REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć profesjonalną fakturę VAT w Excelu

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Excel może tworzyć profesjonalne dokumenty księgowe. W niniejszym komentarzu przedstawiamy instrukcję sporządzania faktury VAT.


Tworzenie faktury VAT składa się z trzech etapów:

1) stworzenia bazy danych (tj. informacji o artykułach i klientach),

2) utworzenia wersji roboczej faktury VAT (tj. arkusza, do którego wprowadzane są podstawowe dane i liczone formuły),

3) stworzenia obszaru wydruku (tj. dokumentu, który otrzymujemy w formie drukowanej).


I.
Pierwszy etap jest najprostszy, ale najbardziej pracochłonny (szczególnie na początku). Polega na wpisaniu do arkusza kalkulacyjnego podstawowych informacji o sprzedawanych produktach (arkusz 1 - który można nazwać "Baza produktów") oraz danych o klientach (arkusz 2 "Baza klientów"). Wypełniając poszczególne komórki arkuszy można wprowadzić wiele informacji definiujących - np. symbol artykułu, jego pełną nazwę, stawkę VAT, jednostkę miary itp. Tak samo można postąpić w przypadku bazy klientów - podając takie dane, jak NIP klienta 1 , jego numer kolejny w bazie, nazwę pełną, miasto, ulicę, kod pocztowy oraz kraj odbiorcy. Przykładową bazę klientów utworzoną w Excelu przedstawia tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!

Radzimy, by baza klientów i baza towarów była jednym plikiem, zaś stworzona faktura wraz z obszarem wydruku osobnym plikiem. W przypadku gdy sprzedawca będzie chciał zachować każdą fakturę na twardym dysku komputera, nie będzie musiał wraz z nią zapisywać pliku z bazą.


II.
Etap drugi to tworzenie "roboczej" wersji faktury. Polega on na opracowaniu odpowiednich funkcji , za pomocą których z bazy będą pobierane informacje o klientach oraz artykułach, a także wyliczane pozycje rachunkowe faktury.


Obszar wersji roboczej ( tabela 2 ) został podzielony na trzy obszary zaznaczone następującymi kolorami:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ciemnoszare pola
faktury połączone są z bazą danych o klientach oraz artykułach. Wynikiem tej funkcji jest zawsze numer pozycji danego klienta bądź artykułu w bazie. Jeśli klient bądź artykuł przez nas wpisywany nie występuje w bazie klientów - wynikiem będzie wyrażenie #N/D! , świadczące o popełnionym przez nas błędzie 2 .


Składnia funkcji w polu K3 (sprawdzająca odbiorcę) to: 3

=JEŻELI($E$3<>'''';PODAJ.POZYCJĘ($E$3;'[BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'! $A$4:$A$13; 0);'''')


Funkcja ta działa następująco: jeżeli pole E3 (NIP klienta) nie jest puste 4 , to podajemy pozycję tego klienta w bazie klientów. Jeśli E3 jest puste, to pozostawiamy pole jako puste, przy czym wyrażenie [BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'' jest adresem pliku bazy klientów, zaś $A$4:$A$13 to obszar tablicy/tabeli, w której funkcja "podaj pozycję" szuka wprowadzonego klienta. Podobnie będzie się działo w pozostałych ciemnoszarych polach. Z tym że komórka K4 będzie sprawdzać płatnika (wówczas zamiast $E$3 w funkcji powyżej występuje $F$3 ), zaś komórki od K12 do K35 sprawdzają wprowadzane w komórkach od B12 do B35 artykuły z bazy artykułów. Zatem zmieni się adres pliku oraz obszar tablicy/tabeli, którą funkcja "podaj pozycję" będzie przeszukiwać.


Pola szare (np.: nr wyrobu, ilość)
to komórki, które należy wypełnić "ręcznie":
- C2 - numer kolejny faktury,
- C5 - miejsce załadunku,
- C6 - środek transportu,
- C7 - sposób zapłaty,
- C8 - termin zapłaty jako liczba dni udzielonego kredytu handlowego (termin zapłaty, jego datę zwraca/oblicza komórka C9),
- B12 do B35 - indeksy artykułów (format tych komórek musi być zgodny z formatem komórek z bazy artykułów),
- D12 do D35 - ilość,
- E3 - NIP klienta (format tej komórki należy ustalić tak samo jak w bazie klientów i powinien być wykonany poprzez polecenie menu: "Format" Ţ "komórki" Ţ "specjalne" Ţ "Numer NIP"),
- F3 - podobnie jak E3.


Pola jasnofioletowe (np. nazwa wyrobu, jednostka miary, stawka VAT itp.)
to komórki, w których umieszczone są funkcje, a wyniki (cyfry lub tekst) są bezpośrednim skutkiem ich działania. W komórkach zostały umieszczone następujące funkcje:
- C3  =DZIŚ() - funkcja zwraca dzisiejszą datę (ważne, by czas systemowy był zgodny z datą kalendarzową),
- C4  =JEŻELI($K$3=0;0;WYSZUKAJ.PIONOWO($E$3;[BazaDanychDoFaktury.xls] BazaKlientow''!$A$4:$F$13;4;0)). Funkcja "czerpie" dane z bazy klientów i odwołuje się konkretnie do komórek "MiastoKlienta" z tabeli 2 ,
- C9  =DZIŚ()+C8 ,
- W komórkach od A12 do A35 funkcje są te same, ale zmieniają się ich argumenty dla każdej komórki i tak: A12 =JEŻELI($B12<>'''';$A11+1;'''') - funkcja "dostawia" numer kolejny pozycji (dodaje 1 do liczby w komórce wyżej), jeżeli komórka B (indeks wyrobu) nie jest pusta. Przykładowo: dla komórki A14 =JEŻELI($B14<>'''';$A13+1;'''') dając wynik 3, bo 2 (komórka A13) + 1 równa się 3 przy spełnieniu warunku, że B14 nie jest puste.
- W komórkach od C12 do C35 =JEŻELI($K12='''';'''';WYSZUKAJ.PIONOWO($B12;[Baza DanychDoFaktury.xls]BazaArtykulow''!$A$4:$E$23;2;0)) . Jeżeli komórka K12 jest pusta, to funkcja pozostawia pole puste. W przeciwnym razie wyszukuje w bazie artykułów dany indeks i zwraca nam jego nazwę. Wynikiem może być także wyrażenie #N/D!, jeśli wpisany przez nas indeks jest błędny, gdyż funkcja weryfikująca w kolumnie K nie znalazła go w bazie.
- Komórki od E12 do E35; F12 do F35; G12 do G35 działają identycznie jak funkcja opisana powyżej. Zwraca jednostki miary, stawki VAT oraz ceny netto, wyszukując je w bazie artykułów - jeśli komórka w kolumnie K danego wiersza nie jest pusta lub nie jest błędem.
- W komórkach od H12 do H35 funkcja =JEŻELI($B12<>'''';$D12*$G12;'''') mnoży cenę netto przez ilość, jeśli pole "Numer wyrobu" jest wypełnione.
- Funkcja w komórkach od I12 do I35 =JEŻELI($B12<>'''';JEŻELI($F12="ZW";0;$H12*$F12); "") składa się z podwójnego "jeżeli", tzn. jeżeli pole "Numer wyrobu" nie jest puste, to realizowana jest druga funkcja "jeżeli". W przeciwnym razie pole pozostaje puste. Druga funkcja "jeżeli" służy jedynie do tego, by określić działanie, jakie ma wykonać. Gdy stawka VAT jest ZW, to wstawia zero, w pozostałych przypadkach zaś mnoży wartość netto przez stawkę VAT.
- W komórkach od J12 do J35 =JEŻELI($B12<>'''';($H12+$I12);''''). Jeżeli pole w kolumnie "Numer wyrobu" jest puste, to funkcja pozostawia pole w kolumnie "Wartość brutto" puste. W przeciwnym razie dodaje kwotę netto do kwoty VAT.
- Komórki H36; I36; J36 to proste sumy wierszy faktury.
- Funkcja w komórkach od I38 do I42 =SUMA.JEŻELI($F$12:$F$35;$G38;$I$12:$I$35) przeszukuje wiersze od F12 do F35 i dodaje liczby z wierszy I12 do I35, jeśli spełniony będzie warunek, że stawka VAT podana w komórkach od G38 do G42 będzie zgodna ze stawką podaną w komórkach z kolumny F. Czyli dla VAT 22% doda kwoty VAT wyrobów, które mają podaną stawkę 22% w kolumnie F (i tak dla każdej innej stawki),
- C38 = J36,
- C40 =slownie(C38)5,
- Komórki od E4 do E8 oraz od F4 do F8 - w komórkach wyszukiwane są za pomocą funkcji "Wyszukaj.pionowo" poszczególne dane, tj. nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj. Funkcja ta jest wynikiem podania posiadanego w bazie klientów numeru NIP odbiorcy i płatnika w komórkach E3 i F3,


III.
Tworzenie obszaru wydruku w dużej mierze zależy od "gustu" twórcy faktury, tzn. od tego, jak chciałby, aby faktura wyglądała na "papierze". W artykule przedstawiamy tylko jeden z wielu przykładów faktury VAT ( tabela 3 ).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pola z widocznym tekstem i kolorem szarym w tle to komórki bez funkcji. Są to po prostu wypełnione tekstem komórki. Pola z tekstem/cyframi - ale na białym tle - to pola z funkcjami odwołującymi się do określonych pól z arkusza zawierającego obszar roboczy faktury .


Odwołania proponujemy wykonać następująco: wejść do arkusza z fakturą "roboczą"-> wskazać komórkę, którą chcemy wkleić do obszaru wydruku, i wykonać następujące kroki: "Edycja"->"kopiuj", przejść do arkusza z obszarem wydruku, a następnie: "Edycja"->"wklej specjalnie" i z okna dialogowego wybrać opcję -> "wklej łącze".


Po rozplanowaniu widoku faktury, wklejeniu odwołań, zrobieniu kilku "zabiegów estetycznych" (np. obramowania komórek), należy zaznaczyć obszar faktury, a następnie w menu plik wybrać "Obszar wydruku"->"Ustaw obszar wydruku", co spowoduje, że zaznaczony obszar będzie drukowany na jednej stronie.


Następnie w menu "plik" wybrać "ustawienia strony" i w oknie dialogowym wybrać "zakładkę"->"Nagłówek/stopka" i nacisnąć opcję "nagłówek niestandardowy". Tu zwykle umieszcza się nazwę firmy (np.: w lewej sekcji), zaś w prawej często miejsce/miejscowość i numery telefonów do firmy 6 . Podobnie robimy ze stopką, wprowadzając tam np.: w lewej sekcji podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury, zaś w prawej - osobę uprawnioną do jej wystawienia.


Gotowa faktura powinna wyglądać tak jak w tabeli 4. Teraz wystarczy ją wydrukować.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Krzysztof Jaros

ekspert w zakresie finansów, doktorant w WSPiZ
w Warszawie, pracownik Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa

Łukasz Graczyk

specjalista ds. cen i analiz Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa


1
Jak wynika z praktyki, NIP jest najlepszym parametrem do wyszukiwania klienta w bazie, jeśli sprzedawca ma ich wielu.

2 Baza odbiorców i płatników jest tą samą bazą.

3 Poza tym umieszczenie takiej funkcji pozwala sprawdzić, czy rzeczywiście w danej pozycji wpisany jest klient, którego szukamy.

4 W funkcjach Excela, jeśli chcemy oznaczyć warunek "pustości" pola, określamy to poprzez wpisanie dwóch cudzysłowów.

5  Funkcja ta nie jest opcjonalnie dostępna w Excelu, ale możliwa do ściągnięcia z internetu ze strony http://excel.republika.pl/dopobrania/slownie.htm

6 W tych miejscach można także umieścić obraz, np.: zeskanowane logo firmy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
"Podatek" (opłata) od psa w 2026 roku. Każda gmina ustala samodzielnie - nie więcej niż 186,29 zł rocznie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

REKLAMA

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA