REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak ułatwić sobie pracę - sposoby gromadzenia i oznaczania dokumentów księgowych

REKLAMA

Dokument księgowy może być równocześnie dowodem księgowym i będzie stanowił wówczas podstawę dokonania zapisów księgowych w księgach rachunkowych. Dowody gromadzi się w postaci zbiorów, tworzonych według określonych kryteriów. Jednak ze względów praktycznych nie każde kryterium podziału powinno stanowić podstawę tworzenia zbioru.

Gromadzone w jednostce dokumenty są źródłem informacji, potwierdzają zdarzenia gospodarcze oraz stanowią istotny materiał dowodowy. Dokument staje się dowodem księgowym z chwilą umieszczenia na nim dekretacji, będącej bezpośrednią podstawą do dokonania zapisów w księgach rachunkowych.

Dowód księgowy

Dowód księgowy to jeden lub kilka (zbiór) dokumentów księgowych potwierdzających operację gospodarczą (zdarzenie gospodarcze), którą ma wpływ na zasoby majątkowe jednostki.
Przepis art. 21 ust. 1 uor stwierdza: „Dowód księgowy musi zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.
Określenie „...co najmniej...” wskazuje na możliwość umieszczania w dowodzie księgowym innych istotnych danych.

Dowody źródłowe

Według przepisów rachunkowych (art. 20 ust. 2 uor) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, „zwane dalej »dowodami źródłowymi«”. Można zatem wnioskować, że „dowody księgowe” i „dowody źródłowe” to pojęcia tożsame. Ustawa o rachunkowości dla dokumentów księgowych nie zawiera szczególnych zapisów, a niejednokrotnie traktuje je na równi z dowodami księgowymi (art. 10 ust. 1 pkt 4, art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 64b pkt 2 oraz art. 67 ust. 1 uor). Tak więc te same wymogi zawarte w ustawie o rachunkowości muszą spełniać dowody księgowe, dowody źródłowe oraz dokumenty księgowe.
Ponadto „przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych” (art. 20 ust. 5 uor).
 
W praktyce dla tradycyjnych księgowych dowodów (dokumentów) źródłowych musi być spełniony warunek zapisany w punkcie 2 i 3, a ponadto dowody te powinny posiadać cechy wynikające z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.

Podział dowodów księgowych

Właściwe rozpoznawanie dowodów księgowych jest konieczne dla późniejszego ich prawidłowego oznaczania i gromadzenia. Podstawowy podział dowodów źródłowych zależy od tego, kto jest wystawcą dowodu. Zgodnie z art. 20 ust. 2 uor dowody dzielimy na:
• dowody wewnętrzne,
• dowody zewnętrzne:
- obce,
- własne.
 

Dowody wewnętrzne
wystawia się w taki sposób i w takim trybie oraz ilości, jaką przyjmie do stosowania dana jednostka gospodarcza. Dowody wewnętrzne są wyłącznie potwierdzeniem operacji wewnątrz jednostki.
Dowody wewnętrzne wystawia się w ilości niezbędnej dla zapewnienia informacji o identycznej treści ekonomicznej w kilku miejscach gromadzenia, np. kopia dowodu KP wystawianego odręcznie dla wpłacającego gotówkę do kasy musi być dołączona do raportu kasowego oraz pozostawiona jako kopia w „grzbiecie” bloczka „KP”.
Dowody wewnętrzne potwierdzające przyjęcie i wydanie aktywów jednostki należy traktować jak druki ścisłego zarachowania objęte dodatkową ewidencją.
Dowody mogą być wypisane odręcznie lub z wykorzystaniem programów komputerowych, którymi dysponuje firma. Dla niestandardowych dowodów nie jest wymagana określona szata graficzna czy format - mogą być sporządzone na dowolnych drukach w ilościach zapewniających i zabezpieczających kompletność informacji.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Dowody księgowe to również dokumenty własne wystawione przez odpowiednie komórki organizacyjne jednostki dla udokumentowania operacji dokonywanych wewnątrz jednostki, np.: karta drogowa, polecenie podróży służbowej - delegacja, wniosek na wyjazd służbowy za granicę.
 

