Małe i średnie firmy chętnie korzystają z outsourcingu usług rachunkowych. Nowoczesne technologie w znaczny sposób upraszczają organizację takiego działania.
Zapewniają duże korzyści informacyjne dla przedsiębiorców i zmniejszają konieczne nakłady zleceniobiorców, co w zasadniczy sposób poprawia organizację finansów firmy. W najbliższym czasie rynek usług rachunkowych najprawdopodobniej obejmie swoją ofertą również informatyczne systemy wielo- i zdalnie dostępowe. W artykule tym opiszemy możliwości wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w budowie rozwiązań e-księgowości w firmie.
Uważa się, że potrzeby informacyjne małego i średniego przedsiębiorcy w zakresie własnej kondycji finansowej są ograniczone i nie wymagają bieżącego śledzenia zapisów księgowych. W ostatnich latach pogląd ten ulega zdecydowanej zmianie. Rośnie poziom świadomości menedżerskiej wśród polskich przedsiębiorców, przy jednoczesnym wzroście konkurencji ze strony nowoczesnych przedsiębiorstw „starych” krajów UE. Chcąc nadążyć za zmianami sytuacji rynkowej oraz sprostać wymaganiom konkurencji polscy menedżerowie i księgowi coraz częściej podnoszą kompetencje w zakresie zarządzania finansami. Tym samym księgi rachunkowe stają się podstawowym narzędziem pracy również dla menedżera czy dyrektora finansowego.
Te rosnące potrzeby informacyjne powodują zapotrzebowanie na nowe standardy usług księgowych:
• księgi muszą być prowadzone bez dotychczas występującej zwłoki w dokonywanych księgowaniach,
• informacja płynąca z ksiąg powinna być natychmiast udostępniana użytkownikowi,
• zasięg potrzebnej informacji zdecydowanie przekracza do tej pory udostępniane ograniczone dane podatkowe,
• współpraca księgowego i przedsiębiorcy powinna być zindywidualizowana i ukierunkowana na bieżące zapotrzebowanie zleceniodawcy.
Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie dla sektora MSP
Systemy informatyczne wykorzystywane do prowadzenia księgowości firm rozwijały się wraz z organizacją pracy biur rachunkowych. W chwili obecnej spotyka się dwa podstawowe rozwiązania. Pierwsze z nich ilustruje rysunek 1.
Rys. 1. Podstawowy schemat organizacji pracy biura rachunkowego
W podstawowej konfiguracji klient prowadzi samodzielny i niezależny system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Na ogół jego rola sprowadza się do prowadzenia magazynu towarów lub materiałów oraz fakturowania i rozliczeń z kontrahentami. Po stronie biura następuje uzupełnienie funkcji systemu o zapisanie przekazanych fizycznie dokumentów papierowych w oprogramowaniu księgowym i ewentualnie kadrowo-płacowym. Następnie klientowi są okresowo przekazywane papierowe dokumenty związane z wygenerowanymi raportami oraz deklaracjami podatkowymi.
W miarę rozwoju systemów informatycznych, w szczególności postępującej integracji danych, pojawiło się kolejne rozwiązanie, które prezentuje rysunek 2.
Rys. 2. Komputerowo wspomagana organizacja pracy biura rachunkowego
Różnica w stosunku do rozwiązania pierwszego polega jedynie na zmianie przekazywanych dokumentów. Są one zastępowane dokumentami elektronicznymi, które powstają w wyniku wprowadzenia dokumentów papierowych do wspólnego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem.
Niestety, ta forma integracji nie eliminuje większości wad rozwiązania podstawowego (patrz: rys. 1), a w szczególności:
• w dalszym ciągu występuje opóźnienie między momentami przekazywania danych,
• nie ma dostępu do bieżących informacji finansowych,
• klient nie może monitorować na bieżąco zawartości ksiąg,
• integracja modułowa (zwana także off-line) uniemożliwia budowanie systemów wspierających rachunek decyzyjny (np. controllingowych).
Systemy klasy ERP
Rozwiązaniem problemu bieżącej integracji danych jest umieszczanie wszystkich wprowadzanych danych w jednej bazie, wspólnej dla wszystkich modułów funkcjonalnych systemu. Właściwość ta jest podstawową cechą struktury systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning) – rysunek 3.
Dostęp do wspólnej bazy jest realizowany najczęściej poprzez sieć internetową i logiczną budowę systemu opartą na bazie architektury klient–serwer (rysunek 4).
