Faktura nie musi zawierać podpisu i pieczątki

Zarówno prawo unijne, jak i przepisy polskie nie nakazują podpisywania, a tym bardziej stawiania pieczątek na fakturach. Mimo to niektórzy urzędnicy nie akceptują faktur bez tych elementów.

- To sprzeczne z prawem - wskazują eksperci.

Skąd wziął się problem? Napisała do nas czytelniczka z prośbą o poradę. Sprowadziła ze Szwecji samochód, na który otrzymała fakturę. Zgłosiła się z nią do urzędu komunikacji w jednej z podwarszawskich miejscowości, aby zarejestrować auto. Niestety, urzędniczka w okienku stwierdziła, że nie może dokonać rejestracji, bo faktura nie jest podpisana. Nie zawiera również pieczątki podatnika, który ją wystawił. Tym samym jest nieważna. Podobnych sytuacji jest więcej.

- Nie znam na tyle przepisów, aby wiedzieć, czy szwedzki sprzedawca postąpił prawidłowo. Samochód sprowadziłam, a nie mogę go zarejestrować. Co powinnam zrobić - pytała nas czytelniczka.

Odpowiedź jest prosta. Należy wydrukować rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur, a następnie pokazać je urzędniczce w urzędzie komunikacji. Przepisy te wyczerpująco wskazują elementy, jakie powinna zawierać faktura. Próżno szukać w nich podpisu czy pieczątki.

Urzędnik nie ma racji...

Urzędniczka nie może odmówić przyjęcia faktury z powodu braku podpisu wystawcy. Jak wyjaśniła w rozmowie z nami Agnieszka Wierzbicka, doradca podatkowy w kancelarii CMS Cameron McKenna, przepisy unijne nie przewidują obowiązku podpisywania faktur, a w ślad za nimi takiego obowiązku nie przewiduje również polska ustawa o VAT. Wymóg podpisywania faktur istnieje, co prawda, w ustawie o rachunkowości, jednak ta sama ustawa daje możliwość rezygnacji z niego, jeśli wynika to z odrębnych przepisów.

- Nie wchodzi w grę również ocena przez urzędniczkę, czy obowiązek podpisywania faktur istnieje na gruncie prawa szwedzkiego, chociaż z dużym prawdopodobieństwem można przyjąć, że takiego obowiązku nie ma. Szwecja, jako członek Unii Europejskiej, jest zobowiązana do implementacji aktów prawa wspólnotowego, co oznaczałoby, że również w Szwecji nie istnieje obowiązek podpisywania faktur VAT przez wystawcę - argumentowała Agnieszka Wierzbicka.

Jednocześnie dodała, że czytelniczka powinna żądać uznania jako ważnej faktury wystawionej za nabyty w Szwecji samochód. Jeśli to nie poskutkuje, ma prawo złożenia skargi na działanie urzędniczki.

...i nie zauważa błędów

Faktura nieopatrzona podpisem, a także bez pieczątki jest ważna. Na ten aspekt zwrócił uwagę Marek Bytof, doradca podatkowy z kancelarii Taxways, który wskazał, że przepisy rozporządzenia wykonawczego ministra finansów zawierają zamknięty katalog wymagań odnośnie do treści faktury. Podpis nie jest tam wymieniony, a to znaczy, że nie jest obowiązkowy.

- Z drugiej strony, wymaganie podpisu na fakturze stoi w sprzeczności z prawem europejskim. Odmowa zarejestrowania samochodu pod pretekstem braku podpisu nie znajduje uzasadnienia. Możliwe, że stanowisko urzędnika to efekt przyzwyczajeń nabytych w czasach, gdy obowiązywały przepisy dawno uchylone - podkreślił Marek Bytof.

Zdaniem naszego rozmówcy problem powinna rozwiać życzliwa dyskusja wnioskodawcy z urzędnikiem na temat aktualnego stanu prawnego.

Ważne prawo unijne

Podatek od towarów i usług jest podatkiem zharmonizowanym w ramach Unii Europejskiej. To oznacza, że Polska od momentu wejścia do Wspólnoty musiała dostosować przepisy w zakresie VAT do norm unijnych. Roman Namysłowski, doradca podatkowy, menedżer Ernst & Young, podkreślił, że, po pierwsze, art. 229 Dyrektywy 2006/112/UE zabrania państwom członkowskim wprowadzania wymogu podpisywania faktur. Po drugie, nawet gdyby polskie przepisy nakładały taki obowiązek, czego oczywiście nie czynią, to mógłby on dotyczyć wyłącznie polskich faktur. Kompetencje polskiej ustawy ograniczają się wyłącznie do transakcji dokonanych w naszym kraju.

- Polska ustawa o VAT nie może narzucać zasad wystawiania faktur w odniesieniu do transakcji realizowanych w innych krajach Wspólnoty. Poza tym to nie pieczątka i podpis decydują o istnieniu podatnika. Władze skarbowe mają inne możliwości zweryfikowania, czy wskazany na fakturze podmiot istnieje, np. poprzez funkcjonujący system wymiany informacji tzw. VIES - radził Roman Namysłowski.

Dodał, że przepis art. 229 Dyrektywy jest prosty, jasny i precyzyjny - podatnik może zatem powołać się w sytuacji konfliktu z urzędnikiem bezpośrednio na dyrektywę unijną.

Polska egzotyka

Polska ustawa o podatku od towarów i usług oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur nie wprowadzają wymogu podpisywania ani tym bardziej przystawiania pieczątek na fakturach. W tym zakresie nasze uregulowania prawne pozostają w zgodzie z ustawodawstwem unijnym, które za pomocą dyrektyw unifikuje przepisy w zakresie VAT we wszystkich krajach będących członkami Unii.

- Na uwagę zasługuje więc jednoznaczne stwierdzenie zawarte w art. 22(3)(b) - akapit trzeci - poprzednio obowiązującej tzw. VI Dyrektywy VAT, że państwa członkowskie nie wprowadzą wymogu podpisywania faktur (obecnie dyrektywa 2006/112/WE Rady UE- przyp. red.). W konsekwencji dotyczy to zarówno podpisu sprzedawcy, jak i podpisu nabywcy - tłumaczył Przemysław Polkowski, doradca podatkowy w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Dodał, że odmienne postanowienia zawarte w przepisach krajów członkowskich byłyby pogwałceniem tych wytycznych.

Zdaniem naszego rozmówcy, mając wskazane regulacje na względzie, negatywna kwalifikacja prawna dotycząca ważności niepodpisanej faktury zagranicznej przeprowadzona przez urzędniczkę z urzędu komunikacji wydaje się być recenzją nietrafioną.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Co powinno znaleźć się na fakturze

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak bronić się przed urzędnikiem

EWA MATYSZEWSKA

ewa.matyszewska@infor.pl