REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Elektroniczne akta osobowe obniżyłyby koszty firm

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Zmiana zasad archiwizowania i przechowywania pracowniczych akt osobowych obniżyłaby koszty administracyjne związane z zatrudnianiem pracowników i zachęciłaby pracodawców do zwiększania zatrudnienia w swoich firmach - uważa PKPP Lewiatan i proponuje Ministerstwu Pracy konkretne rozwiązania.

REKLAMA

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek archiwizowania i przechowywania akt pracowniczych przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Duża rotacja zatrudnienia, przekłada się na konieczność przechowywania coraz większej liczby teczek pracowniczych. Największym utrudnieniem jest zorganizowanie odpowiednich warunków lokalowych oraz ponoszenie kosztów związanych z bieżącą obsługą zakładowego archiwum, m.in. zakup artykułów biurowych, papieru, itd. (zgodnie z wynikami analiz, roczny koszt zakupu artykułów biurowych, związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo - finansowej w 16 dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających łącznie 145 439 pracowników wynosi 1 527 109,50 zł).

REKLAMA

Nie bez znaczenia pozostaje dostęp do przechowywanych skatalogowanych dokumentów - pracodawcy, którzy przechowują kilkadziesiąt czy nawet kilkaset tysięcy teczek, zazwyczaj organizują archiwa poza swoją siedzibą. Stąd odszukanie potrzebnej teczki może nastręczać trudności logistyczne i czasowe. Poważny problem stanowi również trwałość zapisów na dokumentach, szczególnie wytworzonych np. 20 lat temu - spotykamy się z wyblakłym drukiem, który z punku widzenia wartości dowodowej, będzie miał coraz mniejsze znaczenie.

REKLAMA

- Kluczem do sukcesu jest wprowadzenie elektronicznych akt osobowych (w postaci indywidualnych kont elektronicznych) jako alternatywy do tradycyjnej formy dla tych pracodawców, którzy będą chcieli (ale nie musieli) z takiego systemu skorzystać. Taka koncepcja jest związana z osobistym podpisem elektronicznym, którym będzie mogła posługiwać się każda osoba fizyczna za pomocą mikroprocesora umieszczonego w dowodzie osobistym. Innym wariantem rozwiązania tego problemu jest przetworzenie dokumentu tradycyjnego na postać elektroniczną i opatrzenie go odpowiednim podpisem elektronicznym, tak aby nadać mu status dokumentu elektronicznego - mówi Monika Zakrzewska, ekspert PKPP Lewiatan.

Zanim to jednak nastąpi warto usprawnić przechowywanie dokumentacji już istniejącej np. przy wykorzystaniu nośników elektronicznych, poprzez przeniesienie dokumentu z nośnika papierowego na elektroniczny a następnie uwierzytelnionego za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego, np. w postaci pieczęci elektronicznej. Oczywiście niezbędne jest wprowadzenie zasad odpowiedzialności za treść dokumentu przetworzonego z postaci papierowej na elektroniczną, określenie okresu, przez który dokumentacja powinna być przechowywana w formie papierowej po dokonaniu digitalizacji oraz losów dokumentacji papierowej po upływie tego okresu.

- Innym, a raczej równoległym rozwiązaniem jest skrócenie okresu przechowywania dokumentów po zakończeniu stosunku pracy. Nie wszystkie akta zebrane w trakcie rekrutacji a potem w okresie zatrudnienia mają wartość po ustaniu stosunku pracy. Stąd warto zastanowić się nad podziałem akt osobowych na grupy i zróżnicować okres przechowywania - dodaje Monika Zakrzewska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Źródło: PKPP Lewiatan

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wdrażamy KSeF, czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Trzeba stosować inną formę uznania zobowiązania

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych. Dlatego strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

REKLAMA

Ważna zmiana prawa: fakturowanie offline w KSeF nie tylko w trybie awaryjnym: co to znaczy

Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zakłada, że tryb offline24 przestanie być rozwiązaniem awaryjnym i stanie się stałym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców.

Ucieczka z JDG? Coraz mniej zamknięć, ale zawieszeń przybywa. Przedsiębiorcy kalkulują inaczej

W maju 2025 roku liczba wniosków o zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej spadła o niemal 20% względem kwietnia, ale wzrosła o 4% w skali roku. Eksperci wskazują, że główne powody decyzji o likwidacji JDG pozostają niezmienne – to przede wszystkim wysokie koszty, presja płacowa i trudności z zatrudnieniem.

REKLAMA