Automatyzacja księgowości w e-commerce – oprogramowanie, systemy informatyczne

Systemy księgowe dla sklepów internetowych - automatyzacja

Silna konkurencja i dynamiczny rozwój branży e-commerce sprawiają, że właściciele sklepów internetowych coraz częściej sięgają po narzędzia do optymalizacji wydajności swoich przedsięwzięć. Mogą one okazać się pomocne w pozyskiwaniu nowych klientów, usprawnieniu sprzedaży, poprawie wyników finansowych czy nawet podejmowaniu trafnych strategicznych decyzji.

Inwestowanie w dobre produkty technologiczne, jakimi są np. systemy księgowe przygotowywane dla branży e-commerce, na dłuższą metę wydaje się opłacalne. Coraz większą złożoność zarządzania sklepami internetowymi wywołuje bowiem potrzebę automatyzacji zachodzących tam procesów. Co istotne, dziś nawet małe firmy mogą skorzystać z oprogramowania umożliwiającego przekształcanie danych księgowych w przydatne informacje biznesowe oraz statystyki, które następnie można wykorzystać do usprawnienia działalności handlowej.

Automatyzacja księgowości szansą na zwiększenie sprzedaży

Wiele osób sprzedających produkty online powierza prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom rachunkowym. Wydaje się to o tyle uzasadnione, że – szczególnie w przypadku małych, jedno-dwuosobowych firm – zajmowanie się wszystkim na własną rękę może okazać się czasochłonne, trudne, wymagające specjalistycznej wiedzy i znajomości przepisów, a czasami wręcz niewykonalne. Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej, gdy biznes się rozwija, sklep poszerza asortyment i dla wygody klientów udostępnia coraz więcej metod płatności. Z reguły coraz trudniejsze okazuje się wówczas analizowanie, co sprzedaje się najlepiej, co przynosi największy dochód netto, jakie pozycje mają potencjał do sprzedaży, a jakie powodują straty.

Sposobem na rozwiązanie wielu problemów zamiast usług firmy zewnętrznej może okazać się oprogramowanie do automatyzacji księgowości. Ułatwia ono prowadzenie działalności gospodarczej, pozwalając na bieżąco śledzić transakcje, faktury i paragony, analizować budżety czy generować sprofilowane raporty. Nie zajmuje to czasu osoby prowadzącej biznes, nie przytłacza szczegółowymi danymi, a jednocześnie wspiera w podejmowaniu skutecznych decyzji w określonej sytuacji finansowej.

Co więcej, systemy księgowe ułatwiają kontrolowanie skuteczności promocji, sprzedaży ogólnej czy też stanu zapasów za pomocą jednego pulpitu nawigacyjnego. Za ich pomocą można szybko sprawdzić, jakie działania sprawdzają się najlepiej i wprowadzać korekty.

Integracja sklepu z systemem księgowym? Nic trudnego

Przedstawiciele branży e-commerce mogą obawiać się, czy poradzą sobie ze wdrożeniem wybranego systemu, a jeśli nie, to czy będą mogli liczyć na wsparcie techniczne ze strony sprzedawcy czy też operatora systemu. Warto takie warunki sprawdzić przed wyborem i zakupem produktu. Niemniej jednak z reguły łatwą integrację sklepu internetowego z systemem księgowym umożliwia inteligentne oprogramowanie. Sprawia ono, że całą operację udaje się przeprowadzić za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Następnie przystępne prezentacje instruują właściciela biznesu, jak na co dzień i w praktyce wykorzystywać wszystkie opcje oprogramowania. Niektóre wersje tego typu produktów umożliwiają również darmowe okresy próbne korzystania z systemów, by ew. nabywca mógł przetestować, czy system sprawdzi się w jego biznesie i okaże się łatwy w obsłudze, nieomylny i niezawodny.

Automatyzacja księgowości w e-commerce: zalety

Inwestycja w dobry system do automatyzacji księgowości może przełożyć się na oszczędność czasu i pieniędzy właściciela czy pracowników sklepu internetowego. Oprogramowanie pozwala bowiem usprawniać procesy związane ze sprzedażą, czyli m.in.: częstotliwość i zakres zakupów towarów w hurtowniach, kontrolę stanu zapasów, wysyłkę produktów, ich sprzedaż oraz obsługę klientów. Dzięki wspomnianym systemom łatwiej daje się zaobserwować trendy i preferencje kupujących, pozwalają one również poprawiać alokacje budżetów. Cechują się wydajnością i precyzją danych, z powodzeniem zastępując pracę ręczną, obarczoną ryzykiem popełnienia błędu.
Bez problemu sprawdzają się w sytuacjach, gdy sprzedawca, np. otwierając się na użytkowników z różnych państw, posługujących się na co dzień różnymi walutami, udostępnia w tym celu bramki i metody płatności za zakupy w różnych walutach – np. Cinkciarz Pay czy za granicą Conotoxia Pay. System do automatyzacji księgowości sam zbiera dane z tylu bramek płatności, ile oferuje sklep. Na ich podstawie monitoruje i wyodrębnia dane, m.in: współczynniki konwersji, liczby sprzedanych przedmiotów, liczby transakcji, które zakończyły się zamówieniem.

Menedżer sklepu może na takiej podstawie ograniczać zamówienia produktów, które nie cieszą się zainteresowaniem, nastawiając się na artykuły o największym potencjale sprzedażowym, aby zwiększyć swoje przychody. Zyska też wiedzę, jaka liczba zawartych i opłaconych transakcji może w określonej perspektywie czasowej zakończyć się zwrotem zakupionego przedmiotu. Kolejne walory wdrożenia systemu do automatyzacji księgowości w e-commerce: ewidencja i obliczanie podatków od sprzedaży i opłat handlowych; klarowne dane o dochodzie netto i brutto, uzgadnianie danych sprzedaży i transakcji w księgach z bieżącym saldem bankowym. Oprogramowanie pomaga utrzymywać porządek w księgach oraz prawidłowym raportowaniu i rozliczaniu podatków. Łatwo integruje się z różnymi platformami handlu elektronicznego i płatnościami. Najlepsze produkty z tego segmentu są wyposażone w intuicyjny i przejrzysty interfejs, przystępny nawet dla osób, które nie są biegłe w rachunkowości.

System finansowo-księgowy dla e-sklepu – na co zwrócić uwagę

Oprogramowanie do automatyzacji księgowości z pozoru nie wpływa bezpośrednio na sprzedaż w e-commerce, ale pomaga generować oszczędności, optymalizuje i usprawnia wiele procesów, eliminuje błędy i dostarcza dane, na podstawie których łatwiej można wyciągać trafne wnioski i podejmować decyzje ukierunkowane na rozwój działalności sprzedażowej online. Aby skorzystać z takich udogodnień, właściciel czy też zarządca sklepu może sam zainstalować oprogramowanie, a po tym postępować zgodnie z wytycznymi, które zawiera system.

Przed wyborem oprogramowania do automatyzacji procesów księgowych oferowanych dla małych i średnich firm warto jednak zadać sobie pytanie, jakie kryteria powinien on spełniać. Dla sprzedawców istotne mogą okazać się opcje:
– rozliczania różnych metod płatności online (BLIK, szybkie przelewy online, karty kredytowe itp.);
– generowania sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych oraz faktur i paragonów;
– integracji z bankami;
– parowania płatności z zamówieniami oraz ew. zmian w poszczególnych fazach transakcji;
– automatyzacja procesu obiegu faktur kosztowych.

Robert Błaszczyk, Dyrektor Departamentu Klienta Strategicznego w Cinkciarz.pl