Dowody zewnętrzne
mają dwojakie źródło pochodzenia: wystawiane są przez naszą jednostkę oraz przez inne jednostki gospodarcze.
Za właściwy, wystawiony przez inną jednostkę, dowód zewnętrzny obcy, dotyczący np. transakcji kupna usług obcych, kupna materiałów i towarów, surowców, środków trwałych itd., przyjmujemy wyłącznie oryginał. Do tej grupy dowodów zalicza się także dowody dotyczące darowizn, wyciągi z operacji bankowych. Dowody obce podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Po potwierdzeniu przeprowadzenia operacji gospodarczej i jej akceptacji stają się dowodem źródłowym i stanowią podstawę zapisów księgowych w systemie finansowo-księgowym.
Dowód zewnętrzny własny w oryginale przekazywany jest do adresata. W jednostce pozostaje kopia, która staje się dowodem źródłowym i stanowi podstawę zapisów księgowych w ewidencji księgowej.

Podział dowodów księgowych na zbiory - maksymalnie siedem zbiorów

Podział dowodów księgowych na zbiory zależy od ilości dokumentów w zbiorze oraz zastosowanej metody ich grupowania.
Podstawowe cztery zbiory tworzy się dla dowodów źródłowych (pierwotnych), takich, na podstawie których po raz pierwszy wprowadza się do ksiąg rachunkowych określone operacje gospodarcze.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zbiory główne dowodów zakupu i sprzedaży uzupełniają zbiory dowodów korygujących.
Tworzenie dodatkowych zbiorów:
- dowodów korygujących faktury zakupu,
- dowodów korygujących faktury sprzedaży
znajduje uzasadnienie w przypadku ich dużej ilości. Dowody te mogą tworzyć odrębne zbiory lub mogą być przechowywane łącznie ze zbiorami dokumentów pierwotnych z zachowaniem zasady chronologicznego ich gromadzenia.
 
Ostatni, bardzo różnorodny zbiór - bez którego nie można mówić o prawidłowym gromadzeniu dowodów księgowych - tworzą pozostałe (uzupełniające) dowody, tj.:
- polecenia księgowania,
- noty księgowe,
- pozostałe dowody korygujące zapisy już wprowadzone do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych,
- dowody zbiorcze, które stanowią podstawę zapisów sum łącznych obejmujących zbiór dokumentów księgowych wykazanych pojedynczo w dowodzie zbiorczym, w tym: listy płac, deklaracje ubezpieczeniowe ZUS.
 
Do tego zbioru zalicza się także dowody rozliczeniowe - takie, które rozliczają wcześniejsze zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych:
- rozliczenia zaliczek,
- rozliczenia zdarzeń gospodarczych specyficznych w danej jednostce.
 
Przedstawiony podział wskazuje na pięć, a maksymalnie na siedem zbiorów, które w sposób ciągły zapewniają jednolite zasady gromadzenia dowodów księgowych.

Nie każde kryterium podziału powinno być podstawą tworzenia zbiorów

Kryterium z punktu widzenia formy płatności, które umożliwia podział dowodów księgowych na gotówkowe oraz bezgotówkowe, nie znajduje praktycznego zastosowania w ich grupowaniu. Najczęściej dowody dotyczące transakcji gotówkowych dokumentowanych fakturami zakupu i sprzedaży gromadzone są w ramach zbioru „dowody kasowe”.
Podobnie nie ma praktycznego uzasadnienia kolejny podział dowodów księgowych, w którym przyjmuje się za kryterium cel wystawienia. Nie tworzy się zbiorów z zaliczanych do tej grupy dowodów dyspozycyjnych wskazujących na polecenie dokonania operacji gospodarczych, które w momencie wydawania dyspozycji nie zawsze mają określoną wartość ostateczną, np. polecenie wyjazdu służbowego, wezwanie do zapłaty należności głównej i odsetek.
Brak określenia w dowodzie ostatecznych wartości zdarzenia gospodarczego stanowi, iż nie zawsze dowód może być podstawą zapisów księgowych. Z dowodów dyspozycyjnych powinny wynikać warunki realizacji dyspozycji, np.: pociąg pośpieszny, IC, samolot, statek, samochód. Te dyspozycje znajdą swoje odzwierciedlenie dopiero w dowodach wykonawczych, które są dowodami wtórnymi, np. rozliczenie delegacji służbowej, rozliczenie zaliczki, faktury sprzedaży, listy płac.
Podobnie dowody dyspozycyjno-wykonawcze, które zawierają w sobie cechy dowodów dyspozycyjnych i wykonawczych, np. polecenie przelewu, asygnaty kasowe i magazynowe, będą odpowiednio przypisane do zbioru o wiodących cechach zdarzenia gospodarczego.

Zasady właściwe dla wszystkich jednostek

Można wyróżnić kilka ogólnych zasad cechowania i gromadzenia dokumentów, które będą miały zastosowanie niemal we wszystkich jednostkach. Przedstawia je tabela 1.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zbiory dokumentów oznaczane liczbami lub literami

Praktyczne zasady budowy zbiorów dokumentów w oparciu o liczby lub litery prezentuje tabela 2.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

 
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Oznaczanie zbiorów - przykłady

Dowody kasowe
Zasady gromadzenia dowodów kasowych składających się na raport kasowy (zwany RK) muszą być traktowane łącznie dla dowodów kasowych i raportów kasowych. Zbiory dowodów kasowych mogą być oznaczane w dowolny sposób. W praktyce stosowane są oznaczenia literowe lub cyfrowe, a najczęściej występujące to np.:
1. RK - PLN,
2. RK lub K,
3. RK - EURO lub K - EURO itd.,
4. 01 - dla PLN1,
5. 02 - dla EURO itd.,
6. 03 - kolejny punkt kasowy lub kolejne waluty itd.
Dowody bankowe
Dowody bankowe stanowią integralną część wyciągu bankowego (zwanego WB) i muszą być gromadzone oraz przechowywane jako jego załączniki. Tym samym zasady gromadzenia dowodów bankowych i wyciągów traktujemy łącznie.
Zbiory dowodów bankowych powinny być oznaczone w sposób właściwy dla danej jednostki.
Przykładowe sposoby oznaczania występujące w praktyce to:
1. WB - PLN lub BANK - PLN, tylko WB,
2. WB - EURO lub BANK - EURO itd.,
3. 02 - dla PLN2,
4. 03 - dla EURO itd.,
5. 04 - zbiory wyciągów dla kolejnego banku, kolejnych walut itd.
Dowody zakupu
Wymagania odnośnie do gromadzenia i oznaczania dowodów potwierdzających transakcje kupna materiałów, usług oraz aktywów trwałych nie zostały określone przez ustawę o rachunkowości. Należy zatem odnieść się do dorobku praktyki, przyjmując za punkt wyjścia charakter i potrzeby jednostki oraz ilość dokumentów w projektowanych zbiorach. Określając rodzaje zbiorów, należy uwzględnić fakt, iż z różnych względów nie znajduje uzasadnienia kserowanie dowodów zakupu i gromadzenie ich w dwóch zbiorach. Tradycyjne, przykładowe, wypracowane przez księgowych, najbardziej popularne zbiory dowodów zakupu oznaczane są jako:
1. Z - zakup materiałów i usług,
2. ZM - zakup materiałów,
3. ZU - zakup usług,
4. FV - faktura VAT,
5. ZST - zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
6. ZI - zakupy z importu,
7. ZP - pozostałe zakupy,
8. 033 - zakupy.
Dowody sprzedaży
Podobnie jak dla gromadzenia dowodów zakupu tak dla dowodów związanych ze sprzedażą ustawodawca nie określa w ustawie o rachunkowości żadnych zasad. Musimy więc sięgnąć również i w tym przypadku do dorobku praktyków księgowości.
W praktyce dowody źródłowe stanowiące o zbyciu aktywów rzeczowych gromadzone są w zbiorach oznaczanych np. jako:
1. S - sprzedaż,
2. SVAT - sprzedaż VAT,
3. SGot. - sprzedaż gotówkowa4,
4. SBezg. - sprzedaż bezgotówkowa,
5. SWG - sprzedaż wyrobów gotowych,
6. ST - sprzedaż towarów,
7. SM - sprzedaż materiałów,
8. SK - sprzedaż na kraj,
9. SExp. - sprzedaż na eksport,
10. SP - sprzedaż pozostała,
11. 04 - sprzedaż5 itp.
Dowody uzupełniające
Najbardziej różnorodny jest określany przez księgowych zbiór dowodów pozostałych lub dowodów uzupełniających. W sytuacji gdy ze względu na ilość dokumentów tworzenie kolejnych zbiorów nie znajduje uzasadnienia, dowody o różnym charakterze gromadzi się w jeden zróżnicowany zbiór uzupełniający. W praktyce zbiór ten oznacza się na wiele sposobów, np.:
1. P - dowody pozostałe,
2. DU - dowody uzupełniające,
3. U - dowody uzupełniające,
4. RU - rejestr dowodów uzupełniających,
5. 05 - dowody uzupełniające6.

Reasumując:
Wykaz zbiorów dowodów księgowych może być oparty na:
- systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli wówczas całość gromadzonych dokumentów na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9,
- systemie literowym i dzieli całość gromadzonych dokumentów na tyle zbiorów, ile jednostka uzna za niezbędne,
- systemie mieszanym: cyfrowo-literowym.

1 Numerem 01 oznaczane są zbiory raportów kasowych w małych podmiotach, w których sporządzany jest tylko jeden zbiór dowodów kasowych w PLN dotyczący jednego punktu kasowego.
2 Numerem 02 oznaczane są zbiory wyciągów bankowych jednego banku w małych podmiotach, które wcześniej zbiory raportów kasowych oznaczyły numerem 01.
3 Numer 03 zbioru może mieć zastosowanie w jednostkach, które dla zbiorów dowodów kasowych przyjęły oznaczenie 01, a dla wyciągów bankowych 02.
4 Ten zbiór można tworzyć nawet wówczas, gdy do KP w raporcie kasowym dołączono jeden egzemplarz faktury sprzedaży. Możliwość tworzenia zbioru zależy od ilości egzemplarzy wystawianych faktur.
5 Numer 04 zbioru może mieć zastosowanie w jednostkach, które dla zbiorów dowodów kasowych (01), bankowych (02) zakupu (03) przyjęły oznaczenie numeryczne.
6 Dla zachowania ciągłości systemu znaków przyjętych dla wcześniejszych zbiorów od 01 do 04.

Podstawa prawna:
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119

Weronika Gackowska

Autopromocja

REKLAMA

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Projekt objaśnień podatku u źródła (WHT) wciąż wzbudza wątpliwości

    Obecny projekt objaśnień jest już kolejnym projektem, który ma definiować zagadnienia podatku WHT i obejmuje przepisy obowiązujące od początku 2022 r. Pierwszy projekt ujrzał światło dzienne w czerwcu 2019 r., jednak nigdy nie wszedł w życie. Nowy projekt objaśnień WHT budzi jednak nowe wątpliwości w zakresie interpretowania i stosowania przepisów w zakresie WHT, co przy jednoczesnym wzroście kontroli wśród podatników w zakresie tego podatku rodzi dodatkowe obawy. 

    Zerowy VAT na żywność w I kwartale 2024 r. Jest rozporządzenie!

    Rozporządzenie w sprawie zerowego VAT na żywność w I kwartale 2024 r. zostało dzisiaj po południu opublikowane w Dzienniku Ustaw.

    Na co płatnicy WHT muszą uważać składając oświadczenie WH-OSC? Jakie błędy są najczęściej popełniane?

    Ustawa o Polskim Ładzie 1 stycznia 2022 r.  wprowadziła mechanizm pay & refund w rozliczeniach z tytułu podatku u źródła (WHT). Mechanizmem objęte zostały należności z tytułu dywidend, odsetek i należności licencyjnych, wypłacanych na rzecz jednego podmiotu powiązanego, których łączna kwota przekracza 2 mln zł w roku podatkowym. Co istotne, w odniesieniu do nadwyżki ponad 2 mln zł nie przewidziano możliwości zastosowania zwolnienia z ustawy o CIT ani preferencji wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. 

    Kiedy nie trzeba zgłaszać darowizny?

    Zastanawiasz się, czy musisz składać formularz SD-Z2, aby zgłosić otrzymaną od rodziny darowiznę. Wyjaśniamy, kiedy nie trzeba tego robić. A gdy zajdzie taka konieczność, podajemy informację, jak można dokonać tego przez internet, korzystając z usług rządowych.

    Akcyjny (opcyjny) program motywacyjny ESOP - projektowanie i wdrażanie

    Co to jest akcyjny (opcyjny) program motywacyjny (menedżerski) ESOP? - idea, korzyści, koszty oraz skutki

    Ile aktualnie wynosi wartość oficjalnych aktywów rezerwowych Polski?

    Oficjalne aktywa rezerwowe Polski to 170,9 mld euro, a w przeliczeniu na dolary amerykańskie 186,7 mld - poinformował dzisiaj Narodowy Bank Polski. Są to dane na koniec listopada 2023 r.

    Taryfa celna 2024 - opublikowano Wspólną Taryfę Celną i tablice korelacyjne na przyszły rok oraz listy nowych i usuniętych kodów CN

    Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej serii L z 31 października 2023 roku zostało opublikowane rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2023/2364 z 26 września 2023 r. zmieniające załącznik I do rozporządzenia Rady (EWG) nr 2658/87 w sprawie nomenklatury taryfowej i statystycznej oraz w sprawie Wspólnej Taryfy Celnej. Rozporządzenie to stosuje się od 1 stycznia 2024 roku.

    Tabela kursów średnich NBP z 7 grudnia 2023 roku - nr 237/A/NBP/2023

    Tabela kursów średnich NBP waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona 7 grudnia 2023 roku - nr 237/A/NBP/2023. Kurs euro w tym dniu to 4,3334 zł.

    Wnioski WIS, WIA i WIP wyłącznie elektronicznie od 1 stycznia 2024 roku

    Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 1 stycznia 2024 r. będzie można składać elektronicznie wnioski o wydanie wiążących informacji stawkowych (WIS), wnioski o wydanie wiążących informacji akcyzowych (WIA) i wnioski o wydanie wiążących informacji o pochodzeniu (WIP). Wnioski o wydanie WIS będą składane w serwisie e-Urząd Skarbowy a wnioski o wydanie WIA i WIP na portalu PUESC.

    Księgowy w erze sztucznej inteligencji. Czy AI odbierze księgowym pracę?

    Sztuczna inteligencja budzi wiele emocji. Gorące dyskusje, także w księgowości, wywołuje zwłaszcza potencjalny wpływ AI na poziom zatrudnienia w firmach. Czy faktycznie księgowi powinni obawiać się utraty pracy z powodu postępującej automatyzacji i rosnącej roli sztucznej inteligencji?

    REKLAMA