Jak stworzyć profesjonalną fakturę VAT w Excelu
Tworzenie faktury VAT składa się z trzech etapów:
1) stworzenia bazy danych (tj. informacji o artykułach i klientach),
2) utworzenia wersji roboczej faktury VAT (tj. arkusza, do którego wprowadzane są podstawowe dane i liczone formuły),
3) stworzenia obszaru wydruku (tj. dokumentu, który otrzymujemy w formie drukowanej).
I. Pierwszy etap jest najprostszy, ale najbardziej pracochłonny (szczególnie na początku). Polega na wpisaniu do arkusza kalkulacyjnego podstawowych informacji o sprzedawanych produktach (arkusz 1 - który można nazwać "Baza produktów") oraz danych o klientach (arkusz 2 "Baza klientów"). Wypełniając poszczególne komórki arkuszy można wprowadzić wiele informacji definiujących - np. symbol artykułu, jego pełną nazwę, stawkę VAT, jednostkę miary itp. Tak samo można postąpić w przypadku bazy klientów - podając takie dane, jak NIP klienta 1 , jego numer kolejny w bazie, nazwę pełną, miasto, ulicę, kod pocztowy oraz kraj odbiorcy. Przykładową bazę klientów utworzoną w Excelu przedstawia tabela 1.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
UWAGA!
Radzimy, by baza klientów i baza towarów była jednym plikiem, zaś stworzona faktura wraz z obszarem wydruku osobnym plikiem. W przypadku gdy sprzedawca będzie chciał zachować każdą fakturę na twardym dysku komputera, nie będzie musiał wraz z nią zapisywać pliku z bazą.
II. Etap drugi to tworzenie "roboczej" wersji faktury. Polega on na opracowaniu odpowiednich funkcji , za pomocą których z bazy będą pobierane informacje o klientach oraz artykułach, a także wyliczane pozycje rachunkowe faktury.
Obszar wersji roboczej ( tabela 2 ) został podzielony na trzy obszary zaznaczone następującymi kolorami:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ciemnoszare pola faktury połączone są z bazą danych o klientach oraz artykułach. Wynikiem tej funkcji jest zawsze numer pozycji danego klienta bądź artykułu w bazie. Jeśli klient bądź artykuł przez nas wpisywany nie występuje w bazie klientów - wynikiem będzie wyrażenie #N/D! , świadczące o popełnionym przez nas błędzie 2 .
Składnia funkcji w polu K3 (sprawdzająca odbiorcę) to: 3
=JEŻELI($E$3<>'''';PODAJ.POZYCJĘ($E$3;'[BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'! $A$4:$A$13; 0);'''')
Funkcja ta działa następująco: jeżeli pole E3 (NIP klienta) nie jest puste 4 , to podajemy pozycję tego klienta w bazie klientów. Jeśli E3 jest puste, to pozostawiamy pole jako puste, przy czym wyrażenie [BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'' jest adresem pliku bazy klientów, zaś $A$4:$A$13 to obszar tablicy/tabeli, w której funkcja "podaj pozycję" szuka wprowadzonego klienta. Podobnie będzie się działo w pozostałych ciemnoszarych polach. Z tym że komórka K4 będzie sprawdzać płatnika (wówczas zamiast $E$3 w funkcji powyżej występuje $F$3 ), zaś komórki od K12 do K35 sprawdzają wprowadzane w komórkach od B12 do B35 artykuły z bazy artykułów. Zatem zmieni się adres pliku oraz obszar tablicy/tabeli, którą funkcja "podaj pozycję" będzie przeszukiwać.
Pola szare (np.: nr wyrobu, ilość) to komórki, które należy wypełnić "ręcznie":
- C2 - numer kolejny faktury,
- C5 - miejsce załadunku,
- C6 - środek transportu,
- C7 - sposób zapłaty,
- C8 - termin zapłaty jako liczba dni udzielonego kredytu handlowego (termin zapłaty, jego datę zwraca/oblicza komórka C9),
- B12 do B35 - indeksy artykułów (format tych komórek musi być zgodny z formatem komórek z bazy artykułów),
- D12 do D35 - ilość,
- E3 - NIP klienta (format tej komórki należy ustalić tak samo jak w bazie klientów i powinien być wykonany poprzez polecenie menu: "Format" Ţ "komórki" Ţ "specjalne" Ţ "Numer NIP"),
- F3 - podobnie jak E3.
