Jak ułatwić sobie pracę - sposoby gromadzenia i oznaczania dokumentów księgowych

Gromadzone w jednostce dokumenty są źródłem informacji, potwierdzają zdarzenia gospodarcze oraz stanowią istotny materiał dowodowy. Dokument staje się dowodem księgowym z chwilą umieszczenia na nim dekretacji, będącej bezpośrednią podstawą do dokonania zapisów w księgach rachunkowych.

Dowód księgowy to jeden lub kilka (zbiór) dokumentów księgowych potwierdzających operację gospodarczą (zdarzenie gospodarcze), którą ma wpływ na zasoby majątkowe jednostki.

Przepis art. 21 ust. 1 uor stwierdza: „Dowód księgowy musi zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.

Określenie „...co najmniej...” wskazuje na możliwość umieszczania w dowodzie księgowym innych istotnych danych.

Według przepisów rachunkowych (art. 20 ust. 2 uor) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, „zwane dalej »dowodami źródłowymi«”. Można zatem wnioskować, że „dowody księgowe” i „dowody źródłowe” to pojęcia tożsame. Ustawa o rachunkowości dla dokumentów księgowych nie zawiera szczególnych zapisów, a niejednokrotnie traktuje je na równi z dowodami księgowymi (art. 10 ust. 1 pkt 4, art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 64b pkt 2 oraz art. 67 ust. 1 uor). Tak więc te same wymogi zawarte w ustawie o rachunkowości muszą spełniać dowody księgowe, dowody źródłowe oraz dokumenty księgowe.

Ponadto „przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych” (art. 20 ust. 5 uor).

 

W praktyce dla tradycyjnych księgowych dowodów (dokumentów) źródłowych musi być spełniony warunek zapisany w punkcie 2 i 3, a ponadto dowody te powinny posiadać cechy wynikające z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.

Właściwe rozpoznawanie dowodów księgowych jest konieczne dla późniejszego ich prawidłowego oznaczania i gromadzenia. Podstawowy podział dowodów źródłowych zależy od tego, kto jest wystawcą dowodu. Zgodnie z art. 20 ust. 2 uor dowody dzielimy na:

• dowody wewnętrzne,

• dowody zewnętrzne:

- obce,

- własne.

 

Dowody wewnętrzne wystawia się w taki sposób i w takim trybie oraz ilości, jaką przyjmie do stosowania dana jednostka gospodarcza. Dowody wewnętrzne są wyłącznie potwierdzeniem operacji wewnątrz jednostki.

Dowody wewnętrzne wystawia się w ilości niezbędnej dla zapewnienia informacji o identycznej treści ekonomicznej w kilku miejscach gromadzenia, np. kopia dowodu KP wystawianego odręcznie dla wpłacającego gotówkę do kasy musi być dołączona do raportu kasowego oraz pozostawiona jako kopia w „grzbiecie” bloczka „KP”.

Dowody mogą być wypisane odręcznie lub z wykorzystaniem programów komputerowych, którymi dysponuje firma. Dla niestandardowych dowodów nie jest wymagana określona szata graficzna czy format - mogą być sporządzone na dowolnych drukach w ilościach zapewniających i zabezpieczających kompletność informacji.

Dowody księgowe to również dokumenty własne wystawione przez odpowiednie komórki organizacyjne jednostki dla udokumentowania operacji dokonywanych wewnątrz jednostki, np.: karta drogowa, polecenie podróży służbowej - delegacja, wniosek na wyjazd służbowy za granicę.

 

Dowody zewnętrzne mają dwojakie źródło pochodzenia: wystawiane są przez naszą jednostkę oraz przez inne jednostki gospodarcze.

Za właściwy, wystawiony przez inną jednostkę, dowód zewnętrzny obcy, dotyczący np. transakcji kupna usług obcych, kupna materiałów i towarów, surowców, środków trwałych itd., przyjmujemy wyłącznie oryginał. Do tej grupy dowodów zalicza się także dowody dotyczące darowizn, wyciągi z operacji bankowych. Dowody obce podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Po potwierdzeniu przeprowadzenia operacji gospodarczej i jej akceptacji stają się dowodem źródłowym i stanowią podstawę zapisów księgowych w systemie finansowo-księgowym.

Dowód zewnętrzny własny w oryginale przekazywany jest do adresata. W jednostce pozostaje kopia, która staje się dowodem źródłowym i stanowi podstawę zapisów księgowych w ewidencji księgowej.

Podział dowodów księgowych na zbiory zależy od ilości dokumentów w zbiorze oraz zastosowanej metody ich grupowania.

