Internetowy wyciąg dowodem księgowym

Powstały wątpliwości, czy wyciąg bankowy przekazany drogą elektroniczną może być uznany za dowód księgowy w myśl zarówno przepisów podatkowych, jak i prawa bilansowego. W kwestii tej wypowiedział się jeden z urzędów skarbowych. Stwierdził on, że z punktu widzenia prawa podatkowego, aby odliczyć koszty od przychodów przy ustalaniu dochodów do opodatkowania, koszty te muszą spełniać również kryterium formalne, a więc zostać prawidłowo udokumentowane. Ustawy o podatku dochodowym określają tylko w sposób pośredni zasady i sposoby dokumentowania wydatków.

Przykładowo art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr, 54, poz. 654 z późn. zm.) odnosi się do ewidencji rachunkowej i ewidencji środków trwałych. Przepis ten w powiązaniu z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów i uzyskania przychodów.

Odwołanie się w przepisach podatkowych do ustawy o rachunkowości wskazuje, że transakcje powinny być udokumentowane w sposób określony w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, określający, co powinien zawierać prawidłowy dowód księgowy.

Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1a ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie pewnych danych, jeśli wynikają one z techniki dokumentowania. Jak stwierdzono w piśmie, poświadczenie transakcji dowodem niespełniającym tych wymogów musi spełniać dodatkowe kryteria. Zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zostaną uzupełnione brakujące elementy. Podatnik ponadto powinien mieć możliwość potwierdzenia transakcji przez kontrahenta oraz musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, spełniające więc opisane warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy.