w księgowości wsparte sztuczną inteligencją. Nadchodzi nowe

    Czy sztuczna inteligencja może wspomóc księgowym w rozrachunkach? Dzięki wykorzystaniu mechanizmów sztucznej inteligencji programy księgowe pozwalają na dużą automatyzację procesów w tym zakresie.

    REKLAMA