Podstawowe cztery zbiory tworzy się dla dowodów źródłowych (pierwotnych), takich, na podstawie których po raz pierwszy wprowadza się do ksiąg rachunkowych określone operacje gospodarcze.

Zbiory główne dowodów zakupu i sprzedaży uzupełniają zbiory dowodów korygujących.

Tworzenie dodatkowych zbiorów:

- dowodów korygujących faktury zakupu,

- dowodów korygujących faktury sprzedaży

znajduje uzasadnienie w przypadku ich dużej ilości. Dowody te mogą tworzyć odrębne zbiory lub mogą być przechowywane łącznie ze zbiorami dokumentów pierwotnych z zachowaniem zasady chronologicznego ich gromadzenia.

 

Ostatni, bardzo różnorodny zbiór - bez którego nie można mówić o prawidłowym gromadzeniu dowodów księgowych - tworzą pozostałe (uzupełniające) dowody, tj.:

- polecenia księgowania,

- noty księgowe,

- pozostałe dowody korygujące zapisy już wprowadzone do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych,

- dowody zbiorcze, które stanowią podstawę zapisów sum łącznych obejmujących zbiór dokumentów księgowych wykazanych pojedynczo w dowodzie zbiorczym, w tym: listy płac, deklaracje ubezpieczeniowe ZUS.

 

Do tego zbioru zalicza się także dowody rozliczeniowe - takie, które rozliczają wcześniejsze zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych:

- rozliczenia zaliczek,

- rozliczenia zdarzeń gospodarczych specyficznych w danej jednostce.

 

Przedstawiony podział wskazuje na pięć, a maksymalnie na siedem zbiorów, które w sposób ciągły zapewniają jednolite zasady gromadzenia dowodów księgowych.

Kryterium z punktu widzenia formy płatności, które umożliwia podział dowodów księgowych na gotówkowe oraz bezgotówkowe, nie znajduje praktycznego zastosowania w ich grupowaniu. Najczęściej dowody dotyczące transakcji gotówkowych dokumentowanych fakturami zakupu i sprzedaży gromadzone są w ramach zbioru „dowody kasowe”.

Podobnie nie ma praktycznego uzasadnienia kolejny podział dowodów księgowych, w którym przyjmuje się za kryterium cel wystawienia. Nie tworzy się zbiorów z zaliczanych do tej grupy dowodów dyspozycyjnych wskazujących na polecenie dokonania operacji gospodarczych, które w momencie wydawania dyspozycji nie zawsze mają określoną wartość ostateczną, np. polecenie wyjazdu służbowego, wezwanie do zapłaty należności głównej i odsetek.

Brak określenia w dowodzie ostatecznych wartości zdarzenia gospodarczego stanowi, iż nie zawsze dowód może być podstawą zapisów księgowych. Z dowodów dyspozycyjnych powinny wynikać warunki realizacji dyspozycji, np.: pociąg pośpieszny, IC, samolot, statek, samochód. Te dyspozycje znajdą swoje odzwierciedlenie dopiero w dowodach wykonawczych, które są dowodami wtórnymi, np. rozliczenie delegacji służbowej, rozliczenie zaliczki, faktury sprzedaży, listy płac.

Podobnie dowody dyspozycyjno-wykonawcze, które zawierają w sobie cechy dowodów dyspozycyjnych i wykonawczych, np. polecenie przelewu, asygnaty kasowe i magazynowe, będą odpowiednio przypisane do zbioru o wiodących cechach zdarzenia gospodarczego.

Można wyróżnić kilka ogólnych zasad cechowania i gromadzenia dokumentów, które będą miały zastosowanie niemal we wszystkich jednostkach. Przedstawia je tabela 1.

Praktyczne zasady budowy zbiorów dokumentów w oparciu o liczby lub litery prezentuje tabela 2.

 

 

Zasady gromadzenia dowodów kasowych składających się na raport kasowy (zwany RK) muszą być traktowane łącznie dla dowodów kasowych i raportów kasowych. Zbiory dowodów kasowych mogą być oznaczane w dowolny sposób. W praktyce stosowane są oznaczenia literowe lub cyfrowe, a najczęściej występujące to np.:

1. RK - PLN,

2. RK lub K,

3. RK - EURO lub K - EURO itd.,

4. 01 - dla PLN¹,

5. 02 - dla EURO itd.,

6. 03 - kolejny punkt kasowy lub kolejne waluty itd.

Dowody bankowe stanowią integralną część wyciągu bankowego (zwanego WB) i muszą być gromadzone oraz przechowywane jako jego załączniki. Tym samym zasady gromadzenia dowodów bankowych i wyciągów traktujemy łącznie.

Zbiory dowodów bankowych powinny być oznaczone w sposób właściwy dla danej jednostki.

Przykładowe sposoby oznaczania występujące w praktyce to:

1. WB - PLN lub BANK - PLN, tylko WB,

2. WB - EURO lub BANK - EURO itd.,

3. 02 - dla PLN²,

4. 03 - dla EURO itd.,

5. 04 - zbiory wyciągów dla kolejnego banku, kolejnych walut itd.

Wymagania odnośnie do gromadzenia i oznaczania dowodów potwierdzających transakcje kupna materiałów, usług oraz aktywów trwałych nie zostały określone przez ustawę o rachunkowości. Należy zatem odnieść się do dorobku praktyki, przyjmując za punkt wyjścia charakter i potrzeby jednostki oraz ilość dokumentów w projektowanych zbiorach. Określając rodzaje zbiorów, należy uwzględnić fakt, iż z różnych względów nie znajduje uzasadnienia kserowanie dowodów zakupu i gromadzenie ich w dwóch zbiorach. Tradycyjne, przykładowe, wypracowane przez księgowych, najbardziej popularne zbiory dowodów zakupu oznaczane są jako:

1. Z - zakup materiałów i usług,

2. ZM - zakup materiałów,

3. ZU - zakup usług,

4. FV - faktura VAT,

5. ZST - zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

6. ZI - zakupy z importu,

7. ZP - pozostałe zakupy,

8. 03³ - zakupy.

Podobnie jak dla gromadzenia dowodów zakupu tak dla dowodów związanych ze sprzedażą ustawodawca nie określa w ustawie o rachunkowości żadnych zasad. Musimy więc sięgnąć również i w tym przypadku do dorobku praktyków księgowości.

W praktyce dowody źródłowe stanowiące o zbyciu aktywów rzeczowych gromadzone są w zbiorach oznaczanych np. jako:

1. S - sprzedaż,

2. SVAT - sprzedaż VAT,

3. SGot. - sprzedaż gotówkowa⁴,

4. SBezg. - sprzedaż bezgotówkowa,

5. SWG - sprzedaż wyrobów gotowych,

6. ST - sprzedaż towarów,

7. SM - sprzedaż materiałów,

8. SK - sprzedaż na kraj,

9. SExp. - sprzedaż na eksport,

10. SP - sprzedaż pozostała,

11. 04 - sprzedaż⁵ itp.

Najbardziej różnorodny jest określany przez księgowych zbiór dowodów pozostałych lub dowodów uzupełniających. W sytuacji gdy ze względu na ilość dokumentów tworzenie kolejnych zbiorów nie znajduje uzasadnienia, dowody o różnym charakterze gromadzi się w jeden zróżnicowany zbiór uzupełniający. W praktyce zbiór ten oznacza się na wiele sposobów, np.:

1. P - dowody pozostałe,

2. DU - dowody uzupełniające,

3. U - dowody uzupełniające,

4. RU - rejestr dowodów uzupełniających,

5. 05 - dowody uzupełniające⁶.

Wykaz zbiorów dowodów księgowych może być oparty na:

- systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli wówczas całość gromadzonych dokumentów na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9,

- systemie literowym i dzieli całość gromadzonych dokumentów na tyle zbiorów, ile jednostka uzna za niezbędne,

- systemie mieszanym: cyfrowo-literowym.

¹ Numerem 01 oznaczane są zbiory raportów kasowych w małych podmiotach, w których sporządzany jest tylko jeden zbiór dowodów kasowych w PLN dotyczący jednego punktu kasowego.

² Numerem 02 oznaczane są zbiory wyciągów bankowych jednego banku w małych podmiotach, które wcześniej zbiory raportów kasowych oznaczyły numerem 01.

³ Numer 03 zbioru może mieć zastosowanie w jednostkach, które dla zbiorów dowodów kasowych przyjęły oznaczenie 01, a dla wyciągów bankowych 02.

⁴ Ten zbiór można tworzyć nawet wówczas, gdy do KP w raporcie kasowym dołączono jeden egzemplarz faktury sprzedaży. Możliwość tworzenia zbioru zależy od ilości egzemplarzy wystawianych faktur.

⁵ Numer 04 zbioru może mieć zastosowanie w jednostkach, które dla zbiorów dowodów kasowych (01), bankowych (02) zakupu (03) przyjęły oznaczenie numeryczne.

⁶ Dla zachowania ciągłości systemu znaków przyjętych dla wcześniejszych zbiorów od 01 do 04.