Pola jasnofioletowe (np. nazwa wyrobu, jednostka miary, stawka VAT itp.) to komórki, w których umieszczone są funkcje, a wyniki (cyfry lub tekst) są bezpośrednim skutkiem ich działania. W komórkach zostały umieszczone następujące funkcje:
- C3 =DZIŚ() - funkcja zwraca dzisiejszą datę (ważne, by czas systemowy był zgodny z datą kalendarzową),
- C4 =JEŻELI($K$3=0;0;WYSZUKAJ.PIONOWO($E$3;[BazaDanychDoFaktury.xls] BazaKlientow''!$A$4:$F$13;4;0)). Funkcja "czerpie" dane z bazy klientów i odwołuje się konkretnie do komórek "MiastoKlienta" z tabeli 2 ,
- C9 =DZIŚ()+C8 ,
- W komórkach od A12 do A35 funkcje są te same, ale zmieniają się ich argumenty dla każdej komórki i tak: A12 =JEŻELI($B12<>'''';$A11+1;'''') - funkcja "dostawia" numer kolejny pozycji (dodaje 1 do liczby w komórce wyżej), jeżeli komórka B (indeks wyrobu) nie jest pusta. Przykładowo: dla komórki A14 =JEŻELI($B14<>'''';$A13+1;'''') dając wynik 3, bo 2 (komórka A13) + 1 równa się 3 przy spełnieniu warunku, że B14 nie jest puste.
- W komórkach od C12 do C35 =JEŻELI($K12='''';'''';WYSZUKAJ.PIONOWO($B12;[Baza DanychDoFaktury.xls]BazaArtykulow''!$A$4:$E$23;2;0)) . Jeżeli komórka K12 jest pusta, to funkcja pozostawia pole puste. W przeciwnym razie wyszukuje w bazie artykułów dany indeks i zwraca nam jego nazwę. Wynikiem może być także wyrażenie #N/D!, jeśli wpisany przez nas indeks jest błędny, gdyż funkcja weryfikująca w kolumnie K nie znalazła go w bazie.
- Komórki od E12 do E35; F12 do F35; G12 do G35 działają identycznie jak funkcja opisana powyżej. Zwraca jednostki miary, stawki VAT oraz ceny netto, wyszukując je w bazie artykułów - jeśli komórka w kolumnie K danego wiersza nie jest pusta lub nie jest błędem.
- W komórkach od H12 do H35 funkcja =JEŻELI($B12<>'''';$D12*$G12;'''') mnoży cenę netto przez ilość, jeśli pole "Numer wyrobu" jest wypełnione.
- Funkcja w komórkach od I12 do I35 =JEŻELI($B12<>'''';JEŻELI($F12="ZW";0;$H12*$F12); "") składa się z podwójnego "jeżeli", tzn. jeżeli pole "Numer wyrobu" nie jest puste, to realizowana jest druga funkcja "jeżeli". W przeciwnym razie pole pozostaje puste. Druga funkcja "jeżeli" służy jedynie do tego, by określić działanie, jakie ma wykonać. Gdy stawka VAT jest ZW, to wstawia zero, w pozostałych przypadkach zaś mnoży wartość netto przez stawkę VAT.
- W komórkach od J12 do J35 =JEŻELI($B12<>'''';($H12+$I12);''''). Jeżeli pole w kolumnie "Numer wyrobu" jest puste, to funkcja pozostawia pole w kolumnie "Wartość brutto" puste. W przeciwnym razie dodaje kwotę netto do kwoty VAT.
- Komórki H36; I36; J36 to proste sumy wierszy faktury.
