REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wykazywać rozrachunki z pracownikami

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Weronika Chmielewska

REKLAMA

Zakładowy plan kont powinien zawierać między innymi pozycje dotyczące rozrachunków z pracownikami. Główne konto, które służy do tego celu, dokumentuje rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.


Zakładowy plan kont jest to plan kont opracowany dla konkretnego podmiotu gospodarczego, uwzględniający specyfikę jego działalności, organizacji oraz potrzeb informacyjnych użytkowników. Plan kont tworzy usystematyzowany wykaz nazw i symboli numerycznych kont służących w jednostce do ewidencji ogółu posiadanych zasobów gospodarczych i źródeł ich finansowania, wszelkich następujących w nich zmian oraz wyników prowadzonej działalności. Ustawowo obowiązek przygotowania planu kont dla danej jednostki spoczywa na kierowniku jednostki.

Plan kont musi umożliwić przygotowanie prawidłowego sprawozdania finansowego, statystycznych sprawozdań finansowych ustalonych przez prezesa GUS, deklaracji podatkowych. Plan kont ma typowo charakter podmiotowy, co oznacza, że powinien być sporządzony w taki sposób, aby wykonał wszystkie zadania i potrzeby jednostki. W planie tym powinny się znaleźć również konta dotyczące rozrachunków z pracownikami (np. z tytułu wynagrodzeń, pozostałe).


Ewidencja wypłat


Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” służy do ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę, należnych w pieniądzu. W sporadycznych przypadkach wynagrodzenia mogą być realizowane w innej formie (świadczenia w naturze, papiery wartościowe), musi to jednak wynikać z ustawowych przepisów prawa pracy.


PODZIAŁ WYNAGRODZEŃ


- wynagrodzenia za pracę wykonaną w ramach stosunku pracy

- wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło

- honoraria

- wynagrodzenia agencyjno-prowizyjne

- wypłaty z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej


SALDO DWUSTRONNE


Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” może wykazywać saldo dwustronne:

- Wn (debetowe) - wyrażające stan należności od pracowników

- Ma (kredytowe) - wyrażające stan zobowiązań wobec pracowników

Ewidencję rozrachunków z tytułu wynagrodzeń można prowadzić z zastosowaniem jednego konta syntetycznego „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, na którym ujmuje się wszelkie wynagrodzenia niezależnie od: rodzaju (ze stosunku pracy, z tytułu umowy zlecenia i o dzieło, honoraria, agencyjno-prowizyjne, nagrody i premie wypłacane z zysku), formy wypłaty (w gotówce czy w naturze), źródeł finansowania (obciążające koszty działalności operacyjnej, z zysku do podziału).

Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń w księgach rachunkowych pracodawcy jest zatwierdzona do wypłaty lista płac. Pracownicy jednostki mogą być również wynagradzani z wypracowanego zysku netto w formie nagród i premii za efektywną pracę. Wówczas obliczone wynagrodzenie obciąża wynik finansowy netto zapisem: Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”/Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Do wynagrodzeń okresu sprawozdawczego wlicza się wynagrodzenia za pracę wykonaną i zakończoną w tym okresie bez względu na termin ich wypłaty.

Na koncie „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, ujmuje się również zasiłki, które w imieniu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wypłaca zakład pracy, np. zasiłki chorobowe. Przy czym należy pamiętać, że zasiłki te nie są elementem wynagrodzeń i nie obciążają kosztów działalności jednostki.

Rozliczenie wynagrodzeń

Ewidencję wynagrodzeń ułatwia wprowadzenie do planu kont konta „Rozliczenie wynagrodzeń”, ponieważ występują tutaj tylko obroty będące wynagrodzeniem brutto, nigdy nie wystąpi saldo. Wtedy wynagrodzenie brutto według zestawienia list płac księgujemy zapisem: Wn konto „Rozliczenie wynagrodzeń”/Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, natomiast rozliczenie wynagrodzeń brutto: Wn konto „Koszty według rodzajów” albo „Środki trwałe w budowie”, albo „Rozliczenie wyniku finansowego”/Ma konto „Rozliczenie wynagrodzeń”.

Na koncie „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” księguje się w szczególności:

- po stronie Wn wypłaty wynagrodzeń pieniężnych - gotówką lub przelewem, potrącenia dokonywane na listach płac, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, odprawy, odszkodowania, wartość świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, wypłaty zasiłków w imieniu ZUS,

- po stronie Ma należne wynagrodzenia w kwocie brutto, należności przedawnione i umorzone z tytułu wynagrodzeń, niepodjęte płace, wypłaty z zysku nagród dla pracowników, zasiłki wypłacane w imieniu ZUS.

Pozostałe rozrachunki

Niezależnie od rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń występują także inne rozrachunki z pracownikami, tj. rozliczenia kosztów podróży służbowych, świadczeń finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, świadczeń na rzecz pracowników z innych tytułów.

Ewidencję tych rozrachunków prowadzić należy na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Po stronie Wn tego konta księgujemy m.in. wypłacone pracownikom zaliczki do rozliczenia, wypłacone wyrównania do rozliczonych zaliczek, roszczenia sporne od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, spłaty zobowiązań wobec pracowników, należności z tytułu odpłatnych świadczeń. Natomiast po stronie Ma należy zaksięgować: uznanie pracownika za rozliczone zaliczki, zwrot niewydatkowanych zaliczek, wpłaty należności z tytułu niedoborów i szkód, zobowiązania wobec pracowników z różnych tytułów, należności uregulowane przez potrącenie z wynagrodzeń.

Konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” może wykazywać saldo: Wn (debetowe) - wyrażające stan należności od pracowników/Ma (kredytowe) - wyrażające stan zobowiązań wobec pracowników.


PRZYKŁAD

OPERACJE KSIĘGOWE NA KONCIE „ROZRACHUNKI Z TYTUŁU WYNAGRODZEŃ”


1. Wypłaty pieniężne wynagrodzeń, zaliczek na poczet wynagrodzeń, świadczeń urlopowych, premii z zysku

- Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Kasa”, „Rachunek bieżący”

2. Potrącenia z listy płac

a) składki ZUS (emerytalne, rentowe,

chorobowe) oraz na ubezpieczenie zdrowotne nieodliczane od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych płatne przez pracowników

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne”

b) inne potrącenia z wynagrodzeń (alimenty, raty pożyczek)

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Pozostałe rozrachunki”, „Rozrachunki z pracownikami”

3. Zasiłki obliczone i wypłacone przez jednostkę w imieniu ZUS

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Kasa”, „Rachunek bieżący”

4. Odpisanie zobowiązań przedawnionych z tytułu wynagrodzeń

Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”

5. Wynagrodzenia według list płac, umów zlecenia, umów o dzieło itp. - w kwocie brutto obciążające koszty działalności operacyjnej, środków trwałych w budowie

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „Koszty według rodzajów”

6. Naliczenie nagród i premii wypłaconych z zysku do podziału

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”

7. Dofinansowanie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - zwrot wydatków

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „ZFŚS”

8. Zasiłki należne ze środków ZUS w wysokości brutto

Ma konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Wn konto „Rozrachunki publicznoprawne”


PRZYKŁAD

OPERACJE KSIĘGOWE NA KONCIE „POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI”


1. Sprzedaż pracownikowi składników majątkowych

a) wartość w cenie netto

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Sprzedaż produktów”, „Sprzedaż towarów”

b) VAT należny

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne”

2. Udzielenie pracownikowi pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków jednostki

a) kwota pożyczki

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa”, „Rachunek bieżący”

b) odsetki od pożyczki

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Przychody finansowe”

3. Wypłata zapomogi

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Kasa”

4. Obciążenie pracownika za powstanie szkody

a) równowartość szkody

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Pozostałe rozrachunki”

b) dodatkowa kwota podwyższająca roszczenie od pracownika

Wn konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”, „Odpisy aktualizujące wartość należności”

5. Umorzenie kwoty pożyczki udzielonej ze środków jednostki

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”

6. Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Rozliczenie zakupu”, „Koszty według rodzajów”

7. Zwrot niewykorzystanej zaliczki do kasy jednostki

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Kasa”

8. Zarachowanie potrąceń z list płac na pokrycie należności

Ma konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”/Wn konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”


WERONIKA CHMIELEWSKA

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe stawki za badania techniczne pojazdów od 19 września – sprawiedliwe, zbalansowane i jedne z najniższych w Europie. Co muszą wiedzieć kierowcy?

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Masz firmę? Sprawdź, co odpowiada rząd na problemy z KSeF i słabym Internetem

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA