REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć profesjonalną fakturę VAT w Excelu

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Excel może tworzyć profesjonalne dokumenty księgowe. W niniejszym komentarzu przedstawiamy instrukcję sporządzania faktury VAT.


Tworzenie faktury VAT składa się z trzech etapów:

1) stworzenia bazy danych (tj. informacji o artykułach i klientach),

2) utworzenia wersji roboczej faktury VAT (tj. arkusza, do którego wprowadzane są podstawowe dane i liczone formuły),

3) stworzenia obszaru wydruku (tj. dokumentu, który otrzymujemy w formie drukowanej).


I.
Pierwszy etap jest najprostszy, ale najbardziej pracochłonny (szczególnie na początku). Polega na wpisaniu do arkusza kalkulacyjnego podstawowych informacji o sprzedawanych produktach (arkusz 1 - który można nazwać "Baza produktów") oraz danych o klientach (arkusz 2 "Baza klientów"). Wypełniając poszczególne komórki arkuszy można wprowadzić wiele informacji definiujących - np. symbol artykułu, jego pełną nazwę, stawkę VAT, jednostkę miary itp. Tak samo można postąpić w przypadku bazy klientów - podając takie dane, jak NIP klienta 1 , jego numer kolejny w bazie, nazwę pełną, miasto, ulicę, kod pocztowy oraz kraj odbiorcy. Przykładową bazę klientów utworzoną w Excelu przedstawia tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!

Radzimy, by baza klientów i baza towarów była jednym plikiem, zaś stworzona faktura wraz z obszarem wydruku osobnym plikiem. W przypadku gdy sprzedawca będzie chciał zachować każdą fakturę na twardym dysku komputera, nie będzie musiał wraz z nią zapisywać pliku z bazą.


II.
Etap drugi to tworzenie "roboczej" wersji faktury. Polega on na opracowaniu odpowiednich funkcji , za pomocą których z bazy będą pobierane informacje o klientach oraz artykułach, a także wyliczane pozycje rachunkowe faktury.


Obszar wersji roboczej ( tabela 2 ) został podzielony na trzy obszary zaznaczone następującymi kolorami:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ciemnoszare pola
faktury połączone są z bazą danych o klientach oraz artykułach. Wynikiem tej funkcji jest zawsze numer pozycji danego klienta bądź artykułu w bazie. Jeśli klient bądź artykuł przez nas wpisywany nie występuje w bazie klientów - wynikiem będzie wyrażenie #N/D! , świadczące o popełnionym przez nas błędzie 2 .


Składnia funkcji w polu K3 (sprawdzająca odbiorcę) to: 3

=JEŻELI($E$3<>'''';PODAJ.POZYCJĘ($E$3;'[BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'! $A$4:$A$13; 0);'''')


Funkcja ta działa następująco: jeżeli pole E3 (NIP klienta) nie jest puste 4 , to podajemy pozycję tego klienta w bazie klientów. Jeśli E3 jest puste, to pozostawiamy pole jako puste, przy czym wyrażenie [BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'' jest adresem pliku bazy klientów, zaś $A$4:$A$13 to obszar tablicy/tabeli, w której funkcja "podaj pozycję" szuka wprowadzonego klienta. Podobnie będzie się działo w pozostałych ciemnoszarych polach. Z tym że komórka K4 będzie sprawdzać płatnika (wówczas zamiast $E$3 w funkcji powyżej występuje $F$3 ), zaś komórki od K12 do K35 sprawdzają wprowadzane w komórkach od B12 do B35 artykuły z bazy artykułów. Zatem zmieni się adres pliku oraz obszar tablicy/tabeli, którą funkcja "podaj pozycję" będzie przeszukiwać.


