REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ułatwić sobie pracę - sposoby gromadzenia i oznaczania dokumentów księgowych

REKLAMA

Dokument księgowy może być równocześnie dowodem księgowym i będzie stanowił wówczas podstawę dokonania zapisów księgowych w księgach rachunkowych. Dowody gromadzi się w postaci zbiorów, tworzonych według określonych kryteriów. Jednak ze względów praktycznych nie każde kryterium podziału powinno stanowić podstawę tworzenia zbioru.

Gromadzone w jednostce dokumenty są źródłem informacji, potwierdzają zdarzenia gospodarcze oraz stanowią istotny materiał dowodowy. Dokument staje się dowodem księgowym z chwilą umieszczenia na nim dekretacji, będącej bezpośrednią podstawą do dokonania zapisów w księgach rachunkowych.

Dowód księgowy

Dowód księgowy to jeden lub kilka (zbiór) dokumentów księgowych potwierdzających operację gospodarczą (zdarzenie gospodarcze), którą ma wpływ na zasoby majątkowe jednostki.
Przepis art. 21 ust. 1 uor stwierdza: „Dowód księgowy musi zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.
Określenie „...co najmniej...” wskazuje na możliwość umieszczania w dowodzie księgowym innych istotnych danych.

Dowody źródłowe

Według przepisów rachunkowych (art. 20 ust. 2 uor) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, „zwane dalej »dowodami źródłowymi«”. Można zatem wnioskować, że „dowody księgowe” i „dowody źródłowe” to pojęcia tożsame. Ustawa o rachunkowości dla dokumentów księgowych nie zawiera szczególnych zapisów, a niejednokrotnie traktuje je na równi z dowodami księgowymi (art. 10 ust. 1 pkt 4, art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 64b pkt 2 oraz art. 67 ust. 1 uor). Tak więc te same wymogi zawarte w ustawie o rachunkowości muszą spełniać dowody księgowe, dowody źródłowe oraz dokumenty księgowe.
Ponadto „przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych” (art. 20 ust. 5 uor).
 
W praktyce dla tradycyjnych księgowych dowodów (dokumentów) źródłowych musi być spełniony warunek zapisany w punkcie 2 i 3, a ponadto dowody te powinny posiadać cechy wynikające z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.

Podział dowodów księgowych

Właściwe rozpoznawanie dowodów księgowych jest konieczne dla późniejszego ich prawidłowego oznaczania i gromadzenia. Podstawowy podział dowodów źródłowych zależy od tego, kto jest wystawcą dowodu. Zgodnie z art. 20 ust. 2 uor dowody dzielimy na:
• dowody wewnętrzne,
• dowody zewnętrzne:
- obce,
- własne.
 

Dowody wewnętrzne
wystawia się w taki sposób i w takim trybie oraz ilości, jaką przyjmie do stosowania dana jednostka gospodarcza. Dowody wewnętrzne są wyłącznie potwierdzeniem operacji wewnątrz jednostki.
Dowody wewnętrzne wystawia się w ilości niezbędnej dla zapewnienia informacji o identycznej treści ekonomicznej w kilku miejscach gromadzenia, np. kopia dowodu KP wystawianego odręcznie dla wpłacającego gotówkę do kasy musi być dołączona do raportu kasowego oraz pozostawiona jako kopia w „grzbiecie” bloczka „KP”.
Dowody wewnętrzne potwierdzające przyjęcie i wydanie aktywów jednostki należy traktować jak druki ścisłego zarachowania objęte dodatkową ewidencją.
Dowody mogą być wypisane odręcznie lub z wykorzystaniem programów komputerowych, którymi dysponuje firma. Dla niestandardowych dowodów nie jest wymagana określona szata graficzna czy format - mogą być sporządzone na dowolnych drukach w ilościach zapewniających i zabezpieczających kompletność informacji.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dowody księgowe to również dokumenty własne wystawione przez odpowiednie komórki organizacyjne jednostki dla udokumentowania operacji dokonywanych wewnątrz jednostki, np.: karta drogowa, polecenie podróży służbowej - delegacja, wniosek na wyjazd służbowy za granicę.
 

Dowody zewnętrzne
mają dwojakie źródło pochodzenia: wystawiane są przez naszą jednostkę oraz przez inne jednostki gospodarcze.
Za właściwy, wystawiony przez inną jednostkę, dowód zewnętrzny obcy, dotyczący np. transakcji kupna usług obcych, kupna materiałów i towarów, surowców, środków trwałych itd., przyjmujemy wyłącznie oryginał. Do tej grupy dowodów zalicza się także dowody dotyczące darowizn, wyciągi z operacji bankowych. Dowody obce podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Po potwierdzeniu przeprowadzenia operacji gospodarczej i jej akceptacji stają się dowodem źródłowym i stanowią podstawę zapisów księgowych w systemie finansowo-księgowym.
Dowód zewnętrzny własny w oryginale przekazywany jest do adresata. W jednostce pozostaje kopia, która staje się dowodem źródłowym i stanowi podstawę zapisów księgowych w ewidencji księgowej.

Podział dowodów księgowych na zbiory - maksymalnie siedem zbiorów

Podział dowodów księgowych na zbiory zależy od ilości dokumentów w zbiorze oraz zastosowanej metody ich grupowania.
Podstawowe cztery zbiory tworzy się dla dowodów źródłowych (pierwotnych), takich, na podstawie których po raz pierwszy wprowadza się do ksiąg rachunkowych określone operacje gospodarcze.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zbiory główne dowodów zakupu i sprzedaży uzupełniają zbiory dowodów korygujących.
Tworzenie dodatkowych zbiorów:
- dowodów korygujących faktury zakupu,
- dowodów korygujących faktury sprzedaży
znajduje uzasadnienie w przypadku ich dużej ilości. Dowody te mogą tworzyć odrębne zbiory lub mogą być przechowywane łącznie ze zbiorami dokumentów pierwotnych z zachowaniem zasady chronologicznego ich gromadzenia.
 
Ostatni, bardzo różnorodny zbiór - bez którego nie można mówić o prawidłowym gromadzeniu dowodów księgowych - tworzą pozostałe (uzupełniające) dowody, tj.:
- polecenia księgowania,
- noty księgowe,
- pozostałe dowody korygujące zapisy już wprowadzone do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych,
- dowody zbiorcze, które stanowią podstawę zapisów sum łącznych obejmujących zbiór dokumentów księgowych wykazanych pojedynczo w dowodzie zbiorczym, w tym: listy płac, deklaracje ubezpieczeniowe ZUS.
 
Do tego zbioru zalicza się także dowody rozliczeniowe - takie, które rozliczają wcześniejsze zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych:
- rozliczenia zaliczek,
- rozliczenia zdarzeń gospodarczych specyficznych w danej jednostce.
 
Przedstawiony podział wskazuje na pięć, a maksymalnie na siedem zbiorów, które w sposób ciągły zapewniają jednolite zasady gromadzenia dowodów księgowych.

Nie każde kryterium podziału powinno być podstawą tworzenia zbiorów

Kryterium z punktu widzenia formy płatności, które umożliwia podział dowodów księgowych na gotówkowe oraz bezgotówkowe, nie znajduje praktycznego zastosowania w ich grupowaniu. Najczęściej dowody dotyczące transakcji gotówkowych dokumentowanych fakturami zakupu i sprzedaży gromadzone są w ramach zbioru „dowody kasowe”.
Podobnie nie ma praktycznego uzasadnienia kolejny podział dowodów księgowych, w którym przyjmuje się za kryterium cel wystawienia. Nie tworzy się zbiorów z zaliczanych do tej grupy dowodów dyspozycyjnych wskazujących na polecenie dokonania operacji gospodarczych, które w momencie wydawania dyspozycji nie zawsze mają określoną wartość ostateczną, np. polecenie wyjazdu służbowego, wezwanie do zapłaty należności głównej i odsetek.
Brak określenia w dowodzie ostatecznych wartości zdarzenia gospodarczego stanowi, iż nie zawsze dowód może być podstawą zapisów księgowych. Z dowodów dyspozycyjnych powinny wynikać warunki realizacji dyspozycji, np.: pociąg pośpieszny, IC, samolot, statek, samochód. Te dyspozycje znajdą swoje odzwierciedlenie dopiero w dowodach wykonawczych, które są dowodami wtórnymi, np. rozliczenie delegacji służbowej, rozliczenie zaliczki, faktury sprzedaży, listy płac.
Podobnie dowody dyspozycyjno-wykonawcze, które zawierają w sobie cechy dowodów dyspozycyjnych i wykonawczych, np. polecenie przelewu, asygnaty kasowe i magazynowe, będą odpowiednio przypisane do zbioru o wiodących cechach zdarzenia gospodarczego.

Zasady właściwe dla wszystkich jednostek

Można wyróżnić kilka ogólnych zasad cechowania i gromadzenia dokumentów, które będą miały zastosowanie niemal we wszystkich jednostkach. Przedstawia je tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zbiory dokumentów oznaczane liczbami lub literami

Praktyczne zasady budowy zbiorów dokumentów w oparciu o liczby lub litery prezentuje tabela 2.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Oznaczanie zbiorów - przykłady

Dowody kasowe
Zasady gromadzenia dowodów kasowych składających się na raport kasowy (zwany RK) muszą być traktowane łącznie dla dowodów kasowych i raportów kasowych. Zbiory dowodów kasowych mogą być oznaczane w dowolny sposób. W praktyce stosowane są oznaczenia literowe lub cyfrowe, a najczęściej występujące to np.:
1. RK - PLN,
2. RK lub K,
3. RK - EURO lub K - EURO itd.,
4. 01 - dla PLN1,
5. 02 - dla EURO itd.,
6. 03 - kolejny punkt kasowy lub kolejne waluty itd.
Dowody bankowe
Dowody bankowe stanowią integralną część wyciągu bankowego (zwanego WB) i muszą być gromadzone oraz przechowywane jako jego załączniki. Tym samym zasady gromadzenia dowodów bankowych i wyciągów traktujemy łącznie.
Zbiory dowodów bankowych powinny być oznaczone w sposób właściwy dla danej jednostki.
Przykładowe sposoby oznaczania występujące w praktyce to:
1. WB - PLN lub BANK - PLN, tylko WB,
2. WB - EURO lub BANK - EURO itd.,
3. 02 - dla PLN2,
4. 03 - dla EURO itd.,
5. 04 - zbiory wyciągów dla kolejnego banku, kolejnych walut itd.
Dowody zakupu
Wymagania odnośnie do gromadzenia i oznaczania dowodów potwierdzających transakcje kupna materiałów, usług oraz aktywów trwałych nie zostały określone przez ustawę o rachunkowości. Należy zatem odnieść się do dorobku praktyki, przyjmując za punkt wyjścia charakter i potrzeby jednostki oraz ilość dokumentów w projektowanych zbiorach. Określając rodzaje zbiorów, należy uwzględnić fakt, iż z różnych względów nie znajduje uzasadnienia kserowanie dowodów zakupu i gromadzenie ich w dwóch zbiorach. Tradycyjne, przykładowe, wypracowane przez księgowych, najbardziej popularne zbiory dowodów zakupu oznaczane są jako:
1. Z - zakup materiałów i usług,
2. ZM - zakup materiałów,
3. ZU - zakup usług,
4. FV - faktura VAT,
5. ZST - zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
6. ZI - zakupy z importu,
7. ZP - pozostałe zakupy,
8. 033 - zakupy.
Dowody sprzedaży
Podobnie jak dla gromadzenia dowodów zakupu tak dla dowodów związanych ze sprzedażą ustawodawca nie określa w ustawie o rachunkowości żadnych zasad. Musimy więc sięgnąć również i w tym przypadku do dorobku praktyków księgowości.
W praktyce dowody źródłowe stanowiące o zbyciu aktywów rzeczowych gromadzone są w zbiorach oznaczanych np. jako:
1. S - sprzedaż,
2. SVAT - sprzedaż VAT,
3. SGot. - sprzedaż gotówkowa4,
4. SBezg. - sprzedaż bezgotówkowa,
5. SWG - sprzedaż wyrobów gotowych,
6. ST - sprzedaż towarów,
7. SM - sprzedaż materiałów,
8. SK - sprzedaż na kraj,
9. SExp. - sprzedaż na eksport,
10. SP - sprzedaż pozostała,
11. 04 - sprzedaż5 itp.
Dowody uzupełniające
Najbardziej różnorodny jest określany przez księgowych zbiór dowodów pozostałych lub dowodów uzupełniających. W sytuacji gdy ze względu na ilość dokumentów tworzenie kolejnych zbiorów nie znajduje uzasadnienia, dowody o różnym charakterze gromadzi się w jeden zróżnicowany zbiór uzupełniający. W praktyce zbiór ten oznacza się na wiele sposobów, np.:
1. P - dowody pozostałe,
2. DU - dowody uzupełniające,
3. U - dowody uzupełniające,
4. RU - rejestr dowodów uzupełniających,
5. 05 - dowody uzupełniające6.

Reasumując:
Wykaz zbiorów dowodów księgowych może być oparty na:
- systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli wówczas całość gromadzonych dokumentów na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9,
- systemie literowym i dzieli całość gromadzonych dokumentów na tyle zbiorów, ile jednostka uzna za niezbędne,
- systemie mieszanym: cyfrowo-literowym.

1 Numerem 01 oznaczane są zbiory raportów kasowych w małych podmiotach, w których sporządzany jest tylko jeden zbiór dowodów kasowych w PLN dotyczący jednego punktu kasowego.
2 Numerem 02 oznaczane są zbiory wyciągów bankowych jednego banku w małych podmiotach, które wcześniej zbiory raportów kasowych oznaczyły numerem 01.
3 Numer 03 zbioru może mieć zastosowanie w jednostkach, które dla zbiorów dowodów kasowych przyjęły oznaczenie 01, a dla wyciągów bankowych 02.
4 Ten zbiór można tworzyć nawet wówczas, gdy do KP w raporcie kasowym dołączono jeden egzemplarz faktury sprzedaży. Możliwość tworzenia zbioru zależy od ilości egzemplarzy wystawianych faktur.
5 Numer 04 zbioru może mieć zastosowanie w jednostkach, które dla zbiorów dowodów kasowych (01), bankowych (02) zakupu (03) przyjęły oznaczenie numeryczne.
6 Dla zachowania ciągłości systemu znaków przyjętych dla wcześniejszych zbiorów od 01 do 04.

Podstawa prawna:
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119

Weronika Gackowska

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Składka zdrowotna to zwykły podatek. Przedsiębiorcy czekają na ryczałtową składkę (realizację obietnicy wyborczej). Doczekają się?

Negatywne skutki „Polskiego Ładu” odczuwa wielu przedsiębiorców zwłaszcza z sektora MŚP. Tzw. „Polski Ład” przedsiębiorcom kojarzy się głównie z tego, że składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna, i wynosi 9% podstawy wymiaru składki – uważa dr n. pr. Marek Woch – b. Zastępca Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. 

Spółki odetchną z ulgą. Minister finansów szykuje ważne zmiany w podatku

Sprawa dotyczy podatku u źródła. Ministerstwo Finansów chce, aby obcokrajowiec, który zasiada w zarządzie polskiej spółki, nie musiał już musiał mieć polskiego numeru PESEL lub NIP do podpisania oświadczenia, które pozwoli spółce nie potrącać i nie płacić polskiemu fiskusowi podatku u źródła od należności wypłacanych za granicę. Pisze o tym "Dziennik Gazeta Prawna".

Wakacje od ZUS już w 2024 roku - kto i kiedy może skorzystać? Jak to zrobić?

Wielu przedsiębiorców na to czekało. Wakacje od ZUS już niedługo staną się faktem. 9 maja 2024 roku uchwalono nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza do polskiego prawa tzw. wakacje składkowe. Nowe przepisy wchodzą w życie 1 listopada 2024 roku. Podpowiadamy, od kiedy można skorzystać z tego rozwiązania i jakie warunki należy spełnić.

Urlop wypoczynkowy 2024 (od A do Z). Wymiar, zasady, wynagrodzenie, zmiana pracodawcy, prawa i obowiązki pracownika oraz zakładu pracy

Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego i od czego zależy? Jak powinien być udzielany urlop wypoczynkowy? Co to jest urlop proporcjonalny? Jakie są prawa i obowiązki pracodawcy a jakie pracownika? Wyjaśnia specjalistka ds. kadr i płac.

REKLAMA

Samofakturowanie - kto powinien wystawić duplikat faktury?

W imieniu niektórych sprzedawców wystawiam faktury na zasadzie samofakturowania. Jak powinienem postąpić, jeżeli jeden ze sprzedawców zgłosił mi, że zgubił fakturę, którą dla niego wystawiłem. Czy mogę mu wystawić duplikat?

Dążenie do płacenia jak najniższych podatków nie jest zakazane, jest naturalnym prawem każdego podatnika. Takie jest stanowisko NSA

Dążenie do płacenia jak najniższych podatków nie jest prawnie zakazane, a jest niejako naturalnym prawem każdego podatnika. Organy, a później sądy, mogą jedyni oceniać zgodność z prawem tych dążeń. Przypomniał sąd administracyjny, uchylając zaskarżoną przez przedsiębiorcę decyzję naczelnika urzędu celno-skarbowego.

Składka zdrowotna odpowiada za likwidację niejednego mikroprzedsiębiorstwa. To największy grzech Polskiego Ładu. Będą zmiany w przepisach

Polski Ład kojarzy się przedsiębiorcom głównie ze składką zdrowotną. Właściciele firm płacą zdecydowanie więcej niż przed reformą. "Składka zdrowotna odpowiada za likwidację niejednego mikroprzedsiębiorstwa. To największy grzech Polskiego Ładu" – uważa Damian Trepanowski, członek zarządu Business Tax Group. Rząd obiecuje zmianę problematycznych przepisów.

Cena LPG o 20% w górę na jesieni 2024 r. Po 20 grudnia pełne embargo na gaz z Rosji

Ilość LPG na polskim rynku w 2024 r. bardzo wzrosła, więc efektu wstrzymania dostaw tego paliwa z Rosji jeszcze nie widać - ocenił dla PAP dyrektor Generalny Polskiej Organizacji Gazu Płynnego Bartosz Kwiatkowski. Jego zdaniem wzrost cen LPG, o co najmniej 20 proc. będzie odczuwalny jesienią.

REKLAMA

Podatek od nieruchomości 2025: Czym jest całość techniczno-użytkowa budowli?

Centrum projektu zmian w podatku od nieruchomości, które mają wejść w życie z dniem 1 stycznia 2025 r., jest rozszerzenie definicji budowli o instalacje i urządzenia, które stanowią wraz z tym obiektem całość techniczno-użytkową. Czym ona jest, czyli – gdzie budowla ma mieć początek, a gdzie koniec? Dlaczego, to taki problem dla podatników?

Będą zmiany w podatku od nieruchomości. Ale przedsiębiorcy wyrażają zdecydowany sprzeciw wobec tych propozycji

Nowe przepisy dotyczące podatku od nieruchomości są bardzo niekorzystne dla firm. Propozycje zmian definicji budynku i budowli na potrzeby podatku od nieruchomości spowodują drastyczny wzrost opodatkowania majątku firm. Przedsiębiorcy wyrażają zdecydowany sprzeciw wobec tych propozycji.

REKLAMA