REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć profesjonalną fakturę VAT w Excelu

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Excel może tworzyć profesjonalne dokumenty księgowe. W niniejszym komentarzu przedstawiamy instrukcję sporządzania faktury VAT.


Tworzenie faktury VAT składa się z trzech etapów:

1) stworzenia bazy danych (tj. informacji o artykułach i klientach),

2) utworzenia wersji roboczej faktury VAT (tj. arkusza, do którego wprowadzane są podstawowe dane i liczone formuły),

3) stworzenia obszaru wydruku (tj. dokumentu, który otrzymujemy w formie drukowanej).


I.
Pierwszy etap jest najprostszy, ale najbardziej pracochłonny (szczególnie na początku). Polega na wpisaniu do arkusza kalkulacyjnego podstawowych informacji o sprzedawanych produktach (arkusz 1 - który można nazwać "Baza produktów") oraz danych o klientach (arkusz 2 "Baza klientów"). Wypełniając poszczególne komórki arkuszy można wprowadzić wiele informacji definiujących - np. symbol artykułu, jego pełną nazwę, stawkę VAT, jednostkę miary itp. Tak samo można postąpić w przypadku bazy klientów - podając takie dane, jak NIP klienta 1 , jego numer kolejny w bazie, nazwę pełną, miasto, ulicę, kod pocztowy oraz kraj odbiorcy. Przykładową bazę klientów utworzoną w Excelu przedstawia tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!

Radzimy, by baza klientów i baza towarów była jednym plikiem, zaś stworzona faktura wraz z obszarem wydruku osobnym plikiem. W przypadku gdy sprzedawca będzie chciał zachować każdą fakturę na twardym dysku komputera, nie będzie musiał wraz z nią zapisywać pliku z bazą.


II.
Etap drugi to tworzenie "roboczej" wersji faktury. Polega on na opracowaniu odpowiednich funkcji , za pomocą których z bazy będą pobierane informacje o klientach oraz artykułach, a także wyliczane pozycje rachunkowe faktury.


Obszar wersji roboczej ( tabela 2 ) został podzielony na trzy obszary zaznaczone następującymi kolorami:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ciemnoszare pola
faktury połączone są z bazą danych o klientach oraz artykułach. Wynikiem tej funkcji jest zawsze numer pozycji danego klienta bądź artykułu w bazie. Jeśli klient bądź artykuł przez nas wpisywany nie występuje w bazie klientów - wynikiem będzie wyrażenie #N/D! , świadczące o popełnionym przez nas błędzie 2 .


Składnia funkcji w polu K3 (sprawdzająca odbiorcę) to: 3

=JEŻELI($E$3<>'''';PODAJ.POZYCJĘ($E$3;'[BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'! $A$4:$A$13; 0);'''')


Funkcja ta działa następująco: jeżeli pole E3 (NIP klienta) nie jest puste 4 , to podajemy pozycję tego klienta w bazie klientów. Jeśli E3 jest puste, to pozostawiamy pole jako puste, przy czym wyrażenie [BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'' jest adresem pliku bazy klientów, zaś $A$4:$A$13 to obszar tablicy/tabeli, w której funkcja "podaj pozycję" szuka wprowadzonego klienta. Podobnie będzie się działo w pozostałych ciemnoszarych polach. Z tym że komórka K4 będzie sprawdzać płatnika (wówczas zamiast $E$3 w funkcji powyżej występuje $F$3 ), zaś komórki od K12 do K35 sprawdzają wprowadzane w komórkach od B12 do B35 artykuły z bazy artykułów. Zatem zmieni się adres pliku oraz obszar tablicy/tabeli, którą funkcja "podaj pozycję" będzie przeszukiwać.


Pola szare (np.: nr wyrobu, ilość)
to komórki, które należy wypełnić "ręcznie":
- C2 - numer kolejny faktury,
- C5 - miejsce załadunku,
- C6 - środek transportu,
- C7 - sposób zapłaty,
- C8 - termin zapłaty jako liczba dni udzielonego kredytu handlowego (termin zapłaty, jego datę zwraca/oblicza komórka C9),
- B12 do B35 - indeksy artykułów (format tych komórek musi być zgodny z formatem komórek z bazy artykułów),
- D12 do D35 - ilość,
- E3 - NIP klienta (format tej komórki należy ustalić tak samo jak w bazie klientów i powinien być wykonany poprzez polecenie menu: "Format" Ţ "komórki" Ţ "specjalne" Ţ "Numer NIP"),
- F3 - podobnie jak E3.


Pola jasnofioletowe (np. nazwa wyrobu, jednostka miary, stawka VAT itp.)
to komórki, w których umieszczone są funkcje, a wyniki (cyfry lub tekst) są bezpośrednim skutkiem ich działania. W komórkach zostały umieszczone następujące funkcje:
- C3  =DZIŚ() - funkcja zwraca dzisiejszą datę (ważne, by czas systemowy był zgodny z datą kalendarzową),
- C4  =JEŻELI($K$3=0;0;WYSZUKAJ.PIONOWO($E$3;[BazaDanychDoFaktury.xls] BazaKlientow''!$A$4:$F$13;4;0)). Funkcja "czerpie" dane z bazy klientów i odwołuje się konkretnie do komórek "MiastoKlienta" z tabeli 2 ,
- C9  =DZIŚ()+C8 ,
- W komórkach od A12 do A35 funkcje są te same, ale zmieniają się ich argumenty dla każdej komórki i tak: A12 =JEŻELI($B12<>'''';$A11+1;'''') - funkcja "dostawia" numer kolejny pozycji (dodaje 1 do liczby w komórce wyżej), jeżeli komórka B (indeks wyrobu) nie jest pusta. Przykładowo: dla komórki A14 =JEŻELI($B14<>'''';$A13+1;'''') dając wynik 3, bo 2 (komórka A13) + 1 równa się 3 przy spełnieniu warunku, że B14 nie jest puste.
- W komórkach od C12 do C35 =JEŻELI($K12='''';'''';WYSZUKAJ.PIONOWO($B12;[Baza DanychDoFaktury.xls]BazaArtykulow''!$A$4:$E$23;2;0)) . Jeżeli komórka K12 jest pusta, to funkcja pozostawia pole puste. W przeciwnym razie wyszukuje w bazie artykułów dany indeks i zwraca nam jego nazwę. Wynikiem może być także wyrażenie #N/D!, jeśli wpisany przez nas indeks jest błędny, gdyż funkcja weryfikująca w kolumnie K nie znalazła go w bazie.
- Komórki od E12 do E35; F12 do F35; G12 do G35 działają identycznie jak funkcja opisana powyżej. Zwraca jednostki miary, stawki VAT oraz ceny netto, wyszukując je w bazie artykułów - jeśli komórka w kolumnie K danego wiersza nie jest pusta lub nie jest błędem.
- W komórkach od H12 do H35 funkcja =JEŻELI($B12<>'''';$D12*$G12;'''') mnoży cenę netto przez ilość, jeśli pole "Numer wyrobu" jest wypełnione.
- Funkcja w komórkach od I12 do I35 =JEŻELI($B12<>'''';JEŻELI($F12="ZW";0;$H12*$F12); "") składa się z podwójnego "jeżeli", tzn. jeżeli pole "Numer wyrobu" nie jest puste, to realizowana jest druga funkcja "jeżeli". W przeciwnym razie pole pozostaje puste. Druga funkcja "jeżeli" służy jedynie do tego, by określić działanie, jakie ma wykonać. Gdy stawka VAT jest ZW, to wstawia zero, w pozostałych przypadkach zaś mnoży wartość netto przez stawkę VAT.
- W komórkach od J12 do J35 =JEŻELI($B12<>'''';($H12+$I12);''''). Jeżeli pole w kolumnie "Numer wyrobu" jest puste, to funkcja pozostawia pole w kolumnie "Wartość brutto" puste. W przeciwnym razie dodaje kwotę netto do kwoty VAT.
- Komórki H36; I36; J36 to proste sumy wierszy faktury.
- Funkcja w komórkach od I38 do I42 =SUMA.JEŻELI($F$12:$F$35;$G38;$I$12:$I$35) przeszukuje wiersze od F12 do F35 i dodaje liczby z wierszy I12 do I35, jeśli spełniony będzie warunek, że stawka VAT podana w komórkach od G38 do G42 będzie zgodna ze stawką podaną w komórkach z kolumny F. Czyli dla VAT 22% doda kwoty VAT wyrobów, które mają podaną stawkę 22% w kolumnie F (i tak dla każdej innej stawki),
- C38 = J36,
- C40 =slownie(C38)5,
- Komórki od E4 do E8 oraz od F4 do F8 - w komórkach wyszukiwane są za pomocą funkcji "Wyszukaj.pionowo" poszczególne dane, tj. nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj. Funkcja ta jest wynikiem podania posiadanego w bazie klientów numeru NIP odbiorcy i płatnika w komórkach E3 i F3,


III.
Tworzenie obszaru wydruku w dużej mierze zależy od "gustu" twórcy faktury, tzn. od tego, jak chciałby, aby faktura wyglądała na "papierze". W artykule przedstawiamy tylko jeden z wielu przykładów faktury VAT ( tabela 3 ).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pola z widocznym tekstem i kolorem szarym w tle to komórki bez funkcji. Są to po prostu wypełnione tekstem komórki. Pola z tekstem/cyframi - ale na białym tle - to pola z funkcjami odwołującymi się do określonych pól z arkusza zawierającego obszar roboczy faktury .


Odwołania proponujemy wykonać następująco: wejść do arkusza z fakturą "roboczą"-> wskazać komórkę, którą chcemy wkleić do obszaru wydruku, i wykonać następujące kroki: "Edycja"->"kopiuj", przejść do arkusza z obszarem wydruku, a następnie: "Edycja"->"wklej specjalnie" i z okna dialogowego wybrać opcję -> "wklej łącze".