Pola szare (np.: nr wyrobu, ilość)
to komórki, które należy wypełnić "ręcznie":
- C2 - numer kolejny faktury,
- C5 - miejsce załadunku,
- C6 - środek transportu,
- C7 - sposób zapłaty,
- C8 - termin zapłaty jako liczba dni udzielonego kredytu handlowego (termin zapłaty, jego datę zwraca/oblicza komórka C9),
- B12 do B35 - indeksy artykułów (format tych komórek musi być zgodny z formatem komórek z bazy artykułów),
- D12 do D35 - ilość,
- E3 - NIP klienta (format tej komórki należy ustalić tak samo jak w bazie klientów i powinien być wykonany poprzez polecenie menu: "Format" Ţ "komórki" Ţ "specjalne" Ţ "Numer NIP"),
- F3 - podobnie jak E3.


Pola jasnofioletowe (np. nazwa wyrobu, jednostka miary, stawka VAT itp.)
to komórki, w których umieszczone są funkcje, a wyniki (cyfry lub tekst) są bezpośrednim skutkiem ich działania. W komórkach zostały umieszczone następujące funkcje:
- C3  =DZIŚ() - funkcja zwraca dzisiejszą datę (ważne, by czas systemowy był zgodny z datą kalendarzową),
- C4  =JEŻELI($K$3=0;0;WYSZUKAJ.PIONOWO($E$3;[BazaDanychDoFaktury.xls] BazaKlientow''!$A$4:$F$13;4;0)). Funkcja "czerpie" dane z bazy klientów i odwołuje się konkretnie do komórek "MiastoKlienta" z tabeli 2 ,
- C9  =DZIŚ()+C8 ,
- W komórkach od A12 do A35 funkcje są te same, ale zmieniają się ich argumenty dla każdej komórki i tak: A12 =JEŻELI($B12<>'''';$A11+1;'''') - funkcja "dostawia" numer kolejny pozycji (dodaje 1 do liczby w komórce wyżej), jeżeli komórka B (indeks wyrobu) nie jest pusta. Przykładowo: dla komórki A14 =JEŻELI($B14<>'''';$A13+1;'''') dając wynik 3, bo 2 (komórka A13) + 1 równa się 3 przy spełnieniu warunku, że B14 nie jest puste.
- W komórkach od C12 do C35 =JEŻELI($K12='''';'''';WYSZUKAJ.PIONOWO($B12;[Baza DanychDoFaktury.xls]BazaArtykulow''!$A$4:$E$23;2;0)) . Jeżeli komórka K12 jest pusta, to funkcja pozostawia pole puste. W przeciwnym razie wyszukuje w bazie artykułów dany indeks i zwraca nam jego nazwę. Wynikiem może być także wyrażenie #N/D!, jeśli wpisany przez nas indeks jest błędny, gdyż funkcja weryfikująca w kolumnie K nie znalazła go w bazie.
- Komórki od E12 do E35; F12 do F35; G12 do G35 działają identycznie jak funkcja opisana powyżej. Zwraca jednostki miary, stawki VAT oraz ceny netto, wyszukując je w bazie artykułów - jeśli komórka w kolumnie K danego wiersza nie jest pusta lub nie jest błędem.
- W komórkach od H12 do H35 funkcja =JEŻELI($B12<>'''';$D12*$G12;'''') mnoży cenę netto przez ilość, jeśli pole "Numer wyrobu" jest wypełnione.
- Funkcja w komórkach od I12 do I35 =JEŻELI($B12<>'''';JEŻELI($F12="ZW";0;$H12*$F12); "") składa się z podwójnego "jeżeli", tzn. jeżeli pole "Numer wyrobu" nie jest puste, to realizowana jest druga funkcja "jeżeli". W przeciwnym razie pole pozostaje puste. Druga funkcja "jeżeli" służy jedynie do tego, by określić działanie, jakie ma wykonać. Gdy stawka VAT jest ZW, to wstawia zero, w pozostałych przypadkach zaś mnoży wartość netto przez stawkę VAT.
- W komórkach od J12 do J35 =JEŻELI($B12<>'''';($H12+$I12);''''). Jeżeli pole w kolumnie "Numer wyrobu" jest puste, to funkcja pozostawia pole w kolumnie "Wartość brutto" puste. W przeciwnym razie dodaje kwotę netto do kwoty VAT.
- Komórki H36; I36; J36 to proste sumy wierszy faktury.
- Funkcja w komórkach od I38 do I42 =SUMA.JEŻELI($F$12:$F$35;$G38;$I$12:$I$35) przeszukuje wiersze od F12 do F35 i dodaje liczby z wierszy I12 do I35, jeśli spełniony będzie warunek, że stawka VAT podana w komórkach od G38 do G42 będzie zgodna ze stawką podaną w komórkach z kolumny F. Czyli dla VAT 22% doda kwoty VAT wyrobów, które mają podaną stawkę 22% w kolumnie F (i tak dla każdej innej stawki),
- C38 = J36,
- C40 =slownie(C38)5,
- Komórki od E4 do E8 oraz od F4 do F8 - w komórkach wyszukiwane są za pomocą funkcji "Wyszukaj.pionowo" poszczególne dane, tj. nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj. Funkcja ta jest wynikiem podania posiadanego w bazie klientów numeru NIP odbiorcy i płatnika w komórkach E3 i F3,


III.
Tworzenie obszaru wydruku w dużej mierze zależy od "gustu" twórcy faktury, tzn. od tego, jak chciałby, aby faktura wyglądała na "papierze". W artykule przedstawiamy tylko jeden z wielu przykładów faktury VAT ( tabela 3 ).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pola z widocznym tekstem i kolorem szarym w tle to komórki bez funkcji. Są to po prostu wypełnione tekstem komórki. Pola z tekstem/cyframi - ale na białym tle - to pola z funkcjami odwołującymi się do określonych pól z arkusza zawierającego obszar roboczy faktury .


Odwołania proponujemy wykonać następująco: wejść do arkusza z fakturą "roboczą"-> wskazać komórkę, którą chcemy wkleić do obszaru wydruku, i wykonać następujące kroki: "Edycja"->"kopiuj", przejść do arkusza z obszarem wydruku, a następnie: "Edycja"->"wklej specjalnie" i z okna dialogowego wybrać opcję -> "wklej łącze".


Po rozplanowaniu widoku faktury, wklejeniu odwołań, zrobieniu kilku "zabiegów estetycznych" (np. obramowania komórek), należy zaznaczyć obszar faktury, a następnie w menu plik wybrać "Obszar wydruku"->"Ustaw obszar wydruku", co spowoduje, że zaznaczony obszar będzie drukowany na jednej stronie.


Następnie w menu "plik" wybrać "ustawienia strony" i w oknie dialogowym wybrać "zakładkę"->"Nagłówek/stopka" i nacisnąć opcję "nagłówek niestandardowy". Tu zwykle umieszcza się nazwę firmy (np.: w lewej sekcji), zaś w prawej często miejsce/miejscowość i numery telefonów do firmy 6 . Podobnie robimy ze stopką, wprowadzając tam np.: w lewej sekcji podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury, zaś w prawej - osobę uprawnioną do jej wystawienia.


Gotowa faktura powinna wyglądać tak jak w tabeli 4. Teraz wystarczy ją wydrukować.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Krzysztof Jaros

ekspert w zakresie finansów, doktorant w WSPiZ
w Warszawie, pracownik Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa

Łukasz Graczyk

specjalista ds. cen i analiz Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa


1
Jak wynika z praktyki, NIP jest najlepszym parametrem do wyszukiwania klienta w bazie, jeśli sprzedawca ma ich wielu.

2 Baza odbiorców i płatników jest tą samą bazą.

3 Poza tym umieszczenie takiej funkcji pozwala sprawdzić, czy rzeczywiście w danej pozycji wpisany jest klient, którego szukamy.

4 W funkcjach Excela, jeśli chcemy oznaczyć warunek "pustości" pola, określamy to poprzez wpisanie dwóch cudzysłowów.

5  Funkcja ta nie jest opcjonalnie dostępna w Excelu, ale możliwa do ściągnięcia z internetu ze strony http://excel.republika.pl/dopobrania/slownie.htm

6 W tych miejscach można także umieścić obraz, np.: zeskanowane logo firmy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA