REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Systemy ERP, czyli jak wykorzystać nowe możliwości e-rachunkowości

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Małe i średnie firmy chętnie korzystają z outsourcingu usług rachunkowych. Nowoczesne technologie w znaczny sposób upraszczają organizację takiego działania.

Zapewniają duże korzyści informacyjne dla przedsiębiorców i zmniejszają konieczne nakłady zleceniobiorców, co w zasadniczy sposób poprawia organizację finansów firmy. W najbliższym czasie rynek usług rachunkowych najprawdopodobniej obejmie swoją ofertą również informatyczne systemy wielo- i zdalnie dostępowe. W artykule tym opiszemy możliwości wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w budowie rozwiązań e-księgowości w firmie.

Uważa się, że potrzeby informacyjne małego i średniego przedsiębiorcy w zakresie własnej kondycji finansowej są ograniczone i nie wymagają bieżącego śledzenia zapisów księgowych. W ostatnich latach pogląd ten ulega zdecydowanej zmianie. Rośnie poziom świadomości menedżerskiej wśród polskich przedsiębiorców, przy jednoczesnym wzroście konkurencji ze strony nowoczesnych przedsiębiorstw „starych” krajów UE. Chcąc nadążyć za zmianami sytuacji rynkowej oraz sprostać wymaganiom konkurencji polscy menedżerowie i księgowi coraz częściej podnoszą kompetencje w zakresie zarządzania finansami. Tym samym księgi rachunkowe stają się podstawowym narzędziem pracy również dla menedżera czy dyrektora finansowego.

Te rosnące potrzeby informacyjne powodują zapotrzebowanie na nowe standardy usług księgowych:
• księgi muszą być prowadzone bez dotychczas występującej zwłoki w dokonywanych księgowaniach,
• informacja płynąca z ksiąg powinna być natychmiast udostępniana użytkownikowi,
• zasięg potrzebnej informacji zdecydowanie przekracza do tej pory udostępniane ograniczone dane podatkowe,
• współpraca księgowego i przedsiębiorcy powinna być zindywidualizowana i ukierunkowana na bieżące zapotrzebowanie zleceniodawcy.

Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie dla sektora MSP

Systemy informatyczne wykorzystywane do prowadzenia księgowości firm rozwijały się wraz z organizacją pracy biur rachunkowych. W chwili obecnej spotyka się dwa podstawowe rozwiązania. Pierwsze z nich ilustruje rysunek 1.

Rys. 1. Podstawowy schemat organizacji pracy biura rachunkowego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W podstawowej konfiguracji klient prowadzi samodzielny i niezależny system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Na ogół jego rola sprowadza się do prowadzenia magazynu towarów lub materiałów oraz fakturowania i rozliczeń z kontrahentami. Po stronie biura następuje uzupełnienie funkcji systemu o zapisanie przekazanych fizycznie dokumentów papierowych w oprogramowaniu księgowym i ewentualnie kadrowo-płacowym. Następnie klientowi są okresowo przekazywane papierowe dokumenty związane z wygenerowanymi raportami oraz deklaracjami podatkowymi.

W miarę rozwoju systemów informatycznych, w szczególności postępującej integracji danych, pojawiło się kolejne rozwiązanie, które prezentuje rysunek 2.

Rys. 2. Komputerowo wspomagana organizacja pracy biura rachunkowego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Różnica w stosunku do rozwiązania pierwszego polega jedynie na zmianie przekazywanych dokumentów. Są one zastępowane dokumentami elektronicznymi, które powstają w wyniku wprowadzenia dokumentów papierowych do wspólnego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem.

Niestety, ta forma integracji nie eliminuje większości wad rozwiązania podstawowego (patrz: rys. 1), a w szczególności:
• w dalszym ciągu występuje opóźnienie między momentami przekazywania danych,
• nie ma dostępu do bieżących informacji finansowych,
• klient nie może monitorować na bieżąco zawartości ksiąg,
• integracja modułowa (zwana także off-line) uniemożliwia budowanie systemów wspierających rachunek decyzyjny (np. controllingowych).

Systemy klasy ERP

Rozwiązaniem problemu bieżącej integracji danych jest umieszczanie wszystkich wprowadzanych danych w jednej bazie, wspólnej dla wszystkich modułów funkcjonalnych systemu.
Właściwość ta jest podstawową cechą struktury systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning) – rysunek 3.

Rys. 3. Struktura funkcjonalna systemu ERP
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dostęp do wspólnej bazy jest realizowany najczęściej poprzez sieć internetową i logiczną budowę systemu opartą na bazie architektury klient–serwer (rysunek 4).

Rys. 4. Architektura klient–serwer
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Architektura ta wyróżnia się dwoma poziomami strukturalnymi:
poziom serwera (komputer centralny) – w tym obszarze odbywają się dwojakiego rodzaju procesy informatyczne:
– gromadzenie i przechowywanie danych koniecznych do właściwej pracy systemu,
– przetwarzanie danych zgodnie z przywołaną procedurą, które przynosi oczekiwany przez użytkownika efekt – modyfikację lub zestawienie danych zgromadzonych w bazie,
poziom użytkownika (komputery użytkowników systemu) – zawiera zazwyczaj jedną warstwę, ograniczoną do odpowiedniej prezentacji przetworzonych danych na ekranie komputera danego użytkownika czy też na innym powiązanym z nim urządzeniu zewnętrznym (np. drukarce)

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Modele nowoczesnych usług informatyczno-rachunkowych

Rozwiązania informatyczne oparte na systemach klasy ERP umożliwiają skonstruowanie trzech podstawowych modeli usług rachunkowych (połączonych z usługami informatycznymi) przeznaczonych do obsługi małych i średnich przedsiębiorstw:
• usług hostingowo-doradczych,
• usług rachunkowych z ograniczoną odpowiedzialnością,
• usług rachunkowych z pełną odpowiedzialnością.
Pierwszy z wymienionych modeli (rysunek 5) jest dedykowany głównie zleceniobiorcom z sektora firm informatycznych. Opiera się on na założeniu, że klient sam prowadzi swoje księgi korzystając z oprogramowania zainstalowanego na serwerze zleceniobiorcy. Zleceniobiorca może wzbogacić swoją ofertę o profesjonalne usługi doradcze z zakresu rachunkowości i podatków wliczone w cenę okresowego abonamentu.

Rys. 5. Model usług hostingowo-doradczych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

W ramach prowadzonych usług doradczych zleceniobiorca ma bieżący wgląd w księgi użytkownika. Usługi doradcze mogą być prowadzone za pomocą komunikacji elektronicznej (np. poczty internetowej, komunikatorów internetowych czy telefonii lub telewizji internetowej).

Pozostałe dwa modele mogą być wykorzystywane przez firmy konsultingowe świadczące usługi rachunkowe. Klient korzysta z terminali łączących się drogą internetową z aplikacją i bazą danych na serwerze u zleceniobiorcy. Ten ostatni ma pełen dostęp do ksiąg klienta. Nadzoruje jakość i szybkość emitowanych przez klienta dokumentów. Księguje je i sporządza przewidziane prawem i umową sprawozdania i deklaracje. Klient ma możliwość podglądu on-line stanu swoich ksiąg lub też specjalnie skonfigurowanego zestawu raportów udostępnianych przez księgowego. Strukturę modeli usług rachunkowych prezentuje rysunek 6.

Pierwsza część rysunku charakteryzuje model z ograniczoną odpowiedzialnością zleceniobiorcy. Praca odbywa się wyłącznie na dokumentach elektronicznych. Na ich podstawie są prowadzone księgi i udzielane porady. Brak kontroli nad wprowadzanymi dokumentami papierowymi determinuje konieczność ograniczenia odpowiedzialności zleceniobiorcy za jakość sporządzanych sprawozdań i deklaracji. Pełna odpowiedzialność jest możliwa jedynie po wprowadzeniu w organizację usługi okresowego przekazywania dokumentacji w celu weryfikacji prawidłowości wcześniej opracowanych dokumentów elektronicznych.

Problematycznym i drogim rozwiązaniem dla firm rachunkowych może być instalacja infrastruktury informatycznej. Dostęp do serwera drogą internetową determinuje konieczność odpowiedniego zabezpieczenia gromadzonych informacji przed osobami trzecimi, wirusami i włamaniami. Poza tym po stronie usługodawcy leży również odpowiedzialność za odpowiednią archiwizację danych na wypadek awarii systemu. Profesjonalna organizacja zabezpieczeń jest drogim i pracochłonnym przedsięwzięciem. Może być jednak zlecona wyspecjalizowanym firmom informatycznym.

Rys. 6. Modele usług rachunkowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!
Często usługę instalacji oraz serwisu proponują producenci oprogramowania.

Wynajem miejsca na serwerze oraz korzystanie z aplikacji są udostępniane za stosunkowo niewielki abonament miesięczny. Tym samym współpraca odbywa się między trzema partnerami: klientem-użytkownikiem, księgowym-zleceniobiorcą i firmą informatyczną zapewniającą infrastrukturę sprzętową i systemową.

Na rynku polskim są już przedsiębiorstwa software’owe oferujące odpowiednie oprogramowanie, a także wspierające swą infrastrukturą informatyczną zarówno zlecających, jak i firmy księgowe. Tak więc wskazana droga rozwoju outsourcingu wydaje się przesądzona.

dr Jacek Jaworski
pracownik w Katedrze Finansów Przedsiębiorstw WSB w Gdańsku
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA