Do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej można zaliczyć wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Koszty napraw, paliwa i opłat związanych z używaniem samochodu przedsiębiorca zaliczy do kosztów, ale tylko w granicach limitu.
Limit, który określa, ile można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z tytułu wydatków związanych z eksploatacją samochodu, powinien wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów może – w ramach tego limitu – wliczać w ciężar kosztów wszystkie wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją pojazdu. Dotyczy to nie tylko zakupu paliwa, olejów, ale też części zamiennych, remontu i napraw, opłat. Również wspólnicy spółki cywilnej mogą zaliczyć wydatki związane z korzystaniem z samochodu stanowiącego własność jednego ze wspólników dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej pod warunkiem prowadzenia stosownej ewidencji przebiegu pojazdu.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zastrzega, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu.
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Należy pamiętać, że przebieg pojazdu, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu.
W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
W objaśnieniach do podatkowej księgi przychodów i rozchodów określono, że w kolumnie 14 wpisuje się m.in. wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika. W kolumnie tej zapisów dokonuje się po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. Nie może więc przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.
Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdów prowadzone są miesięcznie, ale koszty uzyskania przychodów są rozliczane narastająco. Oznacza to, że w przypadku gdy w jednym miesiącu, np. styczniu, wydatki są większe niż określony limit, nie można zaliczyć do kosztów tego miesiąca tej nadwyżki. Jednak jeśli w następnym miesiącu, np. lutym, limit wydatków nie zostanie przekroczony, to możliwe jest zaliczenie do kosztów nierozliczonych wydatków, które nie znalazły się w kosztach miesiąca poprzedniego. Co zawiera ewidencja przebiegu pojazdu Ewidencja przebiegu pojazdów powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