Architektura ta wyróżnia się dwoma poziomami strukturalnymi:
• poziom serwera (komputer centralny) – w tym obszarze odbywają się dwojakiego rodzaju procesy informatyczne:
– gromadzenie i przechowywanie danych koniecznych do właściwej pracy systemu,
– przetwarzanie danych zgodnie z przywołaną procedurą, które przynosi oczekiwany przez użytkownika efekt – modyfikację lub zestawienie danych zgromadzonych w bazie,
• poziom użytkownika (komputery użytkowników systemu) – zawiera zazwyczaj jedną warstwę, ograniczoną do odpowiedniej prezentacji przetworzonych danych na ekranie komputera danego użytkownika czy też na innym powiązanym z nim urządzeniu zewnętrznym (np. drukarce)
Rozwiązania informatyczne oparte na systemach klasy ERP umożliwiają skonstruowanie trzech podstawowych modeli usług rachunkowych (połączonych z usługami informatycznymi) przeznaczonych do obsługi małych i średnich przedsiębiorstw:
• usług hostingowo-doradczych,
• usług rachunkowych z ograniczoną odpowiedzialnością,
• usług rachunkowych z pełną odpowiedzialnością.
Pierwszy z wymienionych modeli (rysunek 5) jest dedykowany głównie zleceniobiorcom z sektora firm informatycznych. Opiera się on na założeniu, że klient sam prowadzi swoje księgi korzystając z oprogramowania zainstalowanego na serwerze zleceniobiorcy. Zleceniobiorca może wzbogacić swoją ofertę o profesjonalne usługi doradcze z zakresu rachunkowości i podatków wliczone w cenę okresowego abonamentu.
W ramach prowadzonych usług doradczych zleceniobiorca ma bieżący wgląd w księgi użytkownika. Usługi doradcze mogą być prowadzone za pomocą komunikacji elektronicznej (np. poczty internetowej, komunikatorów internetowych czy telefonii lub telewizji internetowej).
Pozostałe dwa modele mogą być wykorzystywane przez firmy konsultingowe świadczące usługi rachunkowe. Klient korzysta z terminali łączących się drogą internetową z aplikacją i bazą danych na serwerze u zleceniobiorcy. Ten ostatni ma pełen dostęp do ksiąg klienta. Nadzoruje jakość i szybkość emitowanych przez klienta dokumentów. Księguje je i sporządza przewidziane prawem i umową sprawozdania i deklaracje. Klient ma możliwość podgląduon-line stanu swoich ksiąg lub też specjalnie skonfigurowanego zestawu raportów udostępnianych przez księgowego. Strukturę modeli usług rachunkowych prezentuje rysunek 6.
Pierwsza część rysunku charakteryzuje model z ograniczoną odpowiedzialnością zleceniobiorcy. Praca odbywa się wyłącznie na dokumentach elektronicznych. Na ich podstawie są prowadzone księgi i udzielane porady. Brak kontroli nad wprowadzanymi dokumentami papierowymi determinuje konieczność ograniczenia odpowiedzialności zleceniobiorcy za jakość sporządzanych sprawozdań i deklaracji. Pełna odpowiedzialność jest możliwa jedynie po wprowadzeniu w organizację usługi okresowego przekazywania dokumentacji w celu weryfikacji prawidłowości wcześniej opracowanych dokumentów elektronicznych.
Problematycznym i drogim rozwiązaniem dla firm rachunkowych może być instalacja infrastruktury informatycznej. Dostęp do serwera drogą internetową determinuje konieczność odpowiedniego zabezpieczenia gromadzonych informacji przed osobami trzecimi, wirusami i włamaniami. Poza tym po stronie usługodawcy leży również odpowiedzialność za odpowiednią archiwizację danych na wypadek awarii systemu. Profesjonalna organizacja zabezpieczeń jest drogim i pracochłonnym przedsięwzięciem. Może być jednak zlecona wyspecjalizowanym firmom informatycznym.
Często usługę instalacji oraz serwisu proponują producenci oprogramowania.
Wynajem miejsca na serwerze oraz korzystanie z aplikacji są udostępniane za stosunkowo niewielki abonament miesięczny. Tym samym współpraca odbywa się między trzema partnerami: klientem-użytkownikiem, księgowym-zleceniobiorcą i firmą informatyczną zapewniającą infrastrukturę sprzętową i systemową.
Na rynku polskim są już przedsiębiorstwa software’owe oferujące odpowiednie oprogramowanie, a także wspierające swą infrastrukturą informatyczną zarówno zlecających, jak i firmy księgowe. Tak więc wskazana droga rozwoju outsourcingu wydaje się przesądzona.
dr Jacek Jaworski
pracownik w Katedrze Finansów Przedsiębiorstw WSB w Gdańsku