Po rozplanowaniu widoku faktury, wklejeniu odwołań, zrobieniu kilku "zabiegów estetycznych" (np. obramowania komórek), należy zaznaczyć obszar faktury, a następnie w menu plik wybrać "Obszar wydruku"->"Ustaw obszar wydruku", co spowoduje, że zaznaczony obszar będzie drukowany na jednej stronie.


Następnie w menu "plik" wybrać "ustawienia strony" i w oknie dialogowym wybrać "zakładkę"->"Nagłówek/stopka" i nacisnąć opcję "nagłówek niestandardowy". Tu zwykle umieszcza się nazwę firmy (np.: w lewej sekcji), zaś w prawej często miejsce/miejscowość i numery telefonów do firmy 6 . Podobnie robimy ze stopką, wprowadzając tam np.: w lewej sekcji podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury, zaś w prawej - osobę uprawnioną do jej wystawienia.


Gotowa faktura powinna wyglądać tak jak w tabeli 4. Teraz wystarczy ją wydrukować.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Krzysztof Jaros

ekspert w zakresie finansów, doktorant w WSPiZ
w Warszawie, pracownik Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa

Łukasz Graczyk

specjalista ds. cen i analiz Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa


1
Jak wynika z praktyki, NIP jest najlepszym parametrem do wyszukiwania klienta w bazie, jeśli sprzedawca ma ich wielu.

2 Baza odbiorców i płatników jest tą samą bazą.

3 Poza tym umieszczenie takiej funkcji pozwala sprawdzić, czy rzeczywiście w danej pozycji wpisany jest klient, którego szukamy.

4 W funkcjach Excela, jeśli chcemy oznaczyć warunek "pustości" pola, określamy to poprzez wpisanie dwóch cudzysłowów.

5  Funkcja ta nie jest opcjonalnie dostępna w Excelu, ale możliwa do ściągnięcia z internetu ze strony http://excel.republika.pl/dopobrania/slownie.htm

6 W tych miejscach można także umieścić obraz, np.: zeskanowane logo firmy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

KSeF 2026 - Jeszcze można uniknąć katastrofy. Prof. Modzelewski polemizuje z Ministerstwem Finansów

Niniejsza publikacja jest polemiką prof. Witolda Modzelewskiego z tezami i argumentacją resortu finansów zaprezentowanymi w artykule: „Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów”. Śródtytuły pochodzą od redakcji portalu infor.pl.

REKLAMA

Rolnicy i rybacy muszą szykować się na zmiany – nowe przepisy o pomocy de minimis już w drodze!

Rolnicy i rybacy w całej Polsce powinni przygotować się na nadchodzące zmiany w systemie wsparcia publicznego. Rządowy projekt rozporządzenia wprowadza nowe obowiązki dotyczące informacji, które trzeba będzie składać, ubiegając się o pomoc de minimis. Nowe przepisy mają ujednolicić formularze, zwiększyć przejrzystość oraz zapewnić pełną kontrolę nad dotychczas otrzymanym wsparciem.

Wystawienie faktury VAT (ustrukturyzowanej) w KSeF może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową

Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej może naruszać tajemnicę handlową lub zawodową? Na to pytanie odpowiada na prof. dr hab. Witold Modzelewski.

TSUE: Sąd ma ocenić, czy klauzula WIBOR szkodzi konsumentowi ale nie może oceniać samego wskaźnika

Sąd krajowy ma obowiązek dokonania oceny, czy warunek umowny dotyczący zmiennej stopy oprocentowania opartej o WIBOR, powoduje znaczącą nierównowagę ze szkodą dla konsumenta - oceniła Rzeczniczka Generalna TSUE w opinii opublikowanej 11 września 2025 r. (sprawa C‑471/24 - J.J. przeciwko PKO BP S.A.) Dodała, że ocena ta nie może jednak odnosić się do wskaźnika WIBOR jako takiego ani do metody jego ustalania.

Kiedy ZUS może przejąć wypłatę świadczeń od przedsiębiorcy? Konieczny wniosek od płatnika lub ubezpieczonego

Brak płynności finansowej płatnika składek, zatrudniającego powyżej 20 osób, może utrudniać mu regulowanie świadczeń na rzecz pracowników, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński czy świadczenie rehabilitacyjne. ZUS może pomóc w takiej sytuacji i przejąć wypłatę świadczeń. Potrzebny jest jednak wniosek płatnika lub ubezpieczonego.

REKLAMA

W 2026 roku 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania. Im szybciej się przygotują, tym większą przewagę zyskają nad konkurencją

W 2026 roku ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.

Środowisko testowe KSeF 2.0 (dot. API) od 30 września, Moduł Certyfikatów i Uprawnień do KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 r. MF: API KSeF 1.0 nie jest kompatybilne z API KSeF 2.0

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 10 września 2025 r., że wprowadzone zostały nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF1.0 (m.in. FA(3) z węzłem Zalacznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF). W związku z wprowadzonymi zmianami konieczna jest integracja ze środowiskiem testowym KSeF 2.0., które zostanie udostępnione 30 września.

REKLAMA