Jaki jest termin sporządzania sprawozdania i kto je podpisuje

Brak dopełnienia obowiązku przez kierownika jednostki w zakresie sporządzania sprawozdania finansowego może skutkować karami określonymi w art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości - karze grzywny lub nawet karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu karom łącznie.

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za stworzenie właściwych warunków organizacyjnych, by sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w ustawowym terminie. Odpowiedzialność ta nie oznacza jednak, że kierownik jednostki sam osobiście musi sporządzić takie sprawozdanie.

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego. Nie oznacza to jednak, że jest to ostateczna wersja sprawozdania finansowego. Dość często podlega ona korekcie w trakcie badania biegłego rewidenta, czy w trakcie rozpatrywania przez organ nadzorczy.

Sprawozdanie finansowe może także zostać zmienione po zakończeniu badania przez biegłego rewidenta, ale przed ostatecznym zatwierdzeniem przez uprawniony do tego organ - art. 54 ustawy o rachunkowości.

Jako właściwy organ, któremu sprawozdanie finansowe powinno być przedstawione, należy rozumieć w pierwszej kolejności zarząd lub inny organ zarządzający; w następnej kolejności sprawozdanie finansowe wraz z pisemnym sprawozdaniem z działalności zarządu powinno być przedłożone - po badaniu przez biegłego rewidenta, o ile to jest wymagane przez ustawę o rachunkowości, inne przepisy lub wewnętrzne regulacje jednostki - radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej, jeżeli taka występuje.

Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając także datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, powinna być określona w regulaminie organizacyjnym jednostki. W praktyce pojawiają się wątpliwości, kto ma podpisać sprawozdanie finansowe i jaką za to ponosi odpowiedzialność w przypadku całkowitej lub częściowej wymiany zarządu?

Analizując ten aspekt, należy mieć na uwadze, że obowiązek złożenia podpisu przez osoby określone w ustawie o rachunkowości dotyczy osób, które te funkcje sprawowały na dzień sporządzania sprawozdania finansowego, a nie okresu, który on obejmuje. Podpis osób upoważnionych oznacza tutaj, że sprawozdanie finansowe jest kompletne i przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Podpisanie sprawozdania finansowego przez wymienione osoby jest więc równoznaczne ze stwierdzeniem ponoszenia odpowiedzialności za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeżeli dana osoba niepełniąca czynności członka zarządu lub głównego księgowego w całym okresie sprawozdawczym nie czuje się na sile podjąć takiej odpowiedzialności, może odmówić podpisania sprawozdania finansowego, podając przyczynę odmowy w pisemnym uzasadnieniu.

Terminy sporządzania i podpisywania sprawozdania finansowego dotyczą także sprawozdań finansowych sporządzonych na inny dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych niż ostatni dzień roku obrachunkowego. Według art. 12 ustawy o rachunkowości jest to: dzień zakończenia działalności lub otwarcia likwidacji, dzień zmiany formy prawnej lub przejęcia przez inną jednostkę oraz dzień sporządzania sprawozdań śródrocznych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów itp.