Jak sprawdzić, czy kontrahent nie jest objęty sankcjami

W dobie globalnych napięć gospodarczych i politycznych sankcje przeciwko osobom oraz firmom stały się jednym z ważnych elementów prowadzenia bezpiecznego biznesu. Dla przedsiębiorcy - szczególnie eksportera lub importera - prawidłowa weryfikacja kontrahenta może być obowiązkiem prawnym i istotnym zabezpieczeniem przed poważnymi konsekwencjami.

Sankcje to środki ograniczające stosowane przez organy państwowe lub organizacje międzynarodowe wobec osób, firm lub państw uznanych za stanowiących zagrożenie dla międzynarodowego bezpieczeństwa lub naruszających prawo międzynarodowe. Konsekwencje naruszenia sankcji mogą obejmować kary finansowe, zamrożenie aktywów, a nawet odpowiedzialność karną lub utratę reputacji firmy.

Oficjalne źródła sankcyjnych list rządowych

1. Polska lista sankcyjna (MSWiA)

Polskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji prowadzi „Listę osób i podmiotów objętych sankcjami”, która zawiera nazwiska i dane firm objętych restrykcjami w Polsce. Lista jest aktualizowana na bieżąco i dostępna publicznie na rządowym portalu gov.pl.

Można ją znaleźć pod hasłem: „Lista osób i podmiotów objętych sankcjami” na stronach gov.pl/MSWiA - to oficjalny rejestr sankcji krajowych.

2. Sankcje Unii Europejskiej

Unia Europejska publikuje skonsolidowany wykaz wszystkich osób, grup i podmiotów objętych sankcjami finansowymi UE. Dane te można przeszukiwać w bazach dostępnych przez stronę EU Sanctions Map lub dokumenty udostępnione na portalu Data.europa.eu.

3. Sankcje międzynarodowe

Oprócz list krajowych i unijnych istnieją sankcje opracowane przez inne kraje — np. USA (OFAC) lub ONZ — które mogą dotyczyć Twojego kontrahenta. Niektóre z tych list można przeszukiwać za pomocą oficjalnych narzędzi online (np. narzędzie Sanctions List Search OFAC).

„Komplet PODATKI 2026” to praktyczne poradniki dla księgowych i biur rachunkowych dotyczące wszystkich zmian w podatkach w 2026 r.

Jak prawidłowo sprawdzić kontrahenta? Krótka instrukcja postępowania

1. Sprawdź oficjalne rządowe bazy

• Wejdź na stronę gov.pl – Lista osób i podmiotów objętych sankcjami i wyszukaj nazwę kontrahenta.
• Przeszukaj skonsolidowany wykaz UE pod kątem osoby lub firmy.
• Rozważ również regionalne lub globalne bazy sankcyjne (np. narzędzia ONZ lub USA).

2. Upewnij się co do struktury własnościowej

Nawet jeśli kontrahent nie znajduje się bezpośrednio na liście, możesz być zobowiązany sprawdzić, czy osoby lub firmy pośrednio kontrolujące go nie są objęte sankcjami. To częsty wymóg w praktyce compliance.

3. Powtarzaj weryfikację regularnie

Listy sankcyjne zmieniają się często – nawet kilka razy w tygodniu – dlatego nie wystarczy jednorazowe sprawdzenie przy nawiązaniu relacji gospodarczej. Regularne monitorowanie aktualizacji minimalizuje ryzyko naruszeń.

4. Dokumentuj procesy weryfikacji

Warto prowadzić zapisy z przeprowadzonych sprawdzeń – szczególnie w przypadku dużych transakcji lub stałych kontrahentów. To element prowadzenia należytej staranności i dowód na działania ograniczające ryzyko sankcyjne.

Praktyczne wskazówki dla firm:

• Weryfikuj nie tylko nazwę firmy, ale też imiona i nazwiska osób decyzyjnych oraz właścicieli.
• Korzystaj z narzędzi umożliwiających audyt (np. wyszukiwarki sankcyjnych list UE czy OFAC).
• Jeśli wątpisz w status kontrahenta, skonsultuj się z działem prawnym lub compliance.

Rejestry publiczne, które pomogą zweryfikować kontrahenta

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Jeśli twój kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, sprawdź jego dane w Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Nie musisz znać wszystkich danych. Do wyszukiwarki wystarczy wpisać imię i nazwisko albo numer NIP czy REGON. W CEIDG warto zwrócić uwagę na to, jak długo firma działa na rynku, czy jej działalność jest stabilna lub czy ma charakter sezonowy oraz czy pojawiają się informacje o upadłości albo postępowaniu naprawczym.

W rejestrze CEIDG znajdziesz m.in.:

• dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON
• datę rozpoczęcia działalności, ewentualnie datę jej zawieszenia i wznowienia
• status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony)
• adres
• rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
• dane kontaktowe (numer telefonu i email), jeśli nie zostały zastrzeżone
• dane pełnomocników firmy
• informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego czy restrukturyzacyjnego

Pamiętaj! Jeśli szukasz danych spółki cywilnej, możesz znaleźć wspólników spółki, wypełniając w wyszukiwarce CEIDG rubrykę „NIP spółki cywilnej". Wyszukiwanie przyniesie rezultaty pod warunkiem, że wspólnicy mają aktualne wpisy, które uwzględniają tę spółkę. Jeżeli wyszukiwanie nie daje wyników, może to oznaczać, że we wpisach wspólników brakuje informacji o tej spółce. W takiej sytuacji informacje o spółce znajdziesz w rejestrze REGON.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)

Jeśli twoim kontrahentem jest spółka prawa handlowego – jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjna – informacje na jej temat znajdziesz w wyszukiwarce Krajowy Rejestr Sądowy.

Podmioty możesz wyszukiwać po numerze NIP, REGON, KRS, nazwie lub miejscowości. Przed wpisaniem danych zaznacz okno „Przedsiębiorcy”.

W wyszukiwarce KRS znajdziesz podstawowe informacje o firmie: adres, formę działalności, numery identyfikacyjne, datę wpisu lub wykreślenia. Zobaczysz także historię wpisów, która pokazuje najważniejsze zmiany w firmie.

Weryfikując kontrahenta w KRS, zwróć uwagę na:

• sposób reprezentacji – zarówno prokurenta i jego uprawnienia, jak i wspólników w spółkach osobowych czy członków zarządu w spółkach kapitałowych, aby wiedzieć, kto może skutecznie podpisać umowę
• w przypadku spółek kapitałowych – wysokość kapitału zakładowego/akcyjnego, by znać zakres odpowiedzialności za zobowiązania
• informację o otwarciu likwidacji, co może oznaczać zmierzanie do wykreślenia z KRS i zaprzestania działalności
• daty złożenia sprawozdań finansowych – brak ich składania może wskazywać na podwyższone ryzyko

Szczególnie ważny z punktu widzenia weryfikacji kontrahenta jest dział 4 i następne. Znajdują się tam informacje o ewentualnym ustanowieniu kuratora, otwarciu postępowania likwidacyjnego, przekształceniach, podziale, połączeniu, a także o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego, restrukturyzacyjnego lub naprawczego.

Sprawozdanie finansowe kontrahenta sprawdzisz bezpłatnie w Przeglądarce dokumentów finansowych, podając jego numer KRS.

Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON)

Informacje o przedsiębiorcach możesz znaleźć także w wyszukiwarce Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny.

Podmiot możesz wyszukać po numerze NIP, REGON, KRS oraz po adresie. W REGON znajdziesz m.in. dane spółek cywilnych, których nie znajdziesz w CEIDG (tam dostępne są wyłącznie dane wspólników).

Wykaz podatników VAT – tzw. Biała lista

Ważnym narzędziem weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta jest Wykaz podatników VAT, czyli tzw. Biała lista, prowadzony przez Krajowa Administracja Skarbowa.

Znajdziesz tam takie informacje jak:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy
• czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT
• czy był czynnym podatnikiem VAT w określonym dniu (możesz wskazać datę)
• data rejestracji jako podatnika VAT
• data i powód wykreślenia z rejestru lub odmowy rejestracji
• numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa KAS

Do wyszukiwarki wpisujesz jedną z trzech danych: numer rachunku, NIP lub REGON.

Pamiętaj! Sprawdzaj, czy rachunki kontrahenta znajdują się w Wykazie. Wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na rachunek spoza Białej listy może narazić cię na ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta wynikające z tej transakcji. W razie sporu kluczowe jest wykazanie należytej staranności – np. poprzez wydruk danych z Białej listy na dzień dokonania płatności i zachowanie go w dokumentacji.

Wykaz podatników VAT UE (VIES)

Jeśli twój kontrahent ma siedzibę w innym kraju UE, sprawdź jego dane w systemie VAT Information Exchange System (VIES), prowadzonym przez Komisja Europejska. Zweryfikujesz w nim, czy podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, co jest konieczne do zastosowania stawki 0% VAT.

W wyszukiwarce podaj państwo członkowskie oraz numer VAT UE kontrahenta. Jeśli klient twierdzi, że jest zarejestrowany do VAT UE, a system VIES tego nie potwierdza, możesz zażądać weryfikacji w urzędzie skarbowym jego kraju.