- Funkcja w komórkach od I38 do I42 =SUMA.JEŻELI($F$12:$F$35;$G38;$I$12:$I$35) przeszukuje wiersze od F12 do F35 i dodaje liczby z wierszy I12 do I35, jeśli spełniony będzie warunek, że stawka VAT podana w komórkach od G38 do G42 będzie zgodna ze stawką podaną w komórkach z kolumny F. Czyli dla VAT 22% doda kwoty VAT wyrobów, które mają podaną stawkę 22% w kolumnie F (i tak dla każdej innej stawki),
- C38 = J36,
- C40 =slownie(C38)5,
- Komórki od E4 do E8 oraz od F4 do F8 - w komórkach wyszukiwane są za pomocą funkcji "Wyszukaj.pionowo" poszczególne dane, tj. nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj. Funkcja ta jest wynikiem podania posiadanego w bazie klientów numeru NIP odbiorcy i płatnika w komórkach E3 i F3,
III. Tworzenie obszaru wydruku w dużej mierze zależy od "gustu" twórcy faktury, tzn. od tego, jak chciałby, aby faktura wyglądała na "papierze". W artykule przedstawiamy tylko jeden z wielu przykładów faktury VAT ( tabela 3 ).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Pola z widocznym tekstem i kolorem szarym w tle to komórki bez funkcji. Są to po prostu wypełnione tekstem komórki. Pola z tekstem/cyframi - ale na białym tle - to pola z funkcjami odwołującymi się do określonych pól z arkusza zawierającego obszar roboczy faktury .
Odwołania proponujemy wykonać następująco: wejść do arkusza z fakturą "roboczą"-> wskazać komórkę, którą chcemy wkleić do obszaru wydruku, i wykonać następujące kroki: "Edycja"->"kopiuj", przejść do arkusza z obszarem wydruku, a następnie: "Edycja"->"wklej specjalnie" i z okna dialogowego wybrać opcję -> "wklej łącze".
Po rozplanowaniu widoku faktury, wklejeniu odwołań, zrobieniu kilku "zabiegów estetycznych" (np. obramowania komórek), należy zaznaczyć obszar faktury, a następnie w menu plik wybrać "Obszar wydruku"->"Ustaw obszar wydruku", co spowoduje, że zaznaczony obszar będzie drukowany na jednej stronie.
Następnie w menu "plik" wybrać "ustawienia strony" i w oknie dialogowym wybrać "zakładkę"->"Nagłówek/stopka" i nacisnąć opcję "nagłówek niestandardowy". Tu zwykle umieszcza się nazwę firmy (np.: w lewej sekcji), zaś w prawej często miejsce/miejscowość i numery telefonów do firmy 6 . Podobnie robimy ze stopką, wprowadzając tam np.: w lewej sekcji podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury, zaś w prawej - osobę uprawnioną do jej wystawienia.
Gotowa faktura powinna wyglądać tak jak w tabeli 4. Teraz wystarczy ją wydrukować.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Krzysztof Jaros
ekspert w zakresie finansów, doktorant w WSPiZ
w Warszawie, pracownik Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa
Łukasz Graczyk
specjalista ds. cen i analiz Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa
1 Jak wynika z praktyki, NIP jest najlepszym parametrem do wyszukiwania klienta w bazie, jeśli sprzedawca ma ich wielu.
2 Baza odbiorców i płatników jest tą samą bazą.
3 Poza tym umieszczenie takiej funkcji pozwala sprawdzić, czy rzeczywiście w danej pozycji wpisany jest klient, którego szukamy.
4 W funkcjach Excela, jeśli chcemy oznaczyć warunek "pustości" pola, określamy to poprzez wpisanie dwóch cudzysłowów.
5 Funkcja ta nie jest opcjonalnie dostępna w Excelu, ale możliwa do ściągnięcia z internetu ze strony http://excel.republika.pl/dopobrania/slownie.htm
6 W tych miejscach można także umieścić obraz, np.: zeskanowane logo firmy.
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrzył skargę kasacyjną spółki, która toczyła spór z organem podatkowym w zakresie miejsca rozliczania VAT od usług wsparcia (orzeczenie z 14 lutego 2023 r., sygnatura I FSK 1794/19).
