REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak stworzyć profesjonalną fakturę VAT w Excelu

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Excel może tworzyć profesjonalne dokumenty księgowe. W niniejszym komentarzu przedstawiamy instrukcję sporządzania faktury VAT.


Tworzenie faktury VAT składa się z trzech etapów:

1) stworzenia bazy danych (tj. informacji o artykułach i klientach),

2) utworzenia wersji roboczej faktury VAT (tj. arkusza, do którego wprowadzane są podstawowe dane i liczone formuły),

3) stworzenia obszaru wydruku (tj. dokumentu, który otrzymujemy w formie drukowanej).


I.
Pierwszy etap jest najprostszy, ale najbardziej pracochłonny (szczególnie na początku). Polega na wpisaniu do arkusza kalkulacyjnego podstawowych informacji o sprzedawanych produktach (arkusz 1 - który można nazwać "Baza produktów") oraz danych o klientach (arkusz 2 "Baza klientów"). Wypełniając poszczególne komórki arkuszy można wprowadzić wiele informacji definiujących - np. symbol artykułu, jego pełną nazwę, stawkę VAT, jednostkę miary itp. Tak samo można postąpić w przypadku bazy klientów - podając takie dane, jak NIP klienta 1 , jego numer kolejny w bazie, nazwę pełną, miasto, ulicę, kod pocztowy oraz kraj odbiorcy. Przykładową bazę klientów utworzoną w Excelu przedstawia tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA!

Radzimy, by baza klientów i baza towarów była jednym plikiem, zaś stworzona faktura wraz z obszarem wydruku osobnym plikiem. W przypadku gdy sprzedawca będzie chciał zachować każdą fakturę na twardym dysku komputera, nie będzie musiał wraz z nią zapisywać pliku z bazą.


II.
Etap drugi to tworzenie "roboczej" wersji faktury. Polega on na opracowaniu odpowiednich funkcji , za pomocą których z bazy będą pobierane informacje o klientach oraz artykułach, a także wyliczane pozycje rachunkowe faktury.


Obszar wersji roboczej ( tabela 2 ) został podzielony na trzy obszary zaznaczone następującymi kolorami:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Ciemnoszare pola
faktury połączone są z bazą danych o klientach oraz artykułach. Wynikiem tej funkcji jest zawsze numer pozycji danego klienta bądź artykułu w bazie. Jeśli klient bądź artykuł przez nas wpisywany nie występuje w bazie klientów - wynikiem będzie wyrażenie #N/D! , świadczące o popełnionym przez nas błędzie 2 .


Składnia funkcji w polu K3 (sprawdzająca odbiorcę) to: 3

=JEŻELI($E$3<>'''';PODAJ.POZYCJĘ($E$3;'[BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'! $A$4:$A$13; 0);'''')


Funkcja ta działa następująco: jeżeli pole E3 (NIP klienta) nie jest puste 4 , to podajemy pozycję tego klienta w bazie klientów. Jeśli E3 jest puste, to pozostawiamy pole jako puste, przy czym wyrażenie [BazaDanychDoFaktury.xls]BazaKlientow'' jest adresem pliku bazy klientów, zaś $A$4:$A$13 to obszar tablicy/tabeli, w której funkcja "podaj pozycję" szuka wprowadzonego klienta. Podobnie będzie się działo w pozostałych ciemnoszarych polach. Z tym że komórka K4 będzie sprawdzać płatnika (wówczas zamiast $E$3 w funkcji powyżej występuje $F$3 ), zaś komórki od K12 do K35 sprawdzają wprowadzane w komórkach od B12 do B35 artykuły z bazy artykułów. Zatem zmieni się adres pliku oraz obszar tablicy/tabeli, którą funkcja "podaj pozycję" będzie przeszukiwać.


Pola szare (np.: nr wyrobu, ilość)
to komórki, które należy wypełnić "ręcznie":
- C2 - numer kolejny faktury,
- C5 - miejsce załadunku,
- C6 - środek transportu,
- C7 - sposób zapłaty,
- C8 - termin zapłaty jako liczba dni udzielonego kredytu handlowego (termin zapłaty, jego datę zwraca/oblicza komórka C9),
- B12 do B35 - indeksy artykułów (format tych komórek musi być zgodny z formatem komórek z bazy artykułów),
- D12 do D35 - ilość,
- E3 - NIP klienta (format tej komórki należy ustalić tak samo jak w bazie klientów i powinien być wykonany poprzez polecenie menu: "Format" Ţ "komórki" Ţ "specjalne" Ţ "Numer NIP"),
- F3 - podobnie jak E3.


Pola jasnofioletowe (np. nazwa wyrobu, jednostka miary, stawka VAT itp.)
to komórki, w których umieszczone są funkcje, a wyniki (cyfry lub tekst) są bezpośrednim skutkiem ich działania. W komórkach zostały umieszczone następujące funkcje:
- C3  =DZIŚ() - funkcja zwraca dzisiejszą datę (ważne, by czas systemowy był zgodny z datą kalendarzową),
- C4  =JEŻELI($K$3=0;0;WYSZUKAJ.PIONOWO($E$3;[BazaDanychDoFaktury.xls] BazaKlientow''!$A$4:$F$13;4;0)). Funkcja "czerpie" dane z bazy klientów i odwołuje się konkretnie do komórek "MiastoKlienta" z tabeli 2 ,
- C9  =DZIŚ()+C8 ,
- W komórkach od A12 do A35 funkcje są te same, ale zmieniają się ich argumenty dla każdej komórki i tak: A12 =JEŻELI($B12<>'''';$A11+1;'''') - funkcja "dostawia" numer kolejny pozycji (dodaje 1 do liczby w komórce wyżej), jeżeli komórka B (indeks wyrobu) nie jest pusta. Przykładowo: dla komórki A14 =JEŻELI($B14<>'''';$A13+1;'''') dając wynik 3, bo 2 (komórka A13) + 1 równa się 3 przy spełnieniu warunku, że B14 nie jest puste.
- W komórkach od C12 do C35 =JEŻELI($K12='''';'''';WYSZUKAJ.PIONOWO($B12;[Baza DanychDoFaktury.xls]BazaArtykulow''!$A$4:$E$23;2;0)) . Jeżeli komórka K12 jest pusta, to funkcja pozostawia pole puste. W przeciwnym razie wyszukuje w bazie artykułów dany indeks i zwraca nam jego nazwę. Wynikiem może być także wyrażenie #N/D!, jeśli wpisany przez nas indeks jest błędny, gdyż funkcja weryfikująca w kolumnie K nie znalazła go w bazie.
- Komórki od E12 do E35; F12 do F35; G12 do G35 działają identycznie jak funkcja opisana powyżej. Zwraca jednostki miary, stawki VAT oraz ceny netto, wyszukując je w bazie artykułów - jeśli komórka w kolumnie K danego wiersza nie jest pusta lub nie jest błędem.
- W komórkach od H12 do H35 funkcja =JEŻELI($B12<>'''';$D12*$G12;'''') mnoży cenę netto przez ilość, jeśli pole "Numer wyrobu" jest wypełnione.
- Funkcja w komórkach od I12 do I35 =JEŻELI($B12<>'''';JEŻELI($F12="ZW";0;$H12*$F12); "") składa się z podwójnego "jeżeli", tzn. jeżeli pole "Numer wyrobu" nie jest puste, to realizowana jest druga funkcja "jeżeli". W przeciwnym razie pole pozostaje puste. Druga funkcja "jeżeli" służy jedynie do tego, by określić działanie, jakie ma wykonać. Gdy stawka VAT jest ZW, to wstawia zero, w pozostałych przypadkach zaś mnoży wartość netto przez stawkę VAT.
- W komórkach od J12 do J35 =JEŻELI($B12<>'''';($H12+$I12);''''). Jeżeli pole w kolumnie "Numer wyrobu" jest puste, to funkcja pozostawia pole w kolumnie "Wartość brutto" puste. W przeciwnym razie dodaje kwotę netto do kwoty VAT.
- Komórki H36; I36; J36 to proste sumy wierszy faktury.
- Funkcja w komórkach od I38 do I42 =SUMA.JEŻELI($F$12:$F$35;$G38;$I$12:$I$35) przeszukuje wiersze od F12 do F35 i dodaje liczby z wierszy I12 do I35, jeśli spełniony będzie warunek, że stawka VAT podana w komórkach od G38 do G42 będzie zgodna ze stawką podaną w komórkach z kolumny F. Czyli dla VAT 22% doda kwoty VAT wyrobów, które mają podaną stawkę 22% w kolumnie F (i tak dla każdej innej stawki),
- C38 = J36,
- C40 =slownie(C38)5,
- Komórki od E4 do E8 oraz od F4 do F8 - w komórkach wyszukiwane są za pomocą funkcji "Wyszukaj.pionowo" poszczególne dane, tj. nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj. Funkcja ta jest wynikiem podania posiadanego w bazie klientów numeru NIP odbiorcy i płatnika w komórkach E3 i F3,


