Systemy ERP, czyli jak wykorzystać nowe możliwości e-rachunkowości
REKLAMA
Zapewniają duże korzyści informacyjne dla przedsiębiorców i zmniejszają konieczne nakłady zleceniobiorców, co w zasadniczy sposób poprawia organizację finansów firmy. W najbliższym czasie rynek usług rachunkowych najprawdopodobniej obejmie swoją ofertą również informatyczne systemy wielo- i zdalnie dostępowe. W artykule tym opiszemy możliwości wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w budowie rozwiązań e-księgowości w firmie.
Uważa się, że potrzeby informacyjne małego i średniego przedsiębiorcy w zakresie własnej kondycji finansowej są ograniczone i nie wymagają bieżącego śledzenia zapisów księgowych. W ostatnich latach pogląd ten ulega zdecydowanej zmianie. Rośnie poziom świadomości menedżerskiej wśród polskich przedsiębiorców, przy jednoczesnym wzroście konkurencji ze strony nowoczesnych przedsiębiorstw „starych” krajów UE. Chcąc nadążyć za zmianami sytuacji rynkowej oraz sprostać wymaganiom konkurencji polscy menedżerowie i księgowi coraz częściej podnoszą kompetencje w zakresie zarządzania finansami. Tym samym księgi rachunkowe stają się podstawowym narzędziem pracy również dla menedżera czy dyrektora finansowego.
Te rosnące potrzeby informacyjne powodują zapotrzebowanie na nowe standardy usług księgowych:
Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie dla sektora MSP
Systemy informatyczne wykorzystywane do prowadzenia księgowości firm rozwijały się wraz z organizacją pracy biur rachunkowych. W chwili obecnej spotyka się dwa podstawowe rozwiązania. Pierwsze z nich ilustruje rysunek 1.
Rys. 1. Podstawowy schemat organizacji pracy biura rachunkowego
W miarę rozwoju systemów informatycznych, w szczególności postępującej integracji danych, pojawiło się kolejne rozwiązanie, które prezentuje rysunek 2.
Rys. 2. Komputerowo wspomagana organizacja pracy biura rachunkowego
Niestety, ta forma integracji nie eliminuje większości wad rozwiązania podstawowego (patrz: rys. 1), a w szczególności:
Systemy klasy ERP
Rozwiązaniem problemu bieżącej integracji danych jest umieszczanie wszystkich wprowadzanych danych w jednej bazie, wspólnej dla wszystkich modułów funkcjonalnych systemu. Właściwość ta jest podstawową cechą struktury systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning) – rysunek 3.
Rys. 3. Struktura funkcjonalna systemu ERP
Rys. 4. Architektura klient–serwer
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Rozwiązania informatyczne oparte na systemach klasy ERP umożliwiają skonstruowanie trzech podstawowych modeli usług rachunkowych (połączonych z usługami informatycznymi) przeznaczonych do obsługi małych i średnich przedsiębiorstw:
Rys. 5. Model usług hostingowo-doradczych
Pozostałe dwa modele mogą być wykorzystywane przez firmy konsultingowe świadczące usługi rachunkowe. Klient korzysta z terminali łączących się drogą internetową z aplikacją i bazą danych na serwerze u zleceniobiorcy. Ten ostatni ma pełen dostęp do ksiąg klienta. Nadzoruje jakość i szybkość emitowanych przez klienta dokumentów. Księguje je i sporządza przewidziane prawem i umową sprawozdania i deklaracje. Klient ma możliwość podglądu on-line stanu swoich ksiąg lub też specjalnie skonfigurowanego zestawu raportów udostępnianych przez księgowego. Strukturę modeli usług rachunkowych prezentuje rysunek 6.
Pierwsza część rysunku charakteryzuje model z ograniczoną odpowiedzialnością zleceniobiorcy. Praca odbywa się wyłącznie na dokumentach elektronicznych. Na ich podstawie są prowadzone księgi i udzielane porady. Brak kontroli nad wprowadzanymi dokumentami papierowymi determinuje konieczność ograniczenia odpowiedzialności zleceniobiorcy za jakość sporządzanych sprawozdań i deklaracji. Pełna odpowiedzialność jest możliwa jedynie po wprowadzeniu w organizację usługi okresowego przekazywania dokumentacji w celu weryfikacji prawidłowości wcześniej opracowanych dokumentów elektronicznych.
Problematycznym i drogim rozwiązaniem dla firm rachunkowych może być instalacja infrastruktury informatycznej. Dostęp do serwera drogą internetową determinuje konieczność odpowiedniego zabezpieczenia gromadzonych informacji przed osobami trzecimi, wirusami i włamaniami. Poza tym po stronie usługodawcy leży również odpowiedzialność za odpowiednią archiwizację danych na wypadek awarii systemu. Profesjonalna organizacja zabezpieczeń jest drogim i pracochłonnym przedsięwzięciem. Może być jednak zlecona wyspecjalizowanym firmom informatycznym.
Rys. 6. Modele usług rachunkowych
Wynajem miejsca na serwerze oraz korzystanie z aplikacji są udostępniane za stosunkowo niewielki abonament miesięczny. Tym samym współpraca odbywa się między trzema partnerami: klientem-użytkownikiem, księgowym-zleceniobiorcą i firmą informatyczną zapewniającą infrastrukturę sprzętową i systemową.
Na rynku polskim są już przedsiębiorstwa software’owe oferujące odpowiednie oprogramowanie, a także wspierające swą infrastrukturą informatyczną zarówno zlecających, jak i firmy księgowe. Tak więc wskazana droga rozwoju outsourcingu wydaje się przesądzona.
dr Jacek Jaworski
REKLAMA
REKLAMA
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat