Rusza KSeF, poprzedziły go testy. Czy trzeba spodziewać się przykrych niespodzianek - jakich

• Testowanie systemu KSeF: na czym polegało
• KSeF po testach: stabilność, ciągłość działania i bezpieczeństwo systemu wciąż budzą wątpliwości przedsiębiorców
• Kumulacja zmian w dniu startu obowiązkowego KSeF

– W naszej ocenie jest on czytelny i funkcjonalny, choć niektóre jego elementy nadal wymagają dopracowania. Przeprowadzone testy pokazują, że kluczowe wyzwania nie dotyczą samej obsługi narzędzia, lecz kwestii istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa i ciągłości działania, w szczególności mechanizmów uwierzytelniania opartych na certyfikatach czy komunikatów w przypadku awarii – uważa Anna Puka, VP of Customer Success w firmie WEBCON.

Testowanie systemu KSeF: na czym polegało

– Udostępnienie środowiska testowego KSeF 2.0 otworzyło firmom oraz dostawcom systemów finansowo-księgowych możliwość praktycznej weryfikacji nowego modelu e-fakturowania. Testy pozwalają sprawdzić, jak system zachowuje się w typowych scenariuszach wystawiania i odbioru faktur oraz jak współpracuje z wykorzystywanym oprogramowaniem – wyjaśnia Anna Puka

– Opinie na temat udostępnionego środowiska testowego są dobre, zarówno z naszej perspektywy, jak i ze strony klientów. System jest funkcjonalny i intuicyjny, a użytkownicy bez większych trudności odnajdują się w jego strukturze. Szczególnie dobrze oceniana jest prostota obsługi Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU), co stanowi wyraźną poprawę w porównaniu z poprzednią wersją – komentuje ekspertka z WEBCON.

– Istotnym udogodnieniem dla firm jest możliwość logowania się przy użyciu odrębnych danych testowych, co pozwala na przejście przez część operacji bez konieczności zakładania certyfikatów. Dostępna jest też wersja demonstracyjna, która umożliwia testy z użyciem certyfikatu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą przetestować proces wystawiania faktury w różnych wariantach – dodaje Anna Puka.

KSeF po testach: stabilność, ciągłość działania i bezpieczeństwo systemu wciąż budzą wątpliwości przedsiębiorców

Ekspertka zwraca uwagę, iż w trakcie testów pojawiały się przerwy techniczne. Miały one miejsce w momentach wzmożonej aktywności użytkowników.
– To sytuacje newralgiczne, ponieważ właśnie wtedy firmy oczekują pełnej stabilności systemu oraz jednoznacznej informacji o jego dostępności. Co istotne, wyzwaniem pozostają nie tylko same przerwy w działaniu, lecz także szybkie rozpoznanie sytuacji awaryjnej. Mimo że w KSeF przewidziano tryb pracy offline, użytkownicy zwracają uwagę na brak czytelnych komunikatów zwrotnych, na przykład na poziomie API, które pozwalałyby jednoznacznie stwierdzić, z jakim typem problemu mamy do czynienia – komentuje Anna Puka

W kontekście bezpieczeństwa warto zwrócić uwagę na nowy obszar ryzyka, z którym firmy będą musiały się zmierzyć, czyli tzw. faktury scamowe. Są to dokumenty, które nie odzwierciedlają rzeczywistej transakcji i mogą być elementem próby nadużycia - przestrzega ekspertka.

W KSeF 2.0 przewidziano mechanizmy pozwalające zareagować w takiej sytuacji – jeśli podatnik otrzyma fakturę budzącą uzasadnione wątpliwości, może zwrócić się do wystawcy o jej korektę lub zgłosić taki przypadek do Ministerstwa Finansów.
To rozwiązanie ma charakter ochronny, a jego celem jest przeciwdziałanie pustym fakturom oraz innym formom oszustw. Należy jednak podkreślić, że jego skuteczne wykorzystanie będzie wymagało od firm wypracowania jasnych procedur i budowania świadomości po stronie użytkowników.

Kumulacja zmian w dniu startu obowiązkowego KSeF

Wszystkie te wyzwania, od kwestii bezpieczeństwa, przez stabilność systemu, po ograniczenia środowiska testowego – nabierają szczególnego znaczenia w kontekście harmonogramu wdrożenia KSeF. Pełna dostępność niektórych funkcjonalności ma zostać uruchomiona dopiero 1 lutego, czyli w dniu wejścia w życie obowiązku korzystania z systemu dla pierwszej grupy podmiotów. Oznacza to kumulację zmian w momencie, gdy KSeF zacznie być wykorzystywany na szeroką skalę w trybie obligatoryjnym - zauważa Anna Puka.
– Dobrą informacją dla przedsiębiorców jest jednak to, że w bieżącym roku nie przewidziano jeszcze kar finansowych za ewentualne nieprawidłowości w obsłudze systemu. W praktyce oznacza to rozpoczęcie okresu przejściowego, który firmy mogą wykorzystać na dalsze testowanie rozwiązań oraz dopracowanie wewnętrznych procesów związanych KSeF – dodaje ekspertka

Jej zdaniem odbiór przygotowań do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur jest obecnie pozytywny. Widać wyraźną poprawę w jakości i przejrzystości informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów w porównaniu z sytuacją sprzed dwóch lat.
– Komunikacja jest znacznie bardziej uporządkowana i zrozumiała dla przedsiębiorców. Wszyscy uczestnicy rynku czekają więc na 1 lutego, który będzie pierwszym realnym sprawdzianem funkcjonowania KSeF w szerszej skali – podsumowuje Anna Puka, VP of Customer Success w firmie WEBCON.