REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe obniżyłyby koszty firm

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Zmiana zasad archiwizowania i przechowywania pracowniczych akt osobowych obniżyłaby koszty administracyjne związane z zatrudnianiem pracowników i zachęciłaby pracodawców do zwiększania zatrudnienia w swoich firmach - uważa PKPP Lewiatan i proponuje Ministerstwu Pracy konkretne rozwiązania.

REKLAMA

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek archiwizowania i przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Duża rotacja zatrudnienia, przekłada się na konieczność przechowywania coraz większej liczby teczek pracowniczych. Największym utrudnieniem jest zorganizowanie odpowiednich warunków lokalowych oraz ponoszenie kosztów związanych z bieżącą obsługą zakładowego archiwum, m.in. zakup artykułów biurowych, papieru, itd. (zgodnie z wynikami analiz, roczny koszt zakupu artykułów biurowych, związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo - finansowej w 16 dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających łącznie 145 439 pracowników wynosi 1 527 109,50 zł).

REKLAMA

Nie bez znaczenia pozostaje dostęp do przechowywanych skatalogowanych dokumentów - pracodawcy, którzy przechowują kilkadziesiąt czy nawet kilkaset tysięcy teczek, zazwyczaj organizują archiwa poza swoją siedzibą. Stąd odszukanie potrzebnej teczki może nastręczać trudności logistyczne i czasowe. Poważny problem stanowi również trwałość zapisów na dokumentach, szczególnie wytworzonych np. 20 lat temu - spotykamy się z wyblakłym drukiem, który z punku widzenia wartości dowodowej, będzie miał coraz mniejsze znaczenie.

REKLAMA

- Kluczem do sukcesu jest wprowadzenie elektronicznych akt osobowych (w postaci indywidualnych kont elektronicznych) jako alternatywy do tradycyjnej formy dla tych pracodawców, którzy będą chcieli (ale nie musieli) z takiego systemu skorzystać. Taka koncepcja jest związana z osobistym podpisem elektronicznym, którym będzie mogła posługiwać się każda osoba fizyczna za pomocą mikroprocesora umieszczonego w dowodzie osobistym. Innym wariantem rozwiązania tego problemu jest przetworzenie dokumentu tradycyjnego na postać elektroniczną i opatrzenie go odpowiednim podpisem elektronicznym, tak aby nadać mu status dokumentu elektronicznego - mówi Monika Zakrzewska, ekspert PKPP Lewiatan.

Zanim to jednak nastąpi warto usprawnić przechowywanie dokumentacji już istniejącej np. przy wykorzystaniu nośników elektronicznych, poprzez przeniesienie dokumentu z nośnika papierowego na elektroniczny a następnie uwierzytelnionego za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego, np. w postaci pieczęci elektronicznej. Oczywiście niezbędne jest wprowadzenie zasad odpowiedzialności za treść dokumentu przetworzonego z postaci papierowej na elektroniczną, określenie okresu, przez który dokumentacja powinna być przechowywana w formie papierowej po dokonaniu digitalizacji oraz losów dokumentacji papierowej po upływie tego okresu.

- Innym, a raczej równoległym rozwiązaniem jest skrócenie okresu przechowywania dokumentów po zakończeniu stosunku pracy. Nie wszystkie akta zebrane w trakcie rekrutacji a potem w okresie zatrudnienia mają wartość po ustaniu stosunku pracy. Stąd warto zastanowić się nad podziałem akt osobowych na grupy i zróżnicować okres przechowywania - dodaje Monika Zakrzewska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Źródło: PKPP Lewiatan

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

REKLAMA