W dniu 1 czerwca 2023 r. Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę z 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (zwana potocznie SLIM VAT 3). Ta nowelizacja zawiera nie tylko zmiany w podatku VAT ale także kilka zmian w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i wyższe kwoty wolne w podatku od spadków i darowizn. Przesunięto o rok obowiązek wysyłania JPK_PIT i JPK_CIT.
Zarówno w małych firmach, jak i w międzynarodowych przedsiębiorstwach, dział księgowości odgrywa kluczową rolę w zakresie zarządzania finansami i zapewnianiu przejrzystości informacji finansowych. Obchodzony 9 czerwca Dzień Księgowego to doskonała okazja, aby uznać i docenić wkład grupy, która zapewnia solidne podstawy do podejmowania decyzji biznesowych w firmach.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowelizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, który ma na celu podwyższenie świadczenia wychowawczego (tzw. 500 plus) do kwoty 800 zł miesięcznie od 2024 roku.
"Ewa, nasza tęczowa księgowa" - tak nazwaliśmy historyjkę o księgowej, którą napisał ChatGPT-4. Ciekawi jesteśmy jak Wam się spodoba i przede wszystkim, czy wywoła uśmiech na Waszych twarzach… a w których miejscach - to już sprawka sztucznej inteligencji!
Jak działają międzybankowe systemy rozliczeniowe Elixir, Euro Elixir i Express Elixir w czasie Bożego Ciała (8 czerwca 2023 r.) i całego długiego weekendu 8-11 czerwca? Kiedy dojdzie do odbiorcy przelew bankowy wysłany w Boże Ciało?
Międzynarodowy Dzień Księgowego już w najbliższy piątek - 9 czerwca. My zaczynamy świętowanie już od dziś i mamy dla Was, drodzy Księgowi i Księgowe, kolejną porcję dowcipów prosto z biur rachunkowych. Bo liczy się humor!
Nowy wskaźnik referencyjny WIRON, który ma zastąpić dotychczasowy WIBOR, będzie stosowany przy prefinansowaniu działań w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020. Tak przewiduje zakłada projekt rozporządzenia opublikowany 24 maja 2023 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.
Trzymiesięczny WIRON spadł od początku 2023 roku z 6,18 proc. do 5,83 proc. W tym samym czasie WIBOR 3M stopniał o 10 pkt bazowych (do 6,9 proc.). Jeśli sytuacja się nie zmieni, inwestorzy po zaplanowanej na 1 stycznia 2025 r. tranzycji, będą zarabiali mniej.
Prezydent podpisał ustawę znaną jako SLIM VAT 3. Na mocy nowych przepisów zwiększony został m.in. limit dla podatników, którzy mogą korzystać z metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz rozliczać się kwartalnie. Próg przychodowy wzrósł z 1,2 miliona do 2 milionów euro. Ustawa wejdzie w życie 1 lipca. Jej celem jest uproszczenie regulacji podatkowych i ułatwienie prowadzenia działalności przedsiębiorcom. Jakie zmiany na nich czekają?
Zapadł ważny wyrok dla praktyki naliczania stawki podatku od nieruchomości dla działalności opiekuńczej (domów seniora). Chodzi o wyrok z dnia 23 maja 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie w sprawie o sygn. I SA/ Kr 250/23.
Prezent dla współpracownika odchodzącego na emeryturę to sympatyczny gest i podziękowanie za dotychczasową wspólną pracę. Ale co kupić? Przygotowaliśmy kilka pomysłów.
Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o VAT – podała kancelaria prezydenta. Ustawa wprowadza pakiet Slim VAT 3, który ma uprosić rozliczanie tego podatku.
