Prawidłowe księgowanie rabatów

Rabaty (bonifikaty, opusty) ujmuje się w księgach rachunkowych, stosując przepisy art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), który określa, co należy rozumieć przez pojęcie „cena nabycia”. W tym przypadku znajdą zastosowanie też przepisy art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.), który stanowi, że obrót zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur.

Podstawę zapisów korygujących w księgach rachunkowych, zarówno sprzedawcy udzielającego rabatu, jak i nabywcy otrzymującego rabat, stanowi faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach ustawy o VAT.

WARTO WIEDZIEĆ
Jeżeli jednostka jest nabywcą otrzymującym fakturę korygującą jest obowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymała, a jeżeli jest małym podatnikiem, w rozliczeniu za kwartał, w którym tę fakturę otrzymała.

Jeżeli po wystawieniu faktury zostanie udzielony rabat, to zgodnie z par. 16 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798) sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę korygującą.

Faktura korygująca powinna zawierać następujące dane:

• wyraz „KOREKTA” lub „FAKTURA KORYGUJĄCA”,
• numer kolejny oraz datę wystawienia faktury korygującej,
• niektóre dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, takie jak:

– imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, jak też numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
– dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer kolejny korygowanej faktury VAT,

• nazwę towaru lub usługi objętej rabatem lub podwyższeniem ceny,
• kwotę i rodzaj udzielonego rabatu lub podwyższenia ceny bez podatku,
• kwotę zmniejszenia lub podwyższenia podatku należnego.

Trzeba pamiętać również o tym, że przy wystawianiu faktur korygujących stosuje się zasady dotyczące typowych faktur VAT, a m.in.:

• zaokrąglenia kwot wykazywanych w fakturze do pełnych groszy w ten sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza,
• wykazywania w razie potrzeby, obok nazwy towaru lub usługi, odpowiednio symbolu PKOB oraz PKWiU,
• okresu przechowywania,
• wystawiania duplikatów faktur korygujących.

Aby jednostka mogła jako sprzedawca zmniejszyć obrót, musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Należy pamiętać, że nie dotyczy to jednak eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, jak również sprzedaży: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i poz. 153 w załączniku nr 3 do ustawy o VAT.