Jak rozliczyć bilety dla pracowników

Przepisy zobowiązują pracodawców do zwrotu pracownikom poniesionych przez nich wydatków związanych z wykonywanymi w trakcie podróży służbowej obowiązkami. Jak podkreślił Maciej Hadas, starszy konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego, HLB Frąc- kowiak i Wspólnicy, pracownikom przysługuje zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także wszelkich innych udokumentowanych wydatków poniesionych w trakcie podróży. Otwarta formuła „innych udokumentowanych wydatków” jest doprecyzowana w ten sposób, że w gestii pracodawcy pozostaje określenie rodzaju wydatków, które po ich udokumentowaniu będzie refundował pracownikowi.

Według Macieja Hadasa, pracodawca powinien określić wydatki odpowiednio do swoich potrzeb, co oznacza, że powinny wykazywać związek z jego działalnością.

– W praktyce mogą pojawić się wątpliwości, jakie wydatki odpowiadają uzasadnionym potrzebom pracodawcy, a które z nich już nie. Skoro przepisy uprawniły pracodawcę do wskazania wydatków, które będzie zwracał pracownikom przebywającym w delegacji, powinien on mieć swobodę w tym zakresie – wskazał ekspert HLB Frąckowiak i Wspólnicy. Jednocześnie dodał, że przepisy nie ograniczają również wysokości wydatków, do której taki zwrot jest możliwy. Brak jest przeszkód, by nabywane przez pracowników bilety refundować im, jeżeli tylko są spełnione wymienio- ne warunki. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.; dalej ustawa o PIT), taki zwrot będzie u pracownika w całości zwolniony z podatku dochodowego, jeżeli wydatki były związane z podróżą służbową.

– Nie należy jednak zapominać, że wszelkie wydatki pracodawcy, by mogły być zaliczone do jego kosztów uzyskania przychodów, muszą być poniesione w celu ich uzyskania. Powinien zatem istnieć chociażby pośredni związek między tymi wydatkami a przychodami – argumentował nasz rozmówca.

Coraz częściej zdarzają się sytuacje, że pracodawca nabywa dla pracowników bilety do teatru, kina, na basen czy siłownię. Jak tego typu zakupy rozliczyć?

Maciej Hadas tłumaczy, że jeżeli takie wydatki są sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy, to wartość przyznanych pracownikom biletów stanowi ich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.