III.
Tworzenie obszaru wydruku w dużej mierze zależy od "gustu" twórcy faktury, tzn. od tego, jak chciałby, aby faktura wyglądała na "papierze". W artykule przedstawiamy tylko jeden z wielu przykładów faktury VAT ( tabela 3 ).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pola z widocznym tekstem i kolorem szarym w tle to komórki bez funkcji. Są to po prostu wypełnione tekstem komórki. Pola z tekstem/cyframi - ale na białym tle - to pola z funkcjami odwołującymi się do określonych pól z arkusza zawierającego obszar roboczy faktury .


Odwołania proponujemy wykonać następująco: wejść do arkusza z fakturą "roboczą"-> wskazać komórkę, którą chcemy wkleić do obszaru wydruku, i wykonać następujące kroki: "Edycja"->"kopiuj", przejść do arkusza z obszarem wydruku, a następnie: "Edycja"->"wklej specjalnie" i z okna dialogowego wybrać opcję -> "wklej łącze".


Po rozplanowaniu widoku faktury, wklejeniu odwołań, zrobieniu kilku "zabiegów estetycznych" (np. obramowania komórek), należy zaznaczyć obszar faktury, a następnie w menu plik wybrać "Obszar wydruku"->"Ustaw obszar wydruku", co spowoduje, że zaznaczony obszar będzie drukowany na jednej stronie.


Następnie w menu "plik" wybrać "ustawienia strony" i w oknie dialogowym wybrać "zakładkę"->"Nagłówek/stopka" i nacisnąć opcję "nagłówek niestandardowy". Tu zwykle umieszcza się nazwę firmy (np.: w lewej sekcji), zaś w prawej często miejsce/miejscowość i numery telefonów do firmy 6 . Podobnie robimy ze stopką, wprowadzając tam np.: w lewej sekcji podpis osoby uprawnionej do odbioru faktury, zaś w prawej - osobę uprawnioną do jej wystawienia.


Gotowa faktura powinna wyglądać tak jak w tabeli 4. Teraz wystarczy ją wydrukować.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


Krzysztof Jaros

ekspert w zakresie finansów, doktorant w WSPiZ
w Warszawie, pracownik Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa

Łukasz Graczyk

specjalista ds. cen i analiz Swedwood Poland Sp. z o.o. Oddział Lubawa


1
Jak wynika z praktyki, NIP jest najlepszym parametrem do wyszukiwania klienta w bazie, jeśli sprzedawca ma ich wielu.

2 Baza odbiorców i płatników jest tą samą bazą.

3 Poza tym umieszczenie takiej funkcji pozwala sprawdzić, czy rzeczywiście w danej pozycji wpisany jest klient, którego szukamy.

4 W funkcjach Excela, jeśli chcemy oznaczyć warunek "pustości" pola, określamy to poprzez wpisanie dwóch cudzysłowów.

5  Funkcja ta nie jest opcjonalnie dostępna w Excelu, ale możliwa do ściągnięcia z internetu ze strony http://excel.republika.pl/dopobrania/slownie.htm

6 W tych miejscach można także umieścić obraz, np.: zeskanowane logo firmy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA