Faktury wystawionej w formie papierowej nie można przechowywać elektronicznie

Izba Skarbowa w Bydgoszczy udzieliła interpretacji indywidualnej dotyczącej możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż spółka wystawia i przechowuje kopie faktur w wersji papierowej. Wskazuje przy tym na fakt, iż jest to uciążliwe, bowiem generuje nadmierne koszty, wymaga dodatkowej pracy osób, zajmuje niepotrzebnie powierzchnię biurową, a także przyczynia się do nadmiernego zużywania papieru i tonerów drukarek; a ponadto pogarsza warunki konkurowania z przedsiębiorcami z krajów Unii Europejskiej. W ocenie spółki, o ile księgowy system informatyczny spółki pozwoli na wydrukowanie kopii faktury, której oryginał został wystawiony w formie papierowej, na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona.

Zdaniem bydgoskiej izby skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przedstawionym stanie faktycznym nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Spółka zobowiązana jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Nie ma więc możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto, nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 czerwca 2010 r. (nr ITPP3/443-52/10/JK).

Adam Kuchta

www.ksiegowosc.infor.pl