Zakładam, że projekt ustawy o KUKE w przyszłym tygodniu trafi pod obrady rządu, byśmy zdążyli przepracować ją w Sejmie w czerwcu i lipcu - powiedziała PAP pełnomocnik rządu ds. polsko-ukraińskiej współpracy rozwojowej Jadwiga Emilewicz.
Jeżeli w wyniku rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne okaże się, że składka ta została opłacona w kwocie wyższej niż ustalona, płatnikowi składek przysługuje jej zwrot. Termin na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia (RZS-R) został wydłużony do 5 czerwca 2023 r.
Napiwek przypisany konkretnej osobie nie jest dochodem spółki gastronomicznej, a spółka nie zapłaci podatku dochodowego. Podatek dochodowy za napiwek obciąża jednak osobę, która otrzymała napiwek.
Do obliczenia podatku od zysku wypłaconego komplementariuszowi konieczne jest poznanie wysokości podatku należnego od spółki. Skoro PIT od zysku komplementariusza pomniejszany jest o proporcjonalną część CIT zapłaconego przez spółkę komandytową, to pierwszy z wymienionych podatków będzie mógł zostać wyliczony i pobrany dopiero po złożeniu przez spółkę rocznego zeznania i podjęciu przez wspólników uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku. Spółka, jako płatnik, nie ma więc obowiązku pobierania zryczałtowanego podatku dochodowego przy wypłacie komplementariuszowi zaliczki na poczet zysku. Wyrok z 2 lutego 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu (sygn. akt I SA/Wr 394/22).
31 maja 2023 r. ZUS poinformował, że udostępnił aktualizację aplikacji mobilnej mZUS. W nowej wersji zmieniony został wygląd aplikacji i rozbudowano ją o kolejne funkcje.
Do 5 czerwca 2023 r. prowadzący działalność gospodarczą mają czas na złożenie wniosku RZS-R o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne wynikającej z rocznego rozliczenia. Wniosek w tej sprawie należy złożyć elektronicznie na Platformie Usług Elektronicznych ZUS – poinformował 1 czerwca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Aż 79% Polaków nie oszczędza pieniędzy na emeryturę poza obowiązującymi składkami, a 62,5% nie odkłada regularnie żadnej kwoty na żaden cel. Jednocześnie dochód rozporządzalny na 1 osobę w Polsce w 2022 roku wyniósł 2 249,79 zł. Czy daje to możliwość odłożenia miliona złotych na emeryturę?
Mały ZUS Plus będzie wydłużony o rok dla przedsiębiorców, którzy korzystają z tej preferencji (ulgi) w 2023 roku. Poinformowało o tym 31 maja 2023 r. Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Wskutek tego przedłużenia przedsiębiorcy ci zaoszczędzą nawet kilkaset złotych miesięcznie.
Obniżony VAT na odzież dziecięcą. W ostatnim czasie ożywiła się dyskusja wokół obniżenia stawki VAT na odzież i obuwie dla dzieci. Eksperci nie wykluczają, że temat powróci w najbliższej kampanii wyborczej. Na czym polega problem?
Dokonanie wpisu oraz rejestracja zmian danych ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w formie spółki handlowej. Zgodnie z przepisami, wniosek o wpis lub o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców KRS powinien być złożony do sądu rejestrowego w terminie 7 dni od dnia, w którym zdarzenie uzasadniające zmianę miało miejsce. Praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców zaniedbuje ten obowiązek i zgłasza zmiany za późno lub nie robi tego wcale.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważne narzędzie pomagające w zwalczaniu oszustw podatkowych. Elektroniczny proces wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ułatwia walkę z nieuczciwymi praktykami. Czy obowiązkowe wprowadzenie systemu zapewni skuteczne środki kontroli i wyeliminuje tzw. szarą strefę? Jakie korzyści przyniesie firmom?
Wprowadzenie podatku od nadmiarowych zysków dla niektórych branż nie jest przesądzone - poinformował wicepremier i minister aktywów państwowych Jacek Sasin. Zastrzegł, że nad rozwiązaniami pracuje resort klimatu.
Komentarze(0)
Pokaż: