Firmy, urzędy i inne instytucje, które korzystają ze środków pochodzących z funduszy Unii Europejskich, muszą przeznaczyć dla nich odpowiednie pozycje w swoim planie kont.
Od momentu wejścia Polski do Unii Europejskiej prywatni przedsiębiorcy i urzędy korzystają ze środków pochodzących z funduszy UE. Muszą jednak pamiętać o odpowiednim dostosowaniu swoich planów kont.
Maciej Klukowski, doktorant Katedry Zarządzania i Finansów SGH, pracujący jako audytor wewnętrzny projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej, zwraca uwagę, że księgowość musi być odpowiednio prowadzona w momencie uzyskiwania środków z Unii Europejskiej. Ewidencję otrzymanych środków pochodzących z funduszy Unii Europejskiej i wszystkich operacji z tymi środkami związanych należy wykazywać na specjalnie wydzielonych kontach. Jeżeli więc dana jednostka takich kont nie uwzględnia, należy wprowadzić zmiany w zakładowym planie kont.
– Prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych na takich kontach musi być zgodne z ogólnymi zasadami przyjętymi w polityce rachunkowości danego podmiotu. W praktyce nie powinny z nią występować problemy – twierdzi Maciej Klukowski. Dodaje jednak, że problemy pojawiają się i są różne w zależności czy są to jednostki sektora finansów publicznych czy sektora prywatnego. W sektorze publicznym w dalszym ciągu pojawiają się problemy z wydatkowaniem przyznanych środków z wydzielonego rachunku bankowego prowadzonego na potrzeby danego projektu. Natomiast w sektorze prywatnym pojawiały się pytania dotyczące różnego traktowania kosztów zaliczanych jako kwalifikowane na potrzeby danego projektu.
W zależności od regionu kraju instytucje wyznaczone do rozliczania kosztów projektów (np. wojewódzkie urzędy pracy, urzędy marszałkowskie) różnie zaliczają te same wydatki jako kwalifikowane lub niekwalifikowane do refinansowania.
Przykładem mogą tu być firmy szkoleniowe, które prowadzą projekty w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego w działaniu 2.1. W tym przypadku instytucją wdrażającą jest wojewódzki urząd pracy. W zależności od regionu taki urząd np. wydatki związane z umową o dzieło z lektorem nauczającym języków obcych, tzw. beneficjentów ostatecznych pomocy, uzna za koszt kwalifikowany. W innych regionach natomiast jako koszt niekwalifikowany.
