Jak księgować ulepszenie środka trwałego

Najprostszą od strony księgowej sytuację mamy wówczas, gdy środek trwały wymaga remontu. Jeśli bowiem wydatki zostaną przeznaczone na odtworzenie poprzedniego stanu składnika majątku, to niezależnie od tego, czy koszt wyniesie ponad 3, 5 tys. zł, czy będzie niższy, w całości zaksięgujemy go po stronie wydatków (kolumna 13, Pozostałe wydatki, księgi przychodów) w miesiącu, w którym taki wydatek zostanie poniesiony.

Sumowanie wydatków

Zdecydowanie bardziej skomplikowane, powodujące potrzebę innego ujęcia w ewidencji, przypadki wiążą się z ulepszeniem, rozbudową czy modernizacją środka trwałego.

Zgodnie z przepisami regulującymi amortyzację, jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3,5 tys. zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Wynika z tego, że od razu w koszty możemy wliczyć tylko wydatki na ulepszenie składnika majątku, na które wydaliśmy nie więcej niż 3,5 tys. zł. Mało tego, tego rodzaju wydatki musimy sumować w skali roku. Gdy więc się zdarzy, że wydatki jednostkowe nie przekraczały limitu 3,5 tys. zł, ale po zsumowaniu w skali roku, jako wydatki powodujące ulepszenie środka trwałego, są ponad limit, musimy skorygować koszty. Tracimy bowiem prawo do wliczenia wydatków w koszty w pełnej wysokości. Możemy jedynie pomniejszać przychód o odpowiednio podwyższone odpisy amortyzacyjne, gdyż wcześniej mamy tylko prawo do podwyższenia wartości początkowej o dokonane wydatki na ulepszenie (patrz przykład).

Wszystkich zapisów, w tym korygujących (na czerwono lub in minus), dokonujemy zawsze w kolumnie 13 (Pozostałe wydatki) podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Niższa wartość początkowa

W praktyce możemy mieć także do czynienia z potrzebą skorygowania wartości początkowej środka trwałego w dół. Stanie się tak wówczas, gdy wykorzystujemy w działalności środek trwały składający się z różnych elementów (części składowych), np. zespół urządzeń komputerowych czy linia technologiczna.

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, w razie trwałego odłączenia od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej wartość początkową tego środka zmniejsza się, od następnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) odłączonej części a przypadającą na nią, w okresie połączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych, obliczoną przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy obliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.

Mówiąc inaczej, ustalona na nowo wartość początkowa to wartość wyjściowa środka trwałego pomniejszona o zaktualizowaną wartość odłączonej części. Jej zaktualizowana wartość zaś to różnica między wartością w dniu wpisywania do ewidencji środków trwałych (w ramach całego zespołu) a odpisami amortyzacyjnymi wyliczonymi tak, jakby ta odłączana część była amortyzowana od początku odrębnie (patrz przykład).

Trzeba przy tym pamiętać, że jeżeli odłączona część zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego, w miesiącu połączenia zwiększa się wartość początkową tego innego środka o jego zaktualizowaną wartość (czyli cenę nabycia odłączonej części pomniejszoną o dokonane odpisy amortyzacyjne od tej części).

Ewidencja środków

Opisywane wyżej zdarzenia gospodarcze mają swoje konsekwencje nie tylko dla zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, ale i dla ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, którą podatnik rozliczający się na podstawie księgi przychodów prowadzić musi. Kluczowe przy tym znaczenie mają trzy kolumny ewidencji.

Pierwsza to kolumna Zaktualizowana wartość początkowa. Tę kolumnę w ewidencji wypełnia się tylko wówczas, gdy w roku podatkowym, dla którego prowadzona jest ewidencja, zajdzie potrzeba zaktualizowania wartości początkowej. Generalnie zdarza się to w trzech przypadkach: gdy nastąpiło ulepszenie lub rozbudowa środka trwałego, a suma wydatków poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł; gdy nastąpiło trwałe odłączenie od danego środka trwałego części składowej lub peryferyjnej albo gdy podatnik stosuje degresywną metodę amortyzacji i w związku z tym na początku kolejnego roku aktualizuje wartość początkową, od której nalicza amortyzację.

Druga kolumna to Zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych. Tę część ewidencji wypełnia się w konsekwencji zaktualizowania wartości początkowej środka trwałego, a więc wówczas gdy zachodzi jedna z opisanych wcześniej okoliczności.

Trzecia kolumna zatytułowana jest Wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową. W przypadku gdy dojdzie do zaktualizowania wartości początkowej wskutek ulepszenia lub rozbudowy w tej oddzielnej kolumnie należy podać wartość tego ulepszenia. Ponadto, choć przepisy ustawy nie przewidują kolumny dla wpisywania wartości składnika trwale odłączonego od środka, kolumnę tę można wykorzystać także do ewidencjonowania tego rodzaju zdarzeń. Wówczas można tu wpisać kwotę ze znakiem minus.

PRZYKŁAD
ULEPSZANIE ETAPAMI

Podatnik w grudniu 2006 r. nabył maszynę do robót budowlanych o wartości początkowej 18 tys. zł. Zastosował do niej stawkę amortyzacji 20 proc. i od stycznia 2007 r. wlicza co miesiąc w koszty z tego tytułu 300 zł. W kwietniu 2007 r. maszynę ulepszył, dodając do niej przystawkę, którą nabył za 2 tys. zł. Wydatek w całości wliczył w koszty, gdyż nie przekroczył on limitu 3,5 tys. zł. Następnie jednak, w czerwcu 2007 r., aparat zmodernizował po raz kolejny, wydatkując na ten cel 2,8 tys. zł. Ponieważ suma wydatków na ulepszenie przekroczyła limit (wyniosła 4,8 tys. zł), podatnik może wydatek wliczyć w koszty tylko poprzez amortyzację. W tym celu musi skorygować koszty kwietnia i maja. Za kwiecień pomniejszy je o 2 tys. zł. Jednocześnie podwyższy wartość początkową maszyny w ewidencji środków trwałych do 20 tys. zł. W efekcie odpis amortyzacyjny za maj skoryguje z 300 zł do 333,30 zł. Tyle samo wyniesie odpis amortyzacyjny za czerwiec. W tym miesiącu podatnik po raz kolejny podwyższy wartość początkową maszyny - do 22,8 tys. zł. Odpisy amortyzacyjne od lipca wynosić będą 380 zł.

PRZYKŁAD
ODŁĄCZENIE CZĘŚCI SKŁADOWEJ

Podatnik w grudniu 2006 r. nabył zestaw urządzeń do destylacji o wartości początkowej 20 tys. zł. Zastosował stawkę amortyzacji 25 proc. i od stycznia 2007 r. wliczał w koszty co miesiąc odpisy amortyzacyjne w wysokości 416,70 zł. Następnie w maju 2007 r. odłączył jeden z elementów tego zespołu, którego cena nabycia wyniosła 2,5 tys.zł. W czerwcu musi zmniejszyć wartość początkową tego urządzenia. Pomniejszy ją o różnicę między ceną nabycia odłączonej części a jej udziałem w dokonanych wcześniej odpisach amortyzacyjnych (2,5 tys. zł minus 52,10 zł razy 6), czyli o 2187,40 zł. W efekcie od lipca odpis amortyzacyjny w koszty wyniesie 371,10 zł.

Edyta Dobrowolska

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 22g ust. 17 i 20-21